Freiberufler: Definition, Voraussetzungen & steuerliche Pflichten

Wer darf sich als Freiberufler bezeichnen?

Ein Freiberufler ist per Definition eine Person, die selbstständig eine wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit ausübt. Die rechtliche Grundlage dafür findet sich im Einkommensteuergesetz (§ 18 EStG), das auch eine Liste freiberuflicher Berufe enthält. Um als Freiberufler anerkannt zu werden, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden, die ebenfalls im Gesetz geregelt sind.

Typische Berufe von Freiberuflern

Freiberufliche Tätigkeiten erstrecken sich über viele Berufsfelder und lassen sich in folgende Kategorien einteilen:

• Heilberufe: ÄrztInnen, ZahnärztInnen, PhysiotherapeutInnen, PsychotherapeutInnen, HeilpraktikerInnen
• Rechtsberatende Berufe: AnwältInnen, NotarInnen, SteuerberaterInnen, WirtschaftsprüferInnen
• Technische Berufe: ArchitektInnen, IngenieurInnen, IT-BeraterInnen
• Künstlerische und schriftstellerische Berufe: AutorInnen, JournalistInnen, FotografInnen, MusikerInnen, bildende KünstlerInnen
• Pädagogische Berufe: LehrerInnen, DozentInnen, ErzieherInnen, Coaches

Viele dieser Berufe unterliegen der Kammerpflicht. Das bedeutet: Freiberufler müssen Mitglied in einer entsprechenden Kammer sein, z. B. ÄrztInnen in der Ärztekammer, RechtsanwältInnen in der Rechtsanwaltskammer oder SteuerberaterInnen in der Steuerberaterkammer. Kammern regeln den Berufszugang, die Berufsausübung und die Weiterbildung der Mitglieder.

Freiberufler in bestimmten Berufen müssen sich zudem bei der Berufsgenossenschaft anmelden, insbesondere dann, wenn sie Mitarbeitende beschäftigen oder ihre Tätigkeit ein gewisses Unfallrisiko birgt. Dies gilt vor allem für Berufe, die körperliche oder handwerkliche Arbeiten umfassen.

Voraussetzungen für Freiberuflichkeit

Nicht jeder Anwalt ist Freiberufler, nicht jede Ärztin automatisch selbstständig tätig. Um als Freiberufler anerkannt zu werden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

• Persönliche Qualifikation: Nachweis einer beruflichen Qualifikation, z. B. ein akademischer Abschluss oder berufsqualifizierende Zertifikate.
• Eigene Arbeitsleistung: Freiberufler müssen ihre Arbeit persönlich und eigenständig erbringen. Sie können Mitarbeitende beschäftigen, aber die Kernleistungen müssen von ihnen selbst ausgeführt werden.
• Keine gewerblichen Tätigkeiten: Freiberufler dürfen keine gewerblichen Aktivitäten ausüben, z. B. Handel mit Waren oder Produktion von Gütern.
• Kreative, wissenschaftliche oder künstlerische Arbeit: Ihre Tätigkeit muss schöpferisch, wissenschaftlich oder künstlerisch sein und nicht auf standardisierten Dienstleistungen basieren.
• Berufliche Unabhängigkeit: Freiberufler arbeiten eigenverantwortlich und unabhängig, ohne Weisungsgebundenheit.

• Keine Betriebseinrichtungen: Freiberufler dürfen keine umfangreichen Betriebseinrichtungen wie Produktionsstätten betreiben.

Freiberufler vs. Freelancer

Die Begriffe „Freiberufler“ und „Freelancer“ werden oft synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch rechtlich. Freelancer arbeiten projektbasiert in verschiedenen Branchen, auch im gewerblichen Bereich. Freiberufler hingegen üben bestimmte intellektuelle Berufe aus und sind von der Gewerbesteuer befreit.

Unterschiede zwischen Freiberufler und Gewerbe

Eine der zentralen Fragen bei der Anmeldung einer selbstständigen Tätigkeit ist: Freiberufler oder Gewerbe? Die Abgrenzung ist wichtig, da sie unterschiedliche steuerliche und rechtliche Konsequenzen hat.

Grundsätzlich gilt: Freiberufler erbringen persönlich geprägte, intellektuelle oder kreative Leistungen, während Gewerbetreibende primär gewinnorientiert arbeiten und oft Waren produzieren oder verkaufen.

Vor- und Nachteile der freiberuflichen Tätigkeit

Die freiberufliche Tätigkeit bringt viele Vorteile mit sich, vor allem für Menschen, die mehr Flexibilität und Eigenständigkeit in ihrem Berufsleben anstreben. Allerdings gibt es auch Herausforderungen, die nicht für alle leicht zu meistern sind. Es lohnt sich, die Vor- und Nachteile genau abzuwägen, um herauszufinden, ob der Weg in die Freiberuflichkeit der richtige ist.

Vorteile:

• Geringerer bürokratischer Aufwand: Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden und unterliegen nicht der Gewerbesteuer, was die Verwaltung vereinfacht.
• Flexible Arbeitszeiten: Da Freiberufler nicht an feste Strukturen gebunden sind, können sie ihren Arbeitstag flexibel gestalten und ihre Zeit besser einteilen.
• Unabhängigkeit: Freiberuflichkeit bietet ein hohes Maß an Autonomie. Freiberufler haben die Freiheit, selbstständig über ihre Arbeit, Projekte und Kunden zu entscheiden.

Nachteile:

• Persönliche Haftung: Freiberufler haften für ihre Tätigkeit mit ihrem gesamten Privatvermögen, es sei denn, sie entscheiden sich für eine Rechtsform mit beschränkter Haftung.
• Kein festes Einkommen: Freiberufler müssen mit Einkommensschwankungen rechnen, da sie von Aufträgen abhängig sind.
• Soziale Absicherung: Anders als Angestellte sind Freiberufler selbst für ihre Sozialversicherungen verantwortlich. Das bedeutet höhere Kosten für Krankenversicherung, Altersvorsorge und andere Absicherungen.

Welche Versicherungen brauchen Freiberufler?

Anders als Angestellte sind Freiberufler nicht automatisch über ihren Arbeitgeber abgesichert, sondern müssen sich selbst um ihre sozialen und beruflichen Absicherungen kümmern. Das betrifft sowohl die gesundheitliche Versorgung als auch den Schutz vor beruflichen Risiken. Um finanzielle Einbußen durch Krankheit, Unfälle oder berufliche Haftung zu vermeiden, ist es für Freiberufler unerlässlich, sich rechtzeitig und umfassend abzusichern.

Die wichtigsten Versicherungen für Freiberufler umfassen:

• Berufshaftpflichtversicherung: Diese Versicherung ist in bestimmten Berufen (z. B. für ÄrztInnen, AnwältInnen und ArchitektInnen) verpflichtend und deckt Schäden ab, die durch die Berufsausübung entstehen. Sie schützt vor hohen finanziellen Belastungen, wenn es zu Schadenersatzansprüchen aufgrund von Fehlern oder Versäumnissen kommt.
• Krankenversicherung: Freiberufler müssen sich entweder gesetzlich oder privat krankenversichern. Die Wahl zwischen den beiden Optionen hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Höhe des Einkommens, dem Alter und dem gewünschten Leistungsumfang. Während die gesetzliche Krankenversicherung (GKV) einkommensabhängige Beiträge erhebt, bieten private Krankenversicherungen (PKV) individuellere Tarife, die sich nach dem persönlichen Risikoprofil richten.
• Künstlersozialkasse (KSK): Freiberufliche KünstlerInnen und PublizistInnen haben die Möglichkeit, sich über die Künstlersozialkasse zu versichern. Die KSK übernimmt den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen (Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung), sodass KünstlerInnen ähnliche Vorteile wie Angestellte genießen können. Voraussetzung für die Mitgliedschaft ist, dass die künstlerische oder publizistische Tätigkeit hauptberuflich ausgeübt wird.

Diese Absicherungen sind zentral, um langfristig in der Freiberuflichkeit bestehen zu können und auch in schwierigen Zeiten nicht in finanzielle Engpässe zu geraten.

Rechtsformen für Freiberufler

Freiberufler haben verschiedene Möglichkeiten, ihre Tätigkeit zu organisieren. Sie können entweder als Einzelperson arbeiten oder sich für eine bestimmte Rechtsform entscheiden:

• Einzelunternehmer: Die häufigste Form bei Freiberuflern. Die Haftung erfolgt unbeschränkt mit dem Privatvermögen.
• Partnerschaftsgesellschaft (PartG): Eignet sich für mehrere Freiberufler, die gemeinsam tätig sind. Keine Gewerbesteuerpflicht, aber die Haftung ist persönlich.
• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR): Eine einfache Gesellschaftsform für Freiberufler. Auch hier haften die Gesellschafter persönlich und unbeschränkt.

Anmeldung der freiberuflichen Tätigkeit beim Finanzamt

Die Anmeldung erfolgt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Freiberufler, den das Finanzamt bereitstellt. In diesem Fragebogen sind folgende Angaben erforderlich:

• Art der Tätigkeit: Beschreibung der freiberuflichen Tätigkeit (z. B. beratend, künstlerisch, wissenschaftlich).
• Voraussichtliche Umsätze und Gewinne: Schätzung der erwarteten Einnahmen und Gewinne in den ersten Jahren der Tätigkeit. Dies ist entscheidend für die Einstufung als Kleinunternehmer.
• Angaben zur Umsatzsteuer: Entscheidung, ob die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) in Anspruch genommen wird oder ob die Regelbesteuerung angewendet wird.
• Persönliche Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steueridentifikationsnummer und Kontoverbindung für Steuererstattungen.
• Bankverbindung: Angabe der Bankverbindung für mögliche Steuererstattungen oder Steuerzahlungen.
• Erteilung einer Steuernummer: Zuteilung einer neuen Steuernummer für die freiberufliche Tätigkeit.
• Angaben zur Gewinnermittlung: Entscheidung, ob eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder (in besonderen Fällen) eine Bilanzierung erfolgt.

Hinweis: Wir bieten eine umfassende Ausfüllhilfe an, um das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung für Freiberufler zu erleichtern. Diese unterstützt Sie dabei, alle wichtigen Angaben korrekt und vollständig zu machen, damit Ihre Anmeldung schnell und unkompliziert bearbeitet werden kann.

Welche Steuern müssen Freiberufler zahlen?

Freiberufler unterliegen der Einkommensteuer und in der Regel auch der Umsatzsteuer. Sie zahlen jedoch keine Gewerbesteuer, was einen wesentlichen Vorteil gegenüber Gewerbetreibenden darstellt. Die wichtigsten steuerlichen Pflichten für Freiberufler sind:

• Einkommensteuer: Freiberufler müssen jährlich eine Steuererklärung abgeben, in der sie ihre Einkünfte angeben. Diese werden dann nach dem persönlichen Steuersatz versteuert. Der persönliche Steuersatz wird anhand der Höhe des zu versteuernden Einkommens ermittelt: Je höher das Einkommen, desto höher steigt der progressive Steuersatz, der in Deutschland zwischen 14 % und 45 % liegt. Die Steuererklärung für Freiberufler ist daher ein zentraler Bestandteil ihrer steuerlichen Pflichten.
• Umsatzsteuer: Freiberufler, deren Jahresumsatz 22.000 Euro übersteigt, sind zur Zahlung der Umsatzsteuer verpflichtet.
  Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bietet Freiberuflern die Möglichkeit, keine Umsatzsteuer zu erheben, wenn ihr Umsatz im letzten Jahr unter 22.000 Euro lag und im aktuellen Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigt. Wer diese Regelung nutzt, muss keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und auf seinen Rechnungen auch keine Umsatzsteuer ausweisen. Allerdings ist es wichtig, auf der Rechnung deutlich zu machen, dass die Kleinunternehmerregelung angewendet wird.
• Keine Gewerbesteuer: Da Freiberufler keine gewerblichen Tätigkeiten ausüben, entfällt die Gewerbesteuerpflicht.

Steuervorauszahlungen und Fristen für Freiberufler

Das Finanzamt berechnet die Steuervorauszahlungen für Freiberufler basierend auf den erwarteten Einkünften, die im Rahmen der letzten Steuererklärung angegeben wurden. Die Vorauszahlungen sind quartalsweise zu den folgenden Terminen fällig:

• 10. März
• 10. Juni
• 10. September
• 10. Dezember

Sollten die tatsächlichen Einkünfte höher oder niedriger ausfallen als ursprünglich geschätzt, passt das Finanzamt die Höhe der Vorauszahlungen im Laufe des Jahres an. Freiberufler haben zudem die Möglichkeit, eine Anpassung der Vorauszahlungen zu beantragen, falls sich ihre Einkommenssituation merklich verändert.

Bei verspäteter Zahlung von Steuervorauszahlungen fallen Säumniszuschläge an. Diese werden vom Finanzamt üblicherweise für jeden angefangenen Monat der Verspätung berechnet. Im Extremfall drohen Mahnungen oder sogar Vollstreckungsmaßnahmen.

Die Steuererklärung als Freiberufler

Eine Steuererklärung ist auch als Freiberufler erforderlich. Aber: Freiberufler müssen im Gegensatz zu Gewerbetreibenden keine doppelte Buchführung betreiben. Stattdessen reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus, bei der alle Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt werden, um den Gewinn zu ermitteln. Darüber hinaus müssen sie eine Einkommensteuererklärung abgeben und, je nach Umsatz, auch eine Umsatzsteuererklärung einreichen.

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Für Freiberufler kann die Verwaltung von Finanzen und Buchhaltung eine zeitintensive und anspruchsvolle Aufgabe sein. Eine Softwarelösung bietet hier entscheidende Vorteile und erleichtert ihnen den Arbeitsalltag enorm.

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• Einfache Bedienung: Intuitive Benutzeroberfläche, die auch ohne buchhalterische Vorkenntnisse leicht zu nutzen ist.
• Automatisierte EÜR: Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird automatisch erstellt, was die Steuererklärung vereinfacht.
• Rechnungserstellung: Schnelle, anpassbare Rechnungen mit integrierten Vorlagen; offene Rechnungen und Mahnungen werden übersichtlich verwaltet.
• Zahlungsmanagement: Einfache Kontrolle von Zahlungsein- und -ausgängen; überfällige Zahlungen werden hervorgehoben.
• Steuerfristen: Erinnerungen an wichtige Fristen wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder Einkommensteuer.
• Auswertungen: Umfassende Berichte geben einen klaren Überblick über die finanzielle Lage.

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Wichtiger Hinweis 
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