Papierloses Büro: Vorteile & Tipps für die Umsetzung

Was ist ein papierloses Büro?

Ein papierloses Büro ist eine Arbeitsumgebung, in der weitestgehend auf den Einsatz von Papier verzichtet wird. Alle Dokumente, Rechnungen, Verträge und sonstigen Unterlagen werden digital erstellt, bearbeitet, gespeichert und verwaltet. 

Warum sollten Unternehmen auf ein papierloses Büro umstellen?

Papierbasierte Prozesse sind oft ineffizient, fehleranfällig und kostspielig. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten bringt viele Vorteile für die Unternehmen: 

• Kosteneffizienz: Die Reduzierung von Druck- und Lagerkosten spart Unternehmen bares Geld. Durch den Wegfall von Druckmaterialien, Archivräumen und der Verwaltung von Papierdokumenten sinken die Betriebskosten langfristig.

• Produktivität: Digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen im papierlosen Büro eine schnelle und effiziente Suche nach Dokumenten. Zudem erleichtert der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice.

• Sicherheit und Compliance: Digitale Dokumente, die in einer Cloud gespeichert werden, sind besser vor physischen Schäden wie Feuer oder Wasser geschützt. Dadurch wird auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der GoBD unterstützt.

• Umweltschutz und Image: Der Verzicht auf Papier schont wertvolle Ressourcen wie Holz und Wasser. Unternehmen, die auf papierloses Arbeiten umstellen, reduzieren ihren ökologischen Fußabdruck und profitieren von einem besseren Image, da Kunden und (potenzielle) Mitarbeitende zunehmend Wert auf nachhaltige Geschäftspraktiken legen.

Wird papierloses Arbeiten zur Pflicht?

Die Digitalisierung der Arbeitswelt führt dazu, dass papierloses Arbeiten in vielen Branchen zur Norm wird. Verschiedene gesetzliche Vorgaben machen es oft notwendig, papierbasierte Prozesse zu reduzieren oder ganz abzuschaffen:

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff): Diese Vorgaben verpflichten Unternehmen, ihre Buchführung und die damit verbundenen Dokumente digital und unveränderbar aufzubewahren. Die GoBD unterstreichen, wie wichtig es ist, digitale Dokumente sicher und nachvollziehbar zu archivieren, damit sie im Falle einer Steuerprüfung den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

• EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Die DSGVO erfordert von Unternehmen den sicheren und transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten. Dies schließt die Pflicht ein, Daten digital so zu verwalten, dass sie jederzeit geschützt, effizient verwaltet und bei Bedarf gelöscht werden können.

• E-Rechnungspflicht: Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung papierloses Arbeiten dar. Diese Regelung verpflichtet Unternehmen, Rechnungen in einem elektronischen Format zu erstellen und zu versenden. Elektronische Rechnungen sparen Papier, Zeit und Kosten und senken das Fehlerrisiko.

• Erwartungen an digitale Kommunikation und Geschäftsprozesse: Kunden, Lieferanten und Behörden setzen immer mehr auf digitale Kommunikation. Dieser Trend wird durch die wachsende Nutzung von E-Government-Lösungen, elektronischen Signaturen und anderen digitalen Tools weiter beschleunigt.

Obwohl papierloses Arbeiten gesetzlich noch nicht überall vorgeschrieben ist, wird es in vielen Branchen durch rechtliche Vorgaben und den technologischen Wandel unvermeidlich. Unternehmen, die sich nicht anpassen, riskieren rechtliche Probleme und Wettbewerbsnachteile.

Voraussetzungen für ein papierloses Büro

Der Übergang zu einer papierlosen Arbeitsweise erfordert sowohl technologische als auch organisatorische Veränderungen.

• Technologische Anforderungen

  Hardware wie Scanner und Computer sowie geeignete Softwarelösungen wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Cloud-Dienste sind essenziell, um papierlos arbeiten zu können.

• Organisatorische Voraussetzungen

  Neben der technischen Ausstattung müssen auch organisatorische Prozesse an die digitale Arbeitsweise angepasst werden. Mitarbeitende benötigen Schulungen, um die neuen Technologien effektiv zu nutzen. Nur so können die Vorteile der Digitalisierung voll ausgeschöpft werden.

• Rechtskonforme Archivierung

  Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung eines papierlosen Büros ist die rechtskonforme Archivierung der digitalen Dokumente. Unternehmen sind verpflichtet, Aufbewahrungspflichten zu beachten und die Vorgaben der GoBD zu erfüllen. Dokumentenmanagementsysteme mit Compliance-Funktionen unterstützen dabei.

Für eine detaillierte Anleitung zur Umsetzung eines papierlosen Büros, lesen Sie unseren Blogbeitrag „In 5 Schritten zum papierlosen Büro“. 

Herausforderungen und Lösungen

Der Wechsel zum papierlosen Büro stellt Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen. Dabei spielen sowohl die Akzeptanz der Mitarbeitenden als auch die Datensicherheit eine wichtige Rolle:

• Widerstände im Unternehmen

  Der Übergang zum papierlosen Büro kann bei Mitarbeitern auf Skepsis stoßen. Diese kann durch klare Kommunikation der Vorteile und gezielte Schulungen abgebaut werden. Veränderungsmanagement und kontinuierliche Unterstützung tragen dazu bei, Vorbehalte zu überwinden.

• Datensicherheit

  In einem digitalen Umfeld ist der Schutz sensibler Daten entscheidend. Verschlüsselte Cloud-Lösungen und sichere Zugriffskontrollen minimieren das Risiko von Datenverlust oder -diebstahl. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Backups sind unerlässlich.

• Kontinuität der Prozesse

  Eine reibungslose Umstellung auf papierloses Arbeiten erfordert sorgfältige Planung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden in die neuen Prozesse eingebunden werden und die Umstellung schrittweise erfolgt, um Unterbrechungen im Betriebsablauf zu vermeiden. Ein gut strukturiertes Projektmanagement ist hier der Schlüssel zum Erfolg.

Vorbehalte wie Angst vor Datenverlust oder Umstellungsaufwand lassen sich durch moderne, benutzerfreundliche Software ausräumen. 

orgaMAX: Die passende Software für das papierlose Büro

Bei der Auswahl der Software für ein papierloses Büro sind Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben entscheidend. Ideal ist eine Lösung, die Dokumentenmanagement und Buchhaltungsfunktionen kombiniert, um sämtliche Geschäftsprozesse digital abzuwickeln und rechtskonform zu gestalten.

orgaMAX Dokumente ist eine Cloud-basierte Lösung, die speziell für die Verwaltung und Archivierung digitaler Dokumente entwickelt wurde. Zu den Features gehören:

• Möglichkeit, von überall auf Dokumente zuzugreifen
• Einfaches Einpflegen per Drag&Drop oder über Scan-App
• Relevante Dokumentendaten werden von selbst erkannt
• Individuelle Ordnerstruktur sowie Vergabe von Tags
• Umfassende Filter- und Suchfunktionen, einschließlich Volltextsuche
• Rechtssichere Archivierung gemäß GoBD

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orgaMAX Buchhaltung
Ergänzend dazu bietet orgaMAX Buchhaltung eine vollständig digitale und GoBD-konforme Lösung für eine papierfreie Buchhaltung. Diese Software ermöglicht eine einfache und effiziente Verwaltung aller buchhalterischen Aufgaben, von der Rechnungsstellung bis hin zur Steuererklärung. Die Integration mit orgaMAX Dokumente sorgt dafür, dass alle relevanten Belege und Dokumente automatisch archiviert werden und jederzeit verfügbar sind.

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