In 5 Schritten zum papierlosen Büro

Ein papierloses Büro ist mehr als nur eine Zukunftsvision. Es bringt klare Vorteile: weniger Papier, mehr Effizienz, nachhaltigeres Arbeiten. Mit der kommenden E-Rechnungspflicht und weiteren Digitalisierungsanforderungen wird papierloses Arbeiten nicht nur empfehlenswert, sondern zunehmend verpflichtend. Unternehmen, die sich frühzeitig darauf einstellen, sichern sich nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern machen sich auch fit für die Zukunft. Aber wie gelingt der Umstieg?

Schritt 1: Wo steht Ihr Unternehmen beim papierlosen Arbeiten? Analyse der aktuellen Situation

Der erste Schritt hin zu einem papierlosen Büro beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Nur wer weiß, wo und wie viel Papier verwendet wird, kann die Digitalisierung gezielt vorantreiben.

• Papierverbrauch aufdecken: Schauen Sie genau hin, welche Abteilungen und Prozesse besonders papierintensiv sind. Gibt es Bereiche, in denen Papier aktuell unverzichtbar scheint, wie die Buchhaltung oder das Vertragsmanagement? Welche Dokumente werden regelmäßig in gedruckter Form archiviert?
• Hindernisse aufdecken: Identifizieren Sie potenzielle Hindernisse auf dem Weg zur Digitalisierung. Dazu können rechtliche Vorgaben für die Papieraufbewahrung oder die Notwendigkeit von Unterschriften auf Papier gehören.

• Prioritäten setzen: Legen Sie fest, welche Prozesse zuerst digitalisiert werden sollen. Beginnen Sie dort, wo Sie am meisten Papier einsparen und die größten Effizienzsteigerungen erzielen können.

Durch diese Analyse erhalten Sie eine solide Grundlage, um Ihr Projekt „papierloses Büro“ strategisch zu planen und gezielt anzugehen.

Schritt 2: Wie digitalisieren Sie künftig Ihre Dokumente? Die Software-Wahl für das papierlose Büro

Der Schlüssel zum Erfolg eines papierlosen Büros liegt in der richtigen Software. Sie bildet das Rückgrat Ihrer digitalen Prozesse und sollte sorgfältig ausgewählt werden. Die richtige Entscheidung hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter hinsichtlich Funktionsumfang, Bedienbarkeit, Sicherheit und Kosten. Testen Sie die Software in Ihrer Umgebung, um sicherzustellen, dass sie Ihre Workflows verbessert und auf lange Sicht anpassbar bleibt. Achten Sie darauf, dass die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann und einen guten Support bietet.

Bei der Softwarewahl spielen vor allem zwei Kategorien eine zentrale Rolle: Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und Buchhaltungssoftware. Beide sind unverzichtbare Bausteine, um den Umstieg auf ein papierloses Büro erfolgreich zu gestalten und langfristig effizient zu arbeiten.

Das richtige Dokumentenmanagement für das papierlose Büro

Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist essenziell für das papierlose Büro. Es erleichtert das Scannen, Digitalisieren und revisionssichere Speichern von Dokumenten. Zudem ermöglicht es eine einfache Kategorisierung und das schnelle Wiederfinden von Dateien mithilfe von Metadaten. Achten Sie darauf, dass das System gesetzliche Anforderungen erfüllt und Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen und eine zuverlässige Archivierung bietet.

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie dabei auf cloudbasierte Dokumentenmanagement-Systeme legen. Diese bieten erhebliche Vorzüge gegenüber lokalen Systemen:

• Zugriff von überall und jederzeit: Ideal für mobiles Arbeiten, egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

• Automatische Backups: Schützen Sie sich vor Datenverlust und sorgen Sie dafür, dass alle Daten zuverlässig gespeichert werden.

• Transparente Aktivitätenprotokolle: Behalten Sie den Überblick, wer wann was gemacht hat – für mehr Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

• Elektronische Unterschriften: Signieren Sie Dokumente digital und rechtskonform, ohne Papier zu brauchen.

Insgesamt bieten cloudbasierte DMS-Lösungen eine hohe Flexibilität und Sicherheit, die nicht nur in einem papierlosen Büro von großem Nutzen sind. Sie punkten auch im Fall von IT-Störungen, welche die Verfügbarkeit lokaler Systeme beeinträchtigen können.

Papierlose Buchhaltung einführen

Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware spielt eine ebenso zentrale Rolle bei der Umstellung auf ein papierloses Büro – vor allem im Hinblick auf die kommende E-Rechnungspflicht ab 2025. Solche Anwendungen automatisieren viele manuelle Aufgaben und bieten wesentliche Vorteile, wie:

• Digitale Rechnungsverarbeitung: Mit der passenden Software können Sie Rechnungen einfach elektronisch erstellen, versenden und verarbeiten. So sparen Sie nicht nur Papier, sondern auch Zeit – und Zahlungen werden schneller bearbeitet.

• Automatisierte Workflows: Viele Buchhaltungsprogramme übernehmen Aufgaben automatisch – von der Zuordnung der Belege zu den richtigen Transaktionen bis hin zur Vorbereitung Ihrer Steuererklärungen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

• Rechtskonforme Verarbeitung: Die richtige Software sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben, wie die E-Rechnungspflicht, eingehalten werden. Damit sind Sie bestens auf künftige Regularien vorbereitet.

Ein großer Pluspunkt einer papierlosen Buchhaltung ist die Möglichkeit, die Software direkt in Ihr DMS zu integrieren, was den gesamten Prozess – von der Rechnungsstellung bis zur Archivierung – vollständig digitalisiert. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für eine lückenlose Dokumentation und Prüfungssicherheit.

Schritt 3: Bestehende Dokumente digitalisieren

Der Übergang zum papierlosen Büro beginnt mit der Digitalisierung Ihrer Papierarchive. Dieser Schritt ist entscheidend für einen vollständigen Umstieg.

• Schrittweises Scannen: Fangen Sie mit den wichtigsten Dokumenten an, die regelmäßig benötigt werden. Achten Sie auf eine hohe Scanqualität, um die Lesbarkeit und Reproduzierbarkeit zu gewährleisten.

Tipp: Mit der praktischen App von orgaMAX Dokumente lassen sich Belege und Unterlagen einfach abfotografieren. Eine integrierte Texterkennung erfasst wichtige Details wie Rechnungsnummern oder das Datum, die per Knopfdruck übernommen werden können. Bereits digital vorhandene Dokumente werden bequem per Drag & Drop ins System übertragen, was Zeit und Aufwand spart!

• Ordnung schaffen: Organisieren Sie die digitalisierten Dokumente in Ihrem DMS. Nutzen Sie Schlagwörter und Metadaten, um alles schnell wiederzufinden. Denken Sie auch daran, wichtige Dateien regelmäßig zu sichern, um Datenverluste zu vermeiden.

Tipp: In orgaMAX Dokumente lässt sich die Ordnerstruktur individuell anpassen. Das System erkennt automatisch spezifische Dokumentenarten, während Sie zur besseren Kategorisierung eigene Tags vergeben können. Dadurch werden das Filtern und Finden von Dokumenten erheblich vereinfacht. Zusätzlich steht eine leistungsstarke Volltextsuche zur Verfügung.

• Rechtskonforme Archivierung: Achten Sie darauf, dass Ihre digitalen Dokumente den gesetzlichen Vorgaben, wie den GoBD, entsprechen und sicher archiviert werden.

Schritt 4: Mitarbeitende schulen zum papierlosen Arbeiten

Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines papierlosen Büros ist die Akzeptanz und das Verständnis der Mitarbeitenden. Ohne eine umfassende Schulung besteht die Gefahr, dass neue Prozesse nicht effizient umgesetzt werden.

• Schulungskonzept entwickeln: Erstellen Sie ein Schulungskonzept, das sowohl die technischen Aspekte der neuen Software als auch die neuen Arbeitsprozesse abdeckt. Dies kann, je nach Unternehmensgröße, in Form von Workshops, Webinaren oder individuellen Schulungen geschehen.

• Praktische Übungen: Lassen Sie die Mitarbeitenden die neue Software in realen Szenarien ausprobieren. Das praktische Training baut Berührungsängste ab und fördert Routine im Umgang mit den neuen Tools.

• Kontinuierliche Unterstützung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden auch nach der Schulung Zugang zu Support und weiterführenden Trainingsmaterialien haben. Das könnten beispielsweise schriftliche oder als Video aufgezeichnete Schritt-für-Schritt-Anleitungen sein und ein FAQ mit häufig gestellten Fragen. Ein kontinuierlicher Lernprozess ist entscheidend für den langfristigen Erfolg.

Durch gut geschulte Mitarbeitenden wird das papierlose Arbeiten schnell zur Routine und steigert die Effizienz im gesamten Unternehmen.

Schritt 5: Implementierung und laufende Optimierung des papierlosen Büros

Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist ein großer Schritt, aber nicht das Ende des Prozesses. Eine kontinuierliche Optimierung ist entscheidend, um den Erfolg langfristig zu sichern.

• Pilotprojekt starten: Beginnen Sie die Implementierung in einer ausgewählten Abteilung oder für einen spezifischen Prozess. Ein Pilotprojekt ermöglicht es, Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
• Unternehmensweite Einführung: Nach erfolgreichem Abschluss des Pilotprojekts können Sie das papierlose Arbeiten schrittweise auf andere Abteilungen ausweiten.
• Fortlaufende Optimierung: Sammeln Sie regelmäßig Feedback von den Mitarbeitenden, um die Prozesse weiter zu verbessern. Ebenfalls zu beachten: Technologien und gesetzliche Anforderungen entwickeln sich ständig weiter. Prüfen Sie Ihre Systeme und Arbeitsweisen regelmäßig auf Aktualität und passen sie gegebenenfalls an.
• Evaluierung und Erfolgskontrolle Beurteilen Sie kontinuierlich den Erfolg Ihrer Maßnahmen. Welche Vorteile hat das papierlose Büro gebracht? Gibt es Bereiche, in denen noch Optimierungspotenzial besteht?

Der richtige Umgang mit Papierunterlagen nach der Digitalisierung

Nachdem Sie Ihre Papierunterlagen digitalisiert haben, stellt sich die Frage: Was passiert nun mit den Originaldokumenten? Hier gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten:

• Aufbewahrungspflichten prüfen
  Bevor Sie Papierdokumente entsorgen, sollten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Ihr Unternehmen prüfen. Besonders bei steuer- oder handelsrechtlichen Dokumenten gelten strenge Vorschriften. Bestimmte Originale wie Verträge, notarielle Urkunden oder Zollpapiere müssen oft mehrere Jahre im Original aufbewahrt werden, auch wenn sie bereits digitalisiert wurden.

• Sichere Archivierung von Originaldokumenten
  Für Dokumente, die weiterhin in physischer Form aufbewahrt werden müssen, sollten Sie einen sicheren Archivierungsprozess einrichten. Diese Dokumente sollten an einem sicheren, geschützten Ort lagern – beispielsweise in einem feuerfesten Archiv oder einem Tresor. Eine klare Organisation und Kennzeichnung der Dokumente sorgen dafür, dass sie im Bedarfsfall schnell auffindbar sind.

• Rechtssichere Vernichtung von Papierunterlagen
  Sobald Sie die gesetzlichen Anforderungen geprüft haben und keine Pflicht zur Aufbewahrung mehr besteht, können die Papierunterlagen sicher vernichtet werden. Verwenden Sie hierfür Aktenvernichter mit hohen Sicherheitsstufen oder beauftragen Sie einen zertifizierten Dienstleister. Die Vernichtung sollte den Datenschutzbestimmungen entsprechen, um sensible Daten vor Missbrauch zu schützen.

Langfristig sollten Sie prüfen, wie Sie die Anzahl von Dokumenten, die in Papierform anfallen, weiter minimieren können. Die Einführung von elektronischen Signaturen und die Umstellung auf vollständig digitale Prozesse, wie bei der E-Rechnung, kann dabei helfen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen konsequent auf papierlose Arbeitsweisen setzt und Originaldokumente immer seltener notwendig werden.

orgaMAX: Die Software für das papierlose Büro

Um Ihr Projekt „papierloses Büro“ erfolgreich umzusetzen, ist orgaMAX die richtige Wahl. Mit orgaMAX Dokumente und orgaMAX Buchhaltung haben Sie eine ganzheitliche und integrierte Lösung, um alle Aspekte der digitalen Dokumentenverwaltung und papierlosen Buchhaltung abzudecken.

Vorteile von orgaMAX Dokumente:

• Cloud-basiertes DMS: Zugriff auf Ihre Dokumente von überall und jederzeit, ideal für mobiles Arbeiten und flexible Arbeitsmodelle.
• Rechtssichere Archivierung: Erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nach GoBD und anderen Compliance-Vorgaben, inklusive lückenloser Protokollierung und Unveränderbarkeit von Dokumenten.
• Einfache Dokumentensuche: Effizientes Auffinden von Dokumenten durch intelligente Suchfunktionen, was den Arbeitsfluss beschleunigt und die Produktivität steigert.
• Automatisierte Workflows: Erleichtern die Verwaltung und Freigabe von Dokumenten durch automatisierte Prozesse, die Fehler minimieren und die Effizienz erhöhen.
• Einfaches Weiterverarbeiten: Ermöglicht rechtssichere elektronische Signaturen und den Export von steuerrelevanten Belegen zur einfachen Steuerabwicklung.

Jetzt mehr erfahren

Vorteile von orgaMAX Buchhaltung:

• GoBD-konforme Buchhaltung: Sicherstellung einer rechtssicheren, digitalen Buchführung, die den Anforderungen der Finanzbehörden entspricht.
• Integrierte Lösung: Nahtlose Integration mit orgaMAX Dokumente, wodurch Buchhaltungsdokumente automatisch archiviert und jederzeit abrufbar sind.
• Zeitersparnis: Automatisierte Buchungsprozesse und digitale Belegverwaltung reduzieren den manuellen Aufwand und schaffen mehr Raum für strategische Aufgaben.
• Übersichtlichkeit: Klare und strukturierte Darstellung Ihrer finanziellen Daten, die Ihnen jederzeit einen schnellen Überblick über Ihre Unternehmensfinanzen gibt.

Jetzt mehr erfahren

Mit orgaMAX Dokumente und orgaMAX Buchhaltung sind Sie bestens gerüstet, um die Umstellung auf ein papierloses Büro nicht nur einfach, sondern auch effektiv und rechtskonform zu gestalten. Nutzen Sie die Vorteile dieser digitalen Tools und schaffen Sie eine zukunftssichere Arbeitsumgebung, die Ihre Effizienz steigert und die Umwelt schont.

Lektüretipps

Weiterführende Informationen zu Steuer- und Buchführungsthemen finden Sie im orgaMAX-Blog und im Newsletter-Archiv:

• Schadenersatz für Datenschutzverstöße: Risiko durch Datenklau und Leichtsinn
• Falsche Angaben bei Abschluss einer Cyberversicherung können sich rächen
• Die digitalen Schnittstellen der Finanzverwaltung und die „Beweiskraft der Buchführung“
• Ab 2025: Pflicht zur E-Rechnung im XML-Format
• Kunden das Bezahlen einfach machen: Rechnung online mit Payment-Option
• Was bedeutet das Lieferkettengesetz für Dienstleister und Lieferanten?
• 3 Fehler, mit denen Sie beim Kauf einer Bürosoftware Ihr Budget in Schutt und Asche legen
• Checkliste Eingangsrechnungen: Wie Sie fehlerhafte Rechnungen erkennen und für Abhilfe sorgen