Ausgangsrechnungen: Definition, Bestandteile und häufige Fehler

Definition: Was ist eine Ausgangsrechnung?

Eine Ausgangsrechnung ist ein Dokument, das ein Verkäufer oder Dienstleister ausstellt, um eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware abzurechnen. Sie stellt damit die Grundlage für die Zahlungsaufforderung dar.

Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung:
Was ist der Unterschied?

Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen werden oft verwechselt, unterscheiden sich jedoch grundlegend. Während Ausgangsrechnungen die Rechnungen sind, die ein Unternehmen an seine Kunden übermittelt, sind Eingangsrechnungen diejenigen, die ein Unternehmen von seinen Lieferanten erhält. Der entscheidende Unterschied liegt also darin, wer die Rechnung ausstellt bzw. empfängt.

Bestandteile einer Ausgangsrechnung

Welche Angaben in einer Ausgangsrechnung enthalten sein müssen, regelt das Umsatzsteuergesetz (kurz: UStG). Dieses schreibt folgende Pflichtangaben vor:

• Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Liefer- bzw. Leistungsdatum
• Beschreibung der Ware oder Leistung
• Nettobetrag
• Mehrwertsteuerbetrag
• Bruttobetrag (= Gesamtbetrag)
• Zahlungsziel
• Zahlungsbedingungen (z. B. Skonto)

Optional können Angaben zu den möglichen Zahlungsarten oder Ansprechpersonen für Rückfragen aufgeführt werden. Bei internationalen Geschäften sind darüber hinaus spezielle Regeln zu beachten, beispielsweise die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und besondere Regelungen zur Mehrwertsteuer.

Sonderfall: Ausgangsrechnungen für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG unterliegen anderen Regelungen als große Unternehmen. Sie müssen auf ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen gehört verpflichtend ein Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung in die Rechnung. Wichtig ist, dass Kleinunternehmer dennoch alle anderen Pflichtangaben einhalten.

Typische Fehler beim Ausstellen von Ausgangsrechnungen vermeiden

Inkorrekte Angaben in Ausgangsrechnungen können zu Verzögerungen im Zahlungsverkehr oder sogar zu rechtlichen Problemen führen. Um Fehler beim Ausstellen von Ausgangsrechnungen zu vermeiden, sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Vollständigkeit: Sicherstellen, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.
• Korrektheit: Alle Angaben auf Richtigkeit überprüfen.
• Rechtzeitigkeit: Die Rechnung zeitnah nach der Leistungserbringung ausstellen.

In der Regel beträgt die Verjährungsfrist für vertragliche Forderungen drei Jahre, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Dennoch sollten Rechnungssteller nicht so lange warten: Eine zeitnahe Rechnungsstellung erleichtert die Erfüllung der steuerlichen Pflichten, insbesondere im Hinblick auf die Umsatzsteuervoranmeldung. Außerdem hilft es, Liquiditätsprobleme zu vermeiden und zeigt dem Empfänger, dass man professionell im Geschäftsverkehr ist.

Rechtliche und steuerliche Aspekte

Ausgangsrechnungen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. In Deutschland müssen sie in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Auch die korrekte Behandlung der Mehrwertsteuer ist essenziell, um steuerliche Pflichten einzuhalten.

Ausgangsrechnungen und die E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2025 gilt hierzulande die E-Rechnungspflicht bei B2B-Geschäften. Damit wird ein einheitlicher Standard für das Versenden und Empfangen von Rechnungen jeglicher Art verpflichtend. Betroffen sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Rechnungen an andere inländische Unternehmen stellen. Sie müssen nach EN-16931 ihre Ausgangsrechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz verfassen, dem XML-Format. Papierrechnungen oder andere einfache elektronische Formate wie Word-Dateien sind künftig nicht mehr zulässig.

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