So geht’s: Lagerkosten senken mit Bürosoftware

Hohe Lagerkosten belasten das Budget vieler Unternehmen. Gelagert werden unter anderem ...

• ganze oder teilweise fertige Waren,
• Verbrauchsgüter (wie zum Beispiel Büromaterial),
• Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe oder auch
• Werkzeuge, Ersatzteile, Zubehör und andere Sachwerte.

Im Kern geht es bei der Lagerhaltung darum, die eigene Produktion durch höhere Verfügbarkeit am Laufen zu halten. Ziel: Bedarfsgerechte Lieferung, damit die eigene Kundschaft schnell und zuverlässig mit Waren und Dienstleistungen versorgt werden kann.

Das Mehr an Sicherheit bringt aber auch Nachteile und Risiken mit sich:

• Lagervorräte binden eine Menge Kapital und wirken sich nachteilig auf die Liquidität aus.
• Große Lagerbestände bergen die Gefahr von Schwund, Verderb und wirtschaftlicher oder technischer Veralterung.
• Umfangreiche Lagerhaltung bringt hohe laufende Personal-, Betriebs- und unter Umständen auch Sicherheitskosten mit sich.

Zum Glück lässt sich die Vorratshaltung durch eine moderne Bürosoftware mit smarten Lagerfunktionen optimieren. So senken Sie Ihre Lagerkosten auf ein vernünftiges Maß.

Funktionen der Lagerhaltung

Im Mittelpunkt der Lagerhaltung stehen Sicherheit und Unabhängigkeit: Wenn alle erforderlichen Werkzeuge, Teile, Rohstoffe etc. auf Lager sind, läuft die Produktion ungestört. Die eigenen Kunden können schnell und zuverlässig mit Waren und Dienstleistungen beliefert werden. Und zwar auch dann, wenn es auf den Beschaffungsmärkten zu kurzfristigen Engpässen kommt.

Darüber hinaus dient ein wohlsortiertes Lager ...

• der einfacheren Arbeitsvorbereitung: Wenn Disponenten auf vorhandene Lagerbestände zugreifen können, ersparen Sie sich den Umweg über den Einkauf.
• der Erleichterung des Beschaffungsprozesses: Je seltener Sie Nachschub bestellen müssen, desto geringer ist der dafür erforderliche Zeit- und Personalaufwand.
• der Senkung von Beschaffungskosten: Je höher die Bestellmengen („Losgröße“), desto günstiger die Preise (z. B. durch Rabatte, geringere durchschnittliche Bestell- und Lieferkosten sowie andere Lieferantenkonditionen).
• dem Abpuffern von Beschaffungs- und Absatzschwankungen,
• der Möglichkeit, saisonale und andere Preisschwankungen am Beschaffungsmarkt ausschöpfen zu können,
• der Mitnahme von Spekulationsgewinnen (wie der Ankauf von Sonderpartien aus Insolvenzen oder Schadensfällen) und sogar
• der bewussten Veredelung durch Aufbewahrung (z. B. von Lebensmitteln wie Käse, Früchten, Wein und anderen Alkoholika