Wussten Sie, dass Ihnen orgaMAX praktische Controlling-Werkzeuge für die betriebliche Kosten- und Leistungsrechnung zur Verfügung stellt? Mit denen sich selbst „Profitcenter“ ganz einfach einrichten und auswerten lassen?
| Bitte beachten Sie: Bei den Kostenrechnungs-Tools („Kosten- / Erlösarten“ und „Verwendungen“) handelt es sich um separate Analyse-Ebenen. Und zwar zusätzlich zu den „Steuer-Auswertungen“, die Sie ebenfalls als nützliche Quellen für interne betriebliche Auswertungen nutzen können. |
Lektüretipp: Im Blogbeitrag „orgaMAX-Durchblick: So kategorisieren Sie Ihre Stamm- und Vorgangsdaten“ können Sie nachlesen, wie Sie über fertig vorbereitete Auswertungen im Arbeitsbereich „Listen & Statistiken“ die Steuerbuchungen für eigene betriebliche Zwecke verwenden. Außerdem erfahren Sie dort, wie Sie Ihren Geschäftserfolg mithilfe von ...
- „Kundenkategorien“,
- „Artikelkategorien“,
- „Quellen“ sowie
- „Auftragsarten“
... gezielt analysieren.
Zwei zusätzliche Analyse-Ebenen
Sie möchten darüber hinaus die Details verschiedener Vorgangsdaten nach Kriterien eigener Wahl ins Verhältnis setzen zu Ihren Erlösen und Kosten? Dann lohnt sich ein Blick auf die vielseitig und flexibel verwendbaren ...
- „Kosten- / Erlösarten“ sowie
- „Verwendungen“.
In Zahlungszuordnungen und Splittbuchungen lassen sich Transaktionen den beiden komplett eigenständigen Gliederungs- und Analyseebenen zuordnen:
Auch in Aus- und Eingangsrechnungen ist die entsprechende Zuordnung möglich. Dabei brauchen Sie im Einzelfall nur die „Verwendungen“ eigenhändig auszuwählen:
Die Verknüpfungen mit der passenden „Kosten-/Erlösart“ erfolgt hingegen bereits auf Artikelebene in den Artikelstammdaten:
Auf diese Weise ist durch Übernahme eines „Artikels“ (= Ware oder Dienstleistung) in einen Auftrag oder eine Rechnung sichergestellt, dass der betreffende Vorgang automatisch der betreffenden „Kosten-/Erlösart“ zugeordnet wird.
Freestyle-Controlling für Einsteiger
In orgaMAX durchleuchten Sie mithilfe von „Kosten- / Erlösarten“ sowie „Verwendungen“ die Leistung, Entwicklung und Wirtschaftlichkeit ...
- ganzer Geschäftsbereiche,
- einzelner Abteilungen, Profitcenter und Mitarbeiter,
- großer Projekte oder auch
- bestimmter Waren und Dienstleistungen.
Anders als bei den Auftragsarten sowie Kunden- und Artikelkategorien erfassen Sie dabei nicht nur die Umsätze und Erlöse, sondern auch die dafür erforderlichen Kosten.
Die dazugehörigen Standard-Auswertungen stellt orgaMAX Ihnen im Arbeitsbereich „Listen & Statistiken“ unter „Kosten / Verwendungen“ zur Verfügung:
| Bitte beachten Sie: Welche Geschäftsbereiche, Abteilungen, Mitarbeiter, Projekte Sie welchen „Verwendungen“ oder „Kosten-/Erlösarten“ zuordnen, bestimmen Sie selbst. Entscheidend ist allein Ihr betriebliches Informationsbedürfnis. Vorgaben des Gesetzgebers müssen Sie bei der internen Kosten- und Leistungsrechnung nicht beachten. |
Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Die weitgehende rechtliche Freiheit bei der internen Kosten- und Leistungsrechnung hat auch eine Kehrseite. Wirklich aussagekräftig sind die Analyse-Werkzeuge nur dann, wenn die zugrundeliegenden Auswertungs-Kriterien über den Beobachtungs-Zeitraum (möglichst) unverändert bleiben.
Bei der Auswahl der „Kosten-/Erlösarten“ sowie „Verwendungen“ sollten Sie daher möglichst weitblickend vorgehen. Da sich der Informationsbedarf im Laufe der Zeit ändern kann, lässt orgaMAX nachträgliche Anpassungen der Auswertungskriterien trotzdem zu.
Praxistipp: Falls Sie noch keine Erfahrung mit betriebswirtschaftlichen Auswertungen haben, fragen Sie am besten bei Ihrem Steuerberater, Ihrem Buchführungs-Dienstleister, Branchen- oder Berufsverband nach.
Auswertungen à la Carte!
Wie sich die orgaMAX-Instrumente der Kosten- und Leistungsrechnung eines Dienstleistungs-Unternehmens einsetzen lassen, zeigt das Beispiel der Unternehmensberatung „Rat&Tat“. Inhaber Bernd Schulte hat in seinem Unternehmen vier selbstverantwortliche regionale Profitcenter-Teams („Verwendungen“) eingerichtet:
- Team Nordost,
- Team West,
- Team Süd und
- Team Ausland
Die vier Teams sind auf fünf Geschäftsfeldern („Kosten-/Erlösarten“) aktiv:
- Beratung,
- Coaching,
- Interim-Management,
- Seminare und
- Training.
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Bitte beachten Sie: Einzelne Geschäftsfeld-Bezeichnungen (wie zum Beispiel „Beratung“ oder „Seminare“) finden sich zwar auch in der Artikel-Datenbank und bei den Artikelkategorien von „Rat&Tat“ wieder. Dort sind sie jedoch ausdifferenziert (beispielsweise nach mehreren verschiedenen Beratungsarten) und vor allem ...
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Beides erreicht Bernd Schulte mit der Zuordnung seiner Einkaufs- und Verkaufsvorgänge zu bestimmten „Kosten- / Erlösarten“ sowie „Verwendungen“.
Analyse-Ebenen festlegen: Kleinstammdaten, aber oho!
Bevor die Zuordnung auf Stammdaten- und Vorgangsebene möglich ist, müssen die einzelnen Geschäftsfelder und Profitcenter-Teams in den Einstellungen erfasst werden. Dazu ...
- wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Stammdaten > Kleinstammdaten“,
- klicken in der Navigationsleiste am linken Seitenrand auf „Kosten-/Erlösarten“ und
- tragen die passenden Kriterien per Mausklick auf „Neu – F2“ ein.
In unserem Beispiel sind das die „Rat&Tat“-Geschäftsfelder:
Kosten-/Erlösarten anlegen
Für Einnahmen, die zu keinem der Haupt-Geschäftsbereiche gehören, legt Bernd Schulte dort die zusätzliche Erlösart „Sonstige Erlöse“ fest. Für Ausgaben, die sich keinem der Profitcenter-Teams zuordnen lassen, fügt er die neutrale Kostenart „Sonstige Kosten“ hinzu:
Verwendungen anlegen
Ebenfalls im Arbeitsbereich „Stammdaten > Kleinstammdaten“ trägt Schulte anschließend unter „Verwendungen“ seine vier Profitcenter-Teams ein. Für Vorgänge, die sich keinem dieser Teams zuordnen lassen, gibt es bei „Rat&Tat“ die Sammel-Verwendung „Sonstige“:
Damit ist die grundlegende Einrichtung der Geschäftsfelder und Profitcenter-Teams auch schon erledigt. Nun lassen sich die Stammdaten und Vorgänge entsprechend zuweisen und auswerten.
Kosten-/Erlösarten im Artikelstamm festlegen
Um die automatische orgaMAX-Verknüpfung von Umsätzen und Kosten-/Erlösarten zu nutzen, weist Bernd Schulte seine „Rat&Tat“-Artikel von vornherein den passenden Kosten-/Erlösarten. Dazu ...
- wechselt er in den orgaMAX-Arbeitsbereich „Stammdaten > Artikel“,
- öffnet seinen ersten Artikel per Doppelklick,
- klickt auf die Registerkarte „Sonstiges“ und
- wählt im Abschnitt „Kostenart“ das passende Geschäftsfeld aus (hier: „Beratung“):
Mit „OK – F11“ schließt er die Zuordnung ab und wiederholt die Schritte mit den übrigen Artikeln seines Dienstleistungs-Spektrums.
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Bitte beachten Sie:
Lektüretipp: Ausführliche Informationen zu diesem Thema bietet der orgaMAX-Praxistipp „orgaMAX Video-Tutorial: Vorhandene Daten in die Software übernehmen“. |
Verwendung in Ausgangsrechnungen zuordnen
Die Verknüpfung seiner Teams (= „Verwendung“) mit einzelnen Aufträgen erledigt Bernd Schulte im Arbeitsbereich „Rechnungen“: Am rechten Rand der „Eingabemaske“ legt er über die Auswahlliste „Verwendung“ das zuständige Team fest:
Die Zuweisung von „Erlösart“ und „Verwendung“ (= Profitcenter-Teams) ist auf der Einnahmenseite in der Regel über die Artikel- und Rechnungsverwaltung erledigt. Bleibt noch die Kostenseite:
- Falls Sie mit Eingangsrechnungen arbeiten, können Sie bereits dort die passende „Kosten-/Erlösart“ festlegen.
- Standardmäßig erfolgt die Zuweisung der Kostenart hingegen im Zahlungsvorgang:
Verwendung und Kostenart im Zahlungsvorgang festlegen
Den orgaMAX-Zuordnungsassistenten finden Sie im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank / Kasse“ beim betreffenden Bankkonto:
Angenommen, das „Team Nordost“ hat bei einem Flensburger Dienstleister eine regionale Beratungs-Imagekampagne in Auftrag gegeben:
- Die Rechnung über 1.250 Euro wird im Abschnitt (1) „Steuerkategorie – Konto zuweisen“ mit dem passenden
- (2) steuerlichen Buchungskonto verknüpft (hier: „Werbekosten“).
Am rechten Seitenrand lassen sich zudem die ... - (3) „Kosten-/Erlösart“ (hier die Kostenart „Beratung“) sowie die
- (4) „Verwendung“ (hier das „Team Nordost“) festlegen:
Praxistipps:
- Falls eine Rechnung aus mehreren Positionen besteht, die unterschiedlichen „Kosten-/Erlösarten“ und / oder „Verwendungen“ zugeordnet werden sollen, nutzen Sie die praktischen orgaMAX-Splittbuchungen. Auf diese Weise kann das „Team Nordost“ beispielsweise ein und dieselbe Ausgabe zwei verschiedenen Kostenarten zuweisen (z.B. 750 Euro auf das Geschäftsfeld „Beratung“ und 500 Euro auf „Interim-Management“)
Das steuerliche Aufwandskonto (= „Werbekosten“) und die Verwendung (= „Team Nordost“) bleiben in diesem Beispiel unverändert. Über die Splittbuchungen lassen sich aber auch alle anderen Zuordnungs-Varianten darstellen.
- Falls Ihnen beim Buchen auffällt, dass noch eine „Kosten-/Erlösart“ oder eine „Verwendung“ fehlt, können Sie per Mausklick auf das Zahnradsymbol neben den betreffenden Auswahlfeldern direkt aus dem Zuordnungsassistenten in den Einstellungen-Dialog (unter „Stammdaten > Kleinstammdaten“) wechseln.
Verwendung und Kostenart in Eingangsrechnungen festlegen
Sofern Sie in Ihrem Betrieb die orgaMAX-Eingangsrechnungen nutzen, können Sie die Zuordnung zu Kostenarten und Verwendungen auch im Eingangsrechnungen-Dialog vornehmen. Dazu ...
- wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Finanzen > Eingangsrechnungen“,
- legen eine neue Eingangsrechnung an (oder öffnen eine bereits vorhandene),
- tragen auf der Registerkarte „Rechnungsdaten“ die allgemeinen Rechnungsdaten ein,
- klicken am unteren linken Fensterrand auf den Link „Zur erweiterten Ansicht wechseln“,
- wählen im Abschnitt „Kategorie-Zuordnung“ den Bereich „Steuerkategorie – Konto zuweisen“ und
- wählen dort die steuerliche „Kategorie“ sowie am rechten Fensterrand die „Kosten-/Erlösart“ und die „Verwendung“:
| Bitte beachten Sie: Ganz gleich, ob Erlöse oder Kosten: Die dazugehörigen Einnahmen und Ausgaben erscheinen erst dann in den orgaMAX-Auswertungen, wenn die betreffenden Vorgänge bezahlt (d.h. zu Einzahlungen oder Auszahlungen geworden) sind. |
Auswertungen unter „Listen & Statistiken“
Die Ergebnisse Ihrer internen Kosten-/Leistungsrechnung stellt orgaMAX im Arbeitsbereich „Listen & Statistiken“ unter „Kosten/Verwendungen" bereit. Dort finden Sie die aus anderen Bereichen bekannten Berichtsformate – darunter ...
- zeitlich eingrenzbare Monats- und Jahresvergleiche,
- Hitlisten der „Kosten-/Erlösarten“ sowie
- detaillierte Berichten über die einzelnen „Kosten- / Erlösarten“ (bei „Rat&Tat“ sind das die einzelnen Geschäftsfelder)
- sowie „Verwendungen“ (bei „Rat&Tat“ sind das die einzelnen Profitcenter-Teams):
| Bitte beachten Sie: Die orgaMAX-Auswertungen unter „Kosten/Verwendungen“ sind interaktiv. Wenn wie hier mit beiden Gliederungsebenen gearbeitet wird, sind die einzelnen Zeilen der „detaillierten“ Berichte klickbar. Wenn Bernd Schulte beispielsweise wissen möchte, wie sich die Einnahmen und Ausgaben von „Team Nordost“ oder auch des Geschäftsfelds „Interim-Management“ zusammensetzen, klickt sie auf betreffenden Zeilen: Die Software listet daraufhin die dazugehörigen Zahlungsvorgänge einzeln auf. |
Ausblick: Sie haben weder Filialen, Abteilungen noch Profitcenter? Ihre Geschäftsvorgänge lassen sich nicht ohne weiteres festen Kosten-/Erlösarten und/oder Verwendungen zuordnen? Ihre Aufträge sind eher projektmäßig organisiert? Dann lohnt sich ein Blick auf die orgaMAX-Projektverwaltung. In einer der nächsten Praxistipps stellen wir den orgaMAX-Arbeitsbereich „Verkauf > Projekte“ etwas genauer vor: Stay tuned!
