Ab 2025 wird die eRechnung zur Pflicht

Ab 2025 wird zwischen Unternehmern grundsätzlich die elektronische Rechnung zur Pflicht werden. Rechnungen auf Papier sind dann nur noch in bestimmten Fällen oder als Übergangsregelung zulässig. Dasselbe gilt für reine PDF-Rechnungen.

Ab 2025 wird die eRechnung zur B2B-Pflicht

Selbstständige und Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, können sich die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten lassen, die ihnen von ihren Lieferanten und Dienstleistern berechnet wird. Dieser Vorsteuerabzug setzt allerdings eine vorschriftsmäßige Rechnung voraus. So müssen Rechnungen alle vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten. (Zum Nachschauen: „Rechnung schreiben – das sollten Sie beachten“.)

Eine weitere Anforderung betrifft das Format der Rechnung.

• Aktuell steht im Umsatzsteuergesetz: „Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Der Rechnungsadressat kann derzeit also stets auf einer Papier-Rechnung bestehen, auch wenn das wohl eher selten vorkommt.
  Zur digitalen Alternative sagt das Gesetz nur: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“.
• Das soll sich ändern. Zum einen wird die elektronische Rechnung zum Standard werden. Zum anderen muss sie eine verschärfte Anforderung erfüllen.
  Das Wachstumschancengesetz sieht vor, dass zukünftig zwischen elektronischen und „sonstigen“ Rechnungen unterschieden wird. Elektronische Rechnungen müssen „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ werden. (§ 14 Abs. 1 UStG-E, PDF S. 129). Dafür hat sich der Begriff eRechnung eingebürgert. Alle anderen Rechnungsformen sind „sonstige Rechnungen“.
• Strukturiertes elektronisches Format bedeutet: Die Rechnung muss den Vorgaben der europäischen Richtlinie 2014/55/EU und damit der CEN-Norm EN16931 entsprechen. Diese Vorgaben erfüllen derzeit die XML-basierten Formate XRechnung und ZUGFeRD. Per Verordnung sollen weitere zulässige Formate definiert werden können.
• Dagegen zählen nicht nur Papier-Rechnungen als „sonstige Rechnung“. Das gilt auch für digitale Rechnungen, die beispielsweise rein im PDF-Format, als Word- oder als Excel-Datei vorliegen. Da diese Dateitypen keine strukturierten elektronischen Formate im Sinn der Neuregelung darstellen, sind solche Rechnungen keine eRechnung im Sinne der Neuregelung.
• Ab dem 01. Januar 2025 sollen sich Geschäftsleute untereinander grundsätzlich nur noch eRechnungen ausstellen, zumindest innerhalb Deutschlands. Es gelten allerdings einige Übergangsregelungen und Ausnahmen. Trotzdem sollten alle Selbstständigen sich ab dem Jahr 2025 auf den Empfang von eRechnungen einstellen. Auf Papier- oder PDF-Rechnungen bestehen können sie dann voraussichtlich nicht mehr.
• Für Rechnungen an Verbraucher gilt die eRechnungspflicht grundsätzlich nicht.
  
  

Geplante Ausnahmen und Übergangsregelungen

• In den Jahren 2025 und 2026 sollen Rechnungen auch auf Papier, als PDF-Dokument oder in einem anderen „sonstigen Format“ ausgestellt werden dürfen, falls der Empfänger einverstanden ist. Voraussetzung ist, dass die Rechnung sich nicht auf Umsätze nach 2026 bezieht, z. B. bei Vorkasse.
• In den Jahren bis 2027 dürfen Rechnungen dem Gesetzesentwurf zufolge außerdem dann in einem sonstigen Format wie Papier oder PDF erstellt werden, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht überschritten hat. Auch dann muss der Empfänger zustimmen.
• Unternehmen, die zur Übermittlung von Rechnungen das EDI-Format nutzen, sollen dies zunächst weiterhin tun dürfen, und zwar ebenfalls bis Ende des Jahres 2027. Allerdings erfordert diese Ausnahme ebenfalls die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
• Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro (Quittungen) und Fahrausweise müssen nicht als eRechnung ausgestellt werden. Das soll dauerhaft gelten und ist nicht von der Zustimmung des Adressaten abhängig. Dazu ist eine entsprechende Klarstellung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung geplant (§ 33, 34 USt-DV).
  
  
  

Die eRechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD

Wer Rechnungen an die öffentliche Verwaltung stellt, muss das spätestens seit November 2020 in Form einer eRechnung tun. Diese Vorgabe folgt aus dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung. Verlangt wird die Rechnungsstellung in einem Format, das die „automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments“ ermöglicht. Diese Vorgaben sollen nun schrittweise auf den B2B-Bereich ausgeweitet werden.

• In diesem Zusammenhang wird das Format XRechnung als grundsätzlicher Standard festgelegt. Dieser XML-Standard gibt eine bestimmte semantische Struktur für die Rechnungsdaten vor und entspricht der EU-Richtlinie zu elektronischen Rechnungen und der zugehörigen europäischen NORM EN16931. Weitere Informationen zur XRechnung bietet die federführende Bremer Koordinierungsstelle für IT-Standards.
• Der ebenfalls etablierte Rechnungsstandard ZUGFeRD kombiniert die XML-Rechnungsdatei, die maschinell auswertbar ist, mit einem PDF-Dokument, das sich zur direkten Darstellung für Menschen oder zum Ausdrucken eignet. Diese Hybridform ist ebenfalls zur Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge und gemäß den geplanten neuen Rechnungsvorschriften im B2B-Geschäft erlaubt. Mehr zum ZUGFeRD-Format findet man beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

Das geplante neue Gesetz ermöglicht auch die Option, dass Rechnungsempfänger und Rechnungsersteller ein weiteres Format vereinbaren. Dieses muss dann Interoperabilität gemäß der Norm EN16931 gewährleisten.

Die Einführung der Pflicht zu maschinenlesbaren elektronischen Rechnungsformaten ist nur ein erster Schritt. Die weitergehenden Planungen sind auf ein bundesweites Umsatzsteuer-Meldesystem gerichtet, das sämtliche B2B-Transaktionen in Deutschland erfassen soll. Das ergibt sich aus der Gesetzesbegründung zum Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes (Seite 204). Dazu kommen europäische Planungen zu einer EU-weiten, einheitlichen Mehrwertsteuerregistrierung.

Die gute Nachricht: Wer orgaMAX nutzt, ist auf der sicheren Seite

Selbstständige und Unternehmen, die zu ihrer Rechnungserstellung noch keine spezielle Software nutzen, sollten sich rechtzeitig auf die mögliche Einführung der verpflichtenden eRechnung vorbereiten: Voraussichtlich ab nächstem Jahr müssen sie entsprechende Rechnungsdokumente empfangen und verarbeiten können.

Nutzerinnen und Nutzer von orgaMAX Buchhaltung oder orgaMAX ERP können die Entwicklung dagegen entspannt auf sich zukommen lassen: Diese orgaMAX-Angebote für Rechnungserstellung, Buchhaltung & mehr werden selbstverständlich auf die gesetzlichen Anforderungen ausgerichtet. Die Funktionalität ist längst enthalten. Mehr dazu steht im Beitrag „E-Rechnungspflicht: ZUGFeRD-Export mit orgaMAX“.