Schon gesehen? Mit dem interaktiven shareHUB bietet orgaMAX Ihnen seit der Version 23.01.01.001 ein runderneuertes Online-Kundencenter. Über die elektronische Kommunikationsplattform teilen Sie im Handumdrehen digitale Dokumente mit Ihren Kunden und ermöglichen die sofortige Bezahlung. So senken Sie Ihre Abrechnungs- und Materialkosten, beschleunigen das Forderungs-Inkasso und leisten obendrein einen willkommenen Beitrag zum Umweltschutz.
| Bitte beachten Sie: Der shareHUB ersetzt das bisherige orgaMAX-Kundencenter und bietet weitergehende Funktionen. |
Vorteile der smarten Dokumenten-Drehscheibe
Im orgaMAX-shareHUB ...
- stellen Sie Ihren Kunden direkt im Browser elektronische Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen in übersichtlicher Form zur Ansicht und zum Download bereit,
- verschicken zugleich standardisierte Begleitinformationen (z. B. AGB, Garantiebestimmungen, Widerruf-Belehrungen oder auch ergänzende Service-Angebote),
- bieten Ihren Kunden die Möglichkeit, Ihre Angebote ganz einfach per Mausklick anzunehmen,
- ermöglichen die sofortige Bezahlung offener Rechnungen über alle gängigen Bezahlverfahren (z. B. PayPal, Lastschrift, Überweisung oder auch Kreditkarte) und
- behalten in Echtzeit den Überblick sowohl über schwebende als auch abgeschlossene Vorgänge.
Mehr noch: Ganz nebenbei tun Sie der Umwelt einen Gefallen – und das gleich auf dreifache Weise:
- Durch den Verzicht auf das Ausdrucken, Kuvertieren und Versenden von Papierdokumenten sparen Sie wertvolle Ressourcen.
- Für die vollständige Einrichtung Ihres orgaMAX-shareHUB lassen wir einen Quadratmeter Wald im Teutoburger Wald pflanzen.
- Die Transaktionsgebühren der Rechnungen, die via shareHUB von Ihren Kunden bezahlt werden, fließen ebenfalls in das Baumpflanzprojekt von „Waldemarie“.
Um die komfortablen Inkasso-Funktionen zu nutzen, verknüpfen Sie Ihren orgaMAX-shareHUB einmalig mit Ihrem PayPal-Händlerkonto und / oder den Online-Bezahldienst „Stripe“.
Auf diese Weise stellen Sie Ihren Kunden alle wichtigen Bezahlkanäle zur Verfügung – darunter ...
- PayPal,
- Apple- und Google-Pay,
- Sofort-Überweisung,
- Visa- und andere Debit- und Kreditkarten,
- SEPA-Lastschrift und
- GiroPay.
| Wichtig: Um die genannten Bezahlfunktionen zu nutzen, brauchen Ihre Kunden weder einen Paypal-Account noch ein Stripe-Konto! |
So aktivieren Sie den orgaMAX-shareHUB
Die gute Nachricht: Das Aktivieren und Einrichten Ihres neuen Verkaufs-Boosters ist im Handumdrehen erledigt. Dazu ...
- wechseln Sie in den orgaMAX-Arbeitsbereich „Office > shareHUB“ und
- klicken auf den Button „shareHUB aktivieren“:
Daraufhin öffnet sich ein Konfigurations-Dialog, in dem Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:
- Im Abschnitt (1) „Logo für shareHUB“ laden Sie Ihr Logo im JPG-, JPEG oder PNG-Format hoch (am besten mit den Abmessungen 150px x 60px),
- aktivieren die (2) Logo-Anzeige für im Online-shareHUB,
- prüfen im Einstellungen-Bereich am rechten Seitenrand, ob der (3) shareHUB aktiviert ist. Außerdem legen Sie dort fest, ob beim E-Mailversand von Vorgängen nur ein Link zum orgaMAX-shareHUB oder auch das dazugehörige Dokument im PDF-Format verschickt werden soll. Falls dieser Einstellungen-Dialog nicht angezeigt wird, blenden Sie ihn per Mausklick auf das Zahnradsymbol am oberen rechten Seitenrand ein.
| Bitte beachten Sie: Ob Sie nur den shareHUB-Link verschicken oder zusätzlich noch das PDF-Dokument zum betreffenden Verkaufsvorgang, bleibt Ihnen überlassen. Sofern Sie beide Varianten nutzen, bieten Sie aus Sicht Ihrer Kunden auf den ersten Blick zwar einen Zusatznutzen. Allerdings senken Sie zugleich die Wahrscheinlichkeit, dass die komfortablen, aber zunächst ungewohnten Reaktions- und Bezahlfunktionen tatsächlich ausprobiert werden. |
So oder so ...
- legen Sie anschließend fest, welche (4) Vorgangsart(en) im shareHUB angezeigt werden sollen (voreingestellt ist die Vorgangsart „Rechnung“: Sie können aber auch Angebote und / oder Auftragsbestätigungen über den shareHUB bereitstellen),
- tragen im Abschnitt (5) „Kommunikation“ die E-Mailadresse und Telefonnummer ein, über die Ihre Geschäftspartner im shareHUB direkt mit Ihnen Kontaktaufnehmen können und
- klicken zu guter Letzt auf den (6) „Speichern“-Button.
Online-Bezahldienste einbinden: Schneller die Kasse nie klingelt!
Nachdem Sie die „Logo“- und „Kommunikation“-Einstellungen gespeichert haben, scrollen Sie im Einstellungen-Dialog weiter nach unten. Im Abschnitt „Zahlungsdienstanbieter“ wählen Sie nun die Online-Bezahldienste aus, die Sie Ihren Kunden zur Verfügung stellen möchten:
So geht’s: PayPal aktivieren
Das Einbinden der Bezahldienste in den orgaMAX-shareHUB ist schnell erledigt. Bei PayPal sieht das zum Beispiel so aus:
- Sie klicken im Abschnitt „Zahlungsdienstanbieter“ im Bereich „PayPal“ auf den blauen „Aktivieren“-Button,
- tragen im folgenden Dialogfenster die E-Mailadresse ein, mit der Sie bei PayPal registriert sind,
- geben Ihr Paypal-Passwort ein und wählen den Weg aus, über den Sie Ihre Identität nachweisen wollen (SMS oder Telefonanruf) und klicken auf „Weiter“,
- geben den 6-stelligen Code ein, den Sie per SMS oder Anruf erhalten haben und klicken wieder auf „Weiter“:
Sofern Sie alle Daten richtig eingegeben haben und die Prüfung erfolgreich war, wird Ihre PayPal-orgaMAX-Connection anschließend bestätigt:
Zurück im shareHUB erscheint im Abschnitt „Zahlungsdienstanbieter“ unter PayPal nun Ihre PayPal-Händler-ID:
| Bitte beachten Sie: Falls Sie keine Bezahlung mehr über Ihr PayPal-Konto zulassen wollen, können Sie den Bezahldienst jederzeit aus Ihrem shareHUB wieder entfernen – ein Mausklick auf die Schaltfläche „Verknüpfung aufheben“ genügt. Dasselbe gilt für Stripe-Verknüpfungen. |
shareHUB-Bonus: Versanddokumente hinzufügen
Sie möchten zusammen mit Ihren Online-Angeboten, -Aufträgen und -Rechnungen obligatorische Informationen an Kunden verschicken? Zum Beispiel Ihre ...
- Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB),
- Widerrufsbelehrungen für Verbraucher,
- Garantie- und / oder Service-Informationen?
Dann können Sie im shareHUB-Abschnitt „Dokumente“ bis zu drei Standard-Dokumente hochladen:
Die dort hinterlegten Dokumente werden künftig automatisch zusammen mit Ihren shareHUB-Mitteilungen verschickt.
| Bitte beachten Sie: Standardisierte Versanddokumente ersparen Ihnen im Alltag eine Menge Routinearbeit. Um bei Kunden Missverständnisse und Irritationen zu vermeiden, empfiehlt es sich jedoch, die Inhalte der Dokumente regelmäßig zu kontrollieren und aktualisieren. Das gilt auch für die standardmäßigen E-Mail-Begleittexte, die Sie in der orgaMAX-Stammdatenverwaltung festlegen: |
Versand-Benachrichtigungen anpassen
Bevor Sie die ersten Rechnungen, Angebote und / oder Auftragsbestätigungen mit Links zum shareHUB per E-Mail an Ihre Kunden schicken, passen Sie noch die von orgaMAX automatisch ergänzten E-Mail-Begleittexte an Ihre betrieblichen Besonderheiten an. Dazu ...
- wechseln Sie in den Arbeitsbereich (1) „Stammdaten > Kleinstammdaten > Textbausteine“,
- wählen die betreffende (2) „Vorgangsart“ aus (im Beispiel „Rechnungen“),
- klicken auf den passenden (3) Textbaustein (im Beispiel „Rechnung_01“) und dann auf die Schaltfläche (4) „Bearbeiten“,
- wechseln zum (5) Register „E-Mail Text“ und
- passen dort den (6) E-Mail-Begleittext an Ihre Vorstellungen an:
| Bitte beachten Sie: Die Informationen zum shareHUB beginnen mit dem öffnenden Tag „[SHAREHUB]“ und enden mit dem schließenden Tag „[/SHAREHUB]“. Die Link-Variable lautet „<SHAREHUBLINK>“. Diese Inhalte erscheinen nur dann auf ausgehenden E-Mails, wenn der shareHUB aktiviert ist. |
Mit „OK – F11“ speichern Sie Ihre Einstellungen und wiederholen die Eingaben bei den Textbausteinen anderer Vorgangsarten, die über den shareHUB bereitgestellt werden sollen.
Wie kommen die Vorgänge in den shareHUB?
Nachdem Sie Ihren shareHUB aktiviert und die wenigen erforderlichen Angaben gemacht haben, sind die Vorarbeiten auch schon erledigt. Um alles Weitere kümmert sich orgaMAX:
- Im Arbeitsbereich „Verkauf“ erstellen Sie wie gewohnt Ihre Angebote, Rechnungen und Auftragsbestätigungen und
- wählen am rechten Seitenrand der „Druckansicht“ die Ausgabeoption „E-Mail“:
Daraufhin öffnet sich eine neue E-Mail mit dem zuvor angepassten E-Mail-Begleittext:
Online-shareHUB aus Kundensicht
Wenn Sie selbst oder Ihr Kunde den Link zum shareHUB öffnet, erscheint ein interaktives Browserfenster mit folgenden Inhalten und Funktionen:
- Am linken Seitenrand eine nach Vorgangsart unterschiedene (1) „Dokumente“-Navigationsleiste,
- in der Mitte der Inhalt des Vorgangs im (2) PDF-Format,
- oben rechts der Umschalter zwischen einer (3) PDF- und Listen-Darstellung (nützlich, sobald mehrere Vorgänge pro Kunde vorhanden sind),
- ein Aktions-Button zum Starten einer (4) Telefonverbindung (falls Ihr Browser über eine Smartphone-Anbindung verfügt),
- ein Aktions-Button zum Anlegen einer (5) E-Mail, falls Ihr Kunde eine Nachfrage zum betreffenden Vorgang hat (erzeugt eine neue E-Mail, in der Ihre E-Mailadresse bereits eingetragen ist),
- ein Aktions-Button zum Start des (6) PDF-Downloads (das betreffende Dokument landet standardmäßig im Download-Ordner Ihres Browsers),
- die zusammenfassenden (7) Empfänger-Informationen und die „Zusätzlichen Dokumente“,
- die Liste der von Ihnen (8) „Akzeptierten Zahlungsmethoden“ sowie der entscheidende „Jetzt bezahlen“-Button, mit dem Ihr Kunde den Bezahlvorgang startet:
Bitte beachten Sie: Die shareHUB-Bezahlfunktion ist erst dann verfügbar, wenn sie nach einem Mausklick auf „Freig. Dokumente“ und den Button „Jetzt kostenlos testen“ freigeschaltet worden ist:
Zurück zur Kundenansicht: Klickt Ihr Kunde auf den blauen „Jetzt bezahlen“-Button, öffnet sich am rechten Fensterrand ein Auswahl-Menü, in dem das gewünschte Bezahlverfahren ausgewählt werden kann. Falls Sie Ihr shareHUB mit „PayPal“ verknüpft haben, stehen Ihren Kunden zum Beispiel die folgenden Bezahldienste zur Verfügung:
Die folgenden Schritte hängen dann davon ab, für welches Bezahlverfahren sich Ihr Geschäftspartner entscheidet.
| Zur Erinnerung: Ein eigenes PayPal- oder Stripe-Konto brauchen Ihre Kunden für den Rechnungsausgleich nicht. Die Betreiber stellen in dem Fall Bank-Lastschriften oder Kreditkarten-Zahlungen bereit. |
Erfolgsmeldung in Echtzeit
Ganz gleich, auf welchem Weg eine Rechnung bezahlt wurde: Der Vorgang wird postwendend als erledigt markiert:
- Im shareHUB verschwinden am rechten Seitenrand sowohl die Hinweise auf verfügbare Zahlungsdienste als auch der „Jetzt bezahlen“-Button...
- und im orgaMAX-Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“ ist der Vorgang mit dem grünen Zahlungs-Status als „vollständig bezahlt“ gekennzeichnet:
Was halten Sie davon? Einfacher und schneller geht’s doch kaum, oder? Probieren Sie’s aus und starten Sie schon heute in ein neues Kommunikations- und Abrechnungszeitalter!
Zusammenfassung: Alle shareHUB-Vorteile auf einen Blick
Kleine Umstellung - große Wirkung: Der neue orgaMAX-shareHUB bringt Ihnen und Ihren Geschäftspartnern eine Menge Nutzen:
- Direkte Rechnungsansicht: Ihre Kunden können ihre Rechnungen einfach im Browser öffnen und ansehen.
- Beschleunigte Bezahlung: Je einfacher Rechnungen bezahlt werden können, desto schneller werden sie vom Kunden auch beglichen.
- Kein Rechnungsverlust: Anders als Papier-Rechnungen werden Online-Rechnungen seltener vergessen oder verlegt.
- Mehr Komfort: Kein Abtippen von E-Mail-Adressen oder Kontodaten mehr. Ihre Kunden können ihre Rechnungen einfach, bequem und fehlerfrei begleichen.
- Verbessertes Kundenerlebnis: Der shareHUB vereinfacht die Kommunikation, sorgt für Transparenz und reduziert den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum.
- Mehr Transparenz durch den obligatorischen Versand von Begleit-Dokumenten.
- Mehr Produktivität & Umsatz: Einfacher Rechnungsversand, schnelle Bezahlung und weniger Mahnungen bedeuten mehr Zeit fürs Kerngeschäfts sowie gezielte Maßnahmen zur weiteren Umsatzsteigerung.
Und das ist noch nicht alles: Im Laufe der nächsten Monate wird das Online-shareHUB noch um weitere praktische Funktionen erweitert – unter anderem eine komplette Dokumenten-Historie. Bleiben Sie dran – es lohnt sich!
Lektüretipp: Weitere technische Informationen finden Sie in unserer laufend aktualisierten Frage- und Antwortsammlung zum orgaMAX-shareHUB.
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Noch mehr Tipps und Tricks für den orgaMAX-Alltag bietet unsere laufend aktualisierte Praxistipp-Sammlung:
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