--- title: Wie Sie das richtige Format für Ihre Rechnungsnummern wählen description: "✅ Einmalig vergebene fortlaufende Nummer? ✅ Finale Nummernvergabe ✅ Lohnt sich: Vorschau & Vorsicht statt Nachsehen ... Jetzt informieren!" image: https://blog.orgamax.de/hubfs/Blog/Blogbeitraege/Artikelbilder/202207_Rechnungsnummern_OMO/202207_OMO_Rechnungsnummern2.png --- [![orgaMAX Logo](https://blog.orgamax.de/hubfs/orgaMAX_Logo_blau_weiss%201.svg "orgaMAX Logo")](https://www.orgamax.de) - [orgaMAX Startseite](https://www.orgamax.de/orgamax-buchhaltung) [mailto:info@orgamax.de](mailto:info@orgamax.de)[tel:+49523170900](tel:+49523170900) [(0)5231 7090-0](https://www.orgamax.de/kontakt/) - ``` ``` - Quick Links - Rechnung & Faktura - [Faktura Software](https://www.orgamax.de/faktura-software/) - [Rechnungsvorlage](https://www.orgamax.de/rechnungsvorlage/) - [Rechnung schreiben Rechnungsstellung](https://www.orgamax.de/rechnung-schreiben-rechnungsstellung/) - [Rechnungsprogramm](https://www.orgamax.de/software/basis/verkauf/rechnungsprogramm) - Organisation & Verwaltung - [Adressenverwaltung](https://www.orgamax.de/adressenverwaltung/) - [Auftragsverwaltung](https://www.orgamax.de/auftragsverwaltung/) - [Lieferschein Vorlage](https://www.orgamax.de/lieferschein-vorlage/) - [CRM Software](https://www.orgamax.de/crm-software/) - [Kassenbuch Software](https://www.orgamax.de/kassenbuch-software/) - [GoBD-Export](https://www.orgamax.de/gobd-export/) - Büro & Unternehmen - [Büro Software](https://www.orgamax.de/buero-software/) - [Unternehmenssoftware](https://www.orgamax.de/unternehmenssoftware/) - [Firmensoftware](https://www.orgamax.de/firmensoftware/) - ERP - [ERP Software](https://blog.orgamax.de/lexikon/mit-erp-software-zu-mehr-unternehmenserfolg) - Finanzen - [Finanzbuchhaltung](https://www.orgamax.de/finanzbuchhaltung/) - [Umsatzsteuer Software](https://www.orgamax.de/umsatzsteuer-software/) - [EÜR Software](https://www.orgamax.de/euer-software/) - [PSD2 (Payment Service Directive 2)](https://www.orgamax.de/psd2/) - [Mehrwertsteuersenkung 2020](https://www.orgamax.de/mwst-senkung-2020/) - [TSE Technische Sicherheitseinrichtung](https://www.orgamax.de/tse-technische-sicherheitseinrichtung/) - [OSS One-Stop-Shop](https://www.orgamax.de/oss-one-stop-shop/) - Warenwirtschaft - [Warenwirtschaftsprogramm](https://www.orgamax.de/warenwirtschaftsprogramm-1/) - [Warenwirtschaftssystem](https://www.orgamax.de/warenwirtschaftssystem/) - Sonstiges - [orgaMAX Wechselrabatt](https://www.orgamax.de/landingpages/sonstiges/orgamax-wechselrabatt/) - [Lieferschein erstellen Vorlage](https://www.orgamax.de/lieferschein-erstellen-vorlage/) - [orgaMAX Einsteiger](https://www.orgamax.de/orgamax-einsteiger/) - [orgaMAX Umsteiger](https://www.orgamax.de/orgamax-umsteiger/) - [Existenzgründer](https://www.orgamax.de/software-fuer-existenzgruender/) - [Gründer](https://www.orgamax.de/gruender/) - [Startup Software](https://www.orgamax.de/startup-software/) - [Steuerberater](https://www.orgamax.de/landingpages/sonstiges/steuerberater/) - [Shopify & orgaMAX | Ihre passende Unterstützung fürs Geschäft](https://www.orgamax.de/shopify-orgamax/) - [Shopify & orgaMAX Windows | Webshopanbindung](https://www.orgamax.de/landingpages/sonstiges/shopify-orgamax-windows/) - [Systemanforderungen](https://www.orgamax.de/landingpages/sonstiges/systemanforderungen/) - [Versionshistorie](https://www.orgamax.de/versionshistorie/version-210329002-1/) - [Roadmap](https://www.orgamax.de/landingpages/versionshistorie/roadmap/) orgaMAX Buchhaltung Tipps-Blog # Auf Nummer sicher: Wie Sie das richtige Format für Ihre Rechnungsnummern wählen 25. Jul. 2022 8 MIN ![202207_OMO_Rechnungsnummern2](https://blog.orgamax.de/hs-fs/hubfs/Blog/Blogbeitraege/Artikelbilder/202207_Rechnungsnummern_OMO/202207_OMO_Rechnungsnummern2.png?width=756&name=202207_OMO_Rechnungsnummern2.png) Um die gesetzlichen Vorschriften zur „fortlaufenden Rechnungsnummer“ auf Ausgangsrechnungen ranken sich eine Menge Missverständnisse. Viele Gründer und selbst gestandene Unternehmer befürchten, dass Kunden aus der Rechnungsnummer die Anzahl erledigter Aufträge ablesen und womöglich sogar Rückschlüsse auf Umsatz und Gewinn machen können. Gleich vorweg: Das trifft zum Glück nicht zu: - Erstens lassen sich auch mit wenigen Rechnungen Millionenumsätze machen. 😊 - Zweitens verlangt der Gesetzgeber überhaupt keine aufsteigende Nummerierung in der Art „2022-01“, „2022-02“ ... „2022-17“. - Und drittens sorgt orgaMAX Online durch eine smarte Rechnungsnummer-Vergabe von vornherein dafür, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Es genügt, das gewünschte Nummernformat einmalig festzulegen. Wir erläutern die Gesetzeslage und zeigen, wie Sie die automatische Nummernvergabe von orgaMAX Online beeinflussen. Doch der Reihe nach:   ## Einmalig vergebene fortlaufende Nummer? Anlass zur Besorgnis gibt vielen Geschäftsleuten [§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html). Dort heißt es: | *„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: \[...\]* 1. *eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“* | | --- |   ![14-4-ustg](https://blog.orgamax.de/hs-fs/hubfs/Blog/Blogbeitraege/Artikelbilder/202207_Rechnungsnummern_OMO/14-4-ustg.png?width=619&name=14-4-ustg.png)     Rechnungsnummern ... - müssen also aus fortlaufenden Rechnungsnummern bestehen und - dürfen nur einmalig vergeben werden. Was genau damit gemeint ist, geht aus dem [Umsatzsteueranwendungserlass](http://www.bundesfinanzministerium.de/ustae) hervor:   ## Klärung per Verwaltungsanweisung Hauptzweck der Nummerierungs-Pflicht ist demnach, dass jede ausgestellte Rechnung einmalig ist. Auch sonst legt die Verwaltungsvorschrift den Gesetzestext recht großzügig aus: - Die Bezeichnung „Rechnungsnummer“ ist nicht wörtlich zu verstehen: Die Kennzeichnung kann auch aus Ziffern und Buchstaben bestehen. - Eine lückenlose Zeichenfolge ist nicht unbedingt erforderlich. Das gilt sowohl für einzelne Rechnungsnummern als auch für Nummernkreise. - Rechnungsaussteller dürfen selbst entscheiden, ob, und wenn ja, wie viele separate Nummernkreise sie anlegen. Innerhalb eines Rechnungskreises darf aber keine Zahlen- und Buchstabenkombination doppelt vergeben werden. - Bei wiederkehrenden Rechnungen über Dauerleistungen (z. B. Mietzahlungen) müssen die einzelnen Vorgänge nicht unbedingt gesonderte fortlaufende Rechnungsnummern tragen. Es reicht, wenn solche Vorgänge eine einmalige Kennzeichnung enthalten, durch die eine eindeutige Zuordnung erfolgen kann (z. B. zu einem bestimmten Objekt oder Zahlungspflichtigen). - Kleinbetragsrechnungen müssen gar keine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Als Kleinbetragsrechnungen gelten Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro (brutto = inklusive Umsatzsteuer): ![ustae2022](https://blog.orgamax.de/hs-fs/hubfs/Blog/Blogbeitraege/Artikelbilder/202207_Rechnungsnummern_OMO/ustae2022.png?width=615&name=ustae2022.png)   | **Bitte beachten Sie:** Die Vorschriften über Rechnungsnummern sind weit weniger restriktiv als oft vermutet. Trotzdem sollten Sie bei der manuellen Vergabe vorsichtig sein. Wenn Sie Rechnungsnummern versehentlich mehrfach vergeben, führt das bei einer späteren Steuerprüfung unweigerlich zu misstrauischen Nachfragen des Prüfers. | | --- |   Und gleich noch ein Hinweis für Gründer hinterher: Niemand verlangt von Ihnen, dass Sie die Nummerierung Ihrer Rechnungen mit „1“ beginnen. Sie dürfen durchaus einen Startwert Ihrer Wahl festlegen (z. B. „2022-01234“, „2022-01235“ ...)   ## orgaMAX Online: Auf Nummer sicher Zum Glück sind Sie mit orgaMAX Online in Sachen Rechnungsnummern-Vergabe in jeder Hinsicht auf der sicheren Seite. Die Bürosoftware sorgt automatisch dafür, dass ... - keine Buchstaben- und Ziffernfolge doppelt vergeben und - die endgültige Rechnungsnummer erst beim Rechnungsversand erzeugt wird. Bis dahin erscheint auf dem Rechnungsentwurf im Feld *„Rechnungs-Nr.“* ein Platzhalter (*„Autom. Vergabe“*): ![rg-nr-dummy](https://blog.orgamax.de/hs-fs/hubfs/Blog/Blogbeitraege/Artikelbilder/202207_Rechnungsnummern_OMO/rg-nr-dummy.png?width=1005&name=rg-nr-dummy.png)   Vorteil: Solange sich eine Rechnung noch im Entwurfsmodus befindet, sind nachträgliche Änderungen aller Art zulässig. Auch das spurlose Löschen von Rechnungsentwürfen ist möglich.   ## Finale Nummernvergabe Erst wenn Sie auf den Button *„Abschließen“* klicken und die folgende Sicherheitsabfrage ausdrücklich per Mausklick auf *„Jetzt abschließen“* bestätigen... ![rg-abschliessen](https://blog.orgamax.de/hs-fs/hubfs/Blog/Blogbeitraege/Artikelbilder/202207_Rechnungsnummern_OMO/rg-abschliessen.png?width=493&name=rg-abschliessen.png)   ... ordnet orgaMAX Online der Rechnung die (nächste) Rechnungsnummer zu.   ## Geschmeidige Nummern-Revue: Welches Nümmerchen hätten‘s denn gern? Standardmäßig vergibt orgaMAX Online 6-stellige fortlaufende Rechnungsnummern, beginnend mit 1 und fünf führenden Nullen („000001“, „000002, ...). Unter „Einstellungen > Meine Firma“ können Sie im Bereich „Nummernkreise“ das Nummernformat aber auch problemlos an Ihre betrieblichen und persönlichen Wünsche anpassen.   Bei Bedarf lassen sich dort die Nummernkreise der verschiedenen Vorgangsarten ... - Angebote, - Lieferscheine, - Rechnungen und - Aufträge ... sogar unabhängig voneinander feinjustieren: ![rgnr-einstellungen1](https://blog.orgamax.de/hs-fs/hubfs/Blog/Blogbeitraege/Artikelbilder/202207_Rechnungsnummern_OMO/rgnr-einstellungen1.png?width=1327&name=rgnr-einstellungen1.png)   Falls es dafür keinen besonderen sachlichen Grund gibt, belassen Sie es aber am besten bei einem durchgängig einheitlichen Nummernformat für alle Vorgangsarten.   ## 4 Stellschrauben mit maximal 16 Stellen Mit orgaMAX Online ... - lassen sich bis zu 10-stellige fortlaufende Vorgangsnummern erzeugen, - die bei Bedarf vier- bis achtstellige Datums-Komponenten enthalten und - mit frei wählbaren, maximal jeweils dreistelligen alphanumerischen, vor- oder nachgestellten Kennzeichnungen (Präfix und / oder Suffix) kombinierbar sind: ![rgnr-einstellungen2](https://blog.orgamax.de/hs-fs/hubfs/Blog/Blogbeitraege/Artikelbilder/202207_Rechnungsnummern_OMO/rgnr-einstellungen2.png?width=728&name=rgnr-einstellungen2.png)   Die Kennzeichnung in der vorangegangenen Illustration steht zum Beispiel für Rechnungen ... - der deutschen Zweigniederlassung (Präfix „DE“), - in Musterstadt (Suffix „MUS“), - mit einer Rechnungsnummer auf achtstelliger Datumsbasis („Jahr + Monat + Tag“) und - einer zweistelligen fortlaufenden Nummer am jeweiligen Tag. Mit anderen Worten: Bei „DE 20220608 35 MUS“ handelt es sich um die 35. Rechnung, die am 8. Juni 2022 von der Filiale in Musterstadt ausgestellt wurde.   ## Lohnt sich: Vorschau & Vorsicht statt Nachsehen Zum Schluss noch ein paar Hinweise: - Falls Sie nicht mit der ersten „Laufenden Nr.“ beginnen wollen, können Sie den 2- bis 10-stelligen Startwert von Hand vorgeben. - Unterhalb der Auswahlfelder zeigt orgaMAX Online an, wie viele Rechnungen pro Tag sich mit dem jeweils eingestellten Nummernformat erzeugen lassen. Planen Sie hier bitte genügend Spielraum ein – auch für den Fall deutlich steigender Auftragszahlen! - Änderungen am Rechnungsformat wirken sich nur auf neue Rechnungen aus. - Achten Sie darauf, dass es keinen nachträglichen Nummern-Reset gibt: Wenn Sie sich zum Beispiel für ein datumbasiertes Nummernformat wie „2022-1234“ entscheiden und später auf schlichte „Laufende Nr.“ umsteigen möchten, muss deren Startwert höher sein als „20221234“! Welches das für Ihre betrieblichen Zwecke passende Rechnungsnummern-Format ist, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Falls Sie noch keinen Steuerberater haben, lohnt sich ein Blick auf den orgaMAX-Blogbeitrag „[Experte gesucht – So finden Sie einen guten Steuerberater](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/steuerberater-gesucht-gefunden)“.   | ## Lektüretipps Weiterführende Informationen rund um Rechnungen und andere Geschäftsbelege finden Sie in der Rubrik [Unternehmer-News](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news) des orgaMAX-Blogs: - Rechnung richtig erstellen: [Warum Sie nicht auf Excel & Co. setzen sollten](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/rechnung-richtig-erstellen) - Rechnung schreiben: [Das sollten Sie beachten](https://blog.orgamax.de/lexikon/rechnung-schreiben-das-sollten-sie-beachten) - Rechnung schreiben ohne Gewerbe: [Darf ich das?](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/rechnung-schreiben-ohne-gewerbe-darf-ich-das) - Zahlungsziel auf der Rechnung: [So kommen Sie schneller an Ihr Geld](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/zahlungsziel-auf-rechnung) - Guerrilla-Marketing: [Wie Sie Rechnungen zu Werbeträgern machen](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/guerrilla-marketing) - Umsatzsteuer auf Rechnungen: [Worauf kommt es an?](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/umsatzsteuer-auf-rechnungen) - Brutto- oder Nettorechnung: [Was ist der Unterschied?](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/brutto-oder-nettorechnung-was-ist-der-unterschied) - 250 Euro: [Neuer Schwellenwert bei Kleinbetragsrechnungen](https://www.deltra.com/news/mai-2017/kleinbetragsrechnung/). - Vielzweckwaffe Gutschrift: [Worauf muss ich achten?](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/vielzweckwaffe-gutschrift-worauf-muss-ich-achten) - Checkliste Eingangsrechnungen: [Wie Sie fehlerhafte Rechnungen erkennen und für Abhilfe sorgen](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/checkliste-eingangsrechnungen-wie-sie-fehlerhafte-rechnungen-erkennen) - E-Rechnungspflicht: [Für wen Sie gilt und weitere Infos](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/e-rechnungspflicht)   Noch mehr Tipps und Tricks rund um die Nutzung Ihrer Bürosoftware bietet die Praxistipp-Rubrik zu [orgaMAX Online](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog): - orgaMAX Online: [Business per Browser – jederzeit & überall](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/orgamax-online) - Praxistipp: [Mobile Belegerfassung und automatische OCR-Texterkennung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/mobile-belegerfassung-mit-ocr-texterkennung) - Erfolgreiche Angebote: [Verträge blitzschnell per Browser abschließen](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/erfolgreiche-angebote-vertr%C3%A4ge-blitzschnell-per-browser-abschlie%C3%9Fen) - „FinHelper“: [So füllen Sie Ihre orgaMAX Online Dokumentenablage per E-Mail & Druck](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/so-f%C3%BCllen-sie-ihre-dokumentenablage-per-e-mail-druck-mit-finhelper) - Perfekte Kollekte: [Automatisiertes Belegmanagement mit orgaMAX Online](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/automatisiertes-beleg-management-mit-orgamax-online) - Mandanten-Fähigkeit: [Mit orgaMAX Online mehrere Firmen, Filialen oder Freiberufler-Büros verwalten](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/mandanten-f%C3%A4higkeit-mit-orgamax-online-mehrere-firmen-filialen-oder-freiberufler-b%C3%BCros-verwalten) - Effizienter arbeiten: [Deshalb lohnt sich eine Kassenverknüpfung zu Ihrer Bürosoftware](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/effizienter-arbeiten) - Smartes Newsletter-Marketing: [orgaMAX Online goes CleverReach](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/orgamax-online-goes-cleverreach) - Innovative Zeiterfassungs-Kombi: [So verbinden Sie orgaMAX Online mit mite.](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/smarte-zeiterfassungs-kombi) | | --- |   ![unknown-1594719540955-1](https://blog.orgamax.de/hubfs/Rich%20Text%20Pasting/unknown-1594719540955-1.png "unknown-1594719540955-1") #### Fragen oder Anregungen? Melden Sie sich gerne bei uns per [E-Mail](https://www.deltra.com/kontakt/) oder unter [+49 (0) 52 31 - 70 90 - 0](tel:+49523170900) #### Top-Themen | orgaMAX ERP Tipps ### Blog-Abo per E-Mail - Aktuelle Artikel und Tipps - Regelmäßige Infos - Kostenlos und jederzeit kündbar ## Mehr aus unseren orgaMAX Blogs: [![Unternehmer-News Effizienter arbeiten, Umsätze steigern und Ihr Unternehmen in die Erfolgsspur führen.](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/4742190/37882369-1a9f-4a74-a98b-ac6976e5d51a.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/4742190/37882369-1a9f-4a74-a98b-ac6976e5d51a) [![orgaMAX Tipps Wertvolle Tipps, Tricks und Termine für den Büroalltag mit orgaMAX.](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/4742190/4f0d33cf-f2b7-43bd-b425-8c300cb0bb51.png)](https://cta-redirect.hubspot.com/cta/redirect/4742190/4f0d33cf-f2b7-43bd-b425-8c300cb0bb51) #### Top-Themen | Unternehmer-News ### orgaMAX Blog: jetzt abonnieren - Aktuelle Artikel und Tipps - Regelmäßige Infos - Kostenlos und jederzeit kündbar ![Business Software: Jetzt mit orgaMAX Bürosoftware | deltra](https://blog.orgamax.de/hubfs/OrgaMAX_August2018%20Theme/deltra_logo_white.svg) Du kümmerst Dich um Dein Business.  orgaMAX schafft Dir Freiraum für Wachstum & Erfolg. [info(at)orgamax.d](https://www.deltra.com/kontakt/)e [+49 (0)5231 7090-0](tel:+49%20(0)5231%207090-0) **deltra Business Software GmbH & Co. KG** Gildestraße 9 | D-32760 Detmold - UNTERNEHMEN - [Soziales Engagement](https://www.orgamax.de/soziales-engagement/) - [Karriere](https://www.orgamax.de/stellenangebote/) - [Über deltra](https://www.orgamax.de/ueber-deltra/) - [Unser Team](https://www.orgamax.de/das-team/) - [Partnernetzwerk](https://www.orgamax.de/partner/) - [Impressum](https://www.orgamax.de/impressum/) - [AGB](https://www.orgamax.de/agb/) - [Datenschutz](https://www.orgamax.de/datenschutz/) - [Lizenzvereinbarungen](https://www.orgamax.de/lizenzvereinbarungen/) - [Kontakt](https://www.orgamax.de/kontakt/) - SERVICE & HILFE - [Produktberatung](https://www.orgamax.de/service/kaufberatung/) - [FAQ](https://www.orgamax.de/service/faq/) - UNSERE KUNDEN - [Kundenmeinungen](https://www.orgamax.de/kundenstimmen/kundenmeinungen/) - [Kundenporträts](https://www.orgamax.de/kundenstimmen/kundenportraets/) - [Referenzen](https://www.orgamax.de/kundenstimmen/referenzen/) [Cookie Einstellungen](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/wie-sie-das-richtige-format-f%C3%BCr-ihre-rechnungsnummern-w%C3%A4hlen#open-ucm) - - - - - - [  Blog-Newsletter abonnieren](https://www.deltra.com/newsletter/anmeldung/) [  Jetzt weiterempfehlen & Prämie sichern](https://www.deltra.com/empfehlen-sie-uns-weiter/) [  Lob & Kritik](mailto:lobundkritik@deltra.de) [Jetzt weiterempfehlen & Prämie sichern](https://www.deltra.com/empfehlen-sie-uns-weiter/)