Praxistipp: Zeiterfassung und Abrechnung direkt in Ihrer Bürosoftware

Die geleistete Arbeitszeit ist nach wie vor der Dreh- und Angelpunkt bei der Aufwandserfassung und Auftragsverwaltung von Kundenaufträgen. Und das nicht nur für die spätere Abrechnung von Leistungen: Auch bei der Vor- und Nachkalkulation einzelner Angebote und Artikel sowie größerer Projekte spielen die Zeiterfassung und deren Auswertung eine entscheidende Rolle.

Die gute Nachricht: Bereits in der Startup- und Basisversion enthält die Bürosoftware orgaMAX alle erforderlichen Funktionen für eine professionelle Aufwandserfassung:

• Angefangen bei der komfortablen Zeitmessung,
• über die Dokumentation der Tätigkeiten und beteiligten Mitarbeiter sowie
• die laufende Kundeninformation über bereits entstandene Aufwände,
• bis hin zur abschließenden, bei Bedarf minutengenauen Abrechnung elektronischer Stundenzettel und Rechnungstellung an die Kunden.

Neugierig? Sie finden die zentrale Aufwands- und Zeiterfassung im orgaMAX-Arbeitsbereich „Verkauf > Aufwände“.

Überblick: Zeiten erfassen und dokumentieren ...

Kurz zusammengefasst funktionieren Zeiterfassung, Dokumentation und Abrechnung mit der orgaMAX-Aufwandsverwaltung so:

• (1) Sie öffnen den Arbeitsbereich „Aufwände“,
• (2) legen per Mausklick auf „Neu – F10“ einen neuen Vorgang an,
• (3) wählen den Kunden aus, für den der Aufwand erbracht wird und
• (4) klicken auf „Übernehmen – F11“:

Im folgenden Dialogfenster „Aufwand“ ...

• (5) wählen Sie bei Bedarf die „Kontaktperson“ und „E-Mail“-Adresse des Kunden,
• (6) machen Angaben zum zuständigen Mitarbeiter und einem möglicherweise übergeordneten Projekt,
• (7) legen fest, ob der neue Aufwand kostenpflichtig sein soll,
• (8) starten die Stoppuhr (oder erfassen Beginn und Dauer des Vorgangs von Hand) und
• (9) tragen „Thema“ und „Tätigkeit“ ein:

Sobald die Arbeiten erledigt sind, beenden Sie die laufende Zeiterfassung über den „Stop“-Button.

Besonders praktisch: Die Aufwands-Details müssen Sie nicht etwa von Hand eingeben! Sämtliche Datums- und Zeitangaben sowie die Informationen über ...

• zuständige Mitarbeiter,
• erledigte Aufgaben und
• entstandenen Kosten

... übernimmt orgaMAX mithilfe von Variablen automatisch aus der Aufwands-Datenbank. Es genügt, die erforderlichen Voreinstellungen einmalig vorzunehmen. Mehr dazu weiter unten auf dieser Seite (im Abschnitt „Einstellungssache ...“)

Zurück zur Aufwands-Verwaltung: Nachdem Sie die Zeiterfassung mit „OK – F11“ abgeschlossen haben, finden Sie den Vorgang im Arbeitsbereich „Verkauf > Aufwände“ wieder.

... Aufwände per Knopfdruck abrechnen!

Über das Kontextmenü (rechter Mausklick auf den betreffenden Aufwands-Vorgang oder Mausklick auf die Schaltfläche „Weitere Funktionen – F3“) lassen sich „offene Aufwände“ wahlweise komplett oder teilweise abrechnen:

• Wenn Sie die Funktion „offene Aufwände abrechnen“ verwenden, zeigt orgaMAX sofort die fertige Rechnung an:

• Bei der Funktion „offene Aufwände teilweise abrechnen“ lässt Ihnen die Software die Wahl, welche der aktuell noch schwebenden Vorgänge eines bestimmten Kunden abgerechnet werden sollen:

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „OK – F11“ und orgaMAX erzeugt automatisch die Rechnung zu den fälligen Vorgängen.

So oder so: Die ausgewählten Aufwände verwandeln Sie mit zwei, drei Mausklicks in eine finanzamtskonforme Ausgangsrechnung. Die bringen Sie anschließend wie üblich per E-Mail, via PDF-Download oder in gedruckter Form per Post auf den Weg zum Kunden.

Einstellungssache: So konfigurieren Sie die Zeiterfassung und Aufwandsverarbeitung

Welche Angaben bei Ihren „Aufwänden“ standardmäßig erfasst werden sollen und einige andere Voreinstellungen nehmen Sie vor der ersten Aufwandserfassung einmalig vor. Beim Start der Aufwandserfassung leitet Sie das Programm daher zunächst zum Einstellungen-Dialogfenster weiter:

In den „Einstellungen Aufwandsverarbeitung“ finden Sie einen übergeordneten Einstellungen-Block sowie drei Konfigurations-Registerkarten:

1. Allgemeine „Einstellungen für Aufwandsverarbeitung“

Im oberen Teil des Fensters haben Sie Einfluss auf das Aussehen und die Inhalte des Aufwands-Dialogfensters: Sie können unter anderem festlegen, ob ...

• die Bereiche „Thema“ und / oder „Artikel“ im Erfassungsdialog angezeigt werden sollen,
• „Kostenpflicht aktiv als Standard“ gesetzt ist (= obligatorisches Häkchen vor der Option „Aufwand ist kostenpflichtig“),
• Sie „Statt Dauer Endzeitpunkt erfassen“ wollen (= manuelle Alternative zur Stoppuhr),
• die „Stoppuhr verfügbar“ ist und ggf. die „Stoppuhr automatisch starten“ soll (dadurch werden die Schaltflächen „Reset“ und „Weiter“ bzw. „Stop“ neben dem Feld „Dauer“ eingeblendet).
• das Programm „Nach Aufwandserfassung E-Mail erstellen“ soll (sorgt für die obligatorische Benachrichtigung von Kunden über erbrachte Leistungen),
• die Software einen „Hinweis bei fehlender E-Mail u. Kostenpflicht“ einblenden soll (Information über fehlende E-Mail-Adresse) und schließlich
• welche „Auftragsart“ standardmäßig mit Ihren Aufwänden verknüpft werden soll.

2. Aufwands-„Artikel“ auswählen

Zurück zu den Einstellungen bei der Ersteinrichtung: Im Register „Artikel für Aufwand“ legen Sie den passenden Abrechnungs-Artikel aus Ihren Artikel-Stammdaten fest.

Hintergrund: Damit die automatische Aufwandsabrechnung funktioniert, braucht die Software vorab Angaben ...

• zu Artikelnummer, Bezeichnung, Nettopreis und Umsatzsteuersatz des Aufwandsartikels,
• zum Abrechnungs-„Takt in Sekunden“,
• Fälligkeit einer Zeiteinheits-Abrechnung (sofort nach sofort nach Taktbeginn oder erst nach vollendetem Takt) sowie
• über einen aussagekräftigen Positionstext auf Rechnungen: Über die Auswahlliste „Variable einfügen“ können Sie Platzhalter einfügen, aus denen hervorgeht, wann welche Kosten für welche Leistung entstanden sind:

3. Transparenz-Offensive: „E-Mails bei Aufwandserstellung“

In dieser Registerkarte legen Sie den standardmäßigen Inhalt der „Betreff“-Zeile von E-Mails fest, mit denen Sie Ihre Kunden über erbrachte Leistungen informieren möchten.

4. „Artikel bei Guthabenbuchung“

Im dritten und letzten Register wählen Sie den „Artikel bei Guthabenbuchung“ aus. Wie zuvor beim „Artikel für Aufwand“ können Sie hier gleich einen neuen Artikel anlegen:

Hintergrund: Mit den Guthabenbuchungen bietet Ihnen orgaMAX die Möglichkeit, Ihren Kunden Aufwands-Guthaben einzurichten. Von diesem Guthaben zieht die Software dann nach und nach die Kosten laufender Aufwände ab. Die praktische Guthaben-Funktion können Sie zum Beispiel einsetzen als ...

• Kulanz-, Support- und Servicepauschale oder auch als
• eine Art Prepaid-Konto für Premium-Services (z. B. exklusive Telefonberatungen oder Video-Coachings)

Die Angabe eines Verkaufspreises entfällt. Der Umsatzsteuer-Satz muss derselbe sein wie beim Aufwands-Artikel.

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Die Höhe eines Aufwand-Guthabens legen Sie im Arbeitsbereich „Verkauf > Aufwände“ fest. Dort ...

• klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere Funktionen F3“ und dann auf „Neues Guthaben – F9“,
• wählen Sie den Kunden aus, dem Sie ein Guthaben zuordnen möchten und
• tragen im folgenden Dialogfenster „Aufwand Guthaben“ den Ansprechpartner, Sachbearbeiter, Zeitpunkt und vor allem Euro-Betrag und Beschreibung des Aufwands-Guthabens ein: