E-Rechnungen mit ZUGFeRD: Alles über das neue Format

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD ist die Abkürzung für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Dieser Begriff bezeichnet ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert einen XML-Datensatz mit einer PDF/A-3-Darstellung. Auf diese Weise wird sowohl die maschinelle Verarbeitung als auch die visuelle Lesbarkeit ermöglicht. Das ZUGFeRD-Format wurde konzipiert, um den Rechnungsaustausch zu digitalisieren und effizienter zu gestalten, ohne dass die Anwenderfreundlichkeit darunter leidet.

Wo kommt sie zum Einsatz?

ZUGFeRD-Rechnungen kommen in vielen Bereichen zum Einsatz, sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor. Besonders im Geschäftskundenbereich (B2B) sind sie sehr verbreitet. Das Format entspricht der europäischen Norm EN 16931, die festlegt, wie elektronische Rechnungen aussehen sollen. Ab dem 1. Januar 2025, mit der allgemeinen Pflicht zur E-Rechnung für den B2B-Sektor, wird ZUGFeRD noch wichtiger, da immer mehr Unternehmen auf elektronische Rechnungen umstellen werden.

Wird das Format mit der E-Rechnungspflicht zwingend vorgeschrieben?

Am 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft. Sie erfordert, dass inländische Rechnungen im B2B-Bereich in einem strukturierten digitalen Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. ZUGFeRD erfüllt diese Anforderungen, ebenso wie andere Formate, zum Beispiel die XRechnung. Unternehmen haben grundsätzlich die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Formaten für elektronische Rechnungen zu wählen, solange diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie können sich somit frei für das Format entscheiden, das am besten zu ihren spezifischen Bedürfnissen und technischen Voraussetzungen passt.

Welche Vorteile bietet dieses E-Rechnungsformat gegenüber anderen Formaten?

Das ZUGFeRD-Format bietet mehrere Vorteile gegenüber anderen E-Rechnungsformaten:

1. Hybrides Format: ZUGFeRD kombiniert einen XML-Datensatz mit einer PDF/A-3-Darstellung, was sowohl die maschinelle Verarbeitung als auch die visuelle Lesbarkeit ermöglicht.

2. Benutzerfreundlichkeit: Durch die Integration der PDF-Komponente ist ZUGFeRD besonders benutzerfreundlich, da Rechnungen einfach gelesen und überprüft werden können, ohne spezielle Software für die XML-Daten.

3. Breite Akzeptanz: Das ZUGFeRD-Format wird in verschiedenen Sektoren weit akzeptiert, insbesondere im B2B-Bereich, da es die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt und vielseitig einsetzbar ist.

4. Flexibilität: ZUGFeRD ist flexibel und kann sowohl für maschinell verarbeitete als auch für manuell überprüfte Rechnungen verwendet werden, was es für verschiedene Unternehmensgrößen und -typen attraktiv macht.

ZUGFeRD und XRechnung: Was sind die Unterschiede?

Der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung lässt sich auf ein bestimmtes Merkmal eingrenzen: Eine ZUGFeRD-Rechnung bietet durch ihr hybrides Format die Fähigkeit zur visuellen Darstellung der Rechnung. Das ist bei XRechnungen nicht möglich. Diese sind ausschließlich maschinell auslesbar.

In dieser Übersicht wird der Vergleich von XRechnung und ZUGFeRD gezeigt:

Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?

Die Umstellung auf elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD bietet zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Papierrechnungen. Hier sind die wichtigsten Vorteile:

• Effizienz: Elektronische Rechnungen können sofort nach ihrer Erstellung versendet und empfangen werden, was die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt. Sie lassen sich direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren, wodurch Arbeitsabläufe beschleunigt und Ressourcen effizienter genutzt werden.
• Kosteneinsparungen: Da keine Kosten für Druck, Papier und Porto anfallen und physische Rechnungen keinen Stauraum mehr einnehmen, können Unternehmen signifikante Einsparungen erzielen und Lagerkosten senken.
• Nachhaltigkeit: Ein geringerer Papierverbrauch entlastet die Umwelt, und der Verzicht auf den Postversand reduziert CO2-Emissionen.
• Sicherheit: Elektronische Rechnungen sind schwieriger zu manipulieren als ihre gedruckten Pendants. Digitale Signaturen und Verschlüsselungstechnologien geben zusätzliche Sicherheit, und automatisierte Prozesse senken das Risiko von Tippfehlern und anderen menschlichen Irrtümern.
• Transparenz und Compliance: Elektronische Rechnungen ermöglichen mehr Nachverfolgbarkeit und Transparenz im gesamten Rechnungsprozess, was die Überprüfung und Verfolgung vereinfacht. Formate wie ZUGFeRD erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, helfen Unternehmen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, sowie erleichtern Steuer- und Auditprozesse durch klare, digitale Aufzeichnungen und Dokumentationen.

ZUGFeRD-Rechnungen im Besonderen bieten hinsichtlich der Anwenderfreundlichkeit noch weitere Vorzüge gegenüber anderen elektronischen Rechnungsformaten.

• Hybrides Format: ZUGFeRD kombiniert XML-Daten mit einer PDF/A-3-Darstellung, was sowohl die maschinelle Verarbeitung als auch die manuelle Überprüfung erlaubt.
• Universelle Akzeptanz: ZUGFeRD wird in verschiedenen Sektoren akzeptiert und verwendet, insbesondere im B2B-Bereich, was den Austausch von Rechnungen zwischen unterschiedlichen Unternehmen vereinfacht.

Welche Angaben müssen in die Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung umfasst alle wichtigen Pflichtangaben, die nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) in einer Rechnung enthalten sein müssen. Zusätzlich enthält sie spezifische Datenfelder, die für die elektronische Verarbeitung und den Austausch von Rechnungen notwendig sind.

Hier sind die Hauptbestandteile einer ZUGFeRD-Rechnung:

Pflichtangaben gemäß UStG:

• Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Liefer- bzw. Leistungsdatum
• Beschreibung der Ware oder Leistung:
• Nettobetrag
• Mehrwertsteuerbetrag
• Bruttobetrag
• Zahlungsziel:
• Zahlungsbedingungen:

Zusätzliche spezifische Datenfelder für ZUGFeRD:

• Formatversion
• Leitweg-ID: Eine eindeutige Kennung zur Identifizierung und Weiterleitung der Rechnung innerhalb der elektronischen Infrastruktur
• Steuerinformationen pro Rechnungsposition
• Klassifikationscodes für Produkte oder Dienstleistungen (z. B. UNSPSC-Codes)
• Referenzen auf andere Bestellungen, Lieferscheine oder Vertragsdokumente mit spezifischen IDs oder Referenznummern
• Referenz-ID des Rechnungsstellers
• Namen und Kontaktdaten der Ansprechperson für Fragen zur Rechnung
• Angabe der Abteilung, die die Rechnung ausgestellt hat

Diese umfassenden Angaben stellen sicher, dass die ZUGFeRD-Rechnung alle notwendigen Informationen enthält, um den Rechnungsprozess effizient und gesetzeskonform abzuwickeln.

Braucht es eine spezielle Software, um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen?

Theoretisch ist es möglich, ZUGFeRD-Rechnungen manuell aufzusetzen. Dafür müssen die PDF/A-3-Datei und der XML-Datensatz selbst zusammengestellt werden. Das ist jedoch äußerst aufwendig und fehleranfällig. Spezielle Softwarelösungen sind deswegen unerlässlich, damit die E-Rechnungen korrekt formatiert, validiert und rechtskonform sind.

Mit orgaMAX startklar für die E-Rechnungspflicht 

Unternehmen erfüllen mit orgaMAX Buchhaltung alle Anforderungen der kommenden E-Rechnungspflicht. Sie können E-Rechnungen nicht nur im ZUGFeRD-, sondern auch im XRechnung-Format problemlos erstellen, einlesen und verarbeiten. Auch Rechnungen, die als PDF verschickt werden, enthalten automatisch die XML-Daten und entsprechen damit immer dem ZUGFeRD-Format.

Darüber hinaus profitieren Sie von den weiteren nützlichen Funktionen der Softwarelösung:

• Intuitive Benutzeroberfläche, die auch unerfahrenen NutzerInnen einen schnellen Einstieg und eine einfache Bedienung ermöglicht.
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• Automatisierte Prozesse, wie das Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen.
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• Hohe Datensicherheit und regelmäßige Backups gewährleisten den Schutz sensibler Unternehmensdaten.

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