Geringfügige Beschäftigung: So melden Sie Mini-Jobber an

Sie haben eine 450-Euro-Kraft gefunden, die Sie als Minijobber einstellen wollen? Dann müssen Sie die geringfügige Beschäftigung zur Sozialversicherung anmelden. Viele Selbstständige und Gewerbetreibende überlassen die Anmeldung und Lohnabrechnung Ihrem Steuerberater oder einem Lohnbüro.

Sie können diese Aufgaben aber auch eigenhändig erledigen: Die Anmeldung von Minijobbern ist keine unüberwindliche Hürde. Auch die laufenden Meldungen können Sie selbst übernehmen. Ein paar Dinge gilt es dabei allerdings zu beachten:

Gut zu wissen: Bei Fragen Minijobzentrale anrufen

Zuständig als „Einzugsstelle“ ist bei 450-Euro-Kräften die Minijob-Zentrale der Knappschaft-Bahn-See für alle Fragen der Sozialversicherung. Das gilt auch dann, wenn die betroffenen Mitarbeiter nicht auf Zügen oder Schiffen arbeiten.

Die Minijob-Zentrale nimmt die Anmeldung von Minijobbern ebenso entgegen wie später die Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuerpauschale.

Außerdem gibt es bei der Anlaufstelle eine Telefon-Hotline, die sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern bei Fragen aller Art weiterhilft. Die Hotline ist ...

• montags bis freitags
• in der Zeit von 7 Uhr bis 17 Uhr
• unter der Rufnummer 0355 2902-70799

... erreichbar. Erfahrungsgemäß helfen die Gesprächspartner dort bereitwillig und kompetent weiter. Auch ein kostenloser Rückrufservice wird angeboten.

Diese Angaben brauchen Sie, um Minijobber anzumelden

Für die Anmeldung des Minijobbers zur Sozialversicherung benötigen Sie eine Reihe von Informationen:

Die Minijob-Zentrale hält eine Checkliste zum Download bereit (PDF, 518KB). Der Personalfragebogen umfasst die für die Anmeldung erforderlichen Angaben zu Ihrem Minijobber.

Dazu zählen:

• Name und Wohnanschrift,
• Geschlecht und Staatsangehörigkeit,
• Steueridentifikationsnummer und die
• Rentenversicherungsnummer (früher: Sozialversicherungsnummer).

Fehlt die Versicherten-Nummer, müssen stattdessen Geburtsort, Geburtstag und Geburtsname angegeben werden. Außerdem benötigen Sie Angaben des Mitarbeiters über die Art und Details seiner oder ihrer Krankenversicherung (Gesetzliche Krankenkasse oder private Krankenversicherung? Familienversicherung?)

Sie selbst als Arbeitgeber sind darüber hinaus verpflichtet, die folgende Informationen anzugeben:

• Ihre Betriebsnummer: Falls Sie die noch nicht haben, können Sie die beim Betriebsnummern-Service der Arbeitsagentur beantragen.
• die Steuernummer Ihres Betriebs und
• Ihre Mitgliedsnummer bei der für Sie zuständigen Berufsgenossenschaft (für Fragen gibt es die Infoline der gesetzlichen Unfallversicherung unter Tel. 0800 60 50 404)

Außerdem möchte die Minijob-Zentrale das genaue Eintrittsdatum des Beschäftigten wissen.

Weitere Minijobber-Erklärungen

Neben den genannten Auskünften sind unter Umständen weitere Unterlagen erforderlich:

• Wenn Ihr Minijobber sich seine anteiligen Rentenversicherungsbeiträge sparen möchte, benötigen Sie einen von dem Mitarbeiter unterschriebenen Antrag auf „Befreiung von der Rentenversicherungspflicht“:
  
  
  Das Muster können Sie bei der Minijob-Zentrale herunterladen.

  Bitte beachten Sie: Der unterschriebene Antrag bleibt im Betrieb des Arbeitgebers. Die Minijobzentrale will nur wissen, dass er vorliegt.

• Sobald Ihr Minijobber (neben einer möglichen Hauptbeschäftigung) mehr als 450 Euro verdient, entsteht automatisch Sozialversicherungspflicht. Im Zweifel haften Sie als Arbeitgeber für die fälligen Sozialversicherungsbeiträge. Verlangen Sie daher von Ihrem Minijobber die Offenlegung aller bestehenden Beschäftigungsverhältnisse. Lassen Sie sich außerdem eine Absichtserklärung unterschreiben, dass Ihr Mitarbeiter Sie in Zukunft über die Aufnahme neuer Beschäftigungsverhältnisse informiert.

Software-Tools: Übermittlung der Meldungen

Im nächsten Schritt melden Sie Ihren Minijobber bei der Minijobzentrale an. Alle Meldungen und Übermittlungen erfolgen digital. Dafür benötigen Sie ...

• entweder eine ITSG-zertifizierte Lohnabrechnungssoftware (wahlweise klassisch auf Ihrem Rechner installiert oder als Cloud-Service im Internet).
• oder Sie nutzen das ITSG-Gratis-Angebot „sv.net“.

Die ITSG ist der Technologie-Service der gesetzlichen Krankenkassen. „sv.net“ versteht sich als „Ausfüllhilfe“ für digitale Meldungen und ist als Online-Service und als Windows-Programm verfügbar („sv.net Comfort“, für Windows 8.1 oder 10).

Beitragsnachweise

Ab Beschäftigungsbeginn müssen Sie jeden Monat spätestens am drittletzten Bankarbeitstag einen Beitragsnachweis übermitteln. Damit informieren Sie die Minijobzentrale darüber, welche Sozialversicherungsabgaben in diesem Monat angefallen sind – und zwar bevor diese bezahlt wurden!

Fällig ist der Beitragsnachweis am fünftletzten Bankarbeitstag eines Monats, die Beitragszahlung am drittletzten Bankarbeitstag. Für die Übermittlung des Beitragsnachweises nutzen Sie Ihr Lohnabrechnungsprogramm oder den sv.net-Service.

Wenn sich am Monatsentgelt von 450 Euro (oder was immer Sie Ihrem Minijobber bezahlen) von Monat zu Monat nichts ändert, können Sie bei der Minijobzentrale einen Dauer-Beitragsnachweis einrichten. Dann sind schließlich auch die Sozialversicherungsabgaben jeden Monat gleich hoch.

Weitere Melde-Vorschriften

Neben der Anmeldung und dem monatlichen Beitragsnachweis gibt es eine ganze Reihe weiterer Auflagen:

• Jeweils bis Mitte Februar muss eine Jahresmeldung zur Sozialversicherung sowie zur Unfallversicherung erfolgen.
• Außerdem sind Änderungsmitteilungen vorgeschrieben – insbesondere ein Krankenkassen-Wechsel oder auch unbezahlte Freistellungen.

Sie können alle Meldungen mit sv.net oder aus Ihrem Abrechnungsprogramm heraus an die Minijobzentrale übermitteln.

Pauschale Lohnsteuer

Die Lohnsteuer auf 450-Euro-Jobs kann pauschal in Höhe von nur zwei Prozent abgeführt werden: maximal 9 Euro pro Monat. Abgeführt wird die Lohnsteuer nicht ans Finanzamt, sondern an die Minijobzentrale.

Drei Stolperfallen, die Sie kennen sollten

Über die genannten Melde- und Zahlungspflichten hinaus gibt es weitere gesetzliche Rahmenbedingungen, die den Gestaltungs-Freiraum von geringfügigen Beschäftigungen spürbar einschränken:

• Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten von Minijobbern festzuhalten, z. B. in Form von Stundenzetteln (17 Abs. 1 MiLoG). Ein schlichtes „Formblatt Stundenaufzeichnung“ stellt die Minijob-Zentrale zum Download bereit.
• Der Mindestlohn begrenzt die Zahl der Stunden, die als Gegenleistung für 450 Euro im Monat möglich sind:
  • Die Minijob-Lohnuntergrenze liegt aktuell bei 9,60 Euro pro Stunde.
  • Im Januar 2022 steigt der Mindestlohn auf 9,82 Euro und
  • im Juli 2022 dann weiter auf 10,45 Euro.

Damit dürfen Minijobber im Moment etwas weniger als 47 Stunden monatlich arbeiten. Ab Juli 2022 dann nur noch gut 43 Stunden. Arbeitet ein geringfügig beschäftigter Mitarbeiter länger, wird das Beschäftigungsverhältnis automatisch sozialversicherungspflichtig. Das gilt selbst dann, wenn Sie nur 450 Euro auszahlen. Der oder die Beschäftigte hätte Anspruch auf mehr Geld, das genügt bereits für den Statuswechsel!

• In 11 Branchen gibt es eine Sofortmeldepflicht bei Aufnahme einer Beschäftigung:
  • auf dem Bau,
  • in der Gastronomie und in Beherbergungs-Betrieben,
  • in der Personenbeförderung,
  • bei Speditionen, Transport und Logistik,
  • für Gebäudereinigungen,
  • bei Sicherheits- und Wachdiensten,
  • im Messebau,
  • in der Fleischwirtschaft sowie
  • bei Schaustellern und Prostituierten.

Wichtig: Die Sofortmeldepflicht gilt auch für Minijobber. Sie müssen direkt bei Aufnahme der Beschäftigung zur Sozialversicherung gemeldet sein. Anderenfalls drohen laut § 28a Abs. 4 SGB IV sofort Bußgelder.