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E-Rechnungspflicht: So versenden Sie XRechnungen mit orgaMAX ERP

Geschrieben von orgaMAX Redaktionsteam | 20.11.24 09:52

Ab Januar 2025 ist es so weit: Unternehmer und Selbstständige müssen in der Lage sein, standardisierte E-Rechnungen mit strukturierten Datensätzen im XML-Format zu verschicken und zu empfangen.

 

Ausnahmen gelten künftig nur noch für ...

  • Rechnungen an Privatkunden sowie
  • Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro (brutto).

 

Übergangsregelungen gibt es auch noch: Die betreffen insbesondere ...

  • B2B-Rechnungen in den Jahren 2025 und 2026, bei denen der Empfänger einverstanden ist, Rechnungen in einem „Sonstigen Format“ (z. B. als PDF-Dokument) zu empfangen.
  • Selbstständige und Unternehmer mit Vorjahresumsätzen von bis zu 800.000 Euro dürfen darüber hinaus auch im Jahr 2027 noch Rechnungen in einem „Sonstigen Format“ verschicken, sofern ihre Geschäftskunden ihnen dafür grünes Licht geben.

 

Lektüretipp: Ausführliche Informationen zu den wichtigsten rechtlichen und technischen Vorschriften bietet unser Grundlagenbeitrag „Ab 2025: Pflicht zur E-Rechnung im XML-Format“.

 

XRechnung oder ZUGFeRD? Hauptsache XML!

Ganz gleich, ob für Sie noch Übergangsregelungen oder Ausnahmen gelten: An E-Rechnungen führt auf Dauer kein Weg mehr vorbei. Die gute Nachricht: Mit orgaMAX ERP sind Sie einmal mehr auf der sicheren Seite.

 

Bitte beachten Sie: Mit orgaMAX ERP können Sie bereits seit mehreren Jahren XML-basierte Rechnungen verschicken. Falls Sie diese Möglichkeit bereits genutzt haben, kommen einige kleine Änderungen auf Sie zu: Bislang hat orgaMAX das ZUGFeRD-Format unterstützt. ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus ...

 

  • aus einer normalen „bildlichen“ PDF-Darstellung und aus
  • einer integrierten maschinenlesbaren XML-Datei, das den geforderten strukturierten Rechnungs-Datensatz enthält.

 

Statt des hybriden „ZUGFeRD-Exports“ (bestehend aus einer kombinierten PDF-/XML-Datei) verschicken Sie mit orgaMAX E-Rechnungen ab sofort wahlweise ...

 

  • in Form der XML-basierten XRechnung oder
  • derselben XRechnung plus dem inhaltlich identischen bildlichen PDF-Dokument in der klassischen Rechnungsansicht.

 

Rechtlich genügt die maschinenlesbare XRechnung vollauf. Im Zweifel fragen Sie bei Ihren Kunden nach, ob Sie das dazugehörige PDF-Dokument zusätzlich mitschicken sollen.

 

XRechnung mit orgaMAX anlegen

Das Erstellen rechtssicherer und finanzamtskompatibler elektronischer Rechnungen ist identisch mit dem Anlegen klassischer Rechnungen. Sie ...

 

  • wechseln in den Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“,
  • legen per Mausklick auf den Button „+ Neu – F10“ eine neue Rechnung an,
  • wählen in der „Druckansicht“ wie üblich den „Empfänger“ aus und
  • tragen die verkauften „Artikel“ ein:

 

In den meisten Fällen ist es damit auch schon getan: Per Mausklick auf den „E-Mail“- oder „Export“-Button am rechten Seitenrand bringen Sie Ihre E-Rechnung auf den Weg zum Empfänger.

 

Dazu gleich mehr – vorab noch ein paar Hinweise zu Pflichtangaben auf elektronischen Rechnungen.

 

Spezielle XRechnungs-Angaben erfassen

Im klassischen B2B-Geschäft gibt es bei XRechnungen gegenüber klassischen Ausgangsrechnungen nur eine zusätzliche Pflichtangabe: Das ist die Bankverbindung des Rechnungsausstellers. Die übernimmt orgaMAX ERP automatisch aus den Einstellungen Ihrer Bankverbindungen, sofern Sie die im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank / Kasse“ hinterlegt haben.

 

Sofern dort mehrere Bankverbindungen eingerichtet sind, können Sie vor dem Versand einer XRechnung festlegen, welche Bankverbindung im Einzelfall verwendet werden soll. Sie treffen die Auswahl ...

 

  • im Dialogfenster „Rechnungen erfassen / bearbeiten“,
  • im neuen Register „E-Rechnung“ und dort wiederum im
  • Abschnitt „Verkäuferinformationen“ im Feld (1) Bankverbindung:

 

Sofern Sie Geschäfte mit Behörden und anderen öffentlichen Auftraggebern machen, müssen XRechnungen in der Regel noch eine zweite Zusatzinformation enthalten: Die (2) Leitweg-ID tragen Sie beim erstmaligen Anlegen einer XRechnung im Register „E-Rechnung“ im Abschnitt „Käuferinformationen“ ein. Wie die Leitweg-ID des jeweiligen Vorgangs lautet, erfahren Sie von Ihrem Auftraggeber.

 

Bitte beachten Sie: Bei der Leitweg-ID handelt es sich um eine Art offizielle Identifikationsnummer institutioneller Auftraggeber. In Folgeaufträgen desselben Auftraggebers bleibt sie in der Regel gleich. Die IDs von Stammkunden können Sie daher auch dauerhaft im Register „Konditionen“ der Kundenstammdaten im Abschnitte „E-Rechnungen“ hinterlegen:

Lektüretipps: Informationen zu den Pflichtfeldern in XRechnungen finden Sie auf der Informationsseite für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der Bundesverwaltung. Welchen orgaMAX-Feldern die dort genannten „BT-Feldnummern“ entsprechen, entnehmen Sie bei Bedarf der „Übersicht der Datenfelder für E-Rechnungen im orgaMAX“:

 

Zurück zum XRechnung-Versand:

 

„E-Mail“- oder „Export“-Versand aus der Druckansicht

Sobald die erforderlichen Rechnungsangaben erfasst sind, bringen Sie Ihre XRechnung wie bisher mit wenigen Mausklicks auf den (elektronischen) Weg zum Kunden. In der Rechnungs-„Druckansicht“ nutzen Sie dafür am rechten Seitenrand entweder den Button „E-Mail“ oder „Export“:

  • Beim E-Mail-Versand verschicken Sie entweder nur die „E-Rechnung“ (= XML-Datei) oder „PDF & E-Rechnung“ (= PDF plus XML-Datei).
  • Beim Export laden Sie die „E-Rechnung“ (= XML-Datei) herunter, speichern sie auf Ihrem Rechner und leiten sie anschließend auf elektronischem Weg an Ihren Kunden weiter (z. B. per Download-Link).

 

Ganz gleich, welche Variante Sie nutzen: orgaMAX ERP überprüft anschließend automatisch, ob Ihre Ausgangsrechnung den Anforderungen an XRechnungen genügt.

 

Gründliche Qualitätskontrolle beim Rechnungsversand

Sollten mögliche Pflichtangaben (z. B. Bankverbindung oder Leitweg-ID) fehlen, weist die Software Sie vor dem Rechnungsversand mit einer Fehlermeldung darauf hin:

Wiederholte unzutreffende Warnhinweise (z. B. auf eine zwar fehlende, aber entbehrliche Leitweg-ID) können Sie bei Bedarf unterdrücken. Dazu setzen Sie einfach ein Häkchen vor der Option „Meldung nicht mehr zeigen“:

Sind alle erforderlichen Angaben vorhanden, öffnet sich im nächsten Schritt das Dialogfenster „Auswahl Dokumente“:

 

Mit dessen Hilfe können Sie zusätzliche Informations-Dokumente (z. B. AGB, Datenschutzhinweise oder Widerrufsbelehrungen) aus Ihrem lokalen Dateisystem oder auch per URL von Ihrer Website auswählen, um sie zusammen mit der XRechnung an Ihren Kunden zu übermitteln. Mit „OK – F11“ schließen Sie die Dokumentenauswahl ab.

 

E-Mail mit komplettem Dateianhang

Beim E-Mailversand erzeugt orgaMAX ERP nun die XML-Rechnungsdatei und fügt sie (ggf. zusammen mit zuvor ausgewählten zusätzlichen PDF-Dokumenten) als Dateianhang in eine neue E-Mail ein. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Nachdem Sie Ihre E-Mail abgeschickt haben, ist der erste XRechnung-Versand auch schon erledigt.

 

Bitte beachten Sie: Der „Export“ von E-Rechnungen aus der Druckansicht funktioniert entsprechend. Statt einer E-Mail öffnet sich hier der Dateiauswahl-Dialog von Windows:

Nachdem Sie die XML-Datei gespeichert haben, können Sie sie auf elektronischem Weg an Ihren Kunden weiterleiten (z. B. per Download-Link).

 

„E-Mail“- oder „Export“-Versand aus der Listenansicht

Wichtig: Um XRechnungen zu verschicken, müssen Sie nicht unbedingt die Druckansicht einzelner Rechnungen öffnen. Auch über das Kontextmenü der Rechnungs-Liste lassen sich sowohl der E-Mail-Versand als auch der XML-Export jederzeit starten. Dazu ...

 

  • wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“,
  • klicken mit der rechten Maustaste auf die betreffende Rechnung,
  • sorgen per Mausklick auf „Exportieren“ für den Export der E-Rechnung
    oder
  • starten über „Rechnung per E-Mail versenden“ den E-Mailversand der „E-Rechnung“ (nur XML-Datei) oder „PDF & E-Rechnung“ (PDF und XML-Datei):

 

Die jeweils folgenden Schritte sind dann dieselben wie beim Rechnungsversand aus der Druckansicht.

 

Zusatztipp: Über das Kontextmenü der Rechnungsliste lassen sich bei Bedarf auch gleich mehrere Rechnungen auf einen Schlag verschicken. Um den Sammelversand zu starten, ...

 

  • markieren Sie die gewünschten Vorgänge bei gedrückter STRG- und/oder Umschalt-Taste,
  • klicken mit der rechten Maustaste in den nunmehr grün hervorgehoben Auswahlbereich und
  • starten den Export- oder E-Mailversand über das Kontextmenü:

Die folgenden Schritte sind wieder die gleichen wie beim Einzelversand über das Listen-Kontextmenü oder die Rechnungs-Druckansicht.

 

Neu: XML-basierter Rechnungsversand für alle Rechnungs-Typen

Eine ebenso aktuelle wie erfreuliche Nachricht zum Schluss: Nicht nur einfache Standard-Ausgangsrechnungen lassen sich als E-Rechnung verschicken. Seit der orgaMAX-Version 24.07.01 unterstützt die Software sämtliche Vorgangsarten im Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“, darunter ...

 

  • Abschlagsrechnungen,
  • Schlussrechnungen,
  • Teilrechnungen,
  • Sammelrechnungen oder auch
  • wiederkehrende „Verträge“-Rechnungen.

 

Damit steht Ihrem Start in die neue E-Rechnungswelt überhaupt nichts mehr im Weg. Apropos Start:

 

Nicht warten: Testphase jetzt starten

Mit dem Versand des neuen E-Rechnungsformats müssen Sie nicht bis zum neuen Jahr warten. Die elektronischen orgaMAX-Rechnungen sind selbstverständlich schon jetzt finanzamtskompatibel:

 

  • Je früher Sie selbst und Ihre Geschäftspartner Erfahrungen mit der neuen E-Fakturierung sammeln, desto sanfter die Landung in der schönen neuen E-Rechnungswelt.
  • Wenn Sie noch dazu Ihre Erfahrungen zeitnah mit uns teilen und Verbesserungsvorschläge machen, können wir dafür sorgen, dass sich die mit den XRechnungen verknüpfte Hoffnung auf Arbeitserleichterungen erfüllt – und die Produktivitäts-Fortschritte möglichst groß sind.

 

Wie freuen uns auf Ihre Rückmeldungen!

 

Ausblick: Eingehende XRechnungen mit orgaMAX ERP verarbeiten

Eine Ausgangsrechnung kommt selten allein: Was bei eingehenden XRechnungen zu beachten ist, wie Sie E-Rechnungen im XML-Format mit orgaMAX ERP ganz bequem einlesen und weiterverarbeiten, erfahren Sie im nächsten orgaMAX-Praxistipp: Stay tuned!

 

Lektüretipps

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