Ein digitales Fahrtenbuch muss bestimmte Anforderungen erfüllen. Sonst erfasst das Finanzamt die Privatnutzung des Geschäftswagens trotzdem per 1-Prozentmethode und man hat keine Steuern gespart. Das macht eine Entscheidung des Finanzgerichts Düsseldorf deutlich.
Wenn Selbstständige, Geschäftsführer oder Angestellte einen Geschäftswagen auch privat nutzen können, muss der geldwerte Vorteil korrekt versteuert werden. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten: die Privatnutzung kann pauschal mit der 1-Prozent-Methode erfasst werden, oder kilometergenau mit einem Fahrtenbuch. Eine praxisnahe Darstellung beider Optionen und ihrer Vor- und Nachteile liefert der orgaMAX-Beitrag zur 1-Prozent- und Fahrtenbuchmethode.
Die 1-Prozent-Methode ist bequem, aber oft teuer. Ein Fahrtenbuch spart in vielen Fällen Geld, muss aber genau und zeitnah geführt werden und macht deshalb Mühe. Zu jeder geschäftlichen Fahrt sind neben dem Datum die Kilometerstände zu Beginn und am Ende, außerdem das Ziel und der Zweck der Fahrt samt aufgesuchtem Geschäftspartner festzuhalten.
Digitale Fahrtenbücher reduzieren den Aufwand gegenüber handschriftlichen Eintragungen in einer klassischen Papier-Kladde. Das gilt besonders, wenn die Streckendaten direkt per GPS erfasst und die Angaben zum Kilometerstand vom Bordcomputer übernommen werden. Entspricht die Funktionalität der Fahrtenbuch-Software nicht den Anforderungen, kann das Finanzamt die Fahrtenbuchdaten jedoch ablehnen und stattdessen doch die 1-Prozent-Kalkulation anwenden. Das hat ein Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf bestätigt.
Das Finanzgericht Düsseldorf musste entscheiden, ob die Fahrtenbücher zu zwei von den Geschäftsführern einer GmbH auch privat nutzbaren Firmenwagen den Anforderungen entsprachen. Das Finanzamt hatte das bestritten und den geldwerten Vorteil nach der 1-Prozentmethode ermittelt. Die GmbH beharrte auf den deutlich niedrigeren Beträgen, den ihre Fahrtenbuch-Software ergab.
Der Anbieter der Software hatte sowohl für eine Prüfungsbescheinigung als auch eine Konformitätserklärung gesorgt, der zufolge „nachträgliche Stornierungen und Buchungen“ der Fahrtenbuch-Daten nicht möglich waren. Das ist eine zentrale Anforderung der Finanzbehörden an Fahrtenbücher für Geschäftsfahrzeuge.
Zuerst wurden die Fahrten per Hand festgehalten. Die Geschäftsführer notierten sie zunächst auf Zetteln, dann wurden sie etwa im Zweiwochenrhythmus in das Programm eingegeben. Dort standen sie zunächst in einer Monatsdatei, deren Daten nach Monatsende in eine unveränderliche Datenbank übertragen wurden. Bis dahin waren Änderungen möglich. Sie wurden erfasst und einer gesonderten Protokolldatei festgehalten
Das so geführte Fahrtenbuch war nach Ansicht von Betriebsprüfern des Finanzamts nicht ordnungsgemäß. Sie ermittelten den geldwerten Vorteil deshalb nach 1-Prozentmethode und kamen auf deutlich höhere Beträge: beispielsweise 10.428 Euro statt 2.344,96 Euro für eines der geprüften Jahre, oder 2.184 Euro statt 600 Euro für ein anderes geprüftes Quartal. Insgesamt kamen mehr als 10.000 Euro an Steuernachforderungen für einen Prüfungszeitraum von drei Jahren und einem Quartal zusammen.
Die GmbH klagte gegen den entsprechenden Bescheid. Das Finanzgericht gab jedoch dem Finanzamt recht. Es hielt die Fahrtenbücher ebenfalls für unzureichend.
Zum einen bemängelten die Richter, dass die „geschlossene Form“ fehlte, weil Änderungen der Eintragungen in einer externen Datei erfasst wurden, nicht aber direkt in dem Fahrtenbuch-Programm. Korrekturen müssten direkt bei Einsichtnahme in das Programm erkennbar sein.
Zweitens monierten sie, dass die Übertragung der zunächst handschriftlich notierten Fahrten in die Software oft erst nach zwei Wochen oder noch später erfolgte. Damit waren die Fahrtenbücher nicht zeitnah geführt worden. Das Gericht hielt die Nachforderungen des Finanzamts für berechtigt (FG Düsseldorf, 24.11.2023 - 3 K 1887/22 H(L)).
Das Urteil macht deutlich, dass ein digitales Fahrtenbuch nur dann Steuern spart, wenn dafür eine taugliche, aktuelle Software oder App genutzt wird. Vor allem ältere Programmversionen und kostenlose Angebote sollte man genau auf ihre Konformität prüfen. Konformitätserklärungen der Anbieter sind keine Garantie. Erst recht nicht finanzamtstauglich sind Excel-Listen oder ähnliche selbstgestrickte Erfassungsmethoden.
Außerdem zeigt die Entscheidung, dass die beste Fahrtenbuch-App wenig nützt, wenn die Daten nicht regelmäßig und zeitnah gepflegt werden. Inzwischen nimmt die Technik einem viele Eintragungen ab. Angaben zum Zweck der Fahrt müssen jedoch weiterhin manuell erfolgen. Das sollte spätestens nach sieben Tagen geschehen, und zwar durchgehend. So will es die Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 3.3.2023, 3.2 RZ 29).
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