So binden Sie eigene Briefbögen in orgaMAX Online ein

Die Eingabe-Dialoge der wichtigsten Vorgangsarten von orgaMAX Online sind zuletzt einem gründlichen Facelifting unterzogen worden. Statt in der bisher verwendeten Dokumenten-Vorschau erfassen Sie die Details von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen neuerdings in Tabellenform mithilfe komfortabler Eingabe- und Auswahlfelder:

Eine ausführliche Vorstellung der optimierten Bedieneroberfläche finden Sie im Blogbeitrag „Runderneuerte Rechnungen, Angebote und Aufträge“.

Neuer Einstellungen-Dialog „Briefpapier“

Die Änderungen haben auch Auswirkungen auf die Briefpapiergestaltung. In den orgaMAX-„Einstellungen“ gibt es neuerdings den separaten Arbeitsbereich „Briefpapier“:

Hier finden Sie die meisten Funktionen, die bislang in die Vorlagen-Vorschau integriert waren – insbesondere den Logo-Upload, aber auch die Bearbeitung der Kopf-, Absender-, und Fußzeile. Hinzu kommen zahlreiche komfortable Zusatzfunktionen:

• Erstellung mehrerer Briefpapiere (z. B. für unterschiedliche Standorte oder verschiedene Sprachversionen),
• Einbinden individueller Briefpapiere,
• gezielte Festlegung, welche orgaMAX-Inhalte übernommen werden sollen, sowie
• millimetergenau positionierbare orgaMAX-Felder.

Auf diese Weise kombinieren Sie die Standardelemente fertiger Briefpapier-Vorlagen bei Bedarf ganz flexibel mit den vorgangsbezogenen orgaMAX-Inhalten.

1. Neues Briefpapier anlegen

Um ein neues Briefpapier anzulegen...

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Einstellungen > Briefpapier“ und
• klicken dort auf den Button „+ Neu“.

Daraufhin öffnet sich am rechten Seitenrand ein zusätzlicher Eingabebereich, in dem Sie ...

• eine ein- oder zweiseitige (1) Briefbogen-Vorlage hochladen (im PDF-Format),
• der Vorlage eine interne (2) Bezeichnung Ihrer Wahl geben,
• das neue Briefpapier bei Bedarf zum (3) „Standard“ machen und
• Ihre Eingaben per Mausklick auf (4) „Speichern & Vorschau“ abschließen und das Ergebnis gleich in Augenschein nehmen können:
  
  

2. Es geht auch ohne individuelles Briefpapier

Um Missverständnissen vorzubeugen: Sie müssen keine eigenen Briefbögen hochladen! Sie haben auch weiterhin die Möglichkeit, alle Briefpapier-Elemente direkt in orgaMAX Online zu erfassen und gestalten!

Dazu klicken Sie im Arbeitsbereich „Einstellungen > Briefpapier“ auf „Kopf-, Absender- und Fußzeile“. Hier können Sie ...

• Ihre (1) Kopfzeile frei gestalten: Dazu laden Sie Ihr Logo hoch oder Sie erfassen und gestalten gleich an Ort und Stelle die Texte für den Kopfbereich. Logo-Upload und manuelle Textgestaltung lassen sich dabei auch problemlos miteinander kombinieren.
  
  

• Wenn Sie noch weiter nach unten scrollen, finden Sie die Eingabebereiche für die Inhalte der (2) Absenderzeile (im Adressfeld) sowie der maximal dreispaltigen (3) „Fußzeile“:
  
  

Aus diesen Inhalten erzeugen Sie wahlweise ...

• einen kompletten Briefbogen oder
• kombinieren einzelne Elemente mit dem im PDF-Format hochgeladenen individuellen Briefpapier.

orgaMAX Online lässt Ihnen dabei alle Freiheiten:

3. Feinjustierung in der Briefpapier-Vorschau

Nachdem Sie ein Briefpapier-PDF hochgeladen und gespeichert haben, erscheinen in der „Vorschau“ unter Umständen einige Elemente doppelt (z. B. das Logo, das Adressfeld oder die Absenderzeile) oder auch an der falschen Stelle:

Keine Sorge – Mit den smarten Positionierungs- und Druckoptionen am rechten Seitenrand sorgen Sie im Handumdrehen für ein perfektes Erscheinungsbild:

• Per Mausklick auf die Plus-/Minus-Symbole im Abschnitt (1) „Adressfeld positionieren“ verschieben Sie die Lage des Adressfelds „vertikal (= nach oben oder unten) und „horizontal“ (= nach links oder rechts) an die gewünschte Stelle,
• im Abschnitt (2) „Informationsblock positionieren“ verschieben Sie die Lage des Info-Blocks ebenfalls millimeterweise „vertikal“ und/oder „horizontal“,
• mithilfe der (3) „Druckoptionen“ schließlich legen Sie fest, ob ein in der Vergangenheit hochgeladenes Logo und die Inhalte der Absender-, Kopf- und / oder Fußzeile aus orgaMAX Online übernommen und gedruckt werden sollen:
  
  

Besonders praktisch: Im Vorschau-Bereich links daneben erkennen Sie in Echtzeit die Auswirkungen Ihrer Anpassungen. Per Mausklick auf den Button (4) „Speichern“ sichern Sie Ihre Einstellungen.

4. Weitere Briefpapiere anlegen

Wenn Sie mehr als einen Briefbogen brauchen (z. B. weil Sie mehrere Filialen haben oder mit Kunden in verschiedenen fremdsprachigen Ländern zusammenarbeiten), können Sie unter „Einstellungen > Briefpapier“ per Mausklick auf den Button „+ Neu“ jederzeit weitere Briefpapiere anlegen:

Die weiteren Schritte beim Anlegen zusätzlicher Briefvorlagen sind ebenfalls identisch mit denen des ersten Briefpapiers.

Falls Sie zusätzlich zu Briefkopf, Adressfeld, Absenderfeld oder Fußzeile weitere Brief-Elemente internationalisieren oder auf andere Weise anpassen möchten (z. B. Vorgangstitel, Einleitungs-, Schluss- oder E-Mailtexte), erledigen Sie das im Arbeitsbereich „Einstellungen > Kleinstammdaten > Textbausteine“:

Wechsel des „Standard“-Briefpapiers

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Wenn Sie ein anderes als das voreingestellte „Standard“-Briefpapier nutzen möchten ...

• öffnen Sie den Arbeitsbereich „Einstellungen > Briefpapier“,
• wählen die gewünschte Briefpapier-Version,
• klicken auf das Stift-Symbol, um den Bearbeiten-Dialog zu öffnen,
  
  

• aktivieren dort die Option „Standard“ und klicken abschließend auf „Speichern“.
  
  

Wenn Sie nun einen neuen Vorgang anlegen, verwendet orgaMAX Online das alternative Briefpapier.

5. Business as usual beim „Informationsblock“

Zur Erinnerung: Die Auswahl und Inhalte des „Informationsblocks“ erledigen Sie nach wie vor in den Eingabedialogen der einzelnen Vorgangsarten. In den Rechnungsdialogen („Rechnung erstellen“ und „Rechnung bearbeiten“) finden Sie rechts neben dem Adressfeld eine Tabelle mit den wichtigsten Rechnungsangaben – darunter ...

• die „Rechnungs-Nr.“,
• die „Kunden-Nr.“,
• das „Rechnungsdatum“,
• das „Lieferdatum“ sowie
• weitere Felder Ihrer Wahl:
  
  

Per Mausklick auf das „Zahnrad“-Menü am oberen rechten Rand des Infoblocks legen Sie fest, welche der insgesamt maximal sieben Rechnungselemente auf Ihren Ausgangsrechnungen angezeigt werden sollen. Sie können ...

• überflüssige Felder per Mausklick auf das „X“- Symbol am rechten Feldrand entfernen oder
• den Inhalt des Infoblocks zum Beispiel um Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erweitern: