Vielseitige orgaMAX-„Zeitpläne“: Wie Sie Ihre Projekte und Ressourcen im Blick behalten

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Zum Funktionsumfang von orgaMAX ERP gehören manche Highlights, deren vielfältiger Nutzen sich oft erst auf den zweiten Blick erschließt. Zu den stark unterschätzten Funktionen gehören die „Zeitpläne“, mit deren Hilfe Sie bei Projekten und anderen zeitkritischen Aufträgen den Überblick über ...

den zeitlichen Ablauf und
die wechselseitige Abhängigkeit anfallender Aufgaben

... behalten. Das unscheinbare Planungswerkzeug können Sie aber auch für andere Verwaltungszwecke nutzen – zum Beispiel, um ...

übersichtliche Urlaubs- und Abwesenheitspläne zu erstellen,
die Nutzung betrieblicher Fahrzeuge, Werkzeuge, Notebooks oder Smartphones im Auge zu behalten – oder auch
Raumbelegungen transparent zu verwalten.

Auf den folgenden Seiten stellen wir das Multifunktions-Werkzeug einmal etwas genauer vor:

Die Bausteine: Zeitpläne, Objekte & Belegungen

Zu finden ist das praktische Zeitplan-Modul im Arbeitsbereich „Office“:

zeitplan-übersicht

Das Planungstool setzt sich aus folgenden Bausteinen zusammen:

Sie können beliebig viele verschiedene Zeitpläne erstellen und bei Bedarf größere Vorhaben in mehrere kleinere Unterprojekte aufteilen.
Die einzelnen Zeitplan-Zeilen werden als Objekte bezeichnet, in denen sachlich zusammenhängende und zeitlich aufeinander folgende Aufgaben nebeneinander angezeigt werden.
Den verschiedenen Objekten lassen sich Belegungen zuweisen.
Zusätzlich zu den Belegungen können Sie den Objekten übergeordnete Sonderzeiten zuordnen.

Beispiel: Im Zeitplan „Raumbelegung“ gibt es verschiedene Raum-Objekte (z. B. Seminar- und Besprechungsräume), für die in bestimmten Zeiten einzelne Veranstaltungs-Belegungen gebucht und Sonderzeiten (z. B. Ferienzeiten und Messetermine) reserviert werden können.

So richten Sie einen neuen Zeitplan ein

Wenn Sie am linken oberen Seitenrand auf die „Zeitplan”-Schaltfläche klicken, öffnet sich ein Drop-down-Menü, in dem Sie per Mausklick auf den Menüpunkt „Neuer Zeitplan” das Dialogfenster „Zeitplan definieren“ öffnen. Dort ...

geben Sie Ihrem neuen Zeitplan eine aussagekräftige „Bezeichnung“,
fügen bei Bedarf erläuternde „Anmerkungen“ zu Dokumentationszwecken hinzu und
legen das „Zeitraster der Belegungen“ fest (zwischen 15 Minuten und 1 Woche – bei einem Raumbelegungsplan z. B. 30 Minuten):

neuer-zeitplan1

Im unteren Teil des Dialogfensters erfassen Sie im Abschnitt „Zeilen des Zeitplans“ nun die einzelnen „Objekte“ und bei Bedarf dazugehörige „Anmerkungen“:

neuer-zeitplan2

Über die Buttons „aufwärts“ und „abwärts“ übernehmen Sie neue Einträge in die Objekt-Liste und sortieren sie gleichzeitig. Per Mausklick auf „Alphabetisch sortieren“ können Sie die Reihenfolge aber auch automatisch festlegen. Entbehrliche Einträge entfernen Sie über den Button „Zeile löschen“.

Powertipp: Zeitplan-Objekte importieren

Falls ein Zeitplan aus sehr vielen Objekten besteht, lassen sich die Zeileninhalte per Mausklick auf „Zeilen übernehmen aus“ auf einen Schlag importieren. Auf diese Weise können Sie zum Beispiel die Urlaubs- oder Abwesenheitsliste Ihrer Belegschaft aus der Windows-Zwischenablage oder auch einer Datei mit den Namen der einzelnen Mitarbeitenden übernehmen:

neuer-zeitplan3

Das erspart Ihnen bei umfangreicheren Zeitplänen die mühsame und fehleranfällige manuelle Erfassung.

Ganz gleich, ob per Hand erfasst oder importiert: Nachdem Sie alle Objekte eingetragen haben, speichern Sie Ihre Eingaben mit „OK – F11“. Eine Zeitplan-Übersicht sieht dann zum Beispiel so aus:

zeitplan-pflegen1

Die Listenansicht eines orgaMAX-Zeitplans hat folgende Bedien- und Navigationselemente:

Über das (1) Drop-down-Menü wechseln Sie zwischen verschiedenen Zeitplänen (und legen bei Bedarf weitere an),
über den (2) „Heute“-Button verschieben Sie die Listenansicht zum aktuellen Tag,
per Mausklick auf (3) „Tagesbreite vergrößern/verkleinern“ passen Sie die Spaltenbreite an Ihren jeweiligen Informationsbedarf an,
mit dem Button (4) „Gehe zu“ blenden Sie bestimmte Sonderzeiten ein, die Sie
in der Zeile (5) Sonderzeiten erfasst haben.
Die Einzel-Belegungen buchen Sie zeilenweise im (6) Objekt-Bereich ein – entweder per Maus oder Dialogfenster (mehr dazu weiter unten).
Über die Pfeil-Symbole und Monatsbuttons der (7) Navigationsleiste können Sie den angezeigten Listenausschnitt gezielt in größeren oder kleineren Schritten nach links oder rechts verschieben.
Mithilfe der (8) Button-Zeile am unteren Fensterrand schließlich erzeugen, öffnen oder löschen Sie einzelne Belegungen.

Und last but not least: Mit „Zeitplan drucken“ bringen Sie die aktuelle Zeitplan-Ansicht bei Bedarf zu Papier.

Das Handling: Zeitplan-Belegungen anlegen, ändern und löschen

Am einfachsten erledigen Sie das Eintragen neuer Belegungen per Maus: Dazu ...

zeigen Sie mit dem Mauszeiger in der betreffenden Objektzeile auf den Start-Zeitpunkt,
halten die linke Maustaste gedrückt,
ziehen die Maus nach rechts bis zum End-Zeitpunkt und
lassen die Maustaste wieder los.

Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Belegung“, in dem Sie eine „Beschreibung“ und bei Bedarf „Anmerkungen“ eintragen sowie die Balken- und Textfarbe festlegen:

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Per Mausklick auf den Button „OK – F11“ speichern Sie die neue Belegung.

Bitte beachten Sie: Statt Anfang und Ende des Belegungs-Zeitraums per Maus zu markieren, können Sie auch auf den Button „Neue Belegung“ am unteren linken Rand der Zeitplan-Tabelle klicken. Auch auf diesem Weg öffnen Sie das Belegungsfenster:

Dort wählen Sie dann zunächst das „Objekt“ (= Zeitplan-Zeile) aus dem Drop-down-Menü und
legen Beginn sowie Ende der Belegung per Datums-/Kalenderauswahl fest.

Die übrigen Angaben (Beschreibung, Anmerkungen, Balken- und Textfarbe) entsprechen der zuvor beschriebenen Eingabeart.

Ganz gleich, auf welche Weise Sie neue Belegungen erzeugen: Per Doppelklick auf einen vorhandenen Belegungs-Balken öffnen Sie das dazugehörige Dialogfenster. Darin können Sie erforderliche Änderungen vornehmen und mit „OK – F11“ speichern.

Zusatztipps:

Wenn Sie einen Belegungs-Balken markieren, können Sie das Zeitplan-Element nach links und rechts bewegen (und damit den Zeitraum ändern) oder es auch in eine andere Zeile verschieben (und damit einem anderen Zeitplan-Objekt zuordnen).
Per Rechtsklick auf einen Belegungs-Balken öffnen Sie ein Kontextmenü, über das sich die betreffende Belegung ebenfalls öffnen, aber auch „löschen“ und „kopieren“ lässt:

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Zu-ga-be: Sonderzeiten erfassen

Übergeordnete Zeiträume, die für alle Zeitplan-Objekte Bedeutung haben (z. B. Schulferien oder Messetermine bei der Urlaubs-Zeitplanung) lassen sich separat in der Zeile unterhalb der Kalender-Spaltenköpfe eintragen.

Auch hier legen Sie den Zeitraum am einfachsten fest, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste über den betreffenden Zeitraum streichen und die Maustaste wieder loslassen:

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Daraufhin öffnet sich das „Sonderzeiten“-Dialogfenster, in dem Sie ...

eine „Bezeichnung“ und falls gewünscht „Beschreibung“ eintragen,
eine passende Balkenfarbe wählen und
die Angaben mit „OK – F11“ speichern.

Um Sonderzeiten anzulegen, können Sie aber auch mit der rechten Taste in die „Sonderzeiten“-Zeile klicken und über das Kontextmenü eine „Neue Sonderzeit“ erzeugen:

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Daraufhin öffnet sich wiederum das „Sonderzeit“-Dialogfenster, in dem Sie alle Angaben von Hand machen und per „OK – F11“ speichern.

Powertipp: Zeitpläne mit Aufträgen verknüpfen

Sie können Ihre Zeitpläne (auch) dazu nutzen, um kostenpflichtige Leistungen zu überwachen. Beispielsweise für den Verleih von Fahrzeugen, Maschinen und Werkzeugen oder auch die Vermietung von Räumen. Zu diesem Zweck erlaubt orgaMAX die Verknüpfung von Zeitplan-Belegungen mit den dazugehörigen Abrechnungen.

Um Zeitplan-Belegungen an die Auftragsverwaltung anzubinden ...

wechseln Sie in den orgaMAX-Arbeitsbereich „Office > Zeitplan“,
öffnen den betreffenden Zeitplan,
klicken doppelt auf die die Navigationsleiste am linken Seitenrand und
blenden so das Dialogfenster „Zeitplan definieren“ ein und
aktivieren dort die Option „Auftragserfassung beim Speichern neuer Belegungen“:

zeitplan+auftrag

Sobald Sie künftig eine neue Zeitplan-Belegung speichern, legt orgaMAX automatisch einen neuen Auftrag an:

Nachdem Sie darin den Auftraggeber sowie passende Artikel ausgewählt und den Auftrag gespeichert haben, findet sich der Vorgang im Arbeitsbereich „Verkauf > Aufträge“ wieder und kann von dort aus wie gewohnt weiterverarbeitet werden.
Mehr noch: Aus dem Zeitplan heraus haben Sie anschließend jederzeit Zugriff auf die dazugehörige Abrechnung!

Bitte beachten Sie: Die Auftragserstellung beim Anlegen einer Zeitplan-Belegung ist optional. Falls Sie das automatisch geöffnete Dialogfenster „Auftrag erfassen / bearbeiten“ mit „Abbrechen – F12“ schließen, legt orgaMAX keine Verknüpfung zur Zeitplan-Belegung an. Im dazugehörigen Belegungs-Fenster fehlt dann auch der Button „Auftrag öffnen“.

Lektüretipp: Eine illustrierte Schritt-für-Schritt-Beschreibung der smarten Zeitplan-Auftrags-Connection finden Sie im orgaMAX-Newsletter-Archiv: „So verknüpfen Sie Zeitpläne mit Aufträgen“