Rechnung schreiben ohne Gewerbe: Darf ich das?

Ein Gewerbe anmelden müssen Sie nicht, um eine Rechnung zu schreiben! Rechnungen versenden können und dürfen zum Beispiel auch ...

• Freiberufler,
• nicht-gewerbliche Kleinunternehmer,
• Vereine, Verbände und andere Organisationen und
• Privatleute.

Vorweg: Eine generelle Pflicht zum Ausstellen von Rechnungsdokumenten beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen oder anderen Geschäften gibt es in Deutschland nicht.

Was ist eine Rechnung – und wofür ist sie gut?

Mit einer Rechnung informiert der Aussteller den Empfänger über den Zeitpunkt, Art und Umfang von Warenlieferungen und / oder Dienstleistungen ergänzt um die Höhe des Entgelts sowie die enthaltene Umsatzsteuer.

Außerdem enthält eine Rechnung Angaben über die vereinbarten Zahlungskonditionen sowie die Aufforderung den Rechnungsbetrag bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bezahlen. Mit anderen Worten:

• Durch seine Rechnung dokumentiert und konkretisiert der Aussteller seine Forderung an den Empfänger.
• Demgegenüber dient eine Quittung dem Nachweis der Bezahlung (oder sonstigen Erfüllung) einer Forderung.

Wer muss eigentlich Rechnungen schreiben?

Die berühmten Rechnungs-Pflichtangaben finden sich im Umsatzsteuergesetz. Dessen Vorschriften gelten grundsätzlich für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer und ihre Geschäftspartner. Das Vorliegen eines Gewerbescheins ist keine Voraussetzung für den Versand eines Rechnungsdokuments.

Zurück zur Rechnungspflicht: Eine ausdrückliche Pflicht zum Ausstellen von Rechnungen gibt es laut § 14 Abs. 2 UStG nur in ganz bestimmten Fällen:

• Bei Geschäften mit anderen Unternehmen und juristischen Personen muss ein Unternehmer innerhalb von sechs Monaten nach der Warenlieferung oder Dienstleistung eine Rechnung ausstellen.
• Bei Werklieferungen, Bauleistungen und anderen Grundstücksgeschäften haben auch Privatleute und andere nicht-umsatzsteuerpflichtige Kunden Anspruch auf eine Rechnung mit sämtlichen Pflichtbestandteilen.

Übrigens: Um die Funktion einer Rechnung zu erfüllen, muss das betreffende Abrechnungsdokument nicht unbedingt die Überschrift „Rechnung“ tragen. In § 14 Abs. 1 UStG heißt es ausdrücklich:

„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

Hintergrund der besonders genauen Umsatzsteuer-Vorschriften ist das Recht auf Vorsteuerabzug. Als Vorsteuer wird der auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteueranteil bezeichnet. Ein umsatzsteuerpflichtiger Rechnungsempfänger darf die Vorsteuer in voller Höhe von seinen eigenen Umsatzsteuereinnahmen abziehen.

Allgemeine Rechnungs-Pflichtbestandteile

Insbesondere ist die Liste der Rechnungs-Pflichtbestandteile immer länger geworden. Derzeit verlangt § 14 Abs. 4 UStG die folgenden Angaben:

(1) vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (Unternehmen),

(2) vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (Kunde),

(3) Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer (UStID) des Ausstellers,

(4) fortlaufende Rechnungsnummer,

(5) Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),

(6) Art und Anzahl der gelieferten Waren und / oder Dienstleistung,

(7) Liefer- oder Leistungsdatum (Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung),

(8) Rabatte und andere im Voraus vereinbarte Entgelt-Minderungen (z. B. Skonto),

(9) nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Umsatzsteuerbeträge sowie

(10) den Rechnungsbetrag und den darin enthaltenen gesamten Umsatzsteuerbetrag.

Wichtig: Enthält eine Rechnung steuerfreie Lieferungen oder Leistungen, muss der Grund für die Steuerbefreiung und die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben genannt werden. Das gilt auch für Kleinunternehmer-Rechnungen: Die sind genau genommen zwar nicht steuerfrei: Die Umsatzsteuer wird gemäß § 19 Abs. 1 UStG lediglich „nicht erhoben“.

• das Zahlungsziel und
• die gewünschte Zahlungsweise (u. a. Lastschrift oder auch die Bankverbindung für Überweisungen).

Unterschreiben müssen Sie Ihre Rechnungen hingegen nicht. Manche Experten raten sogar ausdrücklich davon ab, weil auf diese Weise Manipulationen erleichtert werden: Rechnungsempfänger könnten auf die Idee kommen, einen „Betrag dankend erhalten“-Stempel über die Unterschrift zu setzen. Auf diese Weise würde die Barzahlung vorgetäuscht und die Rechnung in eine Quittung umgewandelt.

Freiberufler-Rechnung

Zu den freien Berufen gehören in Deutschland gemäß § 18 EStG insbesondere die steuer-, rechts-, und wirtschaftsberatenden Berufe, die selbstständig ausgeübten Heilberufe, naturwissenschaftlich-technische Berufe sowie Medien-, Kultur- und ähnliche Berufe.

Freiberufler unterliegen nicht der Gewerbeaufsicht: Sie müssen ihre Tätigkeit daher nicht beim Gewerbeamt anmelden, brauchen keinen Gewerbeschein und müssen keine Gewerbesteuer zahlen. Und auch sonst genießen sie eine Menge Vorteile: Angehörige freier Berufe ...

• dürfen sich auf die einfache Buchführung beschränken – ganz gleich, wie hoch ihre Umsätze und Gewinne sind,
• müssen keine Inventur machen und
• können sich Bewertungen, Abgrenzungen, Bilanzen und Jahresabschlüsse sparen.

Hintergrund: Die Sonderstellung der freien Berufe ergibt sich daraus, dass ihre Angehörigen ...

• im Interesse Ihrer Auftraggeber und der Allgemeinheit
• persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Dienstleistungen höherer Art
• auf Grundlage besonderer beruflicher Qualifikationen oder schöpferischer Begabungen erbringen.

Mehr noch: Solange ein Freiberufler aufgrund seiner Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich in seinem Beruf tätig ist, gelten die Vergünstigungen auch dann, wenn qualifizierte Mitarbeiter beschäftigt werden (wie z. B. Rechtsanwaltsgehilfen oder Arzthelferinnen). Das Bundesverfassungsgericht hat die Sonderbehandlung von Freiberuflern vor einigen Jahren noch einmal ausdrücklich für rechtmäßig erklärt.

Auch bei der Umsatzsteuer gibt es einige Sondervorschriften für Angehörige freier Berufe. So sind laut § 4 Nr. 14 UStG unter anderem viele medizinische und pflegerische Leistungen von der Umsatzsteuer befreit.

Davon abgesehen gelten für Freiberufler und andere nicht-gewerbliche Selbstständige bei der Rechnungsstellung grundsätzlich genau dieselben Vorschriften wie für Gewerbetreibende. Insbesondere müssen auch auf Freiberufler-Rechnungen die im vorangegangenen Abschnitt aufgeführten Rechnungs-Pflichtbestandteile enthalten sein.

Sofern ein Freiberufler steuerfreie Leistungen erbringt und keine Umsatzsteuer ausweist, muss der Grund für die Steuerbefreiung ausdrücklich genannt sein (z. B. „Steuerfreie Lieferung oder sonstige Leistung gemäß § 4 Nr. 14a UStG.“)

Kleinunternehmer-Rechnung

Bei Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG wird die Umsatzsteuer „nicht erhoben“. Die Kleinunternehmer-Regelung dürfen Sie in Anspruch nehmen, wenn Ihr Gesamtumsatz mit steuerpflichtigen Lieferungen ...

• im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und
• im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.
  
  

An ihre Ausgangsrechnungen stellt der Gesetzgeber ansonsten grundsätzlich dieselben Anforderungen wie an Rechnungen von Unternehmern, die der Regelbesteuerung unterliegen. Auf Kleinunternehmer-Rechnungen fehlen Angaben zu Steuersätzen und Steuerbeträgen komplett. Dafür muss eine Begründung angegeben werden. Die gelegentlich als herabwürdigend empfundene Bezeichnung „Kleinunternehmer“ ist dabei nicht erforderlich. Ein Hinweis auf den Umsatzsteuer-Paragrafen genügt vollauf – z. B. „Aufgrund § 19 UStG wird auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Privat-Rechnung

Auch Privatleute dürfen Rechnungen schreiben, um Forderungen gegenüber anderen Verbrauchern oder auch Unternehmen geltend zu machen. Das kann zum Beispiel beim gelegentlichen Verkauf von privaten Vermögensbestandteilen sinnvoll sein. Ein Gewerbeschein ist dafür mangels dauerhafter unternehmerischer Gewinnerzielungsabsicht nicht erforderlich. Am besten machen Sie diesen Tatbestand durch die Überschrift „Privat-Rechnung“ kenntlich.

Da Privatpersonen nicht umsatzsteuerpflichtig sind, gibt es für diesen Rechnungstyp keine besonderen Form- und Inhaltsvorschriften. Um die Grundlage der Forderung und die Zahlungsweise klarzustellen, sind im Interesse aller Beteiligten aber zumindest die folgenden Rechnungsangaben sinnvoll:

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers (Privatperson),
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers,
• Rechnungsdatum (= Ausstellungsdatum),
• Grundlage der Forderung – zum Beispiel Art und Anzahl der gelieferten Waren und / oder Dienstleistung,
• Rechnungsbetrag,
• Zahlungskonditionen und
• die eigene Bankverbindung.

Wichtig ist, dass Sie auf Privat-Rechnungen keinesfalls Umsatzsteuer (= Mehrwertsteuer) ausweisen. Sollten Sie das irrtümlicherweise doch einmal getan haben (weil sie glaubten, dass sich das so gehört), müssen Sie den Umsatzsteueranteil auf jeden Fall ans Finanzamt abführen! Dass Sie weder Unternehmer noch umsatzsteuerpflichtig sind, spielt dabei keine Rolle.