GoBD im Überblick – GoBD-konform arbeiten

Wen betreffen die GoBD? 

Die GoBD gelten für alle Unternehmen:  
 

• Groß- und Kleinunternehmen 
• Selbständige 
• Kleingewerbetreibende  
• Freiberufler 

Welche Dokumente sind von den GoBD betroffen? 

Die GoBD gelten grundsätzlich für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind. Dazu gehören gemäß § 147 Abs. 1 AO unter anderem:  

• Bücher und Aufzeichnungen: Alle relevanten Buchführungsunterlagen wie z. B. Kontenbücher, Kassenbücher oder Hauptbücher. 
• Geschäfts- und Handelsbriefe: Schriftlichen Kommunikationen, die geschäftliche Transaktionen dokumentieren. 
• Inventare: Informationen über das Vermögen und die Schulden des Unternehmens. 
• Jahresabschlüsse: Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Anhänge. 
• Buchungsbelege: Belege, die Buchungen im Unternehmen nachweisen, wie Rechnungen, Quittungen und Zahlungsbelege. 

Welche GoBD-Vorgaben und -Regelungen gelten aktuell? 

Die Verwaltungsanweisung, die die GoBD enthält, stammt ursprünglich aus dem Jahr 2014. Sie führte zwei ältere Vorschriften zusammen, die GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“) und die GoBS („Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“).  

Die GoBD wurden 2019 in einigen Punkten überarbeitet und an die technische 
Entwicklung angepasst. Die Neufassung ist seit 2020 in Kraft und steht auf der Website des Bundesfinanzministeriums als BMF-Schreiben im Wortlaut zur Verfügung. 

GoBD-Anforderungen an die Buchführung 

Einige der Grundsätze, die aus der GoBD folgen und die für eine ordnungsgemäße Buchführung unverzichtbar sind: 

• Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden – also alles, was potenziell zu einer Einnahme oder Ausgabe führen oder das Betriebsvermögen verändern kann.  
• Geschäftsvorfälle wie Käufe, Verkäufe, Bestellungen etc. müssen einzeln gebucht werden. Das gilt auch für kleine Mengen oder Beträge. Das führt zum Beispiel dazu, dass Rechnungs- und Quittungsnummern eindeutig sein müssen. Eine Ausnahme besteht nur bei Verwendung einer offenen Kasse. 
• Jeder Geschäftsvorfall muss mit einem Beleg gebucht und fest damit verknüpft werden. Wenn es keine Rechnungen oder Quittungen gibt, kann ein Eigenbeleg helfen. Es genügt, wenn der Beleg digital erfasst ist. 
• Belege müssen einzelne Geschäfte durch die Angabe von Datum, Betrag, Wert- oder Mengenangabe, Angabe zu Dienstleistung oder Produkt sowie Umsatzsteuerinformationen nachvollziehbar machen. 
• Zur Buchführung gehört nicht nur das Erfassen und Archivieren von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen. Auch Angebote, Geschäftskorrespondenz, Vertragsentwürfe etc. müssen erfasst und aufbewahrt werden. Das Gleiche gilt für alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Sie können durch Einlesen der Kontoauszüge oder des Kassenbuchs erfasst und den jeweiligen Geschäftsvorfällen beziehungsweise Belegen zugeordnet werden. Schließlich gehören auch Eröffnungsbilanzen, Inventare und Jahresabschlüsse zu den Unterlagen mit Archivierungspflicht. 
• Die Buchung von Geschäftsvorfällen muss zeitnah (innerhalb von 10 Tagen, bei Barzahlung täglich) und in korrekter zeitlicher Reihenfolge erfolgen. Der Buchungszeitpunkt muss ersichtlich sein. 
• Aus der Buchführung muss klar hervorgehen, welcher Geschäftspartner an welchem Geschäftsvorgang beteiligt war, wer also Lieferant oder Kunde war.  
• Die Buchführung muss so organisiert sein, dass sich ein geordnetes Bild ergibt. Dazu gehört beispielsweise, dass bestimmte Buchungen sachlich gruppiert abrufbar sind – beispielsweise alle Bestellungen eines bestimmten Kunden, oder in einem Monat. 

Tipp:  
Der Einsatz von orgaMAX Buchhaltung ist ein großer Schritt hin zur GoBD-Konformität. Die Funktionalität des Programms ist GoBD-optimiert ausgelegt. Dazu kommt eine zertifizierte GoBD-Exportschnittstelle, die es im Fall einer Betriebsprüfung besonders einfach macht, den Prüfern die gewünschten Daten bereitzustellen. Sehen Sie selbst, wie orgaMAX Buchhaltung Sie bei der GoBD-Einhaltung unterstützt. 

GoBD-Aspekte bei der Archivierung und im Dokumentenmanagement 

• Eine GoBD-konforme Archivierung muss sicherstellen, dass Belege, Quittungen, Kontoauszüge, Verträge und alle anderen aufbewahrungspflichtigen Dokumente so lange verfügbar bleiben, wie die Gesetze es verlangen.  
• Die Aufbewahrung muss die ursprüngliche Form erhalten. Ein Beleg darf zwar in gescannter Form aufbewahrt werden, aber nicht in Form einer Word-Datei, in die der Text per Copy & Paste oder als Screenshot eingefügt wurde.  
• Die Beziehung zusammengehöriger Dokumente und Daten muss erhalten bleiben: die Dokumente oder Angaben zu Angebot, Bestätigung, Rechnung, Buchung und Zahlung bis hin zur Umsatzsteuervoranmeldung mit dem entsprechenden Vorsteuerabzug oder Umsatzsteueranteil müssen sich im Archiv abrufen lassen, ohne alle Datensätze einzeln zu sichten.  
• Außerdem müssen die Daten und Dokumente Betriebsprüfern auf Anforderung in digitaler Form verfügbar gemacht werden. Das setzt entsprechende Exportfunktionen voraus. 

 
Tipp: 

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Welche Konsequenzen hat die Nichteinhaltung der GoBD? 

Stößt ein Prüfer bei Ihnen auf Mängel oder findet er andere Indizien für fehlerhafte Aufzeichnungen, müssen Sie je nach Schwere des Verstoßes mit folgenden Konsequenzen rechnen: 

• Steuernachzahlungen 
• Nachzahlungszinsen 
• Hinzuschätzungen zu Umsatz und Gewinn 
• Meldung an die Strafsachen- und Bußgeldstelle des Finanzamts 

Der Verstoß gegen die GoBD allein führt allerdings noch nicht zu steuerlichen Konsequenzen. Ihnen kann jedoch zur Last gelegt werden, dass Sie einzelne Grundsätze missachtet haben, wenn sich daraus weitere Fehler oder Mängel in Ihrer Buchführung auftun und beispielsweise Ihre Vermögenslage verfälscht bzw. bestimmte Positionen verschleiert werden. 

Wichtiger Hinweis 
Unsere Informationen dienen ausschließlich zur Vermittlung von Wissen und stellen keine rechtliche oder steuerliche Beratung dar. Wir bemühen uns, alle Inhalte mit größtmöglicher Sorgfalt zusammenzustellen. Dennoch können sie eine verbindliche Beratung nicht ersetzen und erheben keinen Anspruch auf absolute Richtigkeit und Vollständigkeit. Eine Haftung wird nicht übernommen.