Rechnungsnummern bereiten vielen Unternehmern und Freiberuflern Kopfzerbrechen. Die gute Nachricht vorweg: Die Vorschriften rund um die Vergabe und Kontrolle fortlaufender Rechnungsnummern sind weit weniger kompliziert als oft befürchtet.
Bei der manuellen Rechnungsnummern-Vergabe ist allerdings Vorsicht geboten. Denn die eigenhändige Vergabe ist nicht nur umständlich, sondern auch fehleranfällig. Mit einer modernen Rechnungssoftware sind Sie zum Glück auf der sicheren Seite.
Bei der Auswahl des passenden Programms sollten Sie aber darauf achten, dass ...
Doch der Reihe nach:
Bevor Sie sich für ein bestimmtes Rechnungsnummern-Format entscheiden, machen Sie sich am besten kurz mit den gesetzlichen Bestimmungen vertraut:
| Wichtig: Fehlende oder fehlerhafte Rechnungsnummern gefährden unter anderem den Vorsteuerabzug. Deshalb müssen auch Ihre Eingangsrechnungen den Vorschriften entsprechen! Deren Prüfung ist für Sie als außenstehenden Rechnungsempfänger in der Regel jedoch nicht möglich. Hellhörig werden sollten Sie allenfalls dann, wenn Sie von ein und demselben Geschäftspartner wiederholt Rechnungen mit derselben Rechnungsnummer bekommen. |
Durch fortlaufende Rechnungsnummern will der Gesetzgeber sicherstellen, dass jede Rechnung eines Unternehmers einmalig ist und eindeutig identifiziert werden kann.
Auf diese Weise sollen ...
Besonders genau schaut der Fiskus bei der Umsatzsteuer hin. Daher finden sich die meisten Rechnungsvorschriften auch im Umsatzsteuergesetz.
In § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG heißt es unter anderem: „(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
[...] 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).“
| Wichtig: Mit „fortlaufende Nummer“ ist keine einheitliche, rein nummerische oder gar lückenlose Nummerierung gemeint! Lücken in der Nummernfolge (z. B. RE-2578 [...] RE-2581 [...] RE-2595) können zwar die Neugier des Steuerprüfers wecken und zu Nachfragen führen. Sie dürfen für sich genommen aber nicht als Hinweis auf eine unvollständige Rechnungsablage gewertet werden! |
Der aktuelle Umsatzsteuer-Anwendungserlass stellt dazu unmissverständlich klar, dass „eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern [...] nicht zwingend“ ist (Stand: 1. Oktober 2020, S. 485). Und auch sonst haben Rechnungsaussteller eine Menge Freiheiten: Sie dürfen eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen oder auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben verwenden.
Bei der Vergabe von Rechnungsnummern bleibt es Ihnen demnach überlassen, wie viele und welche separate Nummernkreise Sie verwenden. Gliedern lassen sich Rechnungsnummern zum Beispiel ...
Auch innerhalb der einzelnen Nummernkreise brauchen die Rechnungen nicht unbedingt lückenlos zu sein.
Sie müssen jedoch sicherstellen, dass jede Rechnungsnummer ...
Um Missverständnissen vorzubeugen: Eine lückenlose Rechnungsnummerierung ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben. Um den internen Überblick über die eigenen Ausgangsrechnungen zu vereinfachen, ist das fortlaufende Hochzählen (= vorangegangene Rechnungsnummer plus 1) jedoch weit verbreitet – zumindest innerhalb einzelner Nummernkreise.
| Bitte beachten Sie: Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (= „Kleinbetragsrechnungen“ lt. § 33 UStDV) müssen keine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Dasselbe gilt für Fahrausweise (vgl. § 34 UStDV). |
Die Wahl des passenden Nummernformats hängt ab von der Art, Größe und Organisationsform des Unternehmens. Üblich sind insbesondere ...
Beispiel: Die Bürosoftware orgaMAX ermöglicht die differenzierte Festlegung und Anpassung des Rechnungsnummern-Formats unter „Stammdaten > Meine Firma“ im Abschnitt „Nummernkreise > Rechnungen“:
Wie gesagt: Welches solcher oder ähnlicher Nummernformate Sie wählen, bleibt letztlich Ihnen überlassen. Bevor Sie sich festlegen, sollten Sie aber ein mögliches betriebliches Wachstum berücksichtigen:
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Angenommen, Sie erwarten im Gründungsjahr gerade einmal zehn Ausgangsrechnungen pro Monat. Dann reicht eine dreistellige Rechnungsnummer aufs Jahr gesehen vollkommen. Mit Blick auf absehbar steigende Auftragszahlen sollten Sie in dem Fall trotzdem mindestens einen vier- bis fünfstelligen Startwert vorgeben. Anderenfalls ergibt sich später eine vermeidbare Änderung des Rechnungsnummern-Formats. Bei einer möglichen Steuerprüfung wäre eine solche Umstellung dann erklärungsbedürftig. Das gilt vor allem dann, wenn die Anpassung unterjährig erfolgen muss. So oder so: Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. |
Die folgenden Rechnungsnummern-Funktionen sollte Ihre Bürosoftware beherrschen:
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Weiterführende Informationen zum Thema Rechnungstellung finden Sie im orgaMAX-Blog und Newsletter-Archiv:
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