Da hilft kein Zögern und kein Zaudern: Ab Januar gilt die E-Rechnungspflicht. Zugegeben: Die bringt anfangs ein paar Umstellungen mit sich – auf Dauer wird das ordnungsgemäße Abrechnen von Lieferungen und Leistungen jedoch für alle Beteiligten viel einfacher. Das gilt vor allem dann, wenn Sie eine professionelle Software wie orgaMAX ERP nutzen, mit der Sie Ihre Rechnungen blitzschnell erstellen und verarbeiten können.
Lektüretipp: Welche Anforderungen der Gesetzgeber in Zukunft an Rechnungen stellt, welche Ausnahmen und Übergangsfristen gelten, erfahren Sie in unserem Grundlagenbeitrag „Ab 2025: Pflicht zur E-Rechnung im XML-Format“.
Ganz gleich, ob für Sie noch Übergangsregelungen gelten: Auf Eingangsrechnungen im XML-Format müssen Sie auf jeden Fall vorbereitet sein. Keine Sorge: Mit orgaMAX ERP sind Sie auf das E-Rechnungs-Zeitalter perfekt vorbereitet.
orgaMAX ERP unterstützt bereits seit Jahren XML-basierte Rechnungen. Bislang fand dabei das hybride ZUGFeRD-Format Verwendung - bestehend aus ...
Anstelle des hybriden „ZUGFeRD-Exports“ unterstützt orgaMAX ERP künftig das XML-basierte, maschinenlesbare Format „XRechnung“. Zusätzlich kann die Software das dazugehörige bildliche PDF-Dokument erzeugen (Ausgangsrechnung) und verarbeiten (Eingangsrechnung). Rechtlich bindend ist dabei immer der Inhalt der zugrundeliegenden XML-Datei!
Lektüretipp: Wie einfach und schnell Sie mit orgaMAX ERP Ausgangsrechnungen im neuen „XRechnung“-Format schreiben, können Sie im November-Praxistipp nachlesen.
Ein völlig neues Rechnungs-Feeling kommt auf, wenn Sie die erste XML-Eingangsrechnung erhalten und mit orgaMAX ERP weiterverarbeiten. Innerhalb weniger Sekunden übernehmen Sie eingehende Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern in die Software:
Ein komfortabler Prüfdialog erleichtert die inhaltliche Kontrolle des automatisch erzeugten elektronischen Belegs. Mehr noch: Die anschließende Bezahlung und sonstige Weiterverarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen wird durch praktische Sammelfunktionen beschleunigt.
Doch der Reihe nach:
Am einfachsten ist die Übernahme von XML-Rechnungen in orgaMAX ERP mit Ziehen und Ablegen per Maus. Dazu ...
Der folgende Screenshot zeigt, wie die Übernahme per Drag & Drop aus einem E-Mailanhang (Beispiel 1) und über den Windows-Explorer aussieht:
In beiden Fällen öffnet sich daraufhin das bewährte Dialogfenster „Eingangsrechnung Neu/Bearbeiten“. Anders als beim händischen Anlegen neuer Eingangsrechnungen sind beim Import einer XML-Rechnung jedoch bereits alle wichtigen Felder ausgefüllt:
Nachdem Sie ...
... speichern Sie die neue Eingangsrechnung per Mausklick auf „OK – F11“. Anschließend können Sie im Kontextmenü der Eingangsrechnungs-Liste die erforderliche Überweisung erzeugen oder bereits geleistete Zahlungen zuordnen:
Bitte beachten Sie: Sie können die Zuordnung bezahlter Ausgaben aber selbstverständlich auch weiterhin im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank/Kasse“ direkt im Zahlungsvorgang vornehmen.
Bei Ihnen treffen viele Eingangsrechnungen gleichzeitig ein? Dann werden Sie den XML-Sammelimport zu schätzen wissen: Bei Bedarf lassen sich gleich mehrere XML-Dateien in einem Rutsch in orgaMAX ERP übernehmen. Dazu markieren Sie die Dateien (z. B. im Windows-Dateisystem) und ziehen sie en bloc in die Liste der Eingangsrechnungen.
Die daraufhin automatisch angelegten Datensätze erscheinen dort im „Entwurfs“-Modus – zu erkennen am blauen Pfeilsymbol in der „Status“-Spalte:
Die noch ungeprüften Belege lassen sich anschließend nach und nach kontrollieren und weiterverarbeiten. Auch hierfür stellt Ihnen orgaMAX ERP im Kontextmenü praktische Sammelfunktionen zur Verfügung.
Dazu markieren Sie die betreffenden Vorgänge: Anschließend können Sie wahlweise auf einen Schlag ...
Ratzfatz eingelesen und erledigt: Einfacher und schneller geht es kaum, oder?
So sind kein Freund von Maus-Schiebereien? Kein Problem: Alle zuvor beschriebenen Importfunktionen lassen sich auch über klassische Dateiauswahl-Dialoge anstoßen. Dazu ...
Im folgenden Dateiauswahl-Dialog können Sie wahlweise ...
Dort öffnen Sie die einzelnen Belege nach und nach per Doppelklick und prüfen die Belege im bewährten orgaMAX-Dialogfenster „Eingangsrechnung Neu/Bearbeiten“.
Sobald Sie sicher sind, dass die Rechnungsinhalte mit den tatsächlichen Leistungen und den vertraglich vereinbarten Konditionen übereinstimmen, sorgen Sie wie weiter oben beschrieben per Mausklick für die rechtzeitige Bezahlung. Oder aber Sie ordnen die Vorgänge im Arbeitsbereich „Finanzen > Zahlungen Bank/Kasse“ bereits erfolgten Transaktionen zu.
Mit dem Zusatzmodul „orgaMAX Dokumente“ lassen sich XRechnungen und andere Zahlungsbelege (zusammen mit vielen anderen Dokumentenarten in unterschiedlichsten Formaten) noch einfacher im Blick behalten. Vorteil des plattformübergreifenden Online-Datenspeichers:
Ganz gleich, wann und wo Sie sich gerade aufhalten, ob am Büro-PC, unterwegs mit Notebook, Smartphone oder Tablet: Sie haben überall und jederzeit Zugriff auf Ihre Dokumentenablage, können vorhandene Belege einsehen, zusätzliche Dokumente scannen und hochladen sowie entbehrliche löschen. Automatische Backup-Funktionen sorgen obendrein dafür, dass Datenverluste endgültig der Vergangenheit angehören.
In einem der nächsten Praxistipps stellen wir das multifunktionale orgaMAX-Modul einmal ausführlicher vor. Bleiben Sie dran! 😊
Noch mehr Tipps und Tricks für den orgaMAX-Alltag bietet unsere laufend aktualisierte Praxistipp-Sammlung für orgaMAX ERP: