Mobile Belegerfassung mit OCR-Texterkennung bei orgaMAX Online

Zettelwirtschaft war gestern: Mit orgaMAX Online starten Sie im Handumdrehen ins digitale Beleg-Zeitalter.

Klar: Nicht jeden Beleg bekommen Sie in elektronischer Form. Zwar hat der Anteil von Online-Transaktionen im Zuge der Corona-Pandemie immer weiter zugenommen – trotzdem gibt es sie noch: Die traditionellen Einkäufe und Dienstleistungen vor Ort. Und damit Papierdokumente wie Rechnungen, Kassenzettel, Quittungen und so weiter.

Na, endlich: Abschied vom Schuhkarton!

Diese Unterlagen werden in vielen Betrieben erst einmal im sprichwörtlichen Schuhkarton gesammelt. Um sie dann Ende des Monats, oft sogar erst zu Beginn des Folgejahres, mühsam den dazugehörigen Geschäfts- und Zahlungsvorgängen zuzuordnen.

Ausgerechnet das Kleinvieh macht dabei die meiste Arbeit: Bei Kassenzetteln ohne differenzierte Positionsbeschreibung über kleinere Beträge geht später oft das Raten los: „Worum ging’s? Was habe ich denn da für welchen betrieblichen Anlass eingekauft?“

Wie viel einfacher und schneller wäre das Buchführungs-Leben, wenn sich solche Belege gleich vor Ort speichern und zuordnen ließen. Und zwar am besten automatisch – ganz ohne manuellen Erfassungsaufwand: Einfach per Fingertipp. Die gute Nachricht: Genau diese Möglichkeit bietet Ihnen orgaMAX Online jetzt!

Hosentaschen-Büro: Belegerfassung im Vorbeigehen

Denn mit der Smartphone-App von orgaMAX Online haben Sie Ihr Büro immer dabei: Auf dem Handy in Ihrer Hand- oder Hosentasche! Damit erfassen Sie Papierrechnungen, Kassenzettel etc., ohne am Schreibtisch sitzen zu müssen. Und können unproduktive Warte- und Fahrzeiten auf dem Weg von und zu Kunden, im Stau, in Bus oder Bahn nutzen.

App-Scan: Step by step!

Mithilfe der orgaMAX-App lassen sich Belege schnell und einfach digitalisieren. Das Ganze erledigen Sie mit vier Fingertipps innerhalb von ein paar Sekunden: Angenommen, Sie haben Büromaterial eingekauft und einen Kassenbon über 5,90 Euro erhalten. Dann ...

• öffnen Sie die orgaMAX-App auf Ihrem Smartphone,
• tippen am unteren rechten Display-Rand auf (1) „Scannen“ und dann auf (2) „Dokumente-Scan“,
  
  
  
  
• wählen im folgenden Kontextmenü die Option (3) „Einseitiger Scan“ (weil es sich in diesem Fall um einen Kassenzettel handelt: Die App unterstützt darüber hinaus mehrseitige Scans sowie die Belegübernahme von „Fotos“ und „Dokumenten“, die Sie zuvor schon auf Ihrem Smartphone gespeichert haben),
  
  
  
  
• richten die Kamera Ihres Smartphones auf den Beleg und halten das Gerät still:
  
  
  
  
• Die App erkennt daraufhin automatisch das Belegformat:
  
  
  
  

• Per Fingertipp auf (4) „Fertig“ und dann auf „Speichern“ legen Sie den gescannten Beleg im Arbeitsbereich „Dokumente“ ab. Während des Speichervorgangs können Sie dem Dokument gleich noch einen aussagekräftigen Dateinamen geben:
  
  

Das war’s auch schon. Einfacher und komfortabler geht’s doch kaum, oder?

Nach- und Weiterverarbeitung

Bitte beachten Sie: Falls der Beleg im Scan-Dialog einmal nicht auf Anhieb optimal dargestellt wird, können Sie das Ergebnis an Ort und Stelle nacharbeiten:

• Über das (5) Bild-Icon nehmen Sie bei Bedarf Einfluss auf den Farb-Filter,
• mit der (6) Beschneiden-Funktion justieren Sie den Bildausschnitt nach,
• über das (7) Dreh-Symbol ändern Sie die Ausrichtung – und wenn das alles nicht hilft...
• tippen Sie auf (8) Erneut versuchen und unternehmen einen neuen Scan-Anlauf.

So oder so: Damit ist die Beleg-Erfassung auch schon erledigt. Sie finden Ihre gescannten Belege im Arbeitsbereich „Finanzen > Dokumente“ wieder.

Im digitalen Belegarchiv landen all Ihre Belege. Es bildet das Herzstück Ihres Dokumentenmanagements: Außerdem können Sie hier Memos, Kalkulationen, Notizen und andere Erläuterungen Ihrer Geschäftsvorgänge hinterlegen.

Geräteübergreifende Synchronisation

Sie finden Ihre Belegablage nicht nur in Ihrer Smartphone-App ...

