orgaMAX-Durchblick: So kategorisieren Sie Ihre Stamm- und Vorgangsdaten

Mit orgaMAX können Sie Ihre Geschäftsentwicklung nach vielen unterschiedlichen Kriterien gruppieren, sortieren und analysieren. Im Arbeitsbereich „Listen & Statistiken“ stehen Ihnen dafür fertige Auswertungen zur Verfügung:

• Angefangen bei Einnahmen und Ausgaben,
• über Kunden- und Interessentenkategorien,
• Akquisitionsquellen, Auftragsarten und Artikelkategorien,
• bis hin zu Auftragseingängen und Umsätzen.

Wichtigste Datengrundlage für die Umsatz- und Gewinnbetrachtungen sind die steuerlichen Kategorien, die Sie Ihren Zahlungsvorgängen im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank/Kasse“ zuordnen.

Mit den Steuer-Auswertungen erfüllen Sie zwar in erster Linie die Anforderungen des Finanzamts. Die Inhalte Ihrer Steuerbuchungen können Sie aber auch für die innerbetriebliche Auswertung Ihrer Leistungsfähigkeit und Ihres Unternehmenserfolgs einsetzen:

Basis: Steuer-Auswertungen

Mit orgaMAX erledigen Selbstständige und kleine Unternehmen bei Bedarf ihre laufenden steuerlichen Pflichten – insbesondere ...

• die monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen,
• jährliche Umsatzsteuererklärungen,
• Dauerfristverlängerungen und Zusammenfassende Meldungen sowie
• die Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung.

Zu finden sind die „Steuer-Auswertungen“ im Arbeitsbereich „Finanzen“:

Besonders praktisch: Im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank/Kasse“ ordnen Sie einzelnen Zahlungsvorgängen in einem Aufwasch ...

• eine (1) „Steuerkategorie“ (Einkommensteuer) und
• einen (2) „Steuersatz“ (Umsatzsteuer) zu:
  
  

Damit ist die steuerliche Buchführung in den allermeisten Fällen auch schon erledigt! Um alles andere (z. B. Steuererklärungen und Voranmeldungen) kümmert sich die Software. Falls Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, können Sie Ihre vorbereiteten Buchhaltungs-Daten zudem über eine elektronische Schnittstelle an Ihre Steuerkanzlei übermitteln.

Analyse-Ebene I: Interne Steuerdaten-Auswertungen

Wenn Ihre Einnahmen und Ausgaben passenden Steuer-„Kategorien“ zugeordnet sind, können Sie die Steuer-Auswertungen auch zur innerbetrieblichen Analyse Ihres Unternehmenserfolgs einsetzen. Im orgaMAX-Arbeitsbereich „Finanzen“ finden Sie ...

• „Steuer-Auswertungen“,
• „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“ sowie
• „Offene Posten-Listen“.

Unter „Office > Übersicht“ werden die wichtigsten betrieblichen Kennzahlen und Diagramme zudem im orgaMAX-Dashboard zusammengefasst:

Darüber hinaus stellt orgaMAX Ihnen im Arbeitsbereich „Listen & Statistiken“ zahlreiche fertige Auswertungen auf Basis Ihrer Stamm-, Vorgangs- und Steuerdaten zur Verfügung. Dazu zählen unter anderem ...

• die Einnahmen-/Ausgaben-Gegenüberstellung im Abschnitt „Allgemeine Geschäftsentwicklung“,
• Auswertungen zum Umsatz, Auftragseingang und Rohgewinn nach Kunden und Artikeln sowie
• Analysen der Kostenstruktur im Bereich Ausgaben:
  
  

Mithilfe von Flex-Diagrammen lassen sich verschiedenen Analyse-Parameter zudem auf vielfältige Weise miteinander kombinieren.

Datenauswertungen auf Basis der Steuerbuchungen fördern bereits eine Menge aufschlussreiche Informationen zutage. Im Monats- und Jahresvergleich lassen sich zudem Tendenzen und Entwicklungen ablesen. Spezifischere innerbetriebliche Auswertungen sind aufgrund der starren Steuerkriterien jedoch nicht möglich. Deshalb gibt Ihnen orgaMAX zusätzliche Analyse-Ebenen an die Hand, bei deren Ausgestaltung Sie völlig freie Hand haben.

Vorweg jedoch ein wichtiger Hinweis:

Auswertungs-Exkurs: Aussagekraft durch Kontinuität sichern

Die weitgehende rechtliche Freiheit bei internen Marketing-, Umsatz, Kosten- und ähnlichen Auswertungen hat einen Haken: Auf Dauer aussagekräftig sind die Analyse-Werkzeuge nur dann, wenn die zugrundeliegenden Kategorien, Merkmale und sonstigen Kriterien über den Beobachtungs-Zeitraum (möglichst) unverändert bleiben. Anderenfalls ändern Sie die Bezugsgrundlage und vergleichen letztlich Äpfel und Birnen.

Beim Zusammenstellen der Auswahllisten von Kunden- und Artikelkategorien, Akquisitionsquellen und Auftragsarten sollten Sie daher möglichst weitblickend vorgehen. Da sich der Informationsbedarf im Laufe der Zeit ändern kann, lässt orgaMAX nachträgliche Anpassungen der Auswertungskriterien trotzdem zu.

Analyse-Ebene II: Quellen, Kunden- & Artikelkategorien

Neben den steuerlichen Kriterien können Sie Ihren Aufträgen, Artikeln, Kunden und Interessenten in der Stammdaten-Verwaltung weitere Merkmale zuordnen. Unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“ pflegen Sie unter anderem die Auswahllisten für folgende Eigenschaften:

• Artikelkategorien (Gliederung Ihres Waren- und Dienstleistungs-Sortiments nach Kriterien Ihrer Wahl: eindeutige Zuordnung erforderlich),
• Artikelmerkmale (weitere Eigenschaften Ihrer Artikel: Mehrfachzuordnungen möglich),
• Kunden- und Interessentenkategorien (Einteilung Ihrer Kunden und Auftraggeber nach Kriterien Ihrer Wahl: eindeutige Zuordnung erforderlich),
• Quellen (Akquisitionsquellen von Kunden und Interessenten: eindeutige Zuordnung erforderlich):
  
  

Die jeweiligen Eigenschaften ordnen Sie anschließend einmalig den betreffenden Stammdaten zu:

• Für artikelbezogene Kriterien wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Stammdaten > Artikel“. Dort öffnen Sie den betreffenden Artikel-Datensatz und wählen im Register „Statistik“ die passende Artikelkategorie aus:
  
  

• Für kundenbezogene Kriterien wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Stammdaten > Kunden“. Dort öffnen Sie den betreffenden Kunden-Datensatz und wählen im Register „Statistik“ die gewünschte Kundenkategorie aus:
  
  

Ganz gleich, auf welchem Weg Sie Ihre Stammdaten anpassen: Mit der einmaligen Kategorien-Zuordnung sind die Voraussetzungen für artikel- und kundenbezogene Auswertungen erfüllt. Dazu zählen zum Beispiel die folgenden „Listen & Statistiken“:

• „Allgemeine Geschäftsentwicklung > Detailliert je Artikelkategorie“ und „Allgemeine Geschäftsentwicklung > Detailliert je Kunden- und Interessentenkategorie“,
• „Umsatz“, „Auftragseingang“ und / oder „Rohgewinn“ nach „Artikelkat.“ „Kunden- und Interessentenkat.“ oder auch
• „Interessentenstatistik“ nach „Kunden- und Interessentenkat.“:
  
  

Analyse-Ebene III: Auftragsarten

Bleiben noch die auftragsbezogenen Kategorien, mit deren Hilfe Sie Ihre Aufträge nach bestimmten Kriterien zusammenfassen und / oder sie übergeordneten Geschäftsbereichen zuordnen.

Die eigentliche Auswahlliste füllen Sie wiederum unter „Stammdaten > Kleinstammdaten > Auftragsarten“ mit Werten Ihrer Wahl. So könnte zum Beispiel ein IT-Dienstleister seine Aufträge nach Tätigkeitsfeldern kategorisieren, sofern sich deren Zuordnung nicht bereits aus der Artikeldatenbank ergibt:

Oder denken Sie an einen Händler, der dieselben Waren über verschiedene Vertriebskanäle verkauft – beispielsweise über ...

• Ladenlokal,
• Online-Shop,
• Amazon Marketplace,
• Ebay und
• Ebay-Kleinanzeigen:
  
  

Sofern Sie Ihre Vorgänge auf diese Weise konsequent den passenden Auftragsarten zuordnen, stehen Ihnen unter „Listen & Statistiken“ in den folgenden Bereichen auftragsbezogene Auswertungen zur Verfügung:

• „Allgemeine Geschäftsentwicklung“ > „Detailliert je Auftragsart“,
• „Umsatz“ > „Auftragsarten“,
• „Auftragseingang“ > „Auftragsarten“ und
• „Rohgewinn“ > „Auftragsarten“:
  
  

Ausblick: Kosten-/Erlösarten und Verwendungen

Für Ihre betriebliche Kosten- und Leistungsrechnung brauchen Sie noch deutlich mehr Flexibilität? Kein Problem: Mit den ...

• „Kosten- / Erlösarten“ sowie
• „Verwendungen“

... stehen Ihnen vielseitig nutzbare Instrumente fürs interne Rechnungswesen zur Verfügung. Dabei handelt es sich – zusätzlich zur steuerlichen Kategorisierung von Geschäftsvorfällen – um zwei komplett eigenständige Gliederungs- und Analyseebenen. Mit deren Hilfe durchleuchten Sie die Entwicklung und Wirtschaftlichkeit ...

• einzelner Waren und Dienstleistungen,
• größerer Projekte,
• bestimmter Abteilungen oder
• ganzer Geschäftsbereiche.
  
  

In einem der nächsten orgaMAX-Praxistipps stellen wir die „Kosten- / Erlösarten“ und „Verwendungen“ einmal etwas ausführlicher vor: Stay tuned!