So macht ein cloudbasiertes DMS Unternehmen widerstandsfähiger

Am 19. Juli 2024 kam es in vielen Unternehmen zu stundenlangen Ausfällen: Bildschirme blieben blau, Systeme fielen aus, und der Betrieb stand still. Ursache war ein fehlerhaftes Software-Update von CrowdStrike, das weltweit IT-Störungen verursachte und die Verwundbarkeit digitaler Infrastrukturen deutlich machte. Nach dieser massiven Störung stellt sich eine zentrale Frage: Wie können Unternehmen sich besser schützen und gleichzeitig ihre Abläufe effizienter gestalten? Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen.

Moderne Sicherheitsmaßnahmen für sensible Daten

Der Schutz sensibler Daten ist heute wichtiger denn je. Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem bietet zahlreiche fortschrittliche Sicherheitsmechanismen, die Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Diebstahl schützen. Gleichzeitig ermöglicht das System eine lückenlose Überwachung und Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen, was die Transparenz im Umgang mit sensiblen Informationen erhöht.

Zu den umfassenden Schutzmaßnahmen eines cloudbasierten DMS zählen:

• Verschlüsselte Datenübertragung
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Detaillierte Protokollierung von Zugriffs- und Änderungsaktivitäten
• Automatische Backups
• Speicherung auf mehrfach gesicherten Servern

Diese Maßnahmen greifen ineinander und sorgen dafür, dass Daten jederzeit bestmöglich geschützt sind. Die mehrfach gesicherten Server bilden eine robuste Grundlage, auf der das DMS aufbaut. Mit Firewalls, Verschlüsselungstechnologien und strengen physischen Sicherheitsvorkehrungen wird das Risiko von Datenverlust oder -diebstahl minimiert.

In Deutschland gelten einige der weltweit strengsten Datenschutzgesetze. Ein cloudbasiertes DMS mit Servern in Deutschland entspricht den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und gewährleistet optimalen Schutz für sensible Informationen.

Es ist zudem wichtig zu bedenken, dass physische Materialien wie Papier einem natürlichen Verfall durch Licht, Temperatur oder allgemeine Alterungsprozesse unterliegen. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) § 257 und der Abgabenordnung (AO) § 147 besteht je nach Dokument eine Aufbewahrungspflicht von bis zu zehn Jahren. Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem lässt sich diese Pflicht jedoch einfacher erfüllen, da digitale Dokumente sicher gespeichert und vor Alterung geschützt sind.

Uneingeschränkter Dokumentenzugriff: Flexibel und ausfallsicher

Bei einem Ausfall lokaler Systeme ermöglicht ein cloudbasiertes DMS den Zugriff auf benötigte Dokumente von überall und zu jeder Zeit. Ob am Desktop, Tablet oder Laptop: Alle wichtigen Informationen stehen jederzeit bereit. Diese Flexibilität erweist sich als besonders wertvoll in Situationen wie dem CrowdStrike-Ausfall. Während des Vorfalls konnten einige Unternehmen auf bestimmte Dienste nicht zugreifen, was ihre Abläufe beeinträchtigte. Mit einem cloudbasierten DMS hätten Mitarbeitende auch während des Ausfalls nahtlos weiterarbeiten können. So wären Arbeitsausfälle minimiert und potenzielle Gewinnausfälle, die durch unterbrochene Geschäftsprozesse entstehen können, vermieden worden.

Mit digitalem DMS Zeit und Geld sparen

Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem sichert nicht nur Einnahmen im Störfall, sondern vereinfacht den Umgang mit Dokumenten. Es zentralisiert und automatisiert die Verwaltung, Speicherung und den Zugriff auf Unterlagen. Papierberge, aufwendige Archivierung und mühsames Durchsuchen von Aktenordnern entfallen. Stattdessen lassen sich alle Dokumente digital organisieren und schnell wiederfinden. Automatisierte Prozesse übernehmen Routineaufgaben und reduzieren so den administrativen Aufwand.

• Wegfall von Druck- und Papierkosten: Der Verzicht auf physische Dokumente senkt die Kosten für Papier und Druck, schont Ressourcen und schützt die Umwelt.
• Kein physischer Lagerort notwendig: Da Dokumente digital gespeichert werden, entfällt der Bedarf an physischen Archivräumen. Das spart Platz und bietet gleichzeitig mehr Flexibilität bei der Organisation und Verwaltung von Unterlagen.
• Effiziente Organisation und schnelle Auffindbarkeit: Ein digitales DMS ermöglicht eine bessere Organisation der Dokumente. Integrierte Such- und Filterfunktionen sorgen dafür, dass benötigte Informationen schnell und einfach gefunden werden, was den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.
• Automatisierte Prozesse: Wiederkehrende Aufgaben wie das Archivieren, Sichern und Verwalten von Dokumenten werden automatisiert. Dies reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Fehler und schafft mehr Zeit für wesentliche Geschäftsaufgaben.

Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), Solo-Selbstständige und Gründer bietet ein digitales DMS eine effiziente Möglichkeit, Ressourcen zu schonen und gleichzeitig den Arbeitsalltag zu optimieren.

Unser Tipp: Sichere und effiziente Dokumentenverwaltung mit orgaMAX

Der Vorfall vom 19. Juli 2024 hat gezeigt, wie anfällig traditionelle IT-Infrastrukturen für unerwartete Ausfälle sein können. Mit einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem wie orgaMAX Dokumente lässt sich die Unternehmenssicherheit deutlich erhöhen, während gleichzeitig Effizienz und Kosteneinsparungen gefördert werden. Die Vorteile dieser modernen Lösung machen Unternehmen zukunftssicherer.

Die Vorteile von orgaMAX Dokumente im Überblick:

• Intuitive Benutzeroberfläche: Einfache Bedienung ohne lange Einarbeitungszeit.
• Automatisierte Texterkennung: Effizientes Erfassen von Belegen und anderen Unterlagen.
• Nahtlose Integration: Kompatibilität mit bestehenden Systemen und Softwarelösungen.
• Umfassende Suchfunktion: Schneller Zugriff auf benötigte Dokumente dank praktischer Filter, Tags und Volltextsuche.
• Exportmöglichkeiten: Belege mit wenigen Klicks an das Steuerbüro übermitteln oder in die Buchhaltungssoftware exportieren.
• Revisionssicherheit: Rechtssichere Archivierung von Dokumenten gemäß geltenden Vorschriften.

Unser Versprechen: Wir sichern alle Daten mehrfach auf Servern in Deutschland.

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