... sondern zugleich im Arbeitsbereich „Office > Dokumente“ in der Web-App:

Weil die Datenbestände aller orgaMAX-Apps geräteübergreifend in Echtzeit miteinander synchronisiert werden, erledigen Sie die erforderlichen Arbeiten immer in der gerade verfügbaren und / oder komfortabelsten Arbeitsumgebung.

Ob Sie den zuvor gescannten Kassen-Beleg also sofort auf Ihrem Smartphone als „Ausgabe“ verbuchen oder damit warten, bis Sie zurück im Büro sind, bleibt Ihnen überlassen.

OCR: orgaMAX speichert Klartext!

Wichtig: Die Scan-Funktion von orgaMAX Online erzeugt nicht bloß ein Foto. Zugleich speichert die Software den Textinhalt des Papierdokuments. Dafür sorgt die eingebaute optische Zeichenerkennung („Optical Character Recognition“, OCR).

Im betrieblichen Alltag ist die unscheinbare OCR-Zugabe von kaum zu überschätzendem Wert. Denn aufgrund der hohen gesetzlichen Anforderungen enthalten heute bereits einfache Kassenbelege und andere Zahlungsnachweise jede Menge Detailinformationen.

Die smarte Kombination aus OCR und Suchfunktion sorgt dafür, dass Ihre Bürosoftware blitzschnell die sprichwörtliche Nadel im (Beleg-)Heuhaufen findet. Sei es bei ...

• den laufenden Buchführungs-Arbeiten,
• geplanten Beschaffungsvorgängen,
• späteren Einkaufs-Preisvergleichen oder auch nur
• bei der zeitlichen Rekonstruktion von Geschäftsvorgängen.

Ganz gleich, um welchen Einsatzzweck es sich handelt: Sie rufen die Beleg-Volltextsuche per Mausklick oder Fingertipp auf das Lupensymbol am oberen Rand der Arbeitsbereiche ...

• „Finanzen > Dokumente“ (Smartphone-App)
  
  
  
  

• „Office > Dokumente“ (Browser-App) auf:
  
  

Beleg, Zahlung und Ausgaben-Buchung verknüpfen

orgaMAX Online lässt Ihnen bei der Organisation Ihrer betrieblichen Arbeit alle Freiheiten. Die Verknüpfung von Beleg, Zahlungsvorgang und Ausgaben-Buchung ist daher auf unterschiedlichen Wegen möglich. Welchen Sie wählen, hängt von Ihrem persönlichen Workflow ab:

• Ausgangspunkt Ausgabe: Sie ordnen den gescannten Beleg einer neuen Ausgabe sowie dem dazugehörigen Geldausgang zu (z. B. Bar- oder Kartenzahlung).
• Ausgangspunkt Geldausgang: Sie ordnen einen Bezahlvorgang im Arbeitsbereich „Finanzen > Bank / Kasse“ einer Ausgabe und dem zuvor gescannten Beleg zu.

Beide Wege führen zum selben Ergebnis: Zuordnung des digitalisierten Belges zu einem Bezahlvorgang und der steuerlichen Ausgabenbuchung:

Ausgangspunkt neue Ausgabe: Dazu ...

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Finanzen > Ausgaben“,
• legen eine neue Ausgabe an,
• übernehmen den Beleg aus dem „Belegcontainer“,
• überlassen orgaMAX die Beleg-Analyse,
• füllen (falls erforderlich) die noch nicht automatisch gefüllten Felder aus,
• ordnen den Zahlungsvorgang zu und
• schließen Ihre Ausgabenbuchung per Mausklick oder Fingertipp auf den Button „Speichern“ bzw. „Speichern und neu“ ab.
  
  

In der Browser-App sieht das dann so aus:

Alternativ zum Anlegen einer neuen Ausgabe im Arbeitsbereich „Finanzen > Ausgaben“ können Sie die Belegzuordnung auch im Arbeitsbereich „Finanzen > Bank / Kasse“ starten:

Ausgangspunkt Zahlungsvorgang: Dazu...

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Finanzen / Bank Kasse“,
• wechseln zum betreffenden Bank- oder Kreditkartenkonto,
• wählen den Zahlungsvorgang aus,
• klicken oder tippen auf „Beleg auswählen“ und ordnen dem Zahlungsvorgang eine zuvor bereits erstellte Ausgabenbuchung – inklusive dazugehörigem Beleg – zu,
• füllen (falls erforderlich) die noch nicht automatisch ausgefüllten Felder aus und
• klicken oder tippen auf den Button „Erstellen und Weiter“:
  
  

In der Browser-App sieht das so aus:

Linktipp: Ein Video sagt mehr als tausend Worte: Wie Sie Zahlungsvorgänge als Ausgaben buchen und mit Belegen verknüpfen, erfahren Sie im orgaMAX-Online-Tutorial „Ausgaben verbuchen“.