Unbedenklichkeitsbescheinigung: Wozu? Und wie bekommt man sie?

Eine Person hält einen weißen Briefumschlag in den Händen, bereit, ihn zu öffnen. Das Bild symbolisiert den Erhalt einer offiziellen Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt, der Krankenkasse oder der Berufsgenossenschaft als Nachweis der Zuverlässigkeit. Sie sollen für eine Ausschreibung oder einen Auftrag eine Unbedenklichkeitsbescheinigung zu Ihrem Unternehmen vorlegen? Dann fragen Sie sich vielleicht, wozu man sie braucht und wer sie bekommt. Solche Unbedenklichkeitsbescheinigungen gibt es vom Finanzamt, von der Krankenkasse und der Berufsgenossenschaft. Sie weisen die Zuverlässigkeit des Unternehmens nach.

Unbedenklichkeitsbescheinigung der Finanzämter

Die Finanzämter stellen auf Antrag eine sogenannte „Bescheinigung in Steuersachen“ aus. Je nach Bundesland ist die Ausstellung kostenlos oder erfordert eine kleine Gebühr. Die Bescheinigung kann folgende Angaben umfassen:

welche Steuerarten bei dem Unternehmen anfallen
ob Steuerrückstände vorliegen
wie das Zahlungsverhalten war
ob die fälligen Steuererklärungen eingereicht wurden

Die Finanzverwaltung betont, dass diese Angaben „wertungsfrei“ erfolgen. Zitat: „Die Wertung des bescheinigten steuerlichen Verhaltens bleibt derjenigen Person überlassen, der der Steuerpflichtige die Bescheinigung vorlegt.“

Die steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung wird in verschiedenen Situationen von Geldgebern oder Auftraggebern angefordert:

Sie wird oft benötigt, um Aufträge der öffentlichen Hand zu erhalten.
Gewerbeämter verlangen sie als Nachweis der Zuverlässigkeit zur Vergabe von Konzessionen für erlaubnispflichtige Gewerbe.
Die Bescheinigung kann die eigene Zuverlässigkeit gegenüber Banken oder Investoren belegen.
Die Vergabe von Fördermitteln kann an die Bescheinigung geknüpft sein.
Auch Geschäftspartner aus der Privatwirtschaft wollen manchmal diesen Nachweis sehen, bevor sie einen Auftrag erteilen oder einen Vertrag abschließen.

Die Bescheinigung kann von Einzelpersonen und Unternehmen angefordert werden. Manche Bundesländer stellen sie grundsätzlich in einer deutsch-englischen Version aus, in anderen ist die englische Fassung auf Wunsch erhältlich.

Der Antrag kann direkt und formlos beim zuständigen Finanzamt gestellt werden. Sie können auch das Elster-Formular „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ nutzen. Außerdem halten die Steuerverwaltungen der Bundesländer teilweise eigene Formulare bereit. Für eine Reihe von Bundesländern findet man sie über das Verwaltungs-Bundesportal.

Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkassen

Für bestimmte Anlässe stellen die Einzugsstellen der gesetzlichen Sozialversicherung Unbedenklichkeitsbescheinigungen aus. Diese Dokumente weisen nach, dass man als Arbeitgeber seine Sozialversicherungspflichten ordnungsgemäß erfüllt hat.

Die Unbedenklichkeitsbescheinigung zur Sozialversicherung benötigen Unternehmen vor allem aus drei Gründen:

zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen Vergabeverfahren
um die Haftung für die Sozialversicherungsbeiträge von Nachunternehmern zu vermeiden
beim Einsatz von Leiharbeitnehmern als Zuverlässigkeitsnachweis der Zeitarbeitsfirma

Die Bescheinigung wird digital aus der Lohnabrechnungssoftware heraus angefordert. Alternativ können Unternehmen auch das SV-Meldeportal für den Antrag nutzen. Zuständig für die Ausstellung sind die Einzugsstellen: die Krankenkassen, bei denen Beschäftigte des Betriebs versichert sind, sowie die Minijob-Zentrale, falls geringfügig Beschäftigte im Betrieb arbeiten.

Sie stellen die Bescheinigung in digitaler Form und zwei möglichen Versionen aus:

als qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung, wenn der Arbeitgeber in den letzten sechs Monaten alle Beiträge abgeführt und die Beitragsnachweise ordnungsgemäß übermittelt hat
als einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung, wenn zwar keine aktuellen Beitragsrückstände vorliegen, es in der Vergangenheit jedoch dazu gekommen ist

Bestehen aktuell offene Beitragsforderungen der Sozialhilfeträger, gibt es gar keine Unbedenklichkeitsbescheinigung. Arbeitgeber, die eine Stundungsvereinbarung mit der Einzugsstelle abgeschlossen haben, können trotzdem eine Bescheinigung erhalten, wenn die Bedingungen pünktlich eingehalten und zudem die laufenden Beiträge bezahlt wurden.

Die Bescheinigung wird als PDF-Dokument und wahlweise auf Deutsch oder auf Englisch erstellt. Sie nennt die Zahl der Versicherten, die bei der jeweiligen Einzugsstelle geführt werden. Beim „Informationsportal Arbeitgeber“ der Krankenkassen gibt es ein Muster.

Als Nachweis gegen die Bau-Kettenhaftung ist die Bescheinigung drei Monate gültig. Auch eine Art „Dauerauftrag“ ist möglich, so dass man fortlaufend neue Bescheinigungen erhält, wenn die alten ablaufen. Diese Form des Abos ist monatlich, quartalsweise oder halbjährlich möglich und kann ebenfalls über das Lohnabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal eingerichtet werden.

Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Berufsgenossenschaften

Als Nachweis der Zuverlässigkeit können Arbeitgeber sich auch von der für ihren Betrieb zuständigen Berufsgenossenschaft eine Unbedenklichkeitsbescheinigung ausstellen lassen. Die weist nach, dass der Betrieb Mitglied der Berufsgenossenschaft ist und den Jahresbeitrag beglichen hat.

Auch hier geht es um den Nachweis der Zuverlässigkeit bei Arbeitnehmerüberlassung sowie die Vermeidung der Haftung für die Unfallversicherungsbeiträge von Subunternehmern.

Die Berufsgenossenschaften stellen Unbedenklichkeitsbescheinigungen ebenfalls in einfacher oder qualifizierter Form aus. Die qualifizierte Form nennt die Unternehmensteile, die bei der Berufsgenossenschaft registriert sind, und die Jahreslohnsummen, auf denen der Jahresbeitrag beruht. Sie ist in der Regel auf drei Monate befristet.

Bescheinigungen der tariflichen Sozialkassen

In einigen Branchen müssen alle Unternehmen für ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Beiträge an tarifliche Sozialkassen bezahlen. Ein markantes Beispiel ist die SOKA-Bau für die Baubranche. Mehr zu tariflichen Sozialkassen steht in „Tarifliche Sozialkassen: Wann droht die Beitragspflicht zu SOKA-Bau & Co.?“.

Auch diese Sozialkassen stellen Unbedenklichkeitsbescheinigungen aus. Diese weisen nach, dass ein Arbeitgeber seiner Beitragspflicht nachgekommen ist. Unternehmen, die nach einer „Teilnahmeprüfung“ nachweislich nicht beitragspflichtig sind, erhalten darüber eine Negativbescheinigung. Die SOKA-Bau stellt beide Nachweise kostenlos aus. Außerdem gibt es bei ihr ebenfalls eine Art Abo für Hauptunternehmer („Auftraggeberfrühwarnsystem“).

Hintergrund: Die Haftung für Sozialversicherungsbeiträge anderer Unternehmen

In der Bauwirtschaft, im Speditions- und Transportgewerbe einschließlich der Paketlieferung sowie in der Fleischindustrie haftet der Auftraggeber dafür, dass seine Subunternehmer die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abführen. Diese Haftung lässt sich vermeiden, wenn der Auftraggeber auf lückenlosen Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen besteht (§ 28e Abs. 3f SGB IV, § 150 Abs. 3 SGB VII, § 3 GSA Fleisch).

Bei Arbeitnehmerüberlassung haften Entleiher ebenfalls für nicht abgeführte Beiträge der Zeitarbeitsfirma. Hier wirkt die Unbedenklichkeitsbescheinigung zwar nicht haftungsbefreiend. Sie weist jedoch nach, dass zumindest im Moment keine offenen Forderungen der Sozialversicherungsträger bestehen.

Allerdings lässt sich aus der Unbedenklichkeitsbescheinigung nicht ablesen, ob das Unternehmen möglicherweise eine Stundungsvereinbarung mit den Einzugsstellen abgeschlossen hat, weil in der Vergangenheit Beitragszahlungen versäumt wurden. Solange eine solche Vereinbarung von dem Unternehmen eingehalten wird und die laufenden Beitragszahlungen rechtzeitig erfolgen, erhält es trotz gestundeter Beiträge einen Unbedenklichkeitsnachweis.

Statt Unbedenklichkeitsbescheinigungen: Eintrag ins Präqualifikationsverzeichnis

Unternehmen, die im amtlichen Bundesverzeichnis präqualifizierter Unternehmen beziehungsweise im Verzeichnis des PQ-Vereins eingetragen sind, benötigen keine Unbedenklichkeitsbescheinigung zur Teilnahme an Vergabeverfahren. Sie durchlaufen dafür eine Prüfung und Zertifizierung.

Die Eintragung ist kostenpflichtig und erfordert die Vorlage einschlägiger Nachweise wie der IHK- oder HWK-Mitgliedschaft, einer Gewerbeerlaubnis und der Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung. Detailinformationen zur Präqualifizierung sowohl für den Baubereich als auch für den Bereich der Dienst- und Lieferleistungen findet man beim Beschaffungsamt des Bundes.