Runderneuerte Rechnungen, Angebote und Aufträge: orgaMAX Online zündet den Eingabe-Turbo!

In orgaMAX Online ließen sich die einzelnen Vorgangsarten bislang im „WYSIWYG“-Modus erstellen und bearbeiten. Zeigt der Mauszeiger auf einen bestimmten Dokumentenbereich, weist eine gestrichelte Linie darauf hin, dass hier Eingaben erforderlich oder möglich sind:

• Angefangen beim Briefkopf und dem Adressfeld
• über den Infoblock mit Kunden- und Rechnungsnummer, Rechnungs- und Lieferdatum
• bis hin zu den Angaben im Eingangs-, Positions- und Schlusstext.

Im klassischen Rechnungs-Editor sah das zum Beispiel so aus:

Ein Vorteil der Echtzeitdarstellung: Sie erkennen auf Anhieb, wie das fertige Dokument aussehen wird und an welcher Stelle noch Eingaben erforderlich sind. Der interaktive Vorschau-Modus birgt aber auch einige Probleme:

• Die Ansichtsdarstellung entspricht nicht zu 100 Prozent der Druckansicht. So gibt es immer wieder Anpassungsprobleme.
• Weniger erfahrenen Anwendern erschließt sich nicht auf Anhieb, welche Eingaben an welcher Stelle erforderlich und / oder möglich sind.
• Die Datenerfassung in der Dokumentenansicht erschwert die Bereitstellung komfortabler Auswahllisten.
• Die Erstellung von Vorgängen mit mehreren Positionen sowie die optische Anpassung von Angeboten (Trennlinien) sind nicht möglich.
• Die Bearbeitung von Stammdaten und Einstellungen direkt aus dem offenen Vorgang heraus gestaltet sich schwierig.

Gründe genug für die orgaMAX-Entwicklungsabteilung, die Eingabebereiche der wichtigsten Vorgangsarten komplett neu zu strukturieren und die Bedienung zu optimieren. Die Änderungen betreffen bislang die folgenden Verkaufs-Vorgänge:

• Rechnungen,
• Angebote,
• Aufträge,
• Lieferscheine und
• Abo-Rechnungen.

Die Neuerungen an der Benutzeroberfläche finden sich in allen genannten Vorgangsarten wieder. Sie sollen auf den nächsten Seiten am Beispiel der „Rechnungen“ erläutert werden.

Neu: Kombinierte Eingabe & Vorschau

Wenn Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“ auf den Button „+ Neu“ klicken, öffnet sich neuerdings der zweispaltige Entwurfs-Bereich „Rechnung erstellen“. Das Programmfenster besteht nun aus folgenden Hauptbereichen:

• Auf der linken Seite erledigen Sie die eigentliche (1) Datenerfassung mithilfe von Eingabefeldern, Auswahllisten und weiteren komfortablen Eingabehilfen (Datumsauswahl über Kalenderansichten).
• Am rechten Seitenrand gibt es ein (2) „Vorschau“-Fenster, in dem die aktuelle Rechnungsansicht erscheint. Standardmäßig wird das optische Erscheinungsbild auf Basis Ihrer Eingaben laufend erneuert.
• Indem Sie das (3) Griffsymbol („Anfasser“) zwischen den beiden Spalten mit der Maus nach links oder rechts ziehen, können Sie die Breite der beiden Teile anpassen. Wenn Sie das Griffsymbol ganz an den rechten Seitenrand ziehen, wird der Vorschau-Bereich ausgeblendet.
• Am oberen Seitenrand finden Sie die bekannte (4) Button-Leiste, mit deren Hilfe Sie die aktuelle Rechnung herunterladen oder drucken und die Bearbeitung abbrechen oder speichern können:
  
  

Durch die zweispaltige Eingabe- und Vorschau-Darstellung kombiniert der neue Entwurfsmodus ...

• die Transparenz der bisherigen WYSIWYG-Ansicht mit der
• Flexibilität und dem Komfort klassischer Feld- und Listeneingaben.

In den einzelnen Eingabebereichen verbergen sich darüber hinaus zahlreiche praktische Zusatzfunktionen:

Kunde eingeben oder auswählen: Direkter Draht zum Kundenstamm

In einer neu angelegten Rechnung landen Sie sofort im Bereich „Kunde eingeben oder auswählen“: Dort haben Sie die Wahl ...

• Bestandskunden ganz einfach per Mausklick aus der Stammdaten-Liste zu übernehmen oder
• Neukunden-Daten an Ort und Stelle zu erfassen:
  
  

Das Feld „Kunde eingeben oder auswählen“ fungiert dabei gleichzeitig ...

• als Eingabefeld für die Datenerfassung und
• als Suchfilter

Sobald Sie die ersten Buchstaben eintragen, präsentiert Ihnen orgaMAX Online passende Datensätze aus Ihrer Kunden-Datenbank. Findet sich kein übereinstimmender Eintrag, bietet das Programm an, den neuen Kunden zu erstellen:

Wenn Sie auf diesen Link klicken, öffnet sich direkt aus dem Vorgang heraus der komplette Eingabedialog Ihrer Kunden-Datenbank. Im ersten Schritt erfassen Sie die für die Rechnung erforderliche Standard-Adresse und sichern die Angaben per Mausklick auf den Button „Speichern“:

Nachdem Sie die folgende Sicherheitsanfrage bestätigt haben, landen Sie im Stammdaten-Dialog „Kunden Details“. Dort erfassen Sie bei Bedarf alle weiteren Kundendaten:

• „Adressen“ (z. B. Rechnungs- und Lieferanschrift, weitere Standorte oder Filialen etc.).
• „Ansprechpartner“: Hier hinterlegen Sie eine oder mehrere Personen, die als Kontakt im Unternehmen dient. Ist ein Ansprechpartner als „Hauptansprechpartner“ gekennzeichnet, erscheint die Person als Vorauswahl in allen Vorgängen. Im Einzelfall kann aber problemlos ein anderer Ansprechpartner ausgewählt werden.
• „Info und Kommunikation“: Im Abschnitt „Kundeninformation“ findet sich die Kundennummer. Außerdem können Sie hier
  • die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden eintragen (und per Mausklick auf das Lupensymbol gleich amtlich überprüfen lassen),
  • den Geschäftspartner einer „Kundenkategorie“ zuordnen und
  • festlegen, ob der Adressat eine „steuerfreie Rechnung“ bekommen soll.
  • Im Abschnitt „Kommunikation“ hinterlegen Sie alle gängigen elektronischen Kontaktdaten – von der E-Mail- und Internet-Adresse bis zur Telefon-, Mobilfunk- und Faxnummer.
• Im Bereich „Konditionen“ legen Sie einen kundenspezifischen Stundensatz und / oder einen generellen Preis-Rabatt für diesen Kunden fest. Spezielle Zahlungs- oder Lieferbedingungen für einen bestimmten Kunden lassen sich hier ebenfalls hinterlegen: Diese Konditionen werden automatisch in neue Rechnungen, Angebote oder Aufträge übernommen.

Per Mausklick auf „Schließen“ wechseln aus dem Kundenstamm wieder zurück in den Rechnungsvorgang.

Ganz gleich, ob Neu- oder Bestandskunde: Sobald eine Standardadresse erfasst oder aus den Stammdaten übernommen wurde, erscheint unterhalb des Adressfeldes der Link „Stammdaten öffnen“. Auf diese Weise können Sie jederzeit direkt aus der Vorgangsbearbeitung in die Stammdatenverwaltung wechseln:

Falls Sie zwischenzeitlich bereits andere Rechnungsangaben gemacht haben, öffnen Sie das Bearbeitungs-Fenster per Mausklick auf das Stiftsymbol am rechten Rand des Adressfelds:

Sofern Sie nachträglich Änderungen an den Kunden-Stammdaten vorgenommen haben, übertragen Sie diese Angaben ganz bequem in den Rechnungsvorgang. Angenommen, Sie haben eine von der Standardanschrift abweichende Rechnungsadresse erfasst: Dann sorgen Sie per Mausklick auf den Rechtspfeil im Abschnitt „Weitere Adressen“ dafür, dass die neue Anschrift in die Rechnung übernommen wird:

Und klar: Per Mausklick auf das Papierkorb-Symbol am rechten Rand des Adressfelds entfernen Sie bei Bedarf einen bereits ausgewählten Kunden aus dem Vorgang. Auf die Stammdaten hat der Löschvorgang selbstverständlich keine Auswirkungen. Anschließend können Sie einen anderen Kunden auswählen oder die neuen Daten von Hand erfassen.

Der Informationsblock

Rechts neben dem Adressfeld finden Sie den „Informationsblock“ mit den wichtigsten Rechnungsangaben, insbesondere ...

• die Rechnungsnummer,
• die Kundennummer,
• das Rechnungs- und Lieferdatum sowie
• weitere Felder Ihrer Wahl:
  
  

Welche der insgesamt maximal sieben Rechnungselemente auf Ihren Ausgangsrechnungen angezeigt werden sollen, legen Sie über das „Zahnrad“-Menü fest. Auf diese Weise können Sie ...

• entbehrliche Felder per Mausklick auf das „X“- Symbol am rechten Feldrand entfernen oder
• den Inhalt des Infoblocks zum Beispiel um Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erweitern:
  
  

Per Mausklick auf „Speichern“ sichern Sie Ihre Änderungen am Informationsblock und kehren wieder in die Vorgangsbearbeitung zurück. Um die Eingabe der Rechnungsnummer und Kundennummer brauchen Sie sich dort weiterhin nicht zu kümmern: Die erzeugt orgaMAX Online selbst oder übernimmt sie automatisch aus Ihren Stammdaten.

Zusatztipp: Flexible Angaben zu Lieferungen und Leistungen

Hinter dem Feld „Lieferdatum“ verbirgt sich eine unscheinbare, aber praktische und oft gewünschte Bonus-Funktion des neuen Rechnungs-Dialogs: Wenn Sie auf den Abwärtspfeil am rechten Rand des Felds „Lieferdatum“ klicken, öffnet sich ein Auswahlmenü. Damit können Sie auf Ihren Rechnungen anstelle eines Lieferdatums nun auch ...

• einen Lieferzeitraum,
• ein Leistungsdatum oder
• einen Leistungszeitraum

... ausweisen:

Editierbar: Vorgangstitel, Einleitungs- und Schlusstext

Den Vorgangstitel (in unserem Beispiel „Rechnung“) können und sollten Sie normalerweise unangetastet lassen. Falls ausnahmsweise einmal eine andere Bezeichnung erforderlich ist (etwa bei fremdsprachigen Rechnungsdokumenten) lässt sich die Überschrift aber problemlos anpassen. Dazu stellen Sie einfach den Cursor in das Feld unterhalb der Bezeichnung „Vorgangstitel“ und geben den passenden Begriff ein:

Auch den Einleitungs- und Schlusstext können Sie an Ihre persönlichen oder betrieblichen Bedarfe anpassen. In den Eingabefeldern der Einleitungs- und Schlusstexte steht Ihnen dafür ein Editor zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie die Inhalte auch optisch gestalten können (inklusive Textgröße, Textfarbe, Hintergrundfarbe, Links und Aufzählungszeichen).

Mehr noch: Per Mausklick auf das „Zahnrad“-Symbol (rechts neben dem Feld „Einleitungstext“) öffnen Sie eine leistungsfähige „Textbaustein“-Verwaltung:

Mit deren Hilfe können Sie ...

• durch (1) Mausklick auf das Stift-Symbol (am oberen Seitenrand) sämtliche Details des aktuellen Textbausteins an Ihren betrieblichen Bedarf anpassen und / oder
• mit dem (2) „+ Neu“-Button (unten rechts) zusätzliche Textbausteine anlegen. Auf diese Weise definieren Sie zum Beispiel komplette fremdsprachige Standard-Rechnungstexte, die Sie später jederzeit per Mausklick in Ihre Rechnungen übernehmen können.

Folgende Textbaustein-Elemente stehen Ihnen zur Verfügung:

• „Name“ (= interne Bezeichnung des Textbausteins),
• „Vorgangstitel“ (= Überschrift des Vorgangs),
• „Einleitungstext“ und „Schlusstext“,
• „E-Mail-Betreff“ und „E-Mail-Versand“ (= Inhalt der E-Mail, falls Sie Ihre Rechnungen elektronisch übermitteln):
  
  

Falls Sie je Vorgangsart mit mehr als einem Textbaustein arbeiten, müssen Sie einen davon „Als Standard festlegen“.

Runderneuert: Der Positionsbereich

Die Änderungen im Positionsbereich dürften im betrieblichen Alltag die meisten Vereinfachungen und Erleichterungen bringen. Die wichtigsten Elemente auf einen Blick:

• Über den (1) „Netto / Brutto“-Umschalter legen Sie fest, ob die Preise auf Positionsebene
  • „netto“ (d.h. ohne Mehrwertsteuer, üblicherweise bei Geschäftskunden) ausgewiesen oder
  • „brutto“ (d.h. mit Mehrwertsteuer üblicherweise bei Privatkunden) ausgewiesen werden.
    
    

• Mit dem (2) Griffsymbol („Anfasser“) am linken Seitenrand des Positionsbereichs ändern Sie die Reihenfolge der Positionen per Drag & Drop: Einfach ...
  • mit der Maus auf das Griffsymbol einer bestimmten Position zeigen,
  • linke Maustaste drücken und festhalten,
  • das Element nach oben oder unten ziehen und
  • an der gewünschten Stelle wieder loslassen.
• Die oft gewünschte neue Spalte (3) „Positionsnummer“ erleichtert im Zweifelsfall die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden.
• Im (4) Haupteingabebereich wählen Sie bereits gespeicherte Artikel blitzschnell per Mausklick aus dem Artikelstamm. orgaMAX Online übernimmt daraufhin Artikelnummer, Einheit, Preis und Steuersatz automatisch aus den Stammdaten. Detaillierte Angaben zur Bezeichnung, Beschreibung, Menge und zum Preis Ihrer jeweiligen Lieferung oder Leistung können Sie aber auch manuell eingeben. Die Menge lässt sich dabei ganz bequem durch Mausklicks auf die Plus- und Minussymbole ändern.
• Per Mausklick auf das (5) Zahnrad-Symbol öffnen Sie einen separaten Einstellungen-Dialog. Mit dessen Hilfe legen Sie fest, welche Spalten im Vorgang sichtbar sein und welche Spaltenüberschrift angezeigt werden soll. Auf diese Weise lassen sich die Inhalte und Beschriftung des Positionsbereichs an Branchen- oder Betriebsbesonderheiten anpassen (z. B. „Leistung“ statt „Bezeichnung“, „Dauer“ anstelle von „Menge“ oder „Honorar“ statt „Preis“):
  
  

Per Mausklick auf „Speichern“ übernehmen Sie die Voreinstellungen in den Vorgang.

• Über das (6) Drei-Punkte-Menü am rechten Seitenrand können Sie die aktuelle „Position löschen“, „Duplizieren“ oder unterhalb der ausgewählten Zeile eine „Neue Position“ anlegen.
• Der Button (7) „Position hinzufügen“ hat es in sich: Damit legen Sie nicht nur eine neue Position am Ende der bisherigen Positionsliste an. Per Mausklick auf den Abwärtspfeil am rechten Button-Rand öffnen Sie zudem ein Kontextmenü, das Ihnen erweiterte Gestaltungsmöglichkeiten bietet. Sie können auf Ihren Rechnungen, Angeboten und Auftragsbestätigungen künftig ...
  • (Zwischen-)Überschriften (Kennzeichnung [Ü]),
  • beliebige Freitexte (Kennzeichnung [FR]),
  • Trennlinien (Kennzeichnung [T]) und
  • selbst definierte Seitenumbrüche (Kennzeichnung [SU]) einfügen:
    
    

Falls Sie mit Seitenumbrüchen arbeiten, erkennen Sie die Auswirkungen sofort am rechten Seitenrand in der „Vorschau“: Über die Pfeilsymbole „Seite x von x“ lassen Sie sich dort die gewünschten Seiten des aktuellen Dokuments anzeigen.

Mithilfe der zusätzlichen Positionselemente machen Sie Ihre geschäftlichen Dokumente übersichtlicher, besser lesbar und heben besonders wichtige Inhalte stärker hervor. Mehr noch als bei den üblicherweise schlicht gehaltenen Rechnungen ist das bei Angeboten und Auftragsbestätigungen von Bedeutung.

Zahlungsbedingung

Im Bereich Zahlungseingang schließlich öffnen Sie per Mausklick auf den Abwärtspfeil ein (1) Auswahlmenü, über das Sie bei Bedarf eine andere als die voreingestellte Zahlungskondition auswählen:

Falls Sie dort eine Zahlungsbedingung vermissen ...

• wechseln Sie mit einem Mausklick auf das (2) Zahnrad-Symbol in die Einstellungen und
• legen dort mit einem Mausklick auf „Neu erstellen“ eine zusätzliche Zahlungsbedingung an: