Dokumenten-Management-System (DMS) – Definition & einfach erklärt

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Dokumente wie Rechnungen oder Verträge effizient zu verwalten. Es ermöglicht, Dokumente digital zu erfassen, zu bearbeiten, freizugeben, zu organisieren und schnell wiederzufinden. Eine DMS-Software bietet zahlreiche Funktionen. Dazu zählen etwa das Scannen von Papierdokumenten zur digitalen Archivierung, die Versionierung von Dokumenten, die Zuweisung von Zugriffsrechten für verschiedene Personen und Gruppen sowie die automatische Klassifizierung und Indexierung von Dokumenten.  

Wie funktioniert ein Dokumenten-Management-System (DMS)? 

Eine Dokumentenmanagement-Software hilft dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren und diese zeitsparender zu gestalten. 

• Dokumentenarchivierung und Speicherung: Das DMS ermöglicht die sichere Speicherung aller Arten von Dokumenten, einschließlich Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Bilder und Videos. Es unterstützt bei der Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen, wie z. B. der GoBD.  
• Versionierung und Revision: Durch die Verfolgung von Änderungen ermöglicht das DMS die einfache Wiederherstellung früherer Versionen von Dokumenten und die Nachverfolgung von Bearbeitungen. 
• Volltextsuche: Über die Suchfunktion können Benutzer Dokumente schnell finden, indem sie nach Schlüsselwörtern suchen. 
• Sicherheit: Ein Dokumenten-Management-System stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Zudem gewährleistet es die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und gesetzlichen Vorschriften. 
• Workflow-Management: Automatisierte Workflows ermöglichen eine effiziente Bearbeitung und Genehmigung von Dokumenten. Zum Beispiel indem sie Benachrichtigungen senden, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen. 

Welche Vorteile bietet ein Dokumenten-Management-System (DMS)? 

Die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, darunter: 

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Reduzierung manueller Aufgaben können Mitarbeiter ihre Zeit effizienter nutzen. 
• Kosteneinsparungen: Ein DMS reduziert den Bedarf an physischer Lagerung und Papierverbrauch, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führen kann. 
• Verbesserte Zusammenarbeit: Durch die zentrale Speicherung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten erleichtert ein DMS die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Teams und Abteilungen – auch aus dem Homeoffice. 
• Risikominderung: Die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherung sensibler Informationen helfen Unternehmen, rechtliche Risiken zu minimieren. 
• Skalierbarkeit: Ein Dokumenten-Management-System kann mit dem Wachstum eines Unternehmens skalieren und sich an sich ändernde Anforderungen anpassen. 

Sicherheit und Datenschutz beim Arbeiten mit einem Dokumenten-Management-System 

Die Sicherheit und der Schutz von Daten ist für Unternehmen ein zentraler Punkt. Mit einem Dokumenten-Management-System können sensible Informationen effektiv geschützt werden.  

Das DMS bietet verschiedene Sicherheitsfunktionen, um den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren und unbefugte Nutzung zu verhindern. Durch Verschlüsselungstechnologien werden Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Zudem ermöglicht das DMS eine detaillierte Rechtevergabe, sodass nur autorisierte Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente zugreifen können.  

Ein weiterer Vorteil ist die revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente. Dadurch bleiben Informationen langfristig erhalten und sind jederzeit nachvollziehbar. Darüber hinaus bieten einige Dokumenten-Management-Lösungen die Möglichkeit, automatische Backups in der Cloud durchzuführen, um Datenverluste zu vermeiden.  

Ein Dokumenten-Management-System macht also nicht nur Ihre Prozesse effizienter, sondern auch den Umgang mit Ihren Unternehmensdaten sicherer. 

Welche Dokumente können in einem Dokumenten-Management-System hochgeladen werden? 

Im Dokumenten-Management-System werden verschiedene Arten von Dokumenten verwaltet und organisiert. Zu den wichtigsten Dokumenten gehören: 

• Textdokumente: Hierzu zählen zum Beispiel Word-Dokumente, PDFs oder TXT-Dateien. Diese können Berichte, Verträge, Handbücher oder andere schriftliche Informationen enthalten. 
• Tabellendokumente: Excel-Dateien oder CSV-Dateien sind Beispiele für Tabellendokumente im DMS. Sie werden oft verwendet, um Daten in strukturierter Form darzustellen und zu speichern. 
• Präsentationen: PowerPoint-Präsentationen oder ähnliche Dateiformate können ebenfalls Teil des Dokumenten-Management-Systems sein. Sie dienen zur visuellen Darstellung von Informationen und werden häufig für Meetings oder Schulungen verwendet. 
• Audio- und Videodateien: Oft werden auch Multimedia-Dateien wie MP3s, WAVs oder MP4s im DMS gespeichert. Das können Aufnahmen von Meetings, Interviews oder Schulungsvideos sein. 
• E-Mails und Nachrichtenverläufe: Einige Dokumenten-Management-Systeme bieten auch die Möglichkeit an, E-Mails und Nachrichtenverläufe zu archivieren und zu verwalten. Dadurch können wichtige Kommunikationsverläufe nachvollzogen werden. 

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