Kilometerpauschale oder Entfernungspauschale?

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Wenn Du aus beruflichen Gründen unterwegs bist, kannst Du die Fahrtkosten bei der Einkommensteuer geltend machen. Dafür gibt es zwei Pauschalen. Bei „Auswärtstätigkeiten“ gilt die Kilometerpauschale. Für die Fahrt zur „ersten Tätigkeitsstätte“ oder Betriebsstätte greift die Entfernungspauschale. Dieser Beitrag erklärt Dir, wie Du die Fahrtkosten für die Einkommensteuer abziehst.

Auswärtstätigkeit oder Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte?

Für Strecken, die Du aus beruflichen Gründen zurücklegst, kannst Du Fahrtkosten bei der Einkommensteuer geltend machen. Sie werden dann von dem Einkommen abgezogen, auf das Du Steuern zahlst. Deine Steuerlast sinkt also. Das gilt unabhängig davon, ob Du angestellt oder selbstständig bist. Allerdings ist die Sache nicht ganz unkompliziert. Dafür sorgen diverse steuerrechtliche Vorschriften und Voraussetzungen.

Die wichtigsten allgemeinen Regelungen zu den Fahrtkosten:

Es gibt dafür zwei verschiedene Pauschalen: erstens die Kilometerpauschale und zweitens die Entfernungspauschale, die auch als Pendlerpauschale bekannt ist.
Die Kilometerpauschale gilt für „Auswärtstätigkeiten“. Sie beträgt 0,30 Euro pro zurückgelegtem Kilometer, wenn Du mit einem eigenen Auto fährst. Dabei zählt die gesamte Strecke, also zum Beispiel die Fahrt vom Büro zum Kundentermin und zurück. Wenn das 20 Kilometer hin und 20 Kilometer zurück sind, kannst Du 12 Euro geltend machen (= 0,30 Euro x 40).
Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ist dagegen in der Regel die Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale ausschlaggebend. Sie beträgt seit 2026 0,38 Euro pro Kilometer und bezieht sich nur auf die einfache Entfernung, nicht auf die zurückgelegte Strecke. Wenn Du morgens 20 Kilometer ins Büro fährst und abends 20 Kilometer zurück, werden für diesen Arbeitstag 7,60 Euro berücksichtigt (= 20 x 0,38 Euro). Bis 2025 betrug die Pauschale jeweils 0,30 Euro für die ersten 20 Entfernungskilometer und erst dann 0,38 Euro für jeden weiteren Kilometer.
Statt der Kilometerpauschale kannst Du bei Auswärtstätigkeiten (Geschäftsfahrten) auch die tatsächlichen Kosten ansetzen, die sich aus der Fahrt ergeben. Diese liegen oft höher als die Pauschale. Dafür musst Du sie jedoch detailliert nachweisen können. Bei Fahrten mit dem Privatwagen bedeutet das, dass Du alle Fahrzeugkosten dokumentieren musst.
Anders ist die Situation beim Weg von der Wohnung zum Arbeitsplatz oder genauer: zur ersten Tätigkeitsstätte oder Betriebsstätte (mehr dazu unten). Hier kannst Du Deine tatsächlichen Kosten nur in bestimmten Fällen ansetzen, etwa wenn Du mit öffentlichen Verkehrsmitteln fährst. Ansonsten steht Dir nur die Entfernungspauschale zur Verfügung. Mit ihr sind sämtliche Fahrtkosten abgegolten, von Ausnahmen wie Unfallkosten abgesehen.

Kilometerpauschale oder Entfernungspauschale?

Welche Kosten Du für die Fahrt morgens zur Arbeit und abends zurück nach Hause bei der Einkommensteuer ansetzen kannst, hängt davon ab, welchen Status der Einsatzort hat.

Ein einfaches Beispiel:

Eine IT-Expertin fährt mit ihrem Privatwagen an ihren festen Arbeitsplatz im Firmenbüro. Nach Feierabend fährt sie wieder nach Hause. Dafür gilt die Entfernungspauschale. Die Fahrt ins Büro zählt als „Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte“ (bei Beschäftigung) oder Betriebsstätte (bei Selbstständigkeit).
Am nächsten Morgen fährt sie ebenfalls mit dem privaten Kfz von der Wohnung zu einem ganztägigen Beratungseinsatz bei einem anderen Unternehmen. Danach fährt sie zu sich nach Hause. Für die Fahrt dorthin und zurück kann sie jeweils die Kilometerpauschale geltend machen. Die Fahrt zum Kunden ist Teil ihrer Auswärtstätigkeit an diesem Tag.

Ob die Frau in unserem Beispiel selbstständig oder angestellt ist, macht in diesem Fall keinen Unterschied, solange sie mit ihrem privaten Fahrzeug fährt und keine Kostenerstattung von ihrem Unternehmen erhält.

Arbeit an wechselnden Orten: Welche Pauschale gilt?

Etwas komplizierter wird die Sache, wenn Du an unterschiedlichen Orten arbeitest. Vielleicht bist Du immer abwechselnd in verschiedenen Filialen tätig. Oder Du arbeitest für längere Zeit direkt bei einem Kunden. Vielleicht bist Du auch jeden Tag im Außendienst unterwegs.

In solchen Fällen ist längst nicht immer klar, welche der Pauschalen für den Weg von der Wohnung zur Arbeit und umgekehrt zum Tragen kommt: die Kilometer- oder die Entfernungspauschale. Es hängt davon ab, ob der Einsatzort, zu dem Du von der Wohnung aus fährst, Deine erste Tätigkeitsstätte oder – bei Selbstständigen – die erste Betriebsstätte ist. Danach richtet sich, ob Du nur die Kilometerpauschale anwenden darfst oder Dich mit der Entfernungspauschale begnügen musst.

Wo liegt bei Angestellten die erste Tätigkeitsstätte?

Eine Definition der ersten Tätigkeitsstätte liefert das Einkommensteuergesetz (§ 9 Abs. 4 EStG). Danach ist das eine „ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers“, der Arbeitnehmende „fest zugeordnet“ sind. Diese Zuordnung können Arbeitgebende ausdrücklich vornehmen. In anderen Fällen ergibt sie sich aus den Umständen – dann etwa, wenn jemand dauerhaft am selben Ort arbeitet oder zumindest für 48 Monate.

Das Gesetz sieht auch Kriterien für Zweifelsfälle vor, wie Arbeit an wechselnden Orten stattfindet ohne explizite Zuordnung einer ersten Tätigkeitsstätte. Dann erhält derjenige Einsatzort diesen Status, an dem der oder die Beschäftigte mindestens zwei volle Tage pro Arbeitswoche oder mindestens ein Drittel ihrer Arbeitszeit zubringt. Sind auch diese Kriterien nicht einschlägig, wird der Einsatzort, der dem Wohnort am nächsten liegt, zur ersten Tätigkeitsstätte.

Außerdem gibt es Fälle, in denen Beschäftigte schlicht keine erste Tätigkeitsstätte haben – zum Beispiel, weil sie beruflich stets unterwegs sind oder ihr Arbeitsplatz auf einem Fahrzeug liegt, etwa einem Binnenschiff. Wenn ein Berufskraftfahrer ohne festen Einsatzort allerdings jede Schicht in der Einsatzzentrale beginnt, wird diese wie seine erste Tätigkeitsstätte behandelt, selbst wenn er dort nur die Ladung und den Einsatzplan für den Tag abholt.

Bei Selbstständigen: erste Betriebsstätte

Anders als Beschäftigte haben Selbstständige keine erste Tätigkeitsstätte. Bei ihnen geht es stattdessen um eine mögliche erste Betriebsstätte. Hauptunterschied zur ersten Tätigkeitsstätte von Beschäftigten: Selbstständige können sich ihre erste Betriebsstätte nicht einfach zuweisen. Ansonsten sind die Regelungen ähnlich.

Demnach ergeben sich auch bei Selbstständigen vor allem dann Unklarheiten, wenn sie an wechselnden Orten oder nicht an einem eigenen Unternehmenssitz arbeiten. Wenn Selbstständige über längere Zeit – voraussichtlich für mindestens 48 Monate – bei einem Kunden tätig werden, liegt dort ihre erste Betriebsstätte. Bei mehreren regelmäßigen Einsatzorten gelten dieselben Kriterien wie bei Arbeitnehmenden: Die „erste Betriebsstätte“ ist der Ort, an dem die Selbstständigen an mindestens zwei Arbeitstagen pro Woche oder an mindestens einem Drittel der Arbeitsstunden tätig werden, oder der ihrer Wohnung am nächsten liegt.

Manchmal kompliziert – aber es gibt feste Regeln.

Du siehst: Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte kann kompliziert sein. Die genannten Kriterien stehen alle im Gesetz. Dazu kommen viele Gerichtsentscheidungen zu Einzelfällen. Im Zweifelsfall kannst Du die Frage von Steuerberatenden klären lassen.

Bei den meisten Selbstständigen und Angestellten ist die Abgrenzung zwischen Kilometerpauschale und Entfernungspauschale jedoch nicht allzu schwierig. Und es gibt einige Grundsätze, die in jedem Fall gelten:

Du hast maximal eine erste Tätigkeitsstätte oder erste Betriebsstätte pro Beschäftigungsverhältnis oder Selbstständigkeit.
Diese kann nie in Deiner eigenen Wohnung liegen. Das gilt unabhängig davon, ob Du dort im Homeoffice arbeitest oder ein häusliches Arbeitszimmer hast.
Die Fahrt vom ersten zu einem zweiten Wohnsitz bei doppelter Haushaltsführung fällt unter keine der Pauschalen. Für solche „Familienheimfahrten“ gelten eigene Regelungen.
Wenn Du keine erste Tätigkeitsstätte oder Betriebsstätte hast, ist jede Fahrt zum Einsatzort eine Auswärtstätigkeit, die zum Abzug der Kilometerpauschale oder der tatsächlichen Kosten berechtigt. Das gilt zum Beispiel, wenn Du laufend bei wechselnden Kunden vor Ort arbeitest oder auf Märkten verkaufst und Dein Unternehmenssitz an Deiner Wohnanschrift liegt

Was Du sonst noch über Kilometerpauschale und Entfernungspauschale wissen solltest

Wenn Du angestellt bist, machst Du die Pauschalen in der Anlage N zur Einkommensteuererklärung geltend (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit). Bist Du selbstständig, trägst Du die Beträge in der Anlage EÜR ein.
Bei Arbeitnehmenden, die einen steuerfreien Fahrtkostenzuschuss für den Weg von und zur Arbeit erhalten, verringert sich die Entfernungspauschale entsprechend. Dasselbe gilt, wenn das Unternehmen ihnen die Fahrtkosten für die Anfahrt zu Auswärtstätigkeiten erstattet.
Eine entsprechende Regel gilt auch für Selbstständige. Sie dürfen keine Kilometerpauschale als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen, wenn sie diese bereits als Spesen mit den Auftraggebenden abgerechnet haben. Das wäre eine unzulässige „doppelte Berücksichtigung“.
Wenn Du nicht mit einem Kfz unterwegs bist, sondern beispielsweise mit einem Motorrad, dann verringert sich die Kilometerpauschale auf 20 Cent.
Fahren Beschäftigte mit einem Geschäftswagen zu einer Auswärtstätigkeit, können sie keine Kilometerpauschale geltend machen. Die Fahrtkosten trägt schließlich das Unternehmen. Dagegen steht ihnen die Entfernungspauschale für die Fahrt zum Arbeitsplatz bzw. zur ersten Tätigkeitsstätte zu, weil dies als Privatnutzung gilt. Im Gegenzug müssen sie aber den geldwerten Vorteil des Firmenwagens versteuern.
Die Entfernungspauschale ist auf 4.500 Euro pro Jahr gedeckelt, außer man fährt mit dem Privatwagen oder einem Geschäftswagen. Auch die Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln von der Wohnung zur Arbeit können in voller Höhe geltend gemacht werden.
Für die Entfernungspauschale musst Du grundsätzlich die kürzeste Entfernung zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Tätigkeitsstätte nehmen. Das gilt nur dann nicht, wenn es eine „offensichtlich verkehrsgünstigere“ Route gibt, die trotz längerer Strecke zeitlich kürzer ist. Ansonsten gilt die kürzeste Fahrstecke mit dem Auto sogar dann, wenn Du die Bahn nimmst oder mit dem Fahrrad über Feldwege fährst.
Natürlich muss die Zahl der Arbeitstage, für die die Entfernungspauschale angesetzt wird, zu den Arbeitszeiten passen. Du kannst sie nur an Tagen anwenden, an denen Du auch wirklich an der ersten Tätigkeits- oder Betriebsstätte bist. Bei einer Fünftagewoche akzeptiert das Finanzamt in der Regel 230 Tage mit Entfernungspauschale ohne gesonderte Prüfung.
Wer für die Mittagspause nach Hause fährt, darf die Pauschale trotzdem nur einfach ansetzen. Fährt man dagegen an einem Tag an den Arbeitsplatz und bleibt dort bis zum nächsten Tag, muss man die Pauschale halbieren.

Tipps zu weiteren Reisekosten

Zwei weitere Beiträge im orgaMAX-Blog liefern Informationen zum Abrechnen von Reisekosten generell sowie im besonderen Fall gemischter beruflich-privater Reisen.

Zum Nachschauen: Hier stehen die Regelungen

Die Entfernungspauschale und die Kilometerpauschale sind im Einkommensteuergesetz als Teil der Werbungskosten geregelt. (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 und Nr. 4a EStG), für die Kilometerpauschale in Verbindung mit dem Bundesreisekostengesetz (§ 5 BRKG).
Ebenfalls in § 9 EStG, dort aber in Abs. 4, findet sich die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte.
Dafür, dass die Entfernungspauschale auch für Selbstständige gilt, sorgt § 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG.
Ein BMF-Schreiben zur Bestimmung der ersten Betriebsstätte findet sich als Anhang im Einkommensteuerhandbuch (Anhang 16 XVIII EStH 2025).
Ein BMF-Schreiben zu Reisekosten und erster Tätigkeitsstätte bei Beschäftigten wurde als Anhang ins amtliche Lohnsteuerhandbuch eingefügt (Anhang 25 LStH 2026).