Letzte Mahnung schreiben: Das sollten Sie beachten

Ihren Teil der Vereinbarung haben Sie eingehalten:

• Sie haben pünktlich geliefert und Ihre vereinbarten Leistungen erbracht.
• Eine ordentliche Rechnung hat der Kunde ebenfalls bekommen und die Zahlung ist längst überfällig.
• Freundlich erinnert und mehrfach gemahnt haben Sie Ihren Kunden auch schon.

Trotzdem rührt sich der Kunde nicht und bleibt Ihnen den Rechnungsbetrag weiter schuldig. Höchste Zeit für die letzte Mahnung und die Ankündigung weiterer rechtlicher Schritte.

Auf den folgenden Seiten erfahren Sie, was dabei zu beachten ist. Und wie Sie in Zukunft verhindern, dass es so weit kommt!

Was ist überhaupt eine Mahnung?

Eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung an Ihren Schuldner, die vereinbarte und fällige Leistung zu erbringen. Dabei handelt es sich zwar meistens um eine Geldschuld: Gemahnt werden können aber auch ausbleibende Waren- und andere Lieferungen und Leistungen.

Nicht nur deshalb ist eine Mahnung rechtlich gesehen mehr als eine Zahlungserinnerung: Der Zweck einer Mahnung besteht genau genommen darin, den Schuldner „in Verzug“ zu setzen. In § 286 Abs. 1 BGB heißt es dazu: „Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.“

Verzug ganz ohne Mahnung

Unter bestimmten Voraussetzungen ist gar keine Mahnung erforderlich, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Das gilt zum Beispiel für ...

• Forderungen, bei denen der Leistungs-Zeitpunkt laut Vertrag oder Rechnung nach dem Kalender bestimmt ist (z. B. „Zahlbar bis spätestens 31. Januar 2021“),
• die ernsthafte und endgültige Leistungs-Verweigerung durch den Schuldner,
• Geschäfte mit anderen Unternehmern (B2B): Hier kommt der Schuldner automatisch in Verzug, wenn er 30 Tage nach Fälligkeit der Forderung und Zugang der Rechnung nicht zahlt (oder eine andere Gegenleistung nicht erbringt).
• Geschäfte mit Verbrauchern (B2C): Hier kommt der Schuldner automatisch in Verzug, wenn er 30 Tage nach Fälligkeit der Forderung und Empfang der Leistung nicht zahlt. Das gilt allerdings nur dann, wenn der Schuldner zuvor ausdrücklich auf diese Rechtsfolgen hingewiesen worden ist (z. B. im Vertrag oder auf der Rechnung).

Obwohl rein rechtlich oft gar keine – und wenn überhaupt höchstens eine – Mahnung erforderlich ist, verschicken viele Unternehmen geduldig eine Mahnung nach der anderen.

Fragwürdig: Das mehrstufige Mahnverfahren

Erst die freundliche Zahlungserinnerung und dann drei förmliche Mahnungen: Obwohl es dafür keine rechtliche Grundlage gibt, ist die Praxis des bis zu vierstufigen Mahnverfahrens offenbar nicht totzukriegen. Dabei raten Experten davon schon lange ausdrücklich ab:

Denn allein die Überschrift „1. Mahnung“ erweckt bei Schuldnern leicht den Eindruck, dass sie sich mit der Bezahlung fälliger Rechnungen noch wochenlang Zeit lassen können. Wenn eine erste Mahnung kommt, so die Überlegung, eilt es nicht. Dann ist bestimmt noch mit zwei weiteren zu rechnen. Gerichte haben Schuldner in dieser eigenwilligen Sichtweise sogar wiederholt bestärkt.

Grund genug, bereits auf der Rechnung – spätestens jedoch in der (einzigen) Mahnung auf die Folgen eines Zahlungsverzugs hinzuweisen.

Verzugsfolgen

Sobald der Schuldner in Verzug ist, dürfen Sie Schadenersatz für Ihren Verzugsschaden verlangen. Das geschieht zum Beispiel in Form von ...

• Mahngebühren,
• einer Mahnpauschale von 40 Euro (bei Geschäften mit anderen Unternehmern und Behörden),
• Ersatz der Inkasso- und Anwaltskosten sowie
• Verzugszinsen in Höhe von
  
  • 4,12 % (gegenüber Privatleuten) und
  • 8,12 % (gegenüber Unternehmern und Behörden)

Zum Ersten, zum Zweiten und zum ... !?

Zahlt Ihr Kunde nach der zweiten Mahnung noch immer nicht, folgt die berühmte letzte Mahnung. Die wird üblicherweise in einem nachdrücklichen, fordernden Stil verfasst und hat in der Regel folgende Inhalte:

• Name und Anschrift des Schuldners,
• Überschrift „Letzte Mahnung“: Damit machen Sie deutlich, dass Ihre Geduld und Rücksichtnahme nun endgültig erschöpft ist.
• Datum des Mahnschreibens,
• eindeutiger Verweis auf die zugrundeliegende Forderung (Datum und Nummer der Ursprungsrechnung),
• bislang aufgelaufene Mahngebühren und Verzugszinsen,
• unmissverständliche Zahlungsaufforderung,
• letzte Zahlungsfrist (z. B. „Zahlen Sie den Gesamtbetrag bis spätestens 31. Januar 2021.“) und
• gewünschter Zahlungsweg (z. B. Kontoverbindung).

Außerdem verweisen Sie auf die rechtlichen Schritte nach Verstreichen der Zahlungsfrist.

Keine Zahlung? Schwerere Geschütze!

Üblich sind zum Beispiel ...

• das Einleiten des gerichtlichen Mahnverfahrens,
• das Einschalten eines Inkasso-Unternehmens oder gleich
• die Zivilklage vor Gericht mit Unterstützung eines Rechtsanwalts.

Weit weniger bekannt ist das Verlangen eines förmlichen Schuldanerkenntnisses. Mit dem bestätigt ein grundsätzlich kooperativer, aktuell aber nicht zahlungsfähiger Schuldner ausdrücklich seine Bereitschaft, die Forderung zu begleichen. Das vertragliche Zahlungsversprechen gilt unabhängig vom zugrundeliegenden Geschäft. Ein „abstraktes“ Schuldanerkenntnis wird häufig mit einer (selbstverständlich verzinsten) Ratenzahlung kombiniert.

Praxistipp: Vorlagen für förmliche Schuldanerkenntnisse finden Sie im Internet, zum Beispiel auf den Seiten der ÖRAG-Rechtschutzversicherung. Den Mustervertrag eines Schuldanerkenntnisses mit Ratenzahlungsvereinbarung stellt das Handwerk Magazin bereit.

Kontakt zum Schuldner aufnehmen!

So sinnvoll und notwendig es ist, alle rechtlichen Möglichkeiten zu kennen und sie bei Bedarf auszuschöpfen: Vor dem Prozessieren kommt das Kommunizieren! Hand aufs Herz: Wissen Sie, warum Ihr Schuldner nicht zahlt?

Sicher: Bei Massengeschäften mit geringen Rechnungsbeträgen lohnt sich die Kontaktaufnahme mit einzelnen Schuldnern nicht. Sobald es jedoch um höhere Beträge oder gar Stammkunden geht, ist die direkte persönliche Ansprache oft wirkungsvoller als förmliche Mahnschreiben. Deshalb: Rufen Sie an, sprechen Sie persönlich mit Ihrem Schuldner.

Denn nicht immer sind ausbleibende Zahlungen böser Wille. Denken Sie nur an Krankheit, Unfälle und andere Hinderungsgründe – zumal in Krisenzeiten und Ausnahmesituationen wie während der aktuellen Pandemie. Im direkten Kontakt lassen sich oft Lösungen finden, mit denen beide Seiten leben können.

Ausblick: Lassen Sie es erst gar nicht so weit kommen!

Wird eine dritte Mahnung erforderlich, ist vorher vielfach bereits eine Menge schief gegangen. Das Ausbleiben von Zahlungen trotz wiederholter Mahnungen kann viele verschiedene Gründe haben. Um nur einige zu nennen:

• Die Forderung ist wegen (vermeintlicher) Mängel oder aus anderen Gründen strittig.
• Der Schuldner ist schlecht organisiert.
• Der Schuldner kann oder will seine Zahlungspflicht nicht erfüllen.
• Ihr Anreiz, zeitnah zu zahlen, war nicht groß genug.
• Ihre bisherige Kommunikation mit dem Schuldner ist wirkungslos geblieben.
• Vor der Lieferung oder Leistung gab es keine Bonitätsprüfung oder sie hat zu einem falschen Ergebnis geführt.

Zugegeben: Nicht auf alle Zahlungsverzögerungen haben Sie direkt Einfluss. Doch die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsverzögerungen oder gar Zahlungsausfällen lässt sich durchaus verringern. Grund genug, einmal das gesamte Forderungsmanagement und Mahnwesen unter die Lupe zu nehmen. Mehr dazu bei nächster Gelegenheit an dieser Stelle: Bleiben Sie dran!

Das ist ja einfach: Mahnungen mit orgaMAX schreiben

Mit einem Rechnungsprogramm wie orgaMAX betreiben Sie professionelles und erfolgreiches Forderungsmanagement.

• Sie erkennen auf einen Blick, welche Kunden mit ihren Zahlungen in Verzug sind.
• Ausgehend vom Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen bereitet die Software bei fehlendem Zahlungseingang automatisch Mahnschreiben für Sie vor.

Anzahl und Tonfall Ihrer Mahnungen sowie die Gebühren für die einzelnen Mahnstufen legen Sie selbst fest.

Checkliste: Das sollten Sie bei der Auswahl einer Bürosoftware beachten

Die folgenden Rechnungs- und Mahnfunktionen sollte Ihre Bürosoftware beherrschen:

• Finanzamtkonforme Rechnungen mit unmissverständlichen Zahlungskonditionen und optionalem Hinweis auf Verzugsfolgen,
• editierbare Zahlungsbedingungen,
• automatisches Überwachen der Rechnungsfälligkeit,
• direkte informelle Kontaktaufnahme mit Kunden (z. B. per Telefon, E-Mail oder SMS),
• nach Zahlungsstatus sortierbare Rechnungsliste,
• laufendes Erstellen einer Offenen-Posten-Liste,
• editierbare Mahnstufen – bei Bedarf mit schrittweise steigenden Mahngebühren,
• Anlegen professioneller Mahnschreiben,
• elektronischer Versand der Mahnschreiben mit obligatorischer Rechnungskopie,
• Überwachen des Mahnstatus,
• automatisches Erhöhen der Mahnstufe,
• deaktivierbares Mahnwesen für ausgewählte (Stamm-)Kunden.