Praxistipp: Mahnwesen optimieren und automatisieren

Mit einer Mahnung erinnern Sie Ihre Kunden daran, bereits fällige, aber noch unbezahlte Rechnungen zu begleichen. Ob Sie die Benachrichtigung „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ nennen, spielt dabei keine Rolle.

Rechtlich hat die Mahnung den Zweck, den Schuldner nachweislich „in Verzug“ zu setzen. Der Verzug wiederum ist die Voraussetzung für den Ersatz des „Verzugsschadens“. Dazu zählen zum Beispiel Mahngebühren, Verzugszinsen, Inkassokosten oder Anwaltsgebühren.

Was viele Selbstständige nicht wissen: Das Durchlaufen eines mehrstufigen Mahnverfahrens ist nicht vorgeschrieben! Eine einzige Mahnung genügt vollkommen – oft ist noch nicht einmal die erforderlich: So geraten etwa Geschäftskunden laut § 286 Abs. 3 BGB automatisch 30 Tage nach Fälligkeit einer Geldforderung und Zugang der Rechnung in Verzug!

orgaMAX Online: Flexible Forderungs-Freiheiten

Obwohl rechtlich entbehrlich, sind in manchen Branchen nach wie vor mehrere Zahlungserinnerungen oder Mahnungen üblich. Aus diesem Grund unterstützt orgaMAX Online das klassische vierstufige Mahnverfahren ...

• angefangen bei einer freundlichen „Zahlungserinnerung“
• über die schon etwas fordernde klingende 1. und dann 2. Mahnung
• bis hin zur ultimativen „3. und letzten Mahnung“.

Für jede dieser Mahnstufen können Sie festlegen, am wievielten Tag nach Fälligkeit der Rechnung oder einer vorausgegangenen Mahnung die nächste Mahnstufe vorgeschlagen werden soll. Außerdem können Sie die fälligen Mahngebühren für jede Mahnstufe festlegen und die verwendeten Textbausteine an Ihre betrieblichen Gepflogenheiten anpassen.

Sobald die nächste Mahnstufe eines Vorgangs erreicht ist, weist orgaMAX Online Sie in der Rechnungsliste auf den geänderten „Status“ hin und bereitet zugleich ein wasserdichtes Mahnschreiben vor. Das bringen Sie dann als E-Mail, PDF-Download oder per Post auf den Weg zum Kunden.

Und nicht nur das: Sie können Ihre Zahlungserinnerungen und Mahnungen sogar automatisch per E-Mail an säumige Kunden verschicken lassen!

Doch der Reihe nach:

Allgemeine Mahn-Einstellungen vornehmen

Im orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen > Kleinstammdaten“ finden Sie den Abschnitt „Mahnwesen“. Dort legen Sie die Rahmenbedingungen Ihres Forderungsmanagements fest:

An folgenden Stellschrauben können Sie dort drehen:

Generelle Mahnautomatik ein- und ausschalten

Durch Aktivieren der Option (1) „Automatischen E-Mail Versand von Mahnungen aktivieren“ sorgen Sie dafür, dass orgaMAX Online in Ihrem Auftrag bei Erreichen der jeweils nächsten Mahnstufe automatisch eine E-Mail an den säumigen Kunden schickt.

Wichtig: Das unbedachte Aktivieren des automatischer E-Mail-Mahnungen kann bei sensiblen Stammkunden unter Umständen für Irritationen sorgen. Deshalb setzen Sie die generelle Mahnautomatik am besten vorsichtig ein:

Hilfreich ist der kostenlose automatische Mahnversand per E-Mail zum Beispiel für Online-Händler mit vielen Einzellieferungen und niedrigen Rechnungsbeträgen.

• Voraussetzung: Im Kundenstamm (unter „Stammdaten > Kunden“) ist beim betreffenden Empfänger eine E-Mailadresse hinterlegt.
• Ausführlichere Informationen zur Mahn-Automatik von orgaMAX Online finden Sie weiter unten auf dieser Seite.
  
  

Flexible Mahn-Einstellungen

Darüber gibt es in allen vier Mahnstufen die folgenden Einstellmöglichkeiten:

• Mit (2) „Mahnstufe aktivieren“ sorgen Sie dafür, dass die betreffende Mahnstufe beim orgaMAX-Forderungsmanagement berücksichtigt wird. Welche Mahnstufen Sie aktivieren, entscheiden Sie selbst. Jede beliebige Kombination ist möglich.
• Bei jeder Mahnstufe können Sie mit der Option (3) „Erstellen ## Tage nach Fälligkeitsdatum vorschlagen“ bestimmen, am wievielten Tag nach Fälligkeit einer Rechnung oder Versand eines vorausgegangenen Mahnschreibens die nächste Mahnstufe erreicht wird. orgaMAX Online zeigt später in der Rechnungsliste an, welche Mahnungen zum Versand anstehen.
• Im Feld (4) „Mahngebühren“ tragen Sie Ihre Gebührenforderung für den Verwaltungsaufwand ein (z. B. 2,50 Euro pro Mahnung). Rechtlich verbindliche Mahngebühren sieht das BGB nicht vor. Zulässig sind Mahngebühren genau genommen erst nach Verzugseintritt. Daher werden bei Zahlungserinnerungen und ersten Mahnungen oftmals keine Gebühren berechnet. Es hindert Sie aber niemand daran, es trotzdem zu tun.
• Per Mausklick auf (5) „Textbausteine einblenden“ öffnen Sie einen komfortablen Editor, mit dessen Hilfe Sie für jede einzelne Mahnstufe passende Formulierungen für den „Einleitungstext“, den „Schlusstext“ und den Begleittext beim „E-Mail-Versand“ festlegen:
  
  

Tipp: Wenn Sie den Cursor in eines der Eingabefelder stellen, stehen Ihnen eine Menge Werkzeuge für die Textgestaltung zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel besonders wichtige Passagen farblich oder durch andere Textauszeichnungen hervorheben.

Interne Mahn-Mahnung: Überfällig & Angemahnt

Ein separater Funktionsbereich „Mahnungen“ ist bei orgaMAX Online nicht erforderlich. Die Liste der zum Versand anstehenden und / oder bereits verschickten Zahlungserinnerungen und Mahnungen ist eine Unterfunktion des Arbeitsbereichs „Verkauf > Rechnungen“.

Dort finden Sie am oberen rechten Seitenrand die Reiter „Überfällig“ und „Angemahnt“:

• Unter „Überfällig“ sind alle fälligen Rechnungen aufgelistet, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist – darunter auch die bereits angemahnten.
• In der Liste „Angemahnt“ erscheinen alle bereits erzeugten Zahlungserinnerungen und Mahnungen, zu denen noch kein Zahlungseingang erfasst ist.

Mit anderen Worten: Die angemahnten Vorgänge sind eine Teilmenge der überfälligen Vorgänge.

Klassische Mahnungen verschicken

Um eine Zahlungserinnerung oder Mahnung auf den Weg zu bringen ...

• öffnen Sie die überfällige Rechnung und
• klicken am oberen Seitenrand auf die Schaltfläche „Mahnung erstellen“:
  
  

Daraufhin öffnet sich das Popup-Fenster „Zahlungserinnerung erstellen“: Dort haben Sie die Wahl, ob das Dokument „Per E-Mail“ verschickt oder als „PDF“-Dokument heruntergeladen werden soll. Auf diese Weise steht Ihnen offen, ob Sie Ihre Mahnschreiben ...

• direkt aus orgaMAX Online heraus als E-Mail-Dateianhang übermitteln,
• separat als PDF-Datei zum Download bereitstellen oder
• als Papierausdruck per Post an Ihre Kunden schicken:
  
  

Praxistipp: Anstatt eine fällige Rechnung zu öffnen, können Sie den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen auch direkt aus der Rechnungsliste anstoßen. Dazu ...

• klicken Sie am rechten Rand des anzumahnenden Vorgangs auf das Dreipunkte-Symbol und dann
• auf den Kontextmenü-Eintrag „Zahlungserinnerung / Mahnung erstellen“:
  
  

Das weitere Verfahren entspricht dem Mahnversand aus der einzelnen Rechnungsansicht.

Mahn-Historie im Infobereich der Rechnungsansicht

Ganz gleich, wie Sie vorgehen: Sobald ein Mahnschreiben erstellt ist ...

• bekommt der Vorgang den (1) aktuellen Status „Angemahnt“,
• wird im Rechnungs-Infobereich (am rechten Seitenrand der Rechnungsansicht) unter (2) „Zugehörig“ aufgelistet und
• erscheint weiter unten im Infobereich zudem in der Liste der (3) „Aktivitäten“: Auf diese Weise wissen Sie jederzeit, welche Mahnstufe erreicht und ob eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung rausgegangen ist:
  
  

Feintuning: Mahnautomatik im Einzelfall ein- und ausschalten

Vorweg: Die generelle Voreinstellung „Automatischen E-Mail Versand von Mahnungen aktivieren“ wirkt sich nur auf neue Rechnungen aus:

• Falls es noch unbezahlte überfällige Rechnungen aus der Vergangenheit gibt, verschickt orgaMAX Online dafür keine Mahnungen!
• Auch beim Anlegen neuer Rechnungen und beim Bearbeiten noch nicht abgeschlossener Rechnungen können Sie den voreinstellten automatischen Versand von Mahnschreiben selbstverständlich unterbinden. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie Ihr Forderungsmanagement bei bewährten Stammkunden oder besonders wichtigen Neukunden mit besonderem Fingerspitzengefühl steuern wollen.
• Umgekehrt: Falls Sie die generelle Mahnautomatik in den Einstellungen von vornherein ganz deaktiviert lassen, lässt sich der automatische Versand von Mahnschreiben auf Vorgangsebene problemlos aktivieren!

Den dazugehörigen Ein- und Ausschalter der Mahnautomatik („Autom. mahnen“) finden Sie in der Rechnungs-Entwurfsansicht:

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Beim manuellen Versand von Mahnschreiben lässt sich die Mahnautomatik für eventuelle Folge-Mahnungen nachträglich einschalten. Dazu aktivieren Sie die Option „Zukünftige Mahnungen automatisch versenden aktivieren“:

Der weitere Mahnlauf für diese Rechnung erfolgt dann ohne Ihr Zutun.