Guerrilla-Marketing: Wie Sie Rechnungen zu Werbeträgern machen

Werbetreibende suchen ständig nach Möglichkeiten, die Aufmerksamkeit potenzieller Kunden auf ihre Produkte und Dienstleistungen zu lenken:

• Angefangen bei Zeitungs- und Zeitschriften-Anzeigen,
• über Imagebroschüren, Flyer und Plakatwerbung, Papier- und elektronische Mailings aller Art und Formate,
• bis hin zu Suchmaschinen-Ads und Bannerwerbung auf Webseiten und in Apps oder gar
• Radio- und TV-Spots.

Die meisten Formate gehen ganz schön ins Geld. Ein kostenloser und besonders wirksamer Werbeträger wird dabei merkwürdigerweise oft übersehen: die eigenen Ausgangsrechnungen für bereits erbrachte Lieferungen und Leistungen!

Hintergrund: Rechnungen werden von den Adressaten meistens sehr genau unter die Lupe genommen. Interesse können Sie also voraussetzen, die Aufmerksamkeit ist hoch und „Streuverluste“ vergleichsweise gering.

Marketing und Werbung im Vorbeigehen

Rechnungen lassen sich auf ganz unterschiedlichen Wegen nutzen, um mit Kunden in Kontakt zu bleiben oder um Folge- und Zusatzaufträge zu generieren. Denken Sie nur an ...

• das Einholen von Feedback und Testimonials,
• das Verlinken aktiv bespielter Social-Media-Accounts,
• die Ankündigung aktueller Sonderangebote und Aktionen,
• durchdachte „Cross-Selling-Offerten“, um passende Komplementär- und Zusatzangebote zu vermarkten oder auch
• die Vorstellung geeigneter Schulungs-, Wartungs- und ähnlicher Serviceangebote.

Manche dieser Elemente können Sie standardmäßig im Kopf- oder Fußbereich Ihrer Rechnungsdokumente unterbringen (z. B. Social-Media-Links oder Feedback-Aufforderungen). Hier genügt das gelegentliche Überprüfen und Aktualisieren der Informationen und Links.

Mitdenken aus Kundensicht

Andere Impulse erfordern etwas mehr Mit- und Nachdenken: Welche unserer Waren und Dienste ...

• ... passen zu den bisherigen Aufträgen und Bestellungen des Kunden?
• ... könnte dieser Kunde in Zukunft zusätzlich brauchen?

Die Ergebnisse Ihrer Überlegungen bringen Sie dann ganz einfach im Eingangs- oder Schlusstext unter – zum Beispiel in Form eines „PS“.

So oder so: Anders als bei klassischen Werbe- und Marketingaktionen genießen Sie bei Bestandskunden von vornherein einen größeren Vertrauensvorschuss. Wenn Sie ...

• ernsthaft vom Kundenbedarf her denken,
• sich in Ihre Auftraggeber hineinversetzen und
• ganz gezielt passende Vorschläge machen,

... ist die Wahrscheinlichkeit recht hoch, auf offene Ohren zu treffen. Gelegentliche Probeläufe lohnen sich allemal. Aufwand: gering. Kosten: keine.

Rechnung als werbefreie Zone? Nicht die Bohne!

Sicher: Rechnungen müssen ganz bestimmte Informationen enthalten, damit sie die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes erfüllen.

Dass eine Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten muss, bedeutet umgekehrt jedoch nicht, dass ergänzende Angebote oder weitergehende Werbebotschaften untersagt sind! Bestimmte Inhalts- oder Formverbote gibt es nämlich nicht: Rechnungen sind keine werbefreie Zone.

Genau genommen müssen Abrechnungsdokumente noch nicht einmal die Überschrift „Rechnung“ tragen. Im einschlägigen § 14 UStG heißt es dazu: „Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

Theoretisch könnten Sie Ihre Rechnungen also sogar auf die Rückseite von Werbeflyern drucken.

Entscheidend ist, was hinten rauskommt!

Doch bevor Sie es allzu bunt treiben: Die Abrechnung über bereits erbrachte Leistungen sollte auf jeden Fall weiterhin im Mittelpunkt stehen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie ...

• Ihr Geld erst nach Rechnungsstellung erhalten,
• überwiegend mit Geschäftskunden zu tun haben und / oder
• in einer eher konservativen Branche unterwegs sind.

So wichtig es ist, die Werbetrommel zu rühren: Seriöses Image und erfolgreiches Forderungsmanagement haben immer Vorrang vor potenziellen Zusatz- und Folgeaufträgen!

Rechnungen als bunte Werbe-Cocktails

Diesen Vorbehalt vorausgeschickt, können Sie Ihre Ausgangsrechnungen auf ganz unterschiedliche Weise als Werbeträger nutzen:

• Im Briefkopf und in der Fußzeile Ihrer Rechnungen lassen sich standardmäßig Hinweise auf aktuelle Highlights, Angebotsseiten auf Ihrer Website oder auch Ihre Social-Media-Accounts unterbringen.
• In Ihren Rechnungs-Anschreiben oder Ihren E-Mail-Begleittexten weisen Sie ganz gezielt auf Sonder-, Zusatz- und Komplementär-Angebote hin (z. B. passende Produkte, ergänzende Dienstleistungen wie Service- und Wartungsangebote etc.)
• Gedruckte und kuvertierte Rechnungs-Sendungen lassen sich um Beilagen ergänzen (z. B. Folder, Flyer, Broschüren, Prospekte und ähnliche Werbeträger).
• Falls Sie elektronische Rechnungen verschicken, übermitteln Sie Ihre Zusatzangebote als Dateianhänge im PDF-Format.

Ganz gleich, ob auf Papier oder in elektronischer Form: Sie können ziemlich sicher sein, dass Ihre Rechnungsschreiben auf Empfängerseite geöffnet und genau zur Kenntnis genommen werden. Grund genug, die günstige Situation werbewirksam zu nutzen.

orgaMAX-Rechnungen als Werbeträger

Die Bürosoftware orgaMAX enthält zahlreiche Eingabebereiche und Zusatzfunktionen, mit deren Hilfe Sie Werbe-Botschaften und zusätzliche Angebote via Rechnung gezielt an den Mann und die Frau bringen:

Standard-Textbausteine erstellen und bearbeiten

Obligatorische Hinweise und weiterführende Links tragen Sie in den Einleitungs- und Schlusstexten Ihrer Rechnungsdokumente ein. Dazu...

• rufen Sie im Menü „Stammdaten > Kleinstammdaten“ den Bereich „Textbausteine“ auf,
• wechseln zur Registerkarte „Rechnungen“,
• öffnen dort den Standard-Textbaustein „Rechnung01“ und
• passen im Register „Vorgangstext“ die vorgegebenen Einleitungs- und Schlusstexte an Ihre betrieblichen Anforderungen an:
  
  

Im Register „E-Mail Text“ können Sie außerdem den E-Mail-Textbaustein bearbeiten, den orgaMAX beim Rechnungsversand per E-Mail standardmäßig an Ihr E-Mail-Programm übergibt. Mit zweimal „OK – F11“ speichern Sie Ihre Änderungen.

Praxistipps rund um orgaMAX-Textbausteine

Mit den folgenden Praxistipps können Sie gleich loslegen:

• Um Zusatz- und Sonderangebote in den Rechnungstexten hervorheben zu können, stehen Ihnen zahlreiche Formatierungs-Möglichkeiten zur Verfügung. Angefangen bei einfachen Textauszeichnungen (wie fett, unterstrichen und kursiv) über alternative Zeichensätze bis hin zu verschiedenen Text-Farben und -Ausrichtungen.
• Mithilfe von „Variablen“ und „Bedingungen“ lassen sich die Zusatzinformationen personalisieren und von bestimmten Voraussetzungen abhängig machen.
  
  

  Lektüretipp: Weiterführende Informationen zur automatischen Texterzeugung finden Sie im Praxisleitfaden „Variablen im Einleitungs- oder Schlusstext darstellen“.

   

• Wenn Sie in Ihren Rechnungen anstelle des Standard-Textbausteins in bestimmten Situationen abweichende Einleitungs-, Schluss- oder Mailtexte verwenden wollen (z. B. bei saisonalen Anlässen oder bestimmten Werbekampagnen), legen Sie unter „Stammdaten > Kleinstammdaten > Textbausteine > Rechnungen“ per Mausklick auf den Button „Neu – F2“ einfach beliebig viele zusätzliche Textbausteine an.
• Falls Sie einen anderen als den voreingestellten Textbaustein zum Standard machen möchten, aktivieren Sie im betreffenden Eintrag die Option „Diesen Textbaustein in Rechnungen standardmäßig verwenden“:
  
  
  

Eine Rechnung mit diesem voreingestellten Schlusstext sieht dann zum Beispiel so aus:

Bitte beachten Sie: Auf der Ebene einzelner Vorgänge können Sie die vorbereiteten Textbausteine später selbstverständlich anpassen. Dazu ...

• wechseln Sie im Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“ zum betreffenden Vorgang (sofern der nicht bereits geöffnet ist),
• starten den Text-Editor per Mausklick auf den (1) blau umrandeten Einleitungs- oder Schlusstext,
• nehmen im (2) Editor die gewünschten Anpassungen vor oder
• wählen per Mausklick auf den Link (3) „Anderen Textbaustein wählen / neu erstellen“ gleich einen ganz (4) anderen Textbaustein und
• speichern Ihre Änderungen per Mausklick auf zweimal (5) „OK – F11“:
  
  
  
  

  Die festgelegten Anhänge werden künftig automatisch beim E-Mail-Versand von Rechnungen mitverschickt:
  
  

Noch ein Hinweis zum Schluss: Falls Sie sich entscheiden, künftig verstärkt mit obligatorischen Dateianhängen zu arbeiten, sollten Sie die Voreinstellungen regelmäßig überprüfen. Nur so ist sichergestellt, dass Sie keine veralteten Inhalte übermitteln.

Fazit

Zusatzangebote und gezielte Werbe-Botschaften auf Rechnungen sind wirkungsvoll und oft einträglich. Gerade in Verbindung mit situativen Standard-Textbausteinen und ähnlichen vorformulierten Inhalten. Sie vereinheitlichen damit Ihre Außendarstellung und sparen sich eine Menge manuelle Tipparbeit.

Prüfen Sie daher ruhig einmal, welche wiederkehrenden Kunden-Informationen, Hinweise auf Produkte, Dienstleistungen, Sonder- und Zusatzangebote sowie andere aktuelle Marketing-Aktionen zu Ihren Rechnungen passen. Vor allem bei „Massengeschäften“ mit Laufkundschaft lassen sich mit Textbausteinen schnell zusätzliche Umsatzpotenziale erschließen.