Wenn Ihnen bei dem Gedanken an die monatliche Buchführung der Appetit vergeht und Ihnen 100 andere Tätigkeiten einfallen, die Sie lieber machen würden, als sich Monat für Monat durch Berge von Belegen zu kämpfen, seien Sie beruhigt: Sie sind nicht allein! Studien belegen, dass etwa 1/3 aller Unternehmer die Finanzbuchhaltung gerne schneller und einfacher abwickeln würde.
Sogar über 70 % würden die Prozesse in ihrem Betrieb generell vereinfachen. Denn viele Tätigkeiten in der Buchhaltung erscheinen lästig oder sogar unnötig. Die Zuordnung von Belegen und Zahlungen frisst viel Zeit und im Wirrwarr aus Belegen und Quittungen kann der Überblick leicht verloren gehen. Kein Wunder, dass sich viele Unternehmer jeden Monat vor dem nötigen Übel der Abrechnungen zwischen Kassenbuch und Kontenrahmen wiederfinden und sich verzweifelt die Abende um die Ohren schlagen. Wichtige Zeit wird gebunden, in der man anderweitig produktiv arbeiten könnte, um z. B. Anfragen zu beantworten oder Angebote abzugeben. Und wenn Sie sich dann noch überlegen, wie viel Privatleben auf der Strecke bleibt, die wertvolle Zeit, die man mit dem Partner, den Kindern oder Freunden verbringen könnte, ist es endgültig vorbei mit der guten Laune.
Spätestens jetzt sollte man sich einmal Gedanken darüber machen, wie bei der Buchhaltung effizienter vorgegangen werden kann. Eine Umfrage des Wirtschaftsverbands „Die jungen Unternehmer“ zeigte, dass Gründer viel zu viel Zeit in bürokratische Aufgaben stecken müssen. So beschäftigen sich 67 % aller Befragten pro Woche mindestens fünf bis 15 Stunden mit staatlichen Pflichtaufgaben. Bei 11 % sind es sogar mehr als 15 Wochenstunden. Am aufwendigsten finden die Befragten u. a. die Bereiche Steuerrecht, Buchführung und Bilanzierung. Um aus diesem Labyrinth aus Konten und Belegen schnell wieder herauszufinden, gilt es strukturiert vorzugehen. Disziplin und Struktur sind der Schlüssel für ein effizientes Abarbeiten der monatlichen Papierberge.
Sortieren Sie Ihre Belege und achten Sie darauf, dass verschiedene Dokumente nicht miteinander vermischt werden. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, legen Sie am besten verschiedene Ordner an, in denen Sie die entsprechenden Dokumente sammeln. Wenn es dann zur Buchung geht, ersparen Sie sich viel Arbeit, da Sie die Belege nicht erst dann sortieren und zuordnen müssen:
Kassenbuch:
Hier bewahren Sie sämtliche Rechnungen, Quittungen und Belege auf, die durch Barzahlungen bzw. Bareinnahmen verbucht werden müssen. Es ist zu empfehlen die Belege in chronologischer Reihenfolge abzuheften, um auch unterjährig den Überblick zu behalten. Der Saldo wird in der Buchhaltung später in der Position Umlaufvermögen erfasst.
Bankordner:
Wie der Name bereits vermuten lässt, werden hier Ihre Kontoauszüge gesammelt. Sollten Sie über mehrere Bankkonten verfügen, sollten Sie die jeweiligen Auszüge selbstverständlich nicht vermischen, sondern z. B. mit Trennblättern separiert voneinander abheften.
Ausgangsrechnungen:
Bewahren Sie hier die Rechnungen auf, die Sie Ihren Kunden übermittelt haben. Ihr Steuerberater wird sich freuen, wenn Sie auch hier Ordnung wahren. Aber auch für Sie ist es einfacher, wenn Sie bei Rückfragen von Kunden oder bei Reklamationen mit einem Griff die entsprechende Rechnung zur Hand haben.
Eingangsrechnungen:
Auch die Eingangsrechnungen sollten separat abgelegt werden. Hier empfiehlt sich ebenfalls eine chronologische Sortierung, denn hat man sich einmal für einen Weg entschieden, sollte dieser auch konsequent über die verschiedenen Bereiche durchgezogen werden. Andere Möglichkeiten wie z. B. eine alphabetische Sortierung nach Unternehmen oder eine thematische Gliederung, bergen Gefahren, durch die man sein eigenes bürokratisches Labyrinth wieder vergrößert. Machen Sie es nicht zu kompliziert. Je einfacher, desto besser!
2. Achten Sie auf Vollständigkeit!
Prüfen Sie, dass alle Rechnungen und Belege vorhanden sind. Auch Onlinerechnungen sollten ausgedruckt werden. Und wenn Sie feststellen sollten, dass zu einer Zahlung keine Rechnung vorliegt, fordern Sie diese unbedingt an. In Einzelfällen und bei kleinen Summen können verlorene Belege auch durch einen Eigenbeleg ersetzt werden. Besser ist es allerdings, wenn erst gar nichts verloren geht. Denn es gilt der wichtige Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!
Auch Kontoauszüge sollten zügig abgeheftet werden und nicht monatelang zwischen all dem Papierchaos in der Flurschublade oder in den hintersten Winkeln der Arbeitstasche vor sich hin knittern.
3. Kopieren Sie Thermopapier-Belege!
Das Problem kennt sicherlich jeder: Man trägt Kassenzettel oder andere Einkaufsbelege im Portemonnaie mit sich herum und nach einiger Zeit wundert man sich, warum man nichts mehr entziffern kann. Denn dort, wo zuvor noch Zahlen und Buchstaben standen, ist jetzt nur noch ein weißes Blatt Papier, auf dem man mit Müh und Not noch einzelne Buchstaben-Bruchstücke und Zahlenfragmente entziffern kann. Der Grund liegt darin, dass die meisten Kassenbons auf Thermopapier gedruckt sind. Setzt man diesem zu viel Sonnenlicht oder Wärme aus, verliert das Papier die Fähigkeit, die aufgedruckte Farbe zu halten. Deshalb ist es wichtig, eine Kopie von den Belegen zu erstellen und diese abzulegen. Im Übrigen sind Sie aus rechtlichen Gründen dazu verpflichtet, Ihre Belege zehn Jahre aufzubewahren. Sollten bei einer Prüfung dann durch fehlende Kopien nur noch ausgeblichene Zettel vorhanden sein, würden Sie sich die Arbeit zusätzlich erschweren.
4. Nummerieren Sie die Belege!
Wenn sie Ihre Belege bereits chronologisch sortiert haben, kann es mit der fortlaufenden Nummerierung weitergehen. Achten Sie jedoch darauf, dass Eingangs- und Ausgangsrechnungen jeweils einem eigenen Nummerierungsschema folgen sollten.
Jahreszahl bei Eingangsrechnungen:
Für gewöhnlich beginnen Sie in jedem neuen Jahr mit einem neuen Nummernkreis bestehend aus dem Jahr und einer fortlaufenden Nummer, wie z. B. 2018_0001. Eine Separierung nach Jahren ist deshalb sinnvoll, um auch später eintrudelnde Rechnungen, die das Vorjahr betreffen, entsprechend nachträglich einordnen zu können.
Fortlaufend bei Ausgangsrechnungen:
Wenn Sie jedoch selbst Rechnungen erstellen, sollte die Nummerierung ohne Berücksichtigung des Jahres fortlaufend sein. Die unterschiedliche Vorgehensweise ist aus einem einfachen Grund sinnvoll: Die fortlaufende Nummerierung soll verhindern, dass am Jahresende Ausgangsrechnungen erstellt werden, die in der Buchführung dann überhaupt nicht auftauchen. Das Unternehmen könnte die Rechnungen dadurch am Fiskus vorbeiführen, um den Jahresumsatz klein zu rechnen. Daher sollte z. B. auf eine Rechnung Nr. 1566 vom 31.12. eine Rechnung Nr. 1567 vom 02.01. folgen.
5. Vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler!
Nichts ist ärgerlicher als fehlerhafte Rechnungen zu versenden. Wenn Sie auf Word-Vorlagen zurückgreifen, in denen Rechnungspositionen nicht automatisch aufsummiert werden, kann es mitunter zu unschönen Überraschungen kommen, wenn der Rechnungsbetrag plötzlich um 200 Euro zu gering ausfällt. Nehmen Sie sich daher Zeit für Ihre Rechnungserstellung. Mit unnötigen Korrekturen, Stornorechnungen und Gutschriften legen Sie sich nur selbst Steine in den Weg.
6. Holen Sie sich Hilfe!
Wenn Sie keine Ahnung von Buchhaltung haben, ist es absolut keine Schande. Aber auch wenn die Buchführung oftmals zu einer lästigen Pflicht wird, die man gerne mal aufschiebt, können Sie Abhilfe schaffen. Denn anstelle die notwendige Arbeit auf die lange Bank zu schieben, kann jemand beauftragt werden, der sich mit Buchhaltung auskennt. Wenn es sich um steuerliche Buchführung handelt, kann auch Ihr Steuerberater mit Rat und Tat zu Seite stehen. Häufig können aber auch Schulungen weiterhelfen, um erste Anlaufschwierigkeiten zu beseitigen. Ein bewährtes Mittel kann auch der Einsatz einer Büro- oder Buchhaltungssoftware sein, die dem Nutzer bei der Arbeit unterstützt und hilft, Fehler zu vermeiden.
Jetzt heißt es: Aufraffen und mit Struktur und Disziplin die Dinge angehen. Wenn Sie erst einmal Routine entwickelt haben, werden Sie weniger Zeit benötigen. Wichtig ist, vermeidbare Fehler zu verhindern und unnötige Zeit zu minimieren. Sie werden kurzfristig Zeit sparen, da Sie sich weniger mit dem Suchen und Zuordnen von Rechnungen und Belegen befassen müssen. Auf lange Sicht gesehen werden Sie aber vor allem durch das Vermeiden von unnötigen Korrekturen in der Rechnungsstellung wertvolle Zeit gewinnen: Zeit für die Familie, Zeit für Hobbies oder endlich einmal Zeit, um das Papierchaos in der Flurschublade aufzuräumen …
Vor allen Dingen werden Sie Zeit für neue Herausforderungen haben. Lesen Sie hierzu auch unseren Trend-Report: Die größten Herausforderungen von kleinen Unternehmen (und wie sie diese meistern).