Nach Personalwechsel: Mitarbeiter-Datensätze archivieren

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orgaMAX stellt Ihnen eine vielseitige Mitarbeiterverwaltung zur Verfügung. Die Lese- und Schreibrechte einzelner Mitarbeiter lassen sich gezielt auf Arbeitsbereiche und sogar einzelne Funktionen beschränken. Passwort-geschützte Zugänge sorgen nicht nur für einen GoBD- und DSGVO-konformen Betrieb. Durch differenzierte Benutzerrechte sorgen Sie gleichermaßen für Vertraulichkeit und Transparenz. Sie ...

legen bei Bedarf ganz genau fest, welche Einzelpersonen oder Benutzergruppen welche Daten einsehen und / oder verändern dürfen und erkennen, wer
welche Aufgaben übernommen,
Änderungen vorgenommen und
Entscheidungen zu verantworten hat.

So praktisch und nützlich die nahtlose Verknüpfung von Mitarbeiter- und Vorgangsverwaltung grundsätzlich ist: Wenn Arbeitnehmer, Auszubildende oder Praktikanten Ihr Unternehmen wieder verlassen, ist das schlichte Löschen der dazugehörigen Datensätze normalerweise keine sinnvolle Option.

Denn damit könnten wichtige Verknüpfungen verloren gehen – denken Sie nur an ...

Bestellungen, Angebote, Aufträge, Rechnungen oder andere Einkaufs- und Verkaufsvorgänge,
Finanztransaktionen und Buchungen,
Projekte und Aufwände oder auch
Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen.

orgaMAX-Warnhinweise beim Löschen

Um versehentliche Datenverluste zu verhindern, gibt Ihre Bürosoftware differenzierte Warnhinweise beim Löschen von Mitarbeiter-Datensätzen aus:

Wenn Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten > Mitarbeiter“ den Button „Löschen – F12“ drücken, weist orgaMAX Sie auf „zugeordnete Vorgänge oder Wiedervorlagen zu diesem Mitarbeiter“ hin:

Das Löschen des Datensatzes ist in dem Fall nicht möglich.

Findet die Software nur bestehende „Aufgaben und / oder Kalendereinträge“, haben Sie die Wahl, ob der Datensatz gelöscht werden soll oder nicht.
Das gilt auch für den Fall, dass zum Beispiel Praktikanten oder auch kurzfristig Beschäftigte während ihrer Tätigkeiten gar keine Spuren in der Vorgangs-, Termin- oder Aufgaben-Verwaltung hinterlassen haben:

Per Mausklick auf „Nein“ (bzw. „Behalten – F11“) verzichten Sie auf das Löschen.

Störende Daten-Rudimente

Bleiben Datensätze von Ex-Arbeitnehmern erhalten, müssen Sie mögliche Konsequenzen im Auge behalten:

Zugangsdaten ausgeschiedener Mitarbeiter könnten missbräuchlich verwendet werden.
Umfangreiche und veraltete Mitarbeiter-Auswahllisten stören bei der alltäglichen Arbeit – etwa beim Anlegen von Aufgaben, Terminen oder Wiedervorlagen.

Das macht sich vor allem in größeren Unternehmen mit vielen Beschäftigten und Ex-Mitarbeitern bemerkbar.

Aus diesem Grund bietet Ihnen orgaMAX mehrere Stellschrauben, durch die Sie ganz einfach für mehr Sicherheit und einen besseren Überblick sorgen.

1. Mitarbeiter-Konten deaktivieren

Beginnen wir mit dem Sicherheits-Aspekt: Um das Konto eines ausgeschiedenen oder auch länger abwesenden Arbeitnehmers sicherheitshalber zu deaktivieren, wechseln Sie zur Mitarbeiter-Liste unter „Stammdaten > Mitarbeiter“. Dort öffnen Sie den Datensatz per Doppelklick und entfernen im Register „Allgemeines / Benutzerkonto“ die Häkchen vor den Optionen ...

„Benutzerkonto zur Verfügung stellen“: Nachdem Sie den Datensatz gespeichert haben, kann sich der Mitarbeiter nicht mehr in orgaMAX einloggen.
„Benutzer in Kalender, Aufgaben und Wiedervorlage zur Verfügung stellen“: Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass betreffende Mitarbeiter nicht mehr in den orgaMAX-Auswahllisten erscheinen.
„Benutzer für mobile Nutzung per App freigeben“: Der Mitarbeiter kann orgaMAX nicht mehr per App nutzen:

Mit „OK – F11“ übernehmen Sie die Einstellungen in die Mitarbeiterverwaltung.

2. Mitarbeiter-Konten archivieren

Durch das Deaktivieren verschwinden ausgeschiedene Mitarbeiter standardmäßig aus den orgaMAX-Auswahllisten. Falls jedoch ein Arbeitnehmer zur Benutzergruppe der „Administratoren“ gehört oder aus anderen Gründen besondere Benutzerrechte genossen hat, tauchen dessen Datensätze unter Umständen weiterhin in den Mitarbeiterlisten auf.

Abhilfe schafft die Archiv-Funktion von orgaMAX. Die ist auch aus anderen Gründen zweckmäßig: So bleibt die Tabelle im Arbeitsbereich „Stammdaten > Mitarbeiter“ auch in größeren Unternehmen oder Betrieben mit hoher Fluktuation übersichtlich.

Um die Datensätze ehemaliger Mitarbeiter sowohl in der Personalliste als auch in den Auswahlmenüs auszublenden ...

wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Stammdaten > Mitarbeiter“,
klicken mit der rechten Maustaste auf den entbehrlichen Datensatz und
dann auf die Kontextmenü-Funktion „Markierten Datensatz archivieren“:

3. Archivierte Mitarbeiter-Konten anzeigen

Wichtig: Die Inhalte archivierter Datensätze bleiben vollständig erhalten. Um sie im Nachhinein wieder sichtbar zu machen, klicken Sie im orgaMAX-Menü „Ansicht“ wahlweise auf den Menüpunkt ...

„Nur archivierte Daten zeigen“ oder auf
„Aktive oder archivierte Daten zeigen“:

4. Archivierte Mitarbeiter-Konten reaktivieren

Falls ein Ex-Mitarbeiter später noch einmal bei Ihnen anheuert, können Sie seinen archivierten Mitarbeiter-Datensatz auch problemlos wieder aktivieren. Dazu ...

klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag und
wählen im folgenden Kontextmenü die Funktion „Markierten Datensatz reaktivieren“:

Bitte beachten Sie: Durch das Archivieren werden die eingangs vorgestellten Konto-Optionen automatisch deaktiviert. Nach der Rückholaktion aus dem Archiv müssen die passenden Optionen in der Mitarbeiterverwaltung wieder manuell reaktiviert werden. Damit Sie das nicht vergessen, weist die Software Sie sicherheitshalber ausdrücklich darauf hin:

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