XRechnung: Format, Erstellung und ein Beispiel

Was ist eine XRechnung und wofür wird sie gebraucht?

Eine XRechnung ist eine spezielle Art der elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Sie nutzt das XML-Format und entspricht den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung wurde entwickelt, um den Rechnungsprozess effizienter zu machen, indem sie die maschinelle Verarbeitung unterstützt und den gesamten Austausch digitalisiert. Das bedeutet weniger Papierarbeit und eine schnellere Abwicklung für Unternehmen und Behörden.

Wo wird das XRechnungs-Format eingesetzt?

Hauptsächlich wird die XRechnung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet. Denn Behörden und andere öffentliche Institutionen sind in Deutschland bereits seit dem 27. November 2020 rechtlich gebunden, solche elektronische Rechnungen zu akzeptieren.

Mit der Einführung der allgemeinen E-Rechnungspflicht, die ab dem 1. Januar 2025 auch für B2B-Unternehmen gilt, wird das XRechnungs-Format nicht nur für den öffentlichen, sondern auch für den privaten Sektor relevant.

Was unterscheidet die XRechnung von anderen elektronischen Rechnungsformaten (z. B. ZUGFeRD)?

Als elektronische Rechnung wird grundsätzlich jede Rechnung bezeichnet, die in einem digitalen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Der Deutsche Bundestag hat im November 2023 jedoch das sogenannte Wachstumschancengesetz verabschiedet, das wesentliche Änderungen im Bereich der E-Rechnung mit sich bringt. Diese sind besonders für den B2B-Sektor relevant. Denn dort wird es ab dem 1. Januar 2025 für alle inländisch generierten Umsätze verpflichtend, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Das Wachstumschancengesetz legt fest, dass diese E-Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen müssen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Neben der XRechnung, die bislang vorwiegend im öffentlichen Sektor Anwendung findet, ist hierzulande auch ein weiteres elektronisches Rechnungsformat verbreitet: ZUGFeRD. Beide Formate erfüllen die europäischen Norm EN 16931 und damit den geltenden Standard für die maschinelle Verarbeitung. Sie unterscheiden sich jedoch in einem wesentlichen Punkt: Während das XRechnungs-Format strikt auf die maschinelle Verarbeitung ausgerichtet ist, bietet ZUGFeRD eine Hybridlösung: Sie ergänzt den XML-Datensatz um eine PDF-Darstellung. Auf diese Weise ist sie sowohl maschinell als auch visuell lesbar.

Diese Übersicht fasst alle Unterschiede und Gemeinsamkeiten von XRechnung und ZUGFeRD kompakt zusammen:

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen wie die XRechnung?

Die Umstellung von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen wie das XRechnungs-Format wird aus vielfältigen Gründen vorangetrieben. Dazu gehören:

• Effizienz:
  Elektronische Rechnungen können sofort nach der Erstellung versendet und empfangen werden, was die Bearbeitungszeiten erheblich verringert. Die weitere automatisierte Verarbeitung, etwa beim Einlesen von Eingangsrechnungen, beschleunigt den kompletten Rechnungsprozess.
• Kosteneinsparungen:
  Durch den Wegfall von Druck-, Papier-, und Portokosten können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen.
• Nachhaltigkeit:
  Weniger Papierverbrauch bedeutet auch eine geringere Belastung für die Umwelt. Außerdem wird durch die Eliminierung des Transports per Post weniger CO₂-Emissionen verursacht. Das schmälert den ökologischen Fußabdruck signifikant.
• Sicherheit:
  Der reduzierte Bedarf an manueller Dateneingabe senkt die Fehlerquote. Darüber hinaus sind E-Rechnungen schwerer zu manipulieren als Papierrechnungen und gewährleisten eine höhere Sicherheit durch digitale Signaturen und Verschlüsselungstechnologien.
• Transparenz und Compliance:
  Elektronische Rechnungen bieten eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz im gesamten Rechnungsprozess. Das vereinfacht auch Steuer- und Auditprozesse.

XRechnung erstellen: Diese Daten sind erforderlich

Eine XRechnung enthält zunächst einmal alle Pflichtangaben, die gemäß Umsatzsteuergesetz (kurz: UStG) in jeder Rechnung zu inkludieren sind:

• Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum
• Liefer- bzw. Leistungsdatum
• Beschreibung der Ware oder Leistung
• Nettobetrag
• Mehrwertsteuerbetrag
• Bruttobetrag (= Gesamtbetrag)
• Zahlungsziel
• Zahlungsbedingungen (z. B. Skonto)

Hinzu kommen zusätzliche spezifische Datenfelder, die für die elektronische Verarbeitung und den Austausch von Rechnungen erforderlich sind. Hier sind die wesentlichen zusätzlichen Datenfelder:

• Formatversion

• Leitweg-ID

• Steuerinformationen pro Rechnungsposition

• Klassifikationscodes für Produkte oder Dienstleistungen (z.B. UNSPSC-Codes)

• Referenzen auf andere Bestellungen, Lieferscheine oder Vertragsdokumente mit spezifischen IDs oder Referenznummern

• Referenz-ID des Rechnungsstellers

• Namen und Kontaktdaten der Ansprechperson für Fragen zur Rechnung

• Angabe der Abteilung, die die Rechnung ausgestellt hat

In 5 Schritten eine XRechnung erstellen

Die Anfertigung einer XRechnung erfolgt in mehreren Schritten. Hier erfahren Sie, wie Sie eine XRechnung erstellen und welche Schritte dabei zu beachten sind.

1. Datenerfassung: Zunächst müssen alle relevanten Daten gesammelt werden, darunter Lieferanteninformationen, Kundendaten, Rechnungspositionen und Beträge.
2. Datenvalidierung: Die erfassten Daten werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft. Es ist wichtig, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind.
3. XML-Erstellung: Die validierten Daten werden in das XRechnungs-Format, das XML-Format, überführt. Dies kann mithilfe von spezieller Software oder Tools erfolgen, die die Erstellung der XRechnung unterstützen.
4. Überprüfung: Die erzeugte XML-Datei wird auf ihre Einhaltung der Spezifikationen und auf eventuelle Fehler überprüft.
5. Übermittlung: Ist die XRechnung erstellt, wird sie elektronisch an den Empfänger versandt, häufig über ein zentrales Rechnungsportal oder per E-Mail.

XRechnungs-Beispiel zur Veranschaulichung

Dieses Beispiel einer XRechnung zeigt, wie eine typische XRechnung aussehen kann:

Herausforderungen bei der Umstellung auf XRechnungen

Die Einführung der XRechnung kann für viele Unternehmen eine Herausforderung sein, besonders wenn sie bisher kaum oder gar keine Erfahrung mit elektronischen Rechnungen haben. Der Wechsel bedeutet oft, dass interne Abläufe und Systeme angepasst werden müssen, um die technischen Vorgaben zu erfüllen. Dies kann anfangs sowohl Zeit als auch Geld kosten, da Mitarbeitende geschult werden müssen und möglicherweise neue Software gekauft werden muss. Auch die Umstellung der vorhandenen Daten und Dokumente in das neue Format kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Darüber hinaus müssen Unternehmen darauf achten, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen einhalten und die Datenintegrität gewährleisten.

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Softwarelösungen wie orgaMAX ERP und orgaMAX Buchhaltung können den Übergang zur XRechnung erheblich erleichtern. Die benutzerfreundlichen Oberflächen und integrierte Funktionen stellen sicher, dass alle relevanten Daten korrekt erfasst und im richtigen Format ausgegeben werden. Zudem unterstützt die Software die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und stellt regelmäßige Updates bereit, um mit den neuesten Anforderungen und Standards Schritt zu halten.

• orgaMAX ERP bietet schon jetzt die Möglichkeit, XRechnungen zu importieren, zu exportieren und zu versenden. Das gilt für Einzelrechnungen ebenso wie für andere Rechnungstypen.

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