Smarter Buchungsassistent: Zahlungsdifferenzen verbuchen

Der komfortable Zuordnungs-Assistent von orgaMAX sorgt bekanntlich dafür, dass Kontobewegungen mit drei Mausklicks den passenden Steuerkategorien und Steuersätzen zugeordnet werden können:

Auf diese Weise sind die am Monats- und Jahresende fälligen ...

• Einnahmenüberschussrechnungen,
• Umsatzsteuer-Voranmeldungen,
• Steuererklärungen oder auch
• die Übermittlung der Steuerunterlagen an den Steuerberater

... nur noch eine Sache von ein paar Minuten.

Differenz-Detektiv: Buchungsassistent im Zuordnungs-Assistent

Was viele orgaMAX-Anwender nicht wissen: Unter der Haube des Zuordnungs-Assistenten verbirgt sich ein weiterer smarter Assistent: Der Buchungsassistent erkennt Abweichungen zwischen Rechnungs- und Zahlungsbeträgen. Und sorgt dafür, dass sie im Handumdrehen per Mausklick korrekt verbucht werden.

Solche Mehr- oder Minderzahlungen können ganz unterschiedliche Gründe haben – wie zum Beispiel ...

• Kaufpreis-Minderungen aufgrund mangelhafter Lieferungen und Leistungen,
• Rabatt- und Skontoabzüge,
• Bonus-, Abschlags- und Teilzahlungen,
• Bank- und Bearbeitungsgebühren oder schlicht
• irrtümliche Rechen- und Tippfehler.

Je nachdem, welchen Anlass eine Zahlungsdifferenz hat, muss ein Vorgang steuerlich verschieden behandelt werden: Während eine schlichte Skontodifferenz als Erlösminderung abgehakt werden kann, muss bei einer Teil- oder Abschlagszahlung unter Umständen nachgehakt oder gemahnt werden.

Im Alltag handelt es sich bei solchen Zahlungsdifferenzen oft um geringfügige Beträge. Das macht komplizierte manuelle Buchungsvorgänge ganz besonders unwirtschaftlich. Grund genug, einen Buchungsassistenten einzubauen, der sich um die korrekte Buchung von Differenzen kümmert.

Fall 1: Zahlbetrag niedriger als Rechnungsbetrag (Ausgangsrechnung)

Bei Minderzahlungen von Ausgangsrechnungen bietet der „Abgleich“-Dialog folgende drei Buchungsmöglichkeiten an:

• „Teilzahlung (Rechnungsstatus: teilweise bezahlt)“: Die Ausgangsrechnung gilt als nur zum Teil bezahlt. Die Differenz wird als offene Forderung behandelt. Falls die Rechnung bereits überfällig ist, bekommt der Kunde eine Mahnung. Die Mahnung finden Sie wie üblich im Arbeitsbereich „Finanzen > Mahnungen“.
• „Skontoabzug (Rechnungsstatus: vollständig bezahlt)“: orgaMAX informiert Sie obligatorisch über die Höhe des prozentualen Skontoabzugs. Das erspart Ihnen umständliche Nebenrechnungen. Sofern es sich tatsächlich um einen Skonto-Abzug handelt, sehen Sie auf einen Blick, ob er Ihren Zahlungsbedingungen entspricht.
  

  Bitte beachten Sie: Hat ein Kunde zu viel oder zu spät Skonto gezogen, haben Sie die Wahl: Sie akzeptieren die ungerechtfertigte Rechnungsminderung und wählen die Option „Skontoabzug“. orgaMAX schließt den Vorgang ab und bucht die Erlösminderung. Sie stufen die Gutschrift als „Teilzahlung“ ein und verlangen vom Kunden eine Nachzahlung. Sobald die Rechnung überfällig ist, bereitet orgaMAX eine Mahnung über den Fehlbetrag vor. Die finden Sie wie üblich im Arbeitsbereich „Finanzen > Mahnungen“.

• „Bankgebühr“ (Rechnungsstatus: vollständig bezahlt): In dem Fall erhält die zugrundeliegende Rechnung ebenfalls den Status „vollständig bezahlt". Die Gebühr wird als Betriebsausgabe gebucht.

Ganz gleich, für welche Option Sie sich entscheiden: orgaMAX erzeugt daraus automatisch „Splittbuchungen“:

Außerdem kümmert sich das Programm um die Zuordnung zu den passenden Buchungskategorien und bereitet bei teilweise bezahlten Ausgangsrechnungen Mahnungen vor.

Fall 2: Zahlbetrag höher als Rechnungsbetrag (Ausgangsrechnung)

Fällt eine Gutschrift höher aus als die Gesamtsumme einer Ausgangsrechnung, liegt das üblicherweise an Tipp- oder Rechenfehlern. Unter Umständen begleicht ein Kunde auch mehrere offene Rechnungen mit einer Überweisung. Es kann auch vorkommen, dass ein Kunde freiwillig eine Zulage oder einen Bonus zahlt.

Auch auf solche Vorgänge ist der Buchungsassistent vorbereitet. Der „Abgleich“-Dialog bietet Ihnen bei Überzahlungen die folgenden Buchungs-Optionen an:

• „Kundenguthaben“: Die Ausgangsrechnung gilt als bezahlt. Das Guthaben können Sie mit der nächsten Forderung verrechnen oder dem Kunden als Gutschrift zurückzahlen.
• „Zuschlag“: Bei dieser Option verbuchen Sie die Differenz stillschweigend als Mehrerlös zu Ihren Gunsten. Bei geringfügigen Differenzen ist das im Interesse aller Beteiligten.
• „Zahlungseingang offener Rechnungen“: orgaMAX sucht im Hintergrund nach weiteren unbezahlten Vorgängen und behandelt die verbliebene Überzahlung als Kundenguthaben.

Ganz gleich, um welchen Fall es sich handelt: Mit „OK F11“ schließen Sie den Abgleich von Unter- und Überzahlungen ab. Um die steuerlich korrekte Zuordnung der Zahlungen und Zahlungsdifferenzen sowie eventuelle Mahnungen kümmert sich orgaMAX automatisch.

Wenn Sie mit der orgaMAX Standard- oder Business-Version arbeiten, stehen Ihnen im Arbeitsbereich „Finanzen“ die „Eingangsrechnungen“ zur Verfügung. Mit deren Hilfe optimieren Sie Ihre Skontoerträge. Außerdem erinnert die Software Sie rechtzeitig an die Fälligkeit offener Lieferantenrechnungen.

Auch beim Begleichen von Eingangsrechnungen kann es Differenzen zwischen Rechnungs- und Zahlungsbeträgen geben (zum Beispiel Skontoerträge oder auch Minderung aufgrund mangelhafter Waren-Lieferungen oder fehlerhafter Dienstleistungen). Weicht der Zahlungsbetrag vom Rechnungsbetrag ab, macht der orgaMAX-Buchungsassistent wieder passende Vorschläge:

Fall 3: Zahlbetrag niedriger als Rechnungsbetrag (Eingangsrechnung)

In einem solchen Fall finden Sie im „Abgleich“-Dialog die folgenden Buchungs-Optionen:

• „Teilzahlung (Rechnungsstatus: teilweise bezahlt)“: Die Eingangsrechnung gilt als nur zum Teil bezahlt. Die Differenz wird als offene Verbindlichkeit behandelt. Sie können die Differenz bei Gelegenheit nachzahlen – etwa, wenn der Grund der Kürzung behoben ist.
• „Skontoabzug (Rechnungsstatus: vollständig bezahlt)“: Auch hier informiert Sie das Programm über den rechnerischen Prozentsatz des Skontoabzugs. Wenn alles seine Richtigkeit hat, übernimmt orgaMAX die Kategorie der Betriebsausgabe aus der Eingangsrechnung und kümmert sich außerdem um die Buchung des Skontoerlöses.

Bleibt nur noch der seltene Fall von Überzahlungen bei Eingangsrechnungen:

Fall 4: Zahlbetrag höher als Rechnungsbetrag (Eingangsrechnung)

Falls Sie bewusst mehr bezahlen als die Gesamtsumme einer Eingangsrechnung, geht orgaMAX davon aus, dass es sich um einen freiwilligen „Zuschlag“ handelt:

Wenn Sie damit einverstanden sind, klicken Sie auf „OK - F11“.

Praxistipp: Falls eine solche Differenz ausnahmsweise einmal nicht als Zuschlag verbucht werden soll ...

• wählen Sie „Abbrechen F12“,
• klicken auf „Vorschlag verwerfen“,
• dann auf den Button „Splittbuchung – Beleg splitten“ und
• schließlich auf „Neue Splittbuchung“ > „Eingangsrechnung“:

Nachdem Sie die (tatsächliche) Gesamtsumme der Eingangsrechnung angegeben haben, wählen Sie die offene Lieferantenrechnung aus. In einer zweiten „Neuen Splittbuchung“ können Sie schließlich die passende „Steuerkategorie“ für den Differenzbetrag festlegen:

Das war’s auch schon: Nachdem Sie die zweite Splittbuchung abgeschlossen haben, beenden Sie den manuellen Abgleich mit „OK – F11“. Um die steuerlich korrekte Buchung aller Zahlungen und Zahlungsdifferenzen kümmert sich die Software anschließend automatisch.