Die geplanten Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung: Was bedeutet das?

Arbeitszeiten müssen erfasst werden. Das hat das Bundesarbeitsgericht schon längst klargestellt. Nun soll die durch die Rechtsprechung bereits festgestellte Verpflichtung auch explizit ins Arbeitszeitgesetz aufgenommen werden. Die geplanten neuen Vorschriften lassen Arbeitgebern wenig Spielraum.

Arbeitszeiten müssen erfasst werden – ohne Wenn und Aber

Dass Arbeitgeber für Arbeitszeiterfassung sorgen müssen, gilt schon jetzt. Bereits vor etwa zwei Jahren hatte das Bundesarbeitsgericht klargestellt, dass Arbeitgeber sämtliche Arbeitszeiten der Beschäftigten durch ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ festzuhalten haben. Damit folgte es dem Europäischen Gerichtshof, der dies mit Arbeitsschutzvorschriften begründete.

Das Bundesarbeitsministerium will die von den Gerichten festgestellte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nun auch explizit ins Arbeitszeitgesetz aufnehmen und hat einen entsprechenden Gesetzentwurf vorgelegt. In seiner derzeit noch geltenden Fassung verlangt das Arbeitsgesetz Aufzeichnungen nur dann, wenn mehr als acht Stunden am Tag oder an Sonn- und Feiertagen gearbeitet wird (§ 16 Abs. 2 ArbZG a. F.). Es blieb damit hinter dem geltenden europäischen Recht zurück. Das soll sich ändern. Der neue Gesetzentwurf sieht bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht Bußgelder bis zu 30.000 Euro vor.

Generelle Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten

Kernstück der Neufassung ist die generelle Verpflichtung von Arbeitgebern, für die Erfassung der Arbeitszeiten zu sorgen. Dies betrifft Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie deren tägliche Gesamtdauer abzüglich der Pausenzeiten, bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern wie auch bei Auszubildenden.

Das Gesetz muss den Bundestag noch passieren. Dabei sind Änderungen an den jetzt enthaltenen Regelungen möglich. Man kann jedoch fest davon ausgehen, dass die – vom BAG bereits festgestellte – Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nun auch explizit ins Gesetz aufgenommen wird.

Im Normalfall sollen die Arbeitszeiten elektronisch erfasst werden

Die Aufzeichnung soll dem Entwurf zufolge grundsätzlich elektronisch erfolgen (§ 16 Abs. 2 ArbZG-RefE). Nur Betriebe mit maximal 10 Arbeitnehmern dürfen andere Systeme nutzen, etwa Anwesenheitslisten auf Papier (§ 16 Abs. 8 ArbZG-RefE). Das ist eine entscheidende Änderung zur derzeitigen Vorgabe: In seiner jetzt noch geltenden Fassung macht das Arbeitszeitgesetz keine Formvorgaben zur Erfassung und erlaubt so beispielsweise auch Papieraufzeichnungen (§ 16 Abs. 2 ArbZG a. F.).

Systemvorgaben zur elektronischen Erfassung enthält die geplante Neuformulierung nicht. In der Gesetzesbegründung verweisen die Ministerialreferenten lediglich auf Möglichkeiten wie Zeiterfassungs-Apps, die Erfassung in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel und das Auslesen digitaler Schichtpläne. Arbeitszeiterfassung mit anderen Systemen wie herkömmlichen Stechuhren oder Anwesenheitslisten ist nur in bestimmten Ausnahmefällen möglich (siehe unten).

Am gleichen Tag erfassen, zwei Jahre aufbewahren und vor Ort bereitstellen

Die Arbeitszeiten sollen grundsätzlich am gleichen Tag festgehalten werden. Anschließend müssen sie für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, in deutscher Sprache (§ 16 Abs. 2 ArbZG-RefE).

Aufsichtsbehörden haben laut geplanter Neuformulierung Anspruch darauf, dass ihnen die Arbeitszeitaufzeichnungen am Ort der Beschäftigung bereitgestellt werden (§ 16 Abs. 6 ArbZG-RefE). Im Fall von Bauleistungen ist das explizit die Baustelle. Bauunternehmen müssen sich also darauf einrichten, bei einer Kontrolle des Zolls die erfassten Arbeitszeiten direkt an der Baugrube auszuweisen. Das wird nur mit einer mobilen Online-Lösung praktikabel sein.

Eine weitere branchenspezifische Besonderheit betrifft Fahrtenschreiber. Dort, wo sie vorgeschrieben sind, können sie zur Erfassung der Arbeitszeiten verwendet werden, wenn sich aus den Aufzeichnungen Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Gesamtarbeitszeit ergibt (§ 21a Abs. 7 ArbZG-RefE).

Neudefinition von Vertrauensarbeitszeit: Den Beschäftigten wird die Erfassung anvertraut

Klassischerweise wurde unter Vertrauensarbeitszeit ein Modell verstanden, bei dem es den Mitarbeitern selbst überlassen blieb, wann sie arbeiteten und wann nicht. Der Arbeitgeber verzichtete darauf, die Arbeitszeiten genau vorzugeben, zumindest aber auf deren Kontrolle. Erfasst wurden die Arbeitszeiten in der Regel gar nicht.

Diese Form von Vertrauensarbeitszeit ist nicht mehr zulässig, das hat spätestens die oben erwähnte Entscheidung des BAG gezeigt. Die geplante gesetzliche Neuregelung zwingt Arbeitgeber jedoch nicht zur direkten Kontrolle. Sie dürfen die Erfassung ausdrücklich „Dritten“ überlassen – auch den Beschäftigten selbst (§ 16 Abs. 3 ArbZG-RefE).

Selbst dann liegt die Verantwortung dafür, dass die Zeiten tatsächlich festgehalten werden, beim Arbeitgeber. Er hat laut der geplanten Neuregelung „durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen“, dass er Überschreitungen der maximalen Arbeitszeiten mitbekommt (§ 16 Abs. 4 ArbZG-RefE). Als Möglichkeit dafür erwähnt die Gesetzesbegründung automatische Meldungen des Erfassungssystems.

Ausnahmen nur gemäß Tarifvertrag – zum Beispiel bei leitenden Angestellten

Eine Ausnahme von der generellen Aufzeichnungspflicht sieht der Entwurf nur vor, wenn ein Tarifvertrag dies gestattet, und auch dann nur bei Arbeitnehmern, deren Arbeitszeit „wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit“ sich nicht messen oder festlegen lässt. Diese Voraussetzung liegt laut Gesetzesbegründung typischerweise bei Führungskräften vor.

Per Tarifvertrag sollen auch weitere Ausnahmen möglich sein: Dort lässt sich zum Beispiel vereinbaren, dass andere als elektronische Erfassungssysteme genutzt werden. Die Tarifparteien dürfen zudem festlegen, dass die Aufzeichnungen nicht am selben Tag erfolgen müssen. Mehr als sieben Tage darf man damit jedoch auf keinen Fall warten (§ 16 Abs. 7 ArbZG-RefE).

Übergangsregelungen

Der Gesetzentwurf sieht Übergangsregelungen für Betriebe vor, gestaffelt nach der Zahl der Mitarbeiter. Diese betreffen allerdings nicht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung an sich, sondern nur die Einführung eines elektronischen Systems für diese Aufgabe (§ 16 Abs. 8 ArbZG-RefE).

Sollte die Gesetzesänderung in der geplanten Fassung in Kraft treten, haben Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern fünf Jahre Zeit, ein elektronisches Erfassungssystem einzurichten. Bis dahin sind auch andere Formen der Arbeitszeiterfassung möglich. Bei Arbeitgebern mit weniger als 250 Arbeitnehmern beträgt die entsprechende Frist zwei Jahre, für größere Arbeitgeber ein Jahr.

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Viele Arbeitgeber hatten sich einen Regelungsvorschlag mit mehr Klarheit und Flexibilität erhofft. Besonders der Umstand, dass Abweichungen nur auf Tarifvertragsgrundlage möglich sein sollen, sorgt für Unmut. Vielleicht wird das Gesetz in diesem Punkt noch nachgebessert.

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