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title: "orgaMAX-Durchblick: So kategorisieren Sie Stamm- und Vorgangsdaten"
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# orgaMAX-Durchblick: So kategorisieren Sie Ihre Stamm- und Vorgangsdaten
21. Apr. 2023
13 MIN
Mit vollem orgaMAX-Durchblick können Sie Ihre Geschäftsentwicklung nach vielen unterschiedlichen Kriterien gruppieren, sortieren und analysieren. Im Arbeitsbereich **„Listen & Statistiken“** stehen Ihnen dafür fertige Auswertungen zur Verfügung:
- Angefangen bei Einnahmen und Ausgaben,
- über Kunden- und Interessentenkategorien,
- Akquisitionsquellen, Auftragsarten und Artikelkategorien,
- bis hin zu Auftragseingängen und Umsätzen.
Wichtigste Datengrundlage für die Umsatz- und Gewinnbetrachtungen sind die steuerlichen Kategorien, die Sie Ihren Zahlungsvorgängen im Arbeitsbereich *„Finanzen > Zahlungen Bank/Kasse“* zuordnen. Darüber hinaus können Sie mit orgaMAX nicht nur klassische Buchhaltungsdaten auswerten, sondern auch spezifische Vorgangsdaten erfassen und analysieren. Dies ermöglicht Ihnen eine noch detailliertere und individuellere Erfolgskontrolle.
Mit den Steuer-Auswertungen erfüllen Sie zwar in erster Linie die Anforderungen des Finanzamts. Die Inhalte Ihrer Steuerbuchungen können Sie aber auch für die innerbetriebliche Auswertung Ihrer Leistungsfähigkeit und Ihres Unternehmenserfolgs einsetzen:
## Basis: Steuer-Auswertungen
Mit orgaMAX erledigen Selbstständige und kleine Unternehmen bei Bedarf ihre laufenden steuerlichen Pflichten – insbesondere ...
- die monatlichen oder vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen,
- jährliche Umsatzsteuererklärungen,
- Dauerfristverlängerungen und Zusammenfassende Meldungen sowie
- die Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung.
Zu finden sind die *„Steuer-Auswertungen“* im Arbeitsbereich *„Finanzen“*:
Besonders praktisch: Im Arbeitsbereich *„Finanzen > Zahlungen Bank/Kasse“* ordnen Sie einzelnen Zahlungsvorgängen in einem Aufwasch ...
- eine **(1)** **„Steuerkategorie“** (Einkommensteuer) und
- einen **(2) „Steuersatz“** (Umsatzsteuer) zu:
Damit ist die steuerliche Buchführung in den allermeisten Fällen auch schon erledigt! Um alles andere (z. B. Steuererklärungen und Voranmeldungen) kümmert sich die Software. Falls Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, können Sie Ihre vorbereiteten Buchhaltungs-Daten zudem über eine elektronische Schnittstelle an Ihre Steuerkanzlei übermitteln.
| **Bitte beachten Sie:** Wie genau Sie Ihre Umsätze, Einnahmen und Ausgaben für Ihre Steuererklärungen differenzieren müssen, hängt von Art und Größe Ihres Unternehmens ab. orgaMAX stellt Ihnen unter *„Stammdaten > Finanzbuchhaltung > Einstellungen Buchhaltung“* im Abschnitt *„Allgemeine Einstellungen“* gleich drei verschiedene *„Arten der steuerlichen Verbuchung“* zur Verfügung: - **Variante 1** eignet sich für Steuerpflichtige, die ihrem Steuerberater elektronisch erfasste, aber noch nicht kontierte Belege zur Verfügung stellen. Beim Buchen von Zahlungsvorgängen stehen Ihnen in dem Fall nur die Buchungskategorien „Ausgabe“, „Einnahme“, „Umbuchung Kasse“, „Zahlung vom Kunden“ und „nicht betriebsrelevant“ zur Verfügung. - **Variante 2** basiert auf dem einfachen EÜR-Kontenrahmen mit rund 50 Einnahmen- und Ausgabekategorien. Grundlage sind die Anforderungen des [amtlichen EÜR-Formulars](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Einkommensteuer/2022-09-01-standardisierte-einnahmenueberschussrechnung-nach-paragraf-60-absatz-4-EStDV-anlage-EUER-2022.pdf?__blob=publicationFile&v=3). - **Variante 3** ermöglicht die Zuordnung von Geschäftsvorgängen auf mehrere hundert Buchungskonten eines steuerlichen Standardkontenrahmens. Dabei haben Sie die Wahl zwischen den Kontenrahmen „SKR03“ und „SKR04“:  Welche dieser Varianten die für Ihre Zwecke passende ist, erfahren Sie bei Ihrem Steuerberater. |
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| **Lektüretipps:** Ausführlichere Informationen zu den „Steuer-Auswertungen“ bieten die folgenden orgaMAX-Grundlagenbeiträge: - [Steuern für Selbstständige](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/steuern-f%C3%BCr-selbstst%C3%A4ndige-die-einkommensteuer) - [Wie geht eigentlich Einnahmenüberschussrechnung?](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/einnahmen%C3%BCberschussrechnung) - [Umsatzsteuer im Griff](https://blog.orgamax.de/lexikon/umsatzsteuer-im-griff-dank-software-kein-problem) - [Sichere und flexible Steuerdatenübergabe per Pendelordner und DATEV-Schnittstelle](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/sichere-steuerdaten%C3%BCbergabe-per-pendelordner-und-datev-schnittstelle) - [So sorgen Sie für ausreichende Steuerrücklagen](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/eigenhaendige-steuerschaetzung) |
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## Analyse-Ebene I: Interne Steuerdaten-Auswertungen
Wenn Ihre Einnahmen und Ausgaben passenden Steuer-„Kategorien“ zugeordnet sind, können Sie die Steuer-Auswertungen auch zur innerbetrieblichen Analyse Ihres Unternehmenserfolgs einsetzen. Im orgaMAX-Arbeitsbereich „Finanzen“ finden Sie ...
- *„Steuer-Auswertungen“,*
- *„Rechnungs- und Buchhaltungslisten“* sowie
- *„Offene Posten-Listen“.*
Unter *„Office > Übersicht“* werden die wichtigsten betrieblichen Kennzahlen und Diagramme zudem im orgaMAX-Dashboard zusammengefasst:
Darüber hinaus stellt orgaMAX Ihnen im Arbeitsbereich *„Listen & Statistiken“* zahlreiche fertige Auswertungen auf Basis Ihrer Stamm-, Vorgangs- und Steuerdaten zur Verfügung. Dazu zählen unter anderem ...
- die **Einnahmen-/Ausgaben**-Gegenüberstellung im Abschnitt *„Allgemeine Geschäftsentwicklung“*,
- Auswertungen zum **Umsatz, Auftragseingang** und **Rohgewinn** nach Kunden und Artikeln sowie
- Analysen der Kostenstruktur im Bereich **Ausgaben:**
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Mithilfe von **Flex-Diagrammen** lassen sich verschiedenen Analyse-Parameter zudem auf vielfältige Weise miteinander kombinieren.
Datenauswertungen auf Basis der Steuerbuchungen fördern bereits eine Menge aufschlussreiche Informationen zutage. Im Monats- und Jahresvergleich lassen sich zudem Tendenzen und Entwicklungen ablesen. Spezifischere innerbetriebliche Auswertungen sind aufgrund der starren Steuerkriterien jedoch nicht möglich. Deshalb gibt Ihnen orgaMAX zusätzliche Analyse-Ebenen an die Hand, bei deren Ausgestaltung Sie völlig freie Hand haben.
Vorweg jedoch ein wichtiger Hinweis:
## Auswertungs-Exkurs: Aussagekraft durch Kontinuität sichern
Die weitgehende rechtliche Freiheit bei internen Marketing-, Umsatz, Kosten- und ähnlichen Auswertungen hat einen Haken: Auf Dauer aussagekräftig sind die Analyse-Werkzeuge nur dann, wenn die zugrundeliegenden Kategorien, Merkmale und sonstigen Kriterien über den Beobachtungs-Zeitraum (möglichst) unverändert bleiben. Anderenfalls ändern Sie die Bezugsgrundlage und vergleichen letztlich Äpfel und Birnen.
Beim Zusammenstellen der Auswahllisten von Kunden- und Artikelkategorien, Akquisitionsquellen und Auftragsarten sollten Sie daher möglichst weitblickend vorgehen. Da sich der Informationsbedarf im Laufe der Zeit ändern kann, lässt orgaMAX nachträgliche Anpassungen der Auswertungskriterien trotzdem zu.
| **Praxistipp:** Falls Sie keine Erfahrung mit betriebswirtschaftlichen Auswertungen haben, fragen Sie am besten bei Ihrem Steuerberater oder Ihrem Buchführungs-Dienstleister nach. |
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## Analyse-Ebene II: Quellen, Kunden- & Artikelkategorien
Neben den steuerlichen Kriterien können Sie Ihren Aufträgen, Artikeln, Kunden und Interessenten in der Stammdaten-Verwaltung weitere Merkmale zuordnen. Unter *„Stammdaten > Kleinstammdaten“* pflegen Sie unter anderem die Auswahllisten für folgende Eigenschaften:
- **Artikelkategorien** (Gliederung Ihres Waren- und Dienstleistungs-Sortiments nach Kriterien Ihrer Wahl: eindeutige Zuordnung erforderlich),
- **Artikelmerkmale** (weitere Eigenschaften Ihrer Artikel: Mehrfachzuordnungen möglich),
- **Kunden- und Interessentenkategorien** (Einteilung Ihrer Kunden und Auftraggeber nach Kriterien Ihrer Wahl: eindeutige Zuordnung erforderlich),
- **Quellen** (Akquisitionsquellen von Kunden und Interessenten: eindeutige Zuordnung erforderlich):
Die jeweiligen Eigenschaften ordnen Sie anschließend einmalig den betreffenden **Stammdaten** zu:
- Für **artikelbezogene Kriterien** wechseln Sie in den Arbeitsbereich *„Stammdaten > Artikel“*. Dort öffnen Sie den betreffenden Artikel-Datensatz und wählen im Register *„Statistik“* die passende Artikelkategorie aus:
Weitere *„Artikelmerkmale“* können Sie im Register *„Sonstiges“* mit Ihren Waren und Dienstleistungen verknüpfen.
- Für **kundenbezogene Kriterien** wechseln Sie in den Arbeitsbereich *„Stammdaten > Kunden“.* Dort öffnen Sie den betreffenden Kunden-Datensatz und wählen im Register *„Statistik“* die gewünschte Kundenkategorie aus:
| **Bitte beachten Sie:** Die Auswahllisten „Kundenkategorie“ und „Quelle“ stehen Ihnen auch in der Interessentenverwaltung zur Verfügung. Auf diese Weise lassen sich potenzielle Geschäftspartner von vornherein kategorisieren und die Erfolge von Akquisitionskanälen konsequent tracken. |
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| **Praxistipp:** Sie arbeiten mit einer großen Artikel- und / oder Kundendatenbank und möchten nachträglich sehr vielen Datensätzen auf einen Schlag passende Kategorien zuordnen? Dann ist die manuelle Kategorien-Zuordnung unter Umständen sehr zeitaufwendig. In solchen Fällen lohnt sich ein Blick auf den Praxistipp „[Komfortable Massenänderungen an orgaMAX-Stammdaten](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/komfortable-massen%C3%A4nderungen-an-orgamax-stammdaten)“. Falls Sie Unterstützung beim dort vorgestellten Daten-Export und Re-Import brauchen, hilft der [orgaMAX-Anpassungsservice](https://www.deltra.com/service/support/orgamax-anpassungsservice/) gern weiter. |
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Ganz gleich, auf welchem Weg Sie Ihre Stammdaten anpassen: Mit der einmaligen Kategorien-Zuordnung sind die Voraussetzungen für artikel- und kundenbezogene Auswertungen erfüllt. Dazu zählen zum Beispiel die folgenden „Listen & Statistiken“:
- *„Allgemeine Geschäftsentwicklung > Detailliert je Artikelkategorie“* und *„Allgemeine Geschäftsentwicklung > Detailliert je Kunden- und Interessentenkategorie“*,
- *„Umsatz“, „Auftragseingang“* und / oder *„Rohgewinn“* nach *„Artikelkat.“* *„Kunden- und Interessentenkat.“* oder auch
- *„Interessentenstatistik“* nach *„Kunden- und Interessentenkat.“:*
**
## Analyse-Ebene III: Auftragsarten
Bleiben noch die **auftragsbezogenen Kategorien**, mit deren Hilfe Sie Ihre Aufträge nach bestimmten Kriterien zusammenfassen und / oder sie übergeordneten Geschäftsbereichen zuordnen.
Die eigentliche Auswahlliste füllen Sie wiederum unter *„Stammdaten > Kleinstammdaten > Auftragsarten“* mit Werten Ihrer Wahl. So könnte zum Beispiel ein IT-Dienstleister seine Aufträge nach Tätigkeitsfeldern kategorisieren, sofern sich deren Zuordnung nicht bereits aus der Artikeldatenbank ergibt:
Oder denken Sie an einen Händler, der dieselben Waren über verschiedene Vertriebskanäle verkauft – beispielsweise über ...
- Ladenlokal,
- Online-Shop,
- Amazon Marketplace,
- Ebay und
- Ebay-Kleinanzeigen:
| **Bitte beachten Sie:** Anders als Kunden- und Artikelkategorien lassen sich solche Differenzierungen nicht in den Stammdaten „fest verdrahten“. Die Auftragsart muss vielmehr im Vorgang festgelegt werden. |
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| **Praxistipp:** Das dazugehörige Auswahlfeld finden Sie am rechten Rand der „Eingabemaske“ aller Verkaufsvorgänge (Angebote, Aufträge und Rechnungen):  |
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Sofern Sie Ihre Vorgänge auf diese Weise konsequent den passenden Auftragsarten zuordnen, stehen Ihnen unter *„Listen & Statistiken“* in den folgenden Bereichen auftragsbezogene Auswertungen zur Verfügung:
- *„Allgemeine Geschäftsentwicklung“ > „Detailliert je Auftragsart“,*
- *„Umsatz“ > „Auftragsarten“,*
- *„Auftragseingang“ > „Auftragsarten“* und
- *„Rohgewinn“ > „Auftragsarten“:*
**
## Ausblick: Kosten-/Erlösarten und Verwendungen
Für Ihre betriebliche Kosten- und Leistungsrechnung brauchen Sie noch deutlich mehr Flexibilität? Kein Problem: Mit den ...
- **„Kosten- / Erlösarten“** sowie
- **„Verwendungen“**
... stehen Ihnen vielseitig nutzbare Instrumente fürs interne Rechnungswesen zur Verfügung. Dabei handelt es sich – zusätzlich zur steuerlichen Kategorisierung von Geschäftsvorfällen – um zwei komplett eigenständige Gliederungs- und Analyseebenen. Mit deren Hilfe durchleuchten Sie die Entwicklung und Wirtschaftlichkeit ...
- einzelner Waren und Dienstleistungen,
- größerer Projekte,
- bestimmter Abteilungen oder
- ganzer Geschäftsbereiche.
In einem der nächsten orgaMAX-Praxistipps stellen wir die „Kosten- / Erlösarten“ und „Verwendungen“ einmal etwas ausführlicher vor: Stay tuned!
| ## Lektüretipps Noch mehr Tipps und Tricks für den orgaMAX-Alltag bietet unsere laufend aktualisierte [Praxistipp-Sammlung](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps): - Grenzenlose Geschäfte: [So nutzen Sie mehrsprachige Briefpapiere, Textbausteine & Artikelbeschreibungen](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/mehrsprachige-briefpapiere-textbausteine-artikelbeschreibungen) - Online-Kundencenter: [Wie Sie mit orgaMAX jetzt noch schneller an Ihr Geld kommen!](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/online-kundencenter-wie-sie-mit-orgamax-schneller-an-ihr-geld-kommen) - Photovoltaik-News: [So setzen Sie die Umsatzsteuer-Korrekturen um](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/photovoltaik-news-so-setzen-sie-die-umsatzsteuer-korrekturen-um) - Transparenz-Offensive: [Aufwände dokumentieren und Aufwands-Guthaben einrichten](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/aufw%C3%A4nde-dokumentieren-und-aufwands-guthaben-einrichten) - Auf Knopfdruck: [So erstellen Sie ein GWG-Verzeichnis](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/auf-knopfdruck-so-erstellen-sie-ein-gwg-verzeichnis) - Individuelle Felder: [Personalisierte Stamm- und Vorgangs-Datenverwaltung](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/individuelle-felder-personalisierte-stamm-und-vorgangs-datenverwaltung) - Old school meets Neuland: [Scannen & faxen via Online-Poststelle](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/old-school-meets-neuland-scannen-faxen-via-online-poststelle) - Sicher & flexibel: [Steuerdatenübergabe per Pendelordner und DATEV-Schnittstelle](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/sichere-steuerdaten%C3%BCbergabe-per-pendelordner-und-datev-schnittstelle) - Benutzer- und Rechteverwaltung: [So schützen Sie Ihre orgaMAX-Daten](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/benutzer-und-rechteverwaltung-so-sch%C3%BCtzen-sie-ihre-orgamax-daten) - Professionelles Info-Management: [Wie Sie mit orgaMAX finden, ohne lange zu suchen!](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/suche-info-management) - Tabellen-Auswertungen: [Smarte Datenauswertungen per Mausklick](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/tabellen-auswertungen) - Alles auf Kurs? [So behalten Sie die wichtigsten Kennzahlen im Blick](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/unternehmenskennzahlen-im-blick) - Seriennummern- und Chargenverwaltung: [So behalten Sie den Durchblick](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/seriennummern-und-chargenverwaltung-so-behalten-sie-den-durchblick) - Praxistipp: [Barcodes und QR-Codes in orgaMAX? Geht doch!](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/praxistipp-barcodes-und-qr-codes-in-orgamax-geht-doch) - Update-Frequenz: [orgaMAX-Aktualisierungen à la carte!](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/update-frequenz-orgamax-aktualisierungen-%C3%A0-la-carte) - Alltags-Turbo zünden: [So pimpen Sie die orgaMAX-Navigationsleiste](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/alltags-turbo-z%C3%BCnden-so-pimpen-sie-die-orgamax-navigationsleiste) - Raus aus dem Hamsterrad: [Lassen Sie wiederkehrende Aufgaben von Ihrer Bürosoftware erledigen](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/raus-aus-dem-hamsterrad) - Praxistipp: [Zeiterfassung und Abrechnung direkt in Ihrer Bürosoftware](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/praxistipp-zeiterfassung-und-abrechnung-direkt-in-ihrer-b%C3%BCrosoftware) - Die Visitenkarte Ihres Unternehmens: [Mit Geschäftsbriefen einen guten Eindruck machen](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/ueberzeugende-geschaeftsbriefe) - orgaMAX-Abschreibungsautomat: [Vom Anlagenkauf über die Abschreibung bis zum Anlagenverzeichnis](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/vom-anlagenkauf-%C3%BCber-die-abschreibung-bis-zum-anlagenverzeichnis) - Für Arbeitgeber: [Mitarbeiter-Unterlagen müssen digitalisiert werden](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/f%C3%BCr-arbeitgeber-mitarbeiter-unterlagen-m%C3%BCssen-digitalisiert-werden) - Nach Personalwechsel: [Mitarbeiter-Datensätze archivieren – nicht löschen!](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/mitarbeiter-datens%C3%A4tze-archivieren) - Smarter Buchungsassistent: [Zahlungsdifferenzen im Handumdrehen verbuchen](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/smarter-buchungsassistent) - Einfach sicherer: [Automatische orgaMAX-Backups in der Cloud](https://blog.orgamax.de/orgamax-tipps/automatische-orgamax-backups-in-der-cloud) - Praxis-Leitfaden: [So arbeiten Sie mit orgaMAX GoBD-konform](https://www.deltra.com/fileadmin/redakteure/dokumente/support/how_to/GoBD_Praxisleitfaden.pdf) |
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