Die TOP 3 der wichtigsten Aufbewahrungsfristen

Der Traum vom papierlosen Büro ist längst noch nicht ausgeträumt. Bis dahin stellt sich immer wieder die Frage: Welche Unterlagen darf ich wegwerfen, welche muss ich aufbewahren – und vor allem: wie lange?

Ein passender Zeitpunkt für das Durchforsten von Geschäftsunterlagen ist der Jahresanfang. Denn die Berechnung von Aufbewahrungsfristen orientiert sich an Kalenderjahren.

Berechnung der Aufbewahrungsfristen

Grundsätzlich gilt: Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer startet nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im jeweiligen Dokument gemacht wurde. Bei Geschäftsbriefen läuft die Frist ab dem Ende des Jahres, in dem sie versandt oder empfangen wurden.

Mit anderen Worten: Bevor Sie Unterlagen entsorgen, klären Sie zunächst den Zeitpunkt der Entstehung bzw. letzten Eintragung. Dann addieren Sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist – beginnend am 1. Januar des folgenden Kalenderjahres.

Bevor wir die drei wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorstellen, zunächst noch ein Blick auf die Hintergründe:

Warum überhaupt aufbewahren?

Ganz gleich, ob freiwillig oder gezwungenermaßen: Das Aufbewahren wichtiger Dokumente ist kein Selbstzweck. Es geht um die Beweisbarkeit von Sachverhalten und die Glaubwürdigkeit von Behauptungen. Denken Sie nur an den Nachweis ...

• von beruflichen Qualifikationen, Erlaubnissen, Patenten und Lizenzen,
• der Gründung von Kapitalgesellschaften und anderer juristischer Personen,
• von Betriebseinnahmen und -ausgaben zwecks Ermittlung von Besteuerungsgrundlagen,
• bestimmter rechtlicher Ansprüche gegenüber Schuldnern (z. B. Schadenersatz durch Lieferanten) oder umgekehrt der Abwehr
• rechtlicher Ansprüche von Gläubigern (z. B. Gewährleistungsforderungen durch Kunden).

Beweiskräftige Schriftstücke (= „Urkunden“) sind dabei im Zweifelsfall die solidesten Mittel, um einen behaupteten Sachverhalt zu untermauern. Vor Gericht bieten sich aber auch Zeugenaussagen und Indizien an, um Plausibilitäts- und Glaubwürdigkeitsprüfungen zu bestehen.

Fehlen jedoch (zu) viele Abrechnungen und Zahlungsnachweise droht im ungünstigsten Fall gemäß § 162 Abgabenordnung die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen. Und die fällt so gut wie nie zugunsten der Steuerpflichtigen aus.

Zurück zu den Aufbewahrungsfristen:

Steuerliche und handelsrechtliche Quellen

Im Geschäftsleben – insbesondere im Handels- und Steuerrecht – sind beweiskräftige Dokumente unverzichtbar. Das ungeschriebene Grundgesetz im Rechnungswesen lautet denn auch „Keine Buchung ohne Beleg!“

Die Anforderungen an geschäftliche Schriftstücke sowie die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen regelt der Gesetzgeber an vielen verschiedenen Stellen. Am wichtigsten und bekanntesten sind die folgenden:

• Die steuerlichen „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“ finden sich in 147 Abgabenordnung (AO). In § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) sind die Vorschriften über die Aufbewahrung von Rechnungen geregelt.
• Die handelsrechtlichen Vorschriften über die „Aufbewahrung von Unterlagen / Aufbewahrungsfristen“ werden in 257 Handelsgesetzbuch (HGB) aufgelistet.
• Die aktuellen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zu entnehmen.

Für die Dauer der Archivierung spielt dabei die Form der Unterlagen grundsätzlich keine Rolle.

Die drei wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Für die betriebliche Praxis sind vor allem folgende Fristen von Bedeutung:

10-jährige Aufbewahrungsfrist

Die Zehnjahresfrist gilt gemäß § 147 Abs. 1 AO für folgende Unterlagen und Aufzeichnungen:

• Einnahmen- und Ausgaben-Belege (z. B. Aus- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Bewirtungs- und Reisekostenabrechnungen),
• sämtliche dazugehörigen Verträge, Liefernachweise einschließlich Zollunterlagen über Im- und Exporte etc.
• Personal- und Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung,
• Jahresabschluss-Unterlagen (z. B. EÜR oder GuV, Bilanz, Anlagenverzeichnisse, Inventare, Wareneingangs-/ Warenausgangsbücher, Kassenberichte etc.) oder auch
• Steuererklärungen und Steuerbescheide.

Hinzu kommen Gründungs-, Organisations- und Arbeitsunterlagen aller Art, die zum Verständnis der genannten Buchungsbelege erforderlich sind.

6-jährige Aufbewahrungsfrist

Die kürzere Sechsjahresfrist gilt für sämtliche Geschäftskorrespondenz sowie alle steuerlich bedeutsamen Dokumente, soweit sie nicht bereits unter die Zehnjahresfrist fallen. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:

• „die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe [...]
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.“

Als Handels- und Geschäftsbriefe gelten dabei sämtliche Schriftstücke, die der ...

• Vorbereitung,
• Durchführung und / oder
• Rückabwicklung

... eines Geschäfts dienen.

Ob es sich dabei um klassische Papierpost oder elektronische Dokumente und Versandformen handelt, spielt keine Rolle. Auch Fax-Sendungen, E-Mails, SMS, WhatsApp- und Facebook-Nachrichten können grundsätzlich die Funktion eines Geschäftsbriefes haben.

Dagegen gelten Werbeschreiben nicht als Handels- oder Geschäftsbrief: Mailings, Flyer und Prospekte oder auch erfolglose Angebote müssen Sie nicht archivieren.

2-jährige Aufbewahrungsfrist

Privatleute („Verbraucher“) können mit ihren persönlichen Dokumenten grundsätzlich machen, was sie wollen. Verbindliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten normalerweise nur für Unternehmer. Bei grundstücksbezogenen Lieferungen und Leistungen müssen jedoch auch Nicht-Unternehmer „die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre“ lang aufbewahren. Das ist in § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG geregelt.

Diese Pflicht wiederum hat Auswirkungen auf Unternehmen: Wenn Sie Rechnungen über Bau- und ähnliche Leistungen an Privatleute erbringen, müssen Sie Ihre Kunden auf die spezielle Rechnungs-Aufbewahrungspflicht hinweisen. Dieser spezielle Hinweis gehört sogar zu den Rechnungs-Pflichtbestandteilen des § 14 Abs. 4 UStG.

Gilt auch für elektronische Dokumente

Ganz gleich, wie lang die Aufbewahrungsfrist ist: Die Archivierungsvorschriften gelten nicht nur für gedruckte oder handschriftlich geschriebene Unterlagen, sondern auch für ...

• originär elektronische Dokumente (z. B. PDF, Word- und Excel-Dateien),
• E-Mails oder auch
• Fax-Sendungen.

Wichtig: Ursprünglich elektronische Dokumente müssen Sie zwecks Aufbewahrung nicht ausdrucken und in Papierform ablegen. Es genügt, sie in elektronischer Form zu archivieren. Allerdings müssen Sie sicherstellen, dass der Inhalt bei Bedarf wieder lesbar gemacht werden kann.

Anlässlich einer Steuerprüfung sind Sie beispielsweise verpflichtet, dem Prüfer Einsicht in die steuerlich relevanten elektronischen Dokumente zu ermöglichen. Laut § 147 Abs. 6 AO kann der Prüfer...

• sich die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem Datenträger aushändigen lassen,
• gezielte maschinelle Auswertungen anfordern und sogar
• die eigenhändige Nutzung Ihres Datenverarbeitungs-Systems verlangen!

Weitere wichtige Aufbewahrungsfristen

Wichtig: Die Liste der zwei, sechs- und zehnjährigen Aufbewahrungsfristen enthält keine abschließende Aufzählung.

• Für Mahnbescheide, Klageschriften, Urteile und andere gerichtliche Prozessunterlagen greift eine 30-jährige Aufbewahrungsfrist.
• Für besonders sicherheitssensible Branchen und Berufsgruppen gelten ebenfalls weitergehende Aufbewahrungspflichten. So müssen zum Beispiel Architekten und Ärzte manche ihrer Unterlagen 30 Jahre lang aufbewahren.

Um eigene Ansprüche aus Kauf-, Miet- und Werkverträgen untermauern zu können, sollten Sie außerdem die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren beachten. Daneben finden sich im Bürgerlichen Gesetzbuch weitere Verjährungsfristen. So verjähren Ansprüche ...

• aufgrund von Mängeln bei Werkleistungen, Reparaturen und beim Kauf von Waren bereits nach zwei Jahren (§ 438 BGB),
• aufgrund von Mängeln bei Bauwerken nach fünf Jahren (§ 438 BGB),
• auf Eigentums-Übertragung bei Grundstücken nach zehn Jahren (§ 196 BGB) und
• aus gerichtlichen Rechtstiteln erst nach 30 Jahren (§ 197 BGB).

Mit anderen Worten: Auch wenn es gar keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gibt oder die Fristen längst abgelaufen sind, kann es ausgesprochen sinnvoll sein, Unterlagen im eigenen Interesse deutlich länger zu verwahren. Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Sie fragen bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband nach.

„Ewige“ Aufbewahrung

Schließlich, aber nicht zuletzt gibt es Dokumente, die ganz und gar ungeeignet für den Schredder sind. Dauerhaft aufbewahren sollten Sie auf jeden Fall ...

• eigene Geburts- und Heiratsurkunden sowie Sterbeurkunden von Angehörigen,
• Schul-, Ausbildungs- und Studienzeugnisse,
• Unterlagen über Renten- und sonstige Ansprüche,
• Operationsunterlagen und ärztliche Gutachten.

Checkliste: Das sollten Sie bei der Auswahl einer Bürosoftware beachten

Die folgenden Aufbewahrungs-, Archivierungs- und Dokumentations-Funktionen sollte Ihre Bürosoftware beherrschen:

• Erstellen rechtssicherer, finanzamtskonformer Ausgangsrechnungen und Gutschriften auf Basis professioneller Vorlagen,
• GoBD-konforme Ablage und Archivierung aller Ein- und Ausgangsrechnungen,
• revisionssicheres Dokumentenmanagement mit eingebauter Scan-Funktion zwecks elektronischer Archivierung von Papierbelegen,
• gezieltes Erzeugen von GoBD-Ausgabedateien nach den Vorgaben des Finanzamts-Prüfers (insbesondere in dem von den Finanzverwaltungen geforderten IDEA-Format),
• Bereitstellung GoBD-konformer Änderungsprotokolle,
• Mitarbeiter-Rechteverwaltung zwecks Nachverfolgung der Änderungs-Verantwortung,
• Kunden-Datenbank und Kunden-Historie mit automatischer Vorgangs-Dokumentation,
• Archivierungsfunktion für Kunden- und Artikeldaten,
• Wiedervorlage-Funktion für zeitkritische Kontaktanlässe mit Interessenten und Kunden,
• Überblick über sämtliche Aus- und Eingangsrechnungen,
• „Offene-Posten“-Listen auf Knopfdruck,
• Vorbereitung fertiger Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben,
• Einfacher Versand von Mahnungen per Post, E-Mail, Fax und PDF-Downloads,
• Export-Möglichkeiten für Buchhaltungsdaten,
• DATEV-Schnittstelle zum Steuerberater.