Wann Rechnungen verjähren und wie Sie sich vor Verlusten schützen

Teaserbild Rechnungsverjährung

Hohe Außenstände und schlechtes Forderungsmanagement gehören zu den wichtigsten Gründen für Unternehmenspleiten. Dass Kunden sich mit dem Bezahlen von Rechnungen (zu) viel Zeit lassen, ist schlimm genug. Was vielen Gründern und Nachwuchsunternehmern gar nicht klar ist: Forderungen haben nicht ewig Bestand!

Genauer gesagt: Ihre Ansprüche bleiben zwar erhalten – nach drei bis vier Jahren haben Sie aber in den meisten Fällen keine Möglichkeit mehr, sie durchzusetzen! Denn der Schuldner kann sich mit Verweis auf die Verjährung auf sein „Leistungsverweigerungsrecht“ berufen. Mit anderen Worten: Wenn Sie Ihren Schuldnern nicht energisch auf die Füße treten, stehen Sie am Schluss mit leeren Händen da!

Hintergrund: Die früher 30-jährige Verjährungsfrist ist seit der Schuldrechtsreform im Jahr 2002 durch eine dreijährige Regelverjährung ersetzt worden! Schlichte Zahlungserinnerungen oder Mahnungen genügen nicht, um eine drohende Verjährung zu verhindern!

Doch der Reihe nach: In diesem Beitrag erfahren Sie ...

warum Forderungen nicht ewig Bestand haben,
wann offene Forderungen standardmäßig verjähren,
wie Sie die Verjährungsfristen richtig berechnen,
wie Sie eine drohende Verjährung doch noch verhindern,
was Sie tun können, damit es erst gar nicht so weit kommt und
wie Ihnen eine professionelle Bürosoftware dabei hilft.

Verjährung? Warum das denn?

Im Geschäftsleben dienen Verjährungs-Vorschriften grundsätzlich dem Rechtsfrieden und der Planungssicherheit. Wenn fragwürdige oder umstrittene Ansprüche jahrzehntelang durch Unternehmensbilanzen und Steuererklärungen geistern, dann sorgt das für Unsicherheit.

Und die betrifft nicht nur die direkt beteiligten Geschäftspartner. Schließlich ist der Gläubiger seinerseits Schuldner anderer Lieferanten, Dienstleister oder Mitarbeiter - und umgekehrt. Wird ein Schuldner nach Jahrzehnten (womöglich zu Unrecht) zur Kasse gebeten, kann das Unbeteiligte in Mitleidenschaft ziehen. Grund genug für den Gesetzgeber, zumindest halbwegs klare Verhältnisse zu schaffen:

Die wichtigsten Verjährungsfristen im Überblick

Vorweg: Die früher übliche Unterscheidung bei den Verjährungsfristen zwischen Verbrauchern und Geschäftsleben gibt es nicht mehr. Ganz gleich, ob Privatleute oder Unternehmer: Für die meisten Ansprüche aus Kauf-, Miet- und Werkverträgen gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Die ist in § 195 BGB festgelegt.

Daneben finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch für bestimmte Sonderfälle kürzere und längere Verjährungsfristen. So verjähren Ansprüche ...

aufgrund von Mängeln bei Werkleistungen, Reparaturen und beim Kauf von Waren bereits nach zwei Jahren (§ 438 BGB),
aufgrund von Mängeln bei Bauwerken nach fünf Jahren (§ 438 BGB)
auf Eigentums-Übertragung bei Grundstücken nach zehn Jahren (§ 196 BGB) und
aus gerichtlichen Rechtstiteln weiterhin erst nach 30 Jahren (§ 197 BGB).

Im Mittelpunkt des betrieblichen Alltags steht jedoch die dreijährige Regelverjährung.

Fristablauf richtig berechnen

Grundsätzlich gilt: Die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt laut § 199 BGB „mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist“. Wichtig: Damit ein Anspruch entsteht, ist streng genommen noch nicht einmal eine Rechnung erforderlich: So ist laut Gesetz zum Beispiel ...

die Vergütung bei Dienstverträgen grundsätzlich sofort nach Erbringen der Leistung fällig,
der Kaufpreis im Rahmen von Kaufverträgen bei Übergabe der Sache und
der Werklohn bei Werkverträgen nach Abnahme des Werks.

Trotzdem spielt die Rechnung bei der Ermittlung von Verjährungsfristen eine zentrale Rolle. In der Regel beginnt die Verjährungsfrist am Ende des Jahres, in dem der Rechnungsbetrag fällig geworden ist.

Einerseits aus Beweis- und Plausibilitätsgründen, weil sowohl Leistung als auch Entgelte häufig erst in der Rechnung genau spezifiziert und dokumentiert werden. Zum anderen weichen die Zahlungskonditionen, insbesondere der Fälligkeitstermin, in der Rechnung häufig von den gesetzlichen Bestimmungen ab.

Beispiel: Angenommen, Sie haben Ihrem Kunden am 15. Oktober 2017 eine Rechnung mit einer Zahlungsfrist von 14 Tagen geschickt. Dann ...

ist der Anspruch am 29. Oktober 2017 entstanden,
beginnt der dreijährige Fristlauf am 1. Januar 2018 und
endet drei Jahre später am 31. Dezember 2020.

Wurde die Rechnung unter ansonsten gleichen Bedingungen erst am 22. Dezember 2017 verschickt, ist sie erst im Januar 2018 fällig und verjährt daher auch erst Ende 2021!

Praxistipps:

Mit dem Creditreform-Verjährungsrechner berechnen Sie den Fristablauf bei der Regelverjährung sowie anderer Ansprüche (z. B. vollstreckbare Rechtstitel oder Mängel an Bauwerken).
Falls die Verjährung zwischenzeitlich durch Verhandlungen oder Klageeinreichungen unterbrochen war, hilft die Online-Verjährungsberechnung von juratexte.de weiter.

Verjährungsfrist unterbrechen oder neu starten

Vorteil der generellen Verlagerung auf den Jahreswechsel: Notfalls genügt es, einmal im Jahr (zum Beispiel im letzten Quartal) alle offenen Alt-Forderungen auf eine drohende Verjährung hin zu kontrollieren.

Wichtig: Bei der Berechnung der Verjährungsfrist kommt es nicht nur auf Leistungs-, Rechnungs- und / oder Fälligkeitsdatum an:

Keine Verjährung droht, wenn der Schuldner schriftlich auf die Verjährung verzichtet und sich bereit erklärt, die Zahlung auf jeden Fall noch zu leisten.
Ein komplett neuer Fristlauf beginnt laut § 212 BGB, wenn der säumige Kunde den Anspruch durch Teil- oder Zinszahlung, Sicherheitsleistung oder auf andere Weise ausdrücklich anerkennt. In solchen Fällen startet die dreijährige Frist am Ende des Jahres, in dem die (jüngste) Teilzahlung geleistet oder der Anspruch auf andere Weise bestätigt wurde.
Unterbrochen („gehemmt“) wird die Verjährungsfrist laut § 204 BGB unter anderem durch Einleitung eines Schiedsgerichtverfahrens, Klageerhebung oder auch Erlass des Vollstreckungsurteil.

Die einfachste, schnellste und preiswerteste Möglichkeit der Verjährungsunterbrechung ist aber zweifellos die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens.

Gerichtliches Mahnverfahren einleiten

Wichtig: Mit einer noch so energischen Zahlungserinnerung oder Mahnung halten Sie eine drohende Verjährung nicht auf. Wenn sich unter Ihren offenen Posten noch unbezahlte Rechnungen aus dem Jahr 2017 befinden, starten Sie am besten möglichst bald das gerichtliche Mahnverfahren.

Sie müssen nicht bis kurz vor Ende des Fristablaufs warten. Sofern Ihre Kunden in Zahlungsverzug sind, können Sie das gerichtlichen Mahnverfahren selbstverständlich auch jetzt schon für Rechnungen aus den Jahren 2018 bis 2020 einleiten. So oder so: Die rechtlichen und technischen Hürden sind vergleichsweise niedrig. Den gerichtlichen Mahnbescheid können Sie auch ohne anwaltliche Hilfe beantragen.

Bitte beachten Sie:

Während des gerichtlichen Mahnverfahrens ist der Verjährungs-Fristablauf bis zum Ende des Mahnverfahrens unterbrochen.
Die Unterbrechung der Verjährung durch das gerichtliche Mahnverfahren hängt nicht davon ab, ob Ihre Forderung unbestritten und der Mahnbescheid erfolgreich ist. Bereits der Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids genügt, um den Fristablauf zu unterbrechen!
Ihr Schuldner hat 14 Tage Zeit, der gerichtlichen Zahlungsaufforderung zu widersprechen. Gründe oder gar Beweise muss er dafür nicht vorbringen.
Bestreitet Ihr Schuldner Ihren Anspruch, können Sie entscheiden, ob Sie Zivilklage einreichen wollen. Erst dann prüft das Gericht, ob der Anspruch zurecht geltend gemacht wird.
Ist der Anspruch noch immer nicht beglichen, endet die Unterbrechung der Verjährung sechs Monate nach der rechtskräftigen Entscheidung oder sonstigen Beendigung des eingeleiteten Verfahrens.

Praxistipp: Den „Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids“ können Sie zum Beispiel auf dem Justiz-Onlineportal mahngerichte.de stellen. Dort finden Sie zudem weiterführende Informationen über das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren. Alle weiteren Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Sie fragen einen Rechtsanwalt.

Forderungsmanagement mit Bordmitteln: Wehret den Verjährungs-Anfängen!

Mit dem gerichtlichen Mahnbescheid gibt es zwar ein probates Mittel zur Unterbrechung einer drohenden Verjährung. Viel besser ist es jedoch, es gar nicht erst soweit kommen zu lassen:

Prüfen Sie die Seriosität und Bonität Ihrer Auftraggeber. Falls die Zahlungsmoral vieler Kunden in der Vergangenheit zu wünschen übrig gelassen hat, arbeiten Sie am besten vermehrt mit Voraus- und Teilzahlungen.
Rechnen Sie abgeschlossene Aufträge zeitnah ab.
Schreiben und verschicken Sie rechtlich einwandfreie und unmissverständliche Rechnungen mit eindeutigen Zahlungskonditionen.
Weisen Sie Ihre Kunden schon bei Rechnungsstellung auf die möglichen Folgen eines Zahlungsverzuges hin.
Überwachen Sie Ihre offenen Rechnungen – je nach Anzahl und Wert der Vorgänge täglich, wöchentlich oder zumindest monatlich!
Mahnen Sie zeitnah und nicht erst auf den letzten Drücker.
Verzichten Sie nach Möglichkeit auf ein vielstufiges Mahnverfahren: Mehr als eine Mahnung ist rechtlich auf keinen Fall erforderlich!
Nehmen Sie (vor allem bei Stammkunden und größeren Rechnungssummen) persönlichen Kontakt zu säumigen Kunden auf. So erfahren Sie oft mehr über die Gründe eines Zahlungsverzugs. Nicht immer sind ausbleibende Zahlungen böser Wille. Wenn Sie im Gespräch bleiben, finden Sie oft eine für beide Seiten akzeptable Lösung.
Außerdem können Sie Ihnen Schuldner auf diese Weise zu Teilzahlungen und anderen Formen des Entgegenkommens bewegen. Damit verbuchen Sie nicht nur einen finanziellen Teilerfolg: Durch solche Maßnahmen verlängern Sie ganz nebenbei noch die Verjährungsfrist!
Verschaffen Sie sich rechtzeitig vor dem Jahresende einen Überblick über Ihre „Offenen Posten“ und klären Sie, welche Ansprüche eventuell von der Verjährung bedroht sind.
Auch die Beauftragung von Inkasso-Dienstleistern ist denkbar. Notfalls besteht auch die Möglichkeit, schwer einzutreibende Außenstände zu verkaufen. Das bringt zwar nur einen Bruchteil der Ursprungs-Forderungen ein. Oft ist das aber besser als ganz leer auszugehen.

Checkliste Das sollten Sie bei der Auswahl einer Bürosoftware beachten

Mit einer modernen Bürosoftware sinkt die Gefahr von Verjährungen und anderen Forderungsausfällen spürbar! Die folgenden Abrechnungs-, Mahn- und Auswertungs-Funktionen sollte Ihre Bürosoftware beherrschen:

Kunden-Datenbank zur Dokumentation aller wichtigen Informationen – von Ansprechpartnern und Adressen über Kontaktdaten bis hin zu Konditionen und Statistiken,
Automatische Warnhinweise beim Anlegen von Angeboten und Aufträgen mit Auftrags-Limits, Informationen über die Zahlungsmoral und anderen Erfahrungswerten zu bestimmten Kunden,
Kunden-Historie mit automatischer Dokumentation von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Terminen, Aufgaben, Telefonaten, Gesprächen und anderen Ereignissen,
Abruf sämtlicher Informationen über den aktuellen Kunden-Status auf Knopfdruck,
Wiedervorlage-Funktion für zeitkritische Kontaktanlässe mit Interessenten und Kunden,
Verknüpfung von Angebots-, Auftrags- und Rechnungsvorgängen, damit abgeschlossene Aufträge schnell und zeitnah abgerechnet werden können,
Rechtssichere Ausgangsrechnungen auf Basis professioneller Vorlagen,
Flexible Zahlungskonditionen mit unmissverständlichen Fälligkeits- und Verzugsinformationen,
An Branchen-Gepflogenheiten anpassbares Mahnwesen mit juristisch geprüften Textbausteinen
Vorbereitung fertiger Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben,
Einfacher Versand von Mahnungen per Post, E-Mail, Fax und PDF-Downloads,
Mahn-Transparenz durch automatischen E-Mailversand der zugrundeliegenden Rechnung(en) zusammen mit der Mahnung,
Laufend aktualisierte summarische Informationen über „Offene Forderungen“, „Offene Verbindlichkeiten“ und „Anstehende Zahlungen“,
„Offene-Posten“-Listen auf Knopfdruck,
Überblick über sämtliche Aus- und Eingangsrechnungen,
Export-Möglichkeiten für Buchhaltungsdaten,
DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater.