Auch Minijobber, Aushilfen und Teilzeitkräfte haben Anspruch auf bezahlten Urlaub. In vielen Fällen ist die Berechnung von Urlaubstagen und Urlaubsentgelt kein Hexenwerk. Etwas komplizierter wird es bei schwankenden oder unregelmäßigen Arbeitstagen.
Alle Beschäftigten haben Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub
Alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub. Das steht im Bundesurlaubsgesetz (§ 1 BurlG) und schließt Minijobber, Teilzeitkräfte, befristet Beschäftigte und selbst kurzfristige Aushilfen mit ein.
Das Gesetz legt auch die Mindestanzahl der Urlaubstage pro Jahr fest: 24 Werktage. Das bezieht sich allerdings auf eine Sechstagewoche. Da heute fast niemand mehr von Montag bis Samstag arbeitet, gilt für die meisten Beschäftigten ein geringerer gesetzlicher Mindesturlaub. Die Anzahl an Tagen des Mindesturlaubsanspruchs wird umgerechnet: bei einer Fünftagewoche sind es beispielsweise 20 Werktage, bei einer Dreitagewoche 12 Werktage und für Beschäftigte, die nur einen Tag in der Woche arbeiten, 4 Werktage pro Jahr.
Der tatsächliche Urlaubsanspruch liegt oft höher
Wohlgemerkt: diese Zahlen sind der gesetzliche Mindesturlaub. In vielen Fällen haben Arbeitnehmer einen höheren Urlaubsanspruch.
Die zusätzlichen Urlaubstage kann der individuelle Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag vorsehen. In Betrieben mit Betriebsrat kann es dazu auch eine Betriebsvereinbarung geben. Außerdem kann die sogenannte „betriebliche Übung“ die Urlaubstage erhöhen: der Chef hat irgendwann damit begonnen, zusätzlichen Urlaub zu gewähren, und darf davon nach einigen Wiederholungen nicht mehr abweichen.
Voller Urlaubsanspruch erst nach sechs Monaten
Den vollen Urlaubsanspruch können Beschäftigte erst einfordern, wenn sie mindestens sechs Monate im Betrieb sind. Davor steht ihnen für jeden Beschäftigungsmonat ein Zwölftel des Jahresurlaubs zu. Arbeitgeber sind jedoch nicht verpflichtet, diese Urlaubsanteile sofort, das heißt schon während der ersten Wochen im Unternehmen, zu gewähren.
Auch kurzfristig Beschäftigte und Arbeitnehmer mit einem auf wenige Monate befristeten Arbeitsvertrag haben Anspruch auf Urlaub. Da sie die Sechsmonatsfrist nicht erreichen, gelten für sie so viele Zwölftel des regulären Jahresurlaubs, wie ihren Beschäftigungsmonaten entsprechen. Bei kurzfristig Beschäftigten, die maximal drei Monate im Betrieb arbeiten dürfen, wäre das höchstens ein Viertel der vollen Jahresurlaubs.
Mitarbeiter, die weniger als einen Monat im Betrieb verbringen, haben keinen Urlaubsanspruch.
Urlaubsanspruch bei schwankenden und unregelmäßigen Arbeitszeiten
Das Bundesurlaubsgesetz regelt den Urlaubsanspruch nur in Bezug auf eine feste Zahl von Arbeitstagen pro Woche. Es gibt auch Beschäftigte, bei denen die Zahl der Wochenarbeitstage beziehungsweise der Arbeitstage pro Monat schwankt. Ihr Urlaubsanspruch muss individuell ermittelt werden. Entscheidend ist dafür die Zahl der Arbeitstage, nicht die der Gesamtarbeitsstunden.
Zur Berechnung kann folgende Formel verwendet werden:
(Urlaubsanspruch bei Vollzeit / Betriebsarbeitstage pro Jahr) x [tatsächliche Jahresarbeitstage des Mitarbeiters]
Angenommen, Luisas Urlaubsanspruch entspricht dem gesetzlichen Mindesturlaub. Sie arbeitet unregelmäßig viele Tage pro Woche. In diesem Jahr kommt sie auf drei Monate mit 20 Arbeitstagen, drei Monate mit 12 Arbeitstagen und 6 Monate mit 14 Arbeitstagen. Zusammen sind das 180 Arbeitstage.
In Luisas Betrieb wird von Montag bis Samstag gearbeitet. Ihr Arbeitsplatz liegt in Hessen. Das ist relevant, weil die Zahl der Feiertage und damit der Arbeitstage im Jahr pro Bundesland variiert. Für 2024 ergeben sich bei Luisas Arbeitgeber 304 betriebliche Arbeitstage. Ein Mitarbeiter, der sechs Tage die Woche arbeiten würde, hätte 24 Tage Urlaubsanspruch. Nun lässt sich die genannte Formel anwenden:
[24 Tage/304 Tage] x 180 Tage = 14,21 Tage
Wird bei Luisas Arbeitgeber nur von Montag bis Freitag gearbeitet, hätte ein Vollzeit-Kollege einen Urlaubsanspruch von 20 Tagen im Jahr. In diesem Fall liefert die Formel:
[20 Tage/252 Tage] x 180 Tage = 14,28 Tage
Beim Ermitteln der Gesamtarbeitstage für den eigenen Betrieb helfen Arbeitstage-Rechner wie dieses Tool. Besonders einfach liefert orgaMAX Personal die erforderlichen Angaben.
Bruchteil von ganzen Urlaubstagen
Solche Berechnungen ergeben oft Bruchteile von Urlaubstagen. Ab einem halben Tag muss aufgerundet werden, das schreibt das Gesetz vor (§ 5 Abs. 2 BurlG). Umgekehrt darf der Arbeitgeber Bruchteile unter einem halben Tag jedoch nicht einfach abrunden. Das hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (BAG, 23.1.2018 – 9 AZR 200/17).
Werden bei einem Bruchteil von weniger als einem halben Tag nur die vollen Urlaubstage gewährt, bleibt der Bruchteil als Anspruch bestehen. Er kann durch Freizeitausgleich abgegolten werden.
Urlaubsentgelt: Urlaubstage werden wie Arbeitstage bezahlt
Wenn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Urlaub nehmen, muss ihnen ihr Lohn oder das Gehalt während des Urlaubs so fortgezahlt werden, als würden sie arbeiten. Das steckt hinter dem Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub. Das Urlaubsentgelt wird laut Gesetz als Durchschnitt dessen berechnet, was der oder die Betreffende in den 13 Wochen vor Urlaubsbeginn verdient hat (§ 13 BurlG).
- Im Normalfall können als Berechnungsgrundlage die letzten drei abgerechneten Monate vor dem Urlaub genutzt werden. Der Durchschnitt wird ohne Überstunden und Einmalzahlungen gebildet. Dagegen zählen regelmäßig gezahlte Zulagen wie Schichtzulagen, Zuschläge wie Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge, laufend bezahlte Verkaufsprovisionen sowie Bereitschaftsdienste mit. Während die Lohnfortzahlung an Krankheitstagen und Feiertagen in die Berechnung einfließt, gilt das ansonsten für unverschuldete Arbeitsausfälle nicht.
- Der so ermittelte Durchschnittsverdienst während der 13-Wochenfrist muss durch die Zahl der Arbeitstage dividiert werden, die in dieser Zeit anfallen. Bei einer Teilzeitkraft, die drei Tage pro Woche arbeitet, ergibt sich als Quotient 13 x 3 = 39 Tage. Die Division Durchschnittsverdienst/Arbeitstage liefert das Tagesurlaubsentgelt.
- Der Tagesbetrag muss nun noch mit der Anzahl der Urlaubstage multipliziert werden.
Das Urlaubsentgelt sollte vor Antritt des Urlaubs ausgezahlt werden (§ 11 BurlG).
Rechenbeispiele zum Urlaubsentgelt
Minijob mit gleichbleibender Arbeitszeit: einfache Berechnung
Pauline arbeitet als Minijobberin. Sie verdient 538 Euro brutto und arbeitet dafür 10 Stunden pro Woche, verteilt auf zwei Wochentage. Das entspricht 8,6 Tagen beziehungsweise 43 Stunden im Monat.
Da ihr Monatsbrutto stets gleichbleibt, muss das Durchschnittsgehalt der letzten drei Monate nicht extra berechnet werden, es liegt natürlich ebenfalls bei 538 Euro. Als ihr Tagesentgelt und damit auch als Urlaubsentgelt pro Urlaubstag ergeben sich 62,56 Euro ( = 538 Euro : 8,6 Tage).
Teilzeitkraft mit wechselnder Arbeitszeit:
Ayleen arbeitet ebenfalls in Hessen. Bei ihr wechseln Wochenstunden und Wochenarbeitstage. Ihr Brutto-Stundenlohn ist der gesetzliche Mindestlohn von derzeit 12,41 Euro.
Sie tritt Mitte August einen Urlaub von zwei Wochen an.
Im Mai und im Juli hat sie jeweils 70 Stunden gearbeitet und 869,70 Euro verdient, im Juni waren es 80 Stunden und 992,80 Euro. Zusammen sind das 2.730,20 Euro für die drei Monate bzw. 13 Wochen vor ihrem Urlaub. Das entspricht einem durchschnittlichen Wochenlohn von 210,02 Euro.
Während dieser 13 Wochen hat Ayleen an 52 Tagen gearbeitet. Das entspricht 4 Arbeitstagen pro Wochen. Die einzelnen Arbeitstage waren unterschiedlich lang, oft vier Stunden, manchmal 5 oder 6 Stunden. Das macht jedoch keinen Unterschied: für den Urlaubsanspruch zählen nur die Arbeitstage, nicht deren Länge.
In den beiden Urlaubswochen hätte Ayleen also acht Tage gearbeitet. Sie muss demnach acht Urlaubstage nehmen. Ihr Urlaubsentgeltanspruch lässt sich wie folgt berechnen:
[Verdienst in den 13 Wochen] : [Zahl der Tage, an denen gearbeitet wurde] x [Zahl der Urlaubstage]
Das ergibt als Ayleens Urlaubsentgelt:
[2.730,20 Euro/52 Tage] x 8 Tage = 420,03 Euro
Anmerkung: Weisen Sie Beschäftigte auf den drohenden Verfall ihrer Urlaubsansprüche hin
Grundsätzlich muss der Jahresurlaub im selben Jahr genommen werden. Ausnahmsweise und in begründeten Fällen kann das auch noch im ersten Quartal des Folgejahrs geschehen. Danach verfällt der Urlaub – im Prinzip. In der Realität hat die Rechtsprechung inzwischen dafür gesorgt, dass nicht genommene Urlaubstage nur verfallen, wenn der Arbeitgeber den oder die Beschäftigte rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Mehr dazu steht im Beitrag Urlaubsansprüche aus früheren Jahren: Urlaub, der nie verfällt?
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