Wie Sie das richtige Format für Ihre Rechnungsnummern wählen

Um die gesetzlichen Vorschriften zur „fortlaufenden Rechnungsnummer“ auf Ausgangsrechnungen ranken sich eine Menge Missverständnisse. Viele Gründer und selbst gestandene Unternehmer befürchten, dass Kunden aus der Rechnungsnummer die Anzahl erledigter Aufträge ablesen und womöglich sogar Rückschlüsse auf Umsatz und Gewinn machen können.

Gleich vorweg: Das trifft zum Glück nicht zu:

• Erstens lassen sich auch mit wenigen Rechnungen Millionenumsätze machen. 😊
• Zweitens verlangt der Gesetzgeber überhaupt keine aufsteigende Nummerierung in der Art „2022-01“, „2022-02“ ... „2022-17“.
• Und drittens sorgt orgaMAX Online durch eine smarte Rechnungsnummer-Vergabe von vornherein dafür, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Es genügt, das gewünschte Nummernformat einmalig festzulegen.

Wir erläutern die Gesetzeslage und zeigen, wie Sie die automatische Nummernvergabe von orgaMAX Online beeinflussen. Doch der Reihe nach:

Einmalig vergebene fortlaufende Nummer?

Anlass zur Besorgnis gibt vielen Geschäftsleuten § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG. Dort heißt es:

Rechnungsnummern ...

• müssen also aus fortlaufenden Rechnungsnummern bestehen und
• dürfen nur einmalig vergeben werden.

Was genau damit gemeint ist, geht aus dem Umsatzsteueranwendungserlass hervor:

Klärung per Verwaltungsanweisung

Hauptzweck der Nummerierungs-Pflicht ist demnach, dass jede ausgestellte Rechnung einmalig ist. Auch sonst legt die Verwaltungsvorschrift den Gesetzestext recht großzügig aus:

• Die Bezeichnung „Rechnungsnummer“ ist nicht wörtlich zu verstehen: Die Kennzeichnung kann auch aus Ziffern und Buchstaben bestehen.
• Eine lückenlose Zeichenfolge ist nicht unbedingt erforderlich. Das gilt sowohl für einzelne Rechnungsnummern als auch für Nummernkreise.
• Rechnungsaussteller dürfen selbst entscheiden, ob, und wenn ja, wie viele separate Nummernkreise sie anlegen. Innerhalb eines Rechnungskreises darf aber keine Zahlen- und Buchstabenkombination doppelt vergeben werden.
• Bei wiederkehrenden Rechnungen über Dauerleistungen (z. B. Mietzahlungen) müssen die einzelnen Vorgänge nicht unbedingt gesonderte fortlaufende Rechnungsnummern tragen. Es reicht, wenn solche Vorgänge eine einmalige Kennzeichnung enthalten, durch die eine eindeutige Zuordnung erfolgen kann (z. B. zu einem bestimmten Objekt oder Zahlungspflichtigen).
• Kleinbetragsrechnungen müssen gar keine fortlaufende Rechnungsnummer enthalten. Als Kleinbetragsrechnungen gelten Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro (brutto = inklusive Umsatzsteuer):

Und gleich noch ein Hinweis für Gründer hinterher: Niemand verlangt von Ihnen, dass Sie die Nummerierung Ihrer Rechnungen mit „1“ beginnen. Sie dürfen durchaus einen Startwert Ihrer Wahl festlegen (z. B. „2022-01234“, „2022-01235“ ...)

orgaMAX Online: Auf Nummer sicher

Zum Glück sind Sie mit orgaMAX Online in Sachen Rechnungsnummern-Vergabe in jeder Hinsicht auf der sicheren Seite. Die Bürosoftware sorgt automatisch dafür, dass ...

• keine Buchstaben- und Ziffernfolge doppelt vergeben und
• die endgültige Rechnungsnummer erst beim Rechnungsversand erzeugt wird.

Bis dahin erscheint auf dem Rechnungsentwurf im Feld „Rechnungs-Nr.“ ein Platzhalter („Autom. Vergabe“):

Vorteil: Solange sich eine Rechnung noch im Entwurfsmodus befindet, sind nachträgliche Änderungen aller Art zulässig. Auch das spurlose Löschen von Rechnungsentwürfen ist möglich.

Finale Nummernvergabe

Erst wenn Sie auf den Button „Abschließen“ klicken und die folgende Sicherheitsabfrage ausdrücklich per Mausklick auf „Jetzt abschließen“ bestätigen...

... ordnet orgaMAX Online der Rechnung die (nächste) Rechnungsnummer zu.

Geschmeidige Nummern-Revue: Welches Nümmerchen hätten‘s denn gern?

Standardmäßig vergibt orgaMAX Online 6-stellige fortlaufende Rechnungsnummern, beginnend mit 1 und fünf führenden Nullen („000001“, „000002, ...). Unter „Einstellungen > Meine Firma“ können Sie im Bereich „Nummernkreise“ das Nummernformat aber auch problemlos an Ihre betrieblichen und persönlichen Wünsche anpassen.

Bei Bedarf lassen sich dort die Nummernkreise der verschiedenen Vorgangsarten ...

• Angebote,
• Lieferscheine,
• Rechnungen und
• Aufträge

... sogar unabhängig voneinander feinjustieren:

Falls es dafür keinen besonderen sachlichen Grund gibt, belassen Sie es aber am besten bei einem durchgängig einheitlichen Nummernformat für alle Vorgangsarten.

4 Stellschrauben mit maximal 16 Stellen

Mit orgaMAX Online ...

• lassen sich bis zu 10-stellige fortlaufende Vorgangsnummern erzeugen,
• die bei Bedarf vier- bis achtstellige Datums-Komponenten enthalten und
• mit frei wählbaren, maximal jeweils dreistelligen alphanumerischen, vor- oder nachgestellten Kennzeichnungen (Präfix und / oder Suffix) kombinierbar sind:

Die Kennzeichnung in der vorangegangenen Illustration steht zum Beispiel für Rechnungen ...

• der deutschen Zweigniederlassung (Präfix „DE“),
• in Musterstadt (Suffix „MUS“),
• mit einer Rechnungsnummer auf achtstelliger Datumsbasis („Jahr + Monat + Tag“) und
• einer zweistelligen fortlaufenden Nummer am jeweiligen Tag.

Mit anderen Worten: Bei „DE 20220608 35 MUS“ handelt es sich um die 35. Rechnung, die am 8. Juni 2022 von der Filiale in Musterstadt ausgestellt wurde.

Lohnt sich: Vorschau & Vorsicht statt Nachsehen

Zum Schluss noch ein paar Hinweise:

• Falls Sie nicht mit der ersten „Laufenden Nr.“ beginnen wollen, können Sie den 2- bis 10-stelligen Startwert von Hand vorgeben.
• Unterhalb der Auswahlfelder zeigt orgaMAX Online an, wie viele Rechnungen pro Tag sich mit dem jeweils eingestellten Nummernformat erzeugen lassen. Planen Sie hier bitte genügend Spielraum ein – auch für den Fall deutlich steigender Auftragszahlen!
• Änderungen am Rechnungsformat wirken sich nur auf neue Rechnungen aus.
• Achten Sie darauf, dass es keinen nachträglichen Nummern-Reset gibt: Wenn Sie sich zum Beispiel für ein datumbasiertes Nummernformat wie „2022-1234“ entscheiden und später auf schlichte „Laufende Nr.“ umsteigen möchten, muss deren Startwert höher sein als „20221234“!

Welches das für Ihre betrieblichen Zwecke passende Rechnungsnummern-Format ist, besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Falls Sie noch keinen Steuerberater haben, lohnt sich ein Blick auf den orgaMAX-Blogbeitrag „Experte gesucht – So finden Sie einen guten Steuerberater“.