Kleinvieh macht auch Mist: So buchen Sie mit orgaMAX Trinkgelder

Bei geschäftlichen Anlässen anfallende Trinkgelder müssen Sie nicht aus der eigenen Tasche bezahlen. Das Finanzamt erkennt Trinkgelder grundsätzlich als Betriebsausgaben an. Allerdings sind daran ein paar Bedingungen geknüpft.

Damit es bei einer späteren Steuerprüfung keinen Ärger gibt ...

• fertigen Sie am besten einen Eigenbeleg an,
• machen keine Vorsteuer geltend und
• trennen die Trinkgeld-Zahlung vom dazugehörigen Vorgang (z. B. Reparaturen, Bewirtungen, Anlieferung von Waren).

Der Reihe nach:

Eigenbeleg anfertigen

Gesetzliche Formvorschriften für Eigenbelege gibt es nicht. Eine handschriftliche Notiz reicht völlig. Besondere inhaltliche Anforderungen müssen Sie auch nicht beachten.

Bei Trinkgeldern genügen ...

• die (anonyme) Bezeichnung des Empfängers,
• die Angabe des betrieblichen Anlasses (am besten mit Verweis auf die dazugehörige Belegnummer),
• der Trinkgeld-Betrag,
• das Datum und
• die eigene Unterschrift.

Ein Eigenbeleg sieht dann beispielsweise so aus:

Keine Vorsteuer buchen

Bei Trinkgeldern liegt der Grund für die Nichtanerkennung des Vorsteuerabzugs auf der Hand: Empfänger sind in der Regel Angestellte und Privatleute, deren Trinkgelder nicht der Umsatzsteuer unterliegen.

Da auf der Einnahmenseite keine Umsatzsteuer abgeführt wird, darf auf der Ausgabenseite auch keine Vorsteuer gezogen werden. Zumal die dafür erforderliche ordnungsgemäße Rechnung oder Quittung fehlt. Denn Trinkgelder werden vom Empfänger üblicherweise ja nicht quittiert – schon gar nicht namentlich.

Um das bar bezahlte Trinkgeld aus dem weiter oben abgebildeten Eigenbeleg mit orgaMAX zu buchen ...

• rufen Sie im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank/Kasse“ Ihr „Kassenbuch“ oder das „Verrechnungskonto“ auf,
• klicken auf die Schaltfläche „Neu Ausgabe F10“,
• tragen sich selbst als Auftraggeber ein,
• geben den Euro-Betrag, die Belegnummer und den Verwendungszweck ein (z. B. „Trinkgeld für Auslieferungsfahrer“),
• wählen im Abschnitt „Steuerkategorie – Konto zuweisen“ aus der Kategorien-Liste das Konto „Sonstige betriebliche Aufwendungen“,
• ändern den Steuersatz von standardmäßig „Vorsteuer 19 %“ in „Umsatzsteuerfrei (Einkauf)“ und
• schließen die Zahlungszuordnung per Mausklick auf den Button „OK F11“ ab:

Das war’s auch schon: orgaMAX behandelt den Gesamtbetrag von 5 Euro anschließend in voller Höhe als Betriebsausgabe – ignoriert den Vorgang dagegen bei der Vorsteuer-Ermittlung!

Sonderfall: Bewirtungs-Trinkgelder

Ausgaben für die Bewirtung von Kunden und anderen Geschäftspartnern erkennt das Finanzamt als Betriebsausgaben an. Vorausgesetzt natürlich, die Bewirtung erfolgt aus betrieblichem Anlass (etwa im Rahmen von Vertragsverhandlungen oder Projektbesprechungen).

Zusätzlich zum quittierten Rechnungsbetrag werden bei Bewirtungen üblicherweise Trinkgelder gezahlt. Das Zubrot für Kellner und andere Servicekräfte dürfen Sie ebenfalls als Betriebsausgabe geltend machen.

70 – 30 – 100: Buchungs-Idealmaße bei Bewirtungen

Weil für die eigentlichen Bewirtungskosten jedoch ihrerseits Sondervorschriften gelten, tun sich viele Selbstständige und Unternehmer mit der richtigen Zahlungszuordnung schwer. Hintergrund:

• Die Teilnehmer von Geschäftsessen stillen zwangsläufig auch ihren „privaten“ Hunger. Deshalb erkennt das Finanzamt von vornherein nur 70 % der (Netto-) Bewirtungskosten als Betriebsausgabe an.
• Die übrigen 30 % stellen aus Sicht des Finanzamts den Privatanteil dar. Wie hoch ihr eigener Verzehranteil dabei tatsächlich war, spielt keine Rolle
• Etwas erfreulicher, dafür aber auch noch etwas komplizierter, wird der Vorgang dadurch, dass der Umsatzsteueranteil des Gesamtbetrags in voller Höhe als Vorsteuer anerkannt wird.
• Das zusätzlich gezahlte Trinkgeld wiederum gilt zu 100 % als Betriebsausgabe, enthält dafür jedoch keinen Cent Vorsteuer.

Die gute Nachricht: orgaMAX nimmt Ihnen das umständliche Herausrechnen der verschiedenen Buchungsanteile ab.

Automatisches Beleg-Filetieren

Sie brauchen nur den Gesamtbetrag der Gaststätten-Rechnung der Kategorie „Bewirtungskosten“ zuzuordnen und auf den richtigen Umsatzsteuersatz zu achten. Ihre Bürosoftware ... 

• zerlegt den Gesamtbetrag daraufhin wie üblich in einen Netto- und einen Umsatzsteuer-Anteil,
• bucht den Umsatzsteueranteil komplett als Vorsteuer,
• teilt den Netto-Anteil in einen betrieblichen Anteil (70 %) und einen privaten Nutzungsanteil (30 %) und
• berücksichtigt die verschiedenen Anteile automatisch bei den späteren Steueranmeldungen und Steuererklärungen.

Splittbuchung: Bewirtung plus Trinkgeld

Angenommen, Sie haben für ein Arbeitsessen mit drei Geschäftspartnern 127,50 Euro (inklusive Umsatzsteuer) bezahlt und zusätzlich 7,50 Euro Trinkgeld gegeben. Den Gesamtbetrag von 135 Euro buchen Sie wie folgt:

• Bei Kartenzahlung öffnen Sie den Zuordnungs-Assistenten im betreffenden Bank- oder Kreditkartenkonto,
• bei Barzahlung legen Sie im Kassenbuch bzw. Verrechnungskonto eine neue Ausgabenbuchung an,
• geben den Restaurant-Namen im Feld „Empf. / Auftr.“ ein,
• tragen den Brutto-Betrag von insgesamt 135 Euro in das Betragsfeld und den Bewirtungsanlass im Feld „Verwendungszweck“ ein,
• klicken auf die Schaltfläche „Splittbuchung“ und dann auf „Neue Splittbuchung“ – „Steuerkategorie“:

In der ersten Splittbuchung ...

• erfassen Sie den Brutto-Rechnungsbetrag in Höhe von (-) 127,50 Euro (mit führendem Minuszeichen),
• wählen die Kategorie „Bewirtungskosten“ und
• achten darauf, dass der voreingestellte Steuersatz mit den Angaben auf dem Quittungsbeleg übereinstimmt:

Per Mausklick auf den Button „OK F11“ schließen Sie die erste Splittbuchung ab. Mit „Neue Splittbuchung“ – „Steuerkategorie“ legen Sie die zweite Splittbuchung an. Dort erscheint der Differenzbetrag in Höhe von (-) 7,50 Euro bereits als „Bruttobetrag“. Sie brauchen nur noch ...

• im „Info“-Feld den Verwendungszweck (z. B. „Trinkgeld-Anteil“) einzutragen,
• die Kategorie „Bewirtungskosten“ auszuwählen und
• als Steuersatz „Umsatzsteuerfrei (Einkauf“) festzulegen:

Das war’s auch schon: Um alles andere kümmert sich das Programm automatisch im Hintergrund.

Praxistipp: Bei Bedarf können Sie im Bereich „Finanzen“ in den „Rechnungs- und Buchhaltungslisten" im Register „Kontenübersicht“ nachschauen, ob alle Teilzahlungen korrekt zugeordnet worden ist. Sie finden die genannten Teilbuchungen unter den Kategorien ...

• „4650 – Bewirtungskosten“,
• „4654 - Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten“ sowie
• (je nach Steuersatz) unter „1568 / 1570 / 1571 / 1575 / 1576 – Anrechenbare bzw. Abziehbare Vorsteuer“.