Der erste Schritt hin zu einem papierlosen Büro beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Nur wer weiß, wo und wie viel Papier verwendet wird, kann die Digitalisierung gezielt vorantreiben.
Durch diese Analyse erhalten Sie eine solide Grundlage, um Ihr Projekt „papierloses Büro“ strategisch zu planen und gezielt anzugehen.
Der Schlüssel zum Erfolg eines papierlosen Büros liegt in der richtigen Software. Sie bildet das Rückgrat Ihrer digitalen Prozesse und sollte sorgfältig ausgewählt werden. Die richtige Entscheidung hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter hinsichtlich Funktionsumfang, Bedienbarkeit, Sicherheit und Kosten. Testen Sie die Software in Ihrer Umgebung, um sicherzustellen, dass sie Ihre Workflows verbessert und auf lange Sicht anpassbar bleibt. Achten Sie darauf, dass die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann und einen guten Support bietet.
Bei der Softwarewahl spielen vor allem zwei Kategorien eine zentrale Rolle: Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und Buchhaltungssoftware. Beide sind unverzichtbare Bausteine, um den Umstieg auf ein papierloses Büro erfolgreich zu gestalten und langfristig effizient zu arbeiten.
Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist essenziell für das papierlose Büro. Es erleichtert das Scannen, Digitalisieren und revisionssichere Speichern von Dokumenten. Zudem ermöglicht es eine einfache Kategorisierung und das schnelle Wiederfinden von Dateien mithilfe von Metadaten. Achten Sie darauf, dass das System gesetzliche Anforderungen erfüllt und Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrollen und eine zuverlässige Archivierung bietet.
Ein besonderes Augenmerk sollten Sie dabei auf cloudbasierte Dokumentenmanagement-Systeme legen. Diese bieten erhebliche Vorzüge gegenüber lokalen Systemen:
Zugriff von überall und jederzeit: Ideal für mobiles Arbeiten, egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Automatische Backups: Schützen Sie sich vor Datenverlust und sorgen Sie dafür, dass alle Daten zuverlässig gespeichert werden.
Transparente Aktivitätenprotokolle: Behalten Sie den Überblick, wer wann was gemacht hat – für mehr Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.
Elektronische Unterschriften: Signieren Sie Dokumente digital und rechtskonform, ohne Papier zu brauchen.
Insgesamt bieten cloudbasierte DMS-Lösungen eine hohe Flexibilität und Sicherheit, die nicht nur in einem papierlosen Büro von großem Nutzen sind. Sie punkten auch im Fall von IT-Störungen, welche die Verfügbarkeit lokaler Systeme beeinträchtigen können.
Die Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware spielt eine ebenso zentrale Rolle bei der Umstellung auf ein papierloses Büro – vor allem im Hinblick auf die kommende E-Rechnungspflicht ab 2025. Solche Anwendungen automatisieren viele manuelle Aufgaben und bieten wesentliche Vorteile, wie:
Digitale Rechnungsverarbeitung: Mit der passenden Software können Sie Rechnungen einfach elektronisch erstellen, versenden und verarbeiten. So sparen Sie nicht nur Papier, sondern auch Zeit – und Zahlungen werden schneller bearbeitet.
Automatisierte Workflows: Viele Buchhaltungsprogramme übernehmen Aufgaben automatisch – von der Zuordnung der Belege zu den richtigen Transaktionen bis hin zur Vorbereitung Ihrer Steuererklärungen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Rechtskonforme Verarbeitung: Die richtige Software sorgt dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben, wie die E-Rechnungspflicht, eingehalten werden. Damit sind Sie bestens auf künftige Regularien vorbereitet.
Ein großer Pluspunkt einer papierlosen Buchhaltung ist die Möglichkeit, die Software direkt in Ihr DMS zu integrieren, was den gesamten Prozess – von der Rechnungsstellung bis zur Archivierung – vollständig digitalisiert. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für eine lückenlose Dokumentation und Prüfungssicherheit.
Der Übergang zum papierlosen Büro beginnt mit der Digitalisierung Ihrer Papierarchive. Dieser Schritt ist entscheidend für einen vollständigen Umstieg.
Schrittweises Scannen: Fangen Sie mit den wichtigsten Dokumenten an, die regelmäßig benötigt werden. Achten Sie auf eine hohe Scanqualität, um die Lesbarkeit und Reproduzierbarkeit zu gewährleisten.
Tipp: Mit der praktischen App von orgaMAX Dokumente lassen sich Belege und Unterlagen einfach abfotografieren. Eine integrierte Texterkennung erfasst wichtige Details wie Rechnungsnummern oder das Datum, die per Knopfdruck übernommen werden können. Bereits digital vorhandene Dokumente werden bequem per Drag & Drop ins System übertragen, was Zeit und Aufwand spart!
Ordnung schaffen: Organisieren Sie die digitalisierten Dokumente in Ihrem DMS. Nutzen Sie Schlagwörter und Metadaten, um alles schnell wiederzufinden. Denken Sie auch daran, wichtige Dateien regelmäßig zu sichern, um Datenverluste zu vermeiden.
Tipp: In orgaMAX Dokumente lässt sich die Ordnerstruktur individuell anpassen. Das System erkennt automatisch spezifische Dokumentenarten, während Sie zur besseren Kategorisierung eigene Tags vergeben können. Dadurch werden das Filtern und Finden von Dokumenten erheblich vereinfacht. Zusätzlich steht eine leistungsstarke Volltextsuche zur Verfügung.
Rechtskonforme Archivierung: Achten Sie darauf, dass Ihre digitalen Dokumente den gesetzlichen Vorgaben, wie den GoBD, entsprechen und sicher archiviert werden.
Aufbewahrungspflicht und GoBDUnternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte geschäftliche Unterlagen über festgelegte Zeiträume aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel 6 Jahre für Handelsbriefe und 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen. Diese Fristen gelten sowohl für Papierdokumente als auch für digitalisierte und elektronische Dokumente. Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz: GoBD – regeln die Anforderungen an die digitale Buchführung und Archivierung. Sie legen fest: Digitale Dokumente müssen unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein. Außerdem müssen alle Änderungen lückenlos protokolliert werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit entsprechenden Compliance-Funktionen kann dabei helfen, die Anforderungen der GoBD zu erfüllen und die rechtssichere Archivierung zu gewährleisten. |
Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines papierlosen Büros ist die Akzeptanz und das Verständnis der Mitarbeitenden. Ohne eine umfassende Schulung besteht die Gefahr, dass neue Prozesse nicht effizient umgesetzt werden.
Durch gut geschulte Mitarbeitenden wird das papierlose Arbeiten schnell zur Routine und steigert die Effizienz im gesamten Unternehmen.
Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist ein großer Schritt, aber nicht das Ende des Prozesses. Eine kontinuierliche Optimierung ist entscheidend, um den Erfolg langfristig zu sichern.
Nachdem Sie Ihre Papierunterlagen digitalisiert haben, stellt sich die Frage: Was passiert nun mit den Originaldokumenten? Hier gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten:
Aufbewahrungspflichten prüfen
Bevor Sie Papierdokumente entsorgen, sollten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Ihr Unternehmen prüfen. Besonders bei steuer- oder handelsrechtlichen Dokumenten gelten strenge Vorschriften. Bestimmte Originale wie Verträge, notarielle Urkunden oder Zollpapiere müssen oft mehrere Jahre im Original aufbewahrt werden, auch wenn sie bereits digitalisiert wurden.
Sichere Archivierung von Originaldokumenten
Für Dokumente, die weiterhin in physischer Form aufbewahrt werden müssen, sollten Sie einen sicheren Archivierungsprozess einrichten. Diese Dokumente sollten an einem sicheren, geschützten Ort lagern – beispielsweise in einem feuerfesten Archiv oder einem Tresor. Eine klare Organisation und Kennzeichnung der Dokumente sorgen dafür, dass sie im Bedarfsfall schnell auffindbar sind.
Rechtssichere Vernichtung von Papierunterlagen
Sobald Sie die gesetzlichen Anforderungen geprüft haben und keine Pflicht zur Aufbewahrung mehr besteht, können die Papierunterlagen sicher vernichtet werden. Verwenden Sie hierfür Aktenvernichter mit hohen Sicherheitsstufen oder beauftragen Sie einen zertifizierten Dienstleister. Die Vernichtung sollte den Datenschutzbestimmungen entsprechen, um sensible Daten vor Missbrauch zu schützen.
Langfristig sollten Sie prüfen, wie Sie die Anzahl von Dokumenten, die in Papierform anfallen, weiter minimieren können. Die Einführung von elektronischen Signaturen und die Umstellung auf vollständig digitale Prozesse, wie bei der E-Rechnung, kann dabei helfen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen konsequent auf papierlose Arbeitsweisen setzt und Originaldokumente immer seltener notwendig werden.
Um Ihr Projekt „papierloses Büro“ erfolgreich umzusetzen, ist orgaMAX die richtige Wahl. Mit orgaMAX Dokumente und orgaMAX Buchhaltung haben Sie eine ganzheitliche und integrierte Lösung, um alle Aspekte der digitalen Dokumentenverwaltung und papierlosen Buchhaltung abzudecken.
Vorteile von orgaMAX Dokumente:
Vorteile von orgaMAX Buchhaltung:
Mit orgaMAX Dokumente und orgaMAX Buchhaltung sind Sie bestens gerüstet, um die Umstellung auf ein papierloses Büro nicht nur einfach, sondern auch effektiv und rechtskonform zu gestalten. Nutzen Sie die Vorteile dieser digitalen Tools und schaffen Sie eine zukunftssichere Arbeitsumgebung, die Ihre Effizienz steigert und die Umwelt schont.
Weiterführende Informationen zu Steuer- und Buchführungsthemen finden Sie im orgaMAX-Blog und im Newsletter-Archiv: