Können Sie auf Anhieb sagen, wann Sie das letzte Mal eine Bank von innen gesehen haben? Nein? Das ist keine Überraschung, schließlich sind die Zeiten, in denen man jede Überweisung manuell ausfüllen und für seinen Zahlungsverkehr zwangsläufig in die Filiale musste, längst vorbei. Und das nicht nur im privaten Bereich – hier nutzen rund 76 % der deutschen Bundesbürger einer aktuellen Umfrage des Branchenverbandes Bitkom zufolge bereits Online-Banking.
Auch im Unternehmensalltag ist das Online-Banking nicht mehr wegzudenken. Gerade bei alltäglichen Bankgeschäften wie Überweisungen oder Lastschriften setzen auch Geschäftskunden zunehmend auf digitale Lösungen. 55 % nutzen etwa für Überweisungen ausschließlich den Online-Weg, bei Lastschriften sind es 52 % – das zeigt die BearingPoint-Studie „Digitale Wünsche der Firmenkunden im Banking von Morgen“.
Kein Wunder, denn es ist deutlich komfortabler und nicht zuletzt auch schneller und übersichtlicher, seine Finanzen online zu verwalten. Ob Zahlungseingänge von Kunden, das Begleichen von offenen Rechnungen oder das Einziehen von Lastschriften – wer nicht für jeden Vorgang das Büro verlassen und die Hausbank aufsuchen muss, sondern direkt vom eigenen Schreibtisch aus agieren kann, spart viel Zeit. Zeit, die er stattdessen in andere elementare Bereiche des Unternehmens investieren kann. Darüber hinaus ist er nicht auf die Öffnungszeiten seiner Bank(en) angewiesen, sondern ist in der günstigen Lage, seine Bankgeschäfte an sieben Tagen die Woche rund um die Uhr zu erledigen.
Doch findige Unternehmer wissen schon längst: Online-Banking allein ist in Sachen Zeitersparnis und Arbeitserleichterung längst nicht das Ende der Fahnenstange. Denn wer zusätzlich auf eine Bürosoftware setzt, die sich mit seinen Bankgeschäften verknüpfen lässt, macht sich das (Arbeits-)leben noch eine ganze Spur einfacher.
Bürosoftware mit Banking-Funktion bietet viele Vorteile
So können Sie nicht nur Ihre Finanzkonten direkt aus der Software heraus in Echtzeit einsehen, sondern diese auch verwalten und Buchungen direkt den richtigen Bürovorgängen zuordnen.
Doch was heißt das jetzt eigentlich im Klartext? Nun, wenn Sie sich z. B. einmal überlegen, wie viele Rechnungen Sie tagtäglich schreiben – und wie viele Zahlungsvorgänge daraus resultieren, dann wissen Sie auch, wie viel Arbeit es bedeutet, die Zahlungen manuell den jeweils passenden Rechnungen zuzuordnen. Kommen dann noch Teil- oder Splittbuchungen oder auch Abschlagszahlungen ins Spiel, wird die ganze Sache noch komplizierter. Schließlich müssen Sie in diesem Fall jede Zahlung und jede in Frage kommende Rechnung händisch durchgehen, und die jeweilige Zuordnung im schlechtesten Fall in zwei verschiedenen Systemen parallel durchführen. Das ist nicht nur aufwändig, sondern auch mehr als unübersichtlich und zeitfressend.
Setzen Sie auf intelligente Zuordnungsassistenten
Mit einer Bürosoftware, die in der Lage ist, sich mit Ihren Finanzkonten zu synchronisieren, gehört die mühsame manuelle Zuordnung hingegen der Vergangenheit an. Sind die Bankkonten einmal in der Software hinterlegt worden, können Umsätze direkt und ohne Umweg über das jeweilige Bankingportal in der Bürosoftware abgerufen und sofort zugeordnet werden. Gute Programme unterstützen dabei alle gängigen Banken und Konten, also nicht nur Bargeldkassen, sondern auch Giro-, Spar- und Festgeldkonten, Kreditkarten- und PayPal-Konten.
Möglich gemacht wird das schnelle Abarbeiten und Zuordnen von Zahlungen in der Regel durch intelligente Zuordnungs-Assistenten, die die Informationen der Zahlung mit denen der gestellten Rechnungen abgleichen und so blitzschnell Vorschläge für mögliche Zuordnungen machen. Diese können in der Regel mit nur einem Klick angenommen und so deutlich flotter abgeschlossen werden, als es bei manueller Bearbeitung möglich wäre.
Mit einer Banking-Funktion Fehlerquoten reduzieren
Wo gearbeitet wird, passieren Fehler, die weitreichend und ärgerlich sein können. Das ist in Sachen Banking nicht anders. Mit der Banking-Komponente Ihrer Bürosoftware und dem bereits beschriebenen Zuordnungs-Ablauf können Sie diese Fehlerquote jedoch auf ein Minimum reduzieren. Schließlich werden durch die automatisierten Abläufe des Systems z. B. auch Tippfehler oder Zahlendreher, wie sie sich etwa bei der manuellen Eingabe oder Zuordnung von Beträgen, Kontonummern oder Empfängerdaten schnell einmal einschleichen können, verhindert. Wird eine Rechnung nicht innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist beglichen, macht ein gutes Programm seinen Nutzer mit direkt auf das Säumnis aufmerksam, sodass bei Bedarf mit nur einem Klick direkt eine Zahlungserinnerung oder Mahnung versendet wird.
Doch nicht nur die Übersicht über eingehende Zahlungen und deren Zuordnung wird durch die Banking-Funktion einer Bürosoftware maßgeblich erleichtert. Auch Überweisungen und Lastschriften gehen auf diesem Weg deutlich schneller von der Hand.
Einmal angelegt, werden etwa zum jeweiligen Stichtag eingezogene Lastschriften direkt vom System erkannt und den passenden Rechnungen zugeordnet, sodass auch hier die manuelle Zuordnung entfällt. Auch Überweisungen können direkt aus der Software heraus getätigt werden. Ebenso wie beim Einrichten von Lastschriften werden die erforderlichen Daten – so sie bereits in den Stammdaten hinterlegt sind – direkt übernommen. Ein weiterer Faktor, der viel Zeit spart und die Arbeit mittels Banking-Funktion so effizient macht.
Eine Bürosoftware zu nutzen, die mehr möglich macht als nur Angebote und Rechnungen zu schreiben, zahlt sich also aus
So profitieren Sie bei einer Software, die über eine Banking-Funktion verfügt, gleich von mehreren Vorteilen. Durch die Unterstützung des Systems sparen Sie viel Zeit, minimieren das Fehlerpotenzial und behalten immer den Überblick über Ihre Finanzen. Und zwar zu jeder Tages- und Nachtzeit, völlig unabhängig von den Öffnungszeiten Ihrer Bank- und Kreditinstitute. Darüber hinaus entfällt das mühsame Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Programmen, denn in Ihrer Bürosoftware vereinen Sie all Ihre Bankkonten.
Scheuen Sie sich jedoch, Ihr Banking mit der passenden Bürosoftware zu verknüpfen, berauben Sie sich zahlreicher Möglichkeiten, Ihre Arbeitsabläufe auf noch effizientere Beine zu stellen. Zumal gerade in Zeiten geschlossener Bankfilialen und gekürzter Öffnungszeiten über kurz oder lang kein Weg mehr daran vorbeigehen wird, seine Bankgeschäfte fast vollständig über das Internet abzuwickeln.
Übrigens: Angst vor Datenverlust oder unerlaubtem Abgreifen Ihrer Daten müssen Sie beim Nutzen der Bankingfunktion über eine Bürosoftware nicht haben. Ein gutes Programm ist über spezielle Sicherheitszertifikate an Ihre Banken angebunden. Diese werden regelmäßig aktualisiert und so auf dem neuesten Stand gehalten, sodass Ihre Daten sicher übertragen werden.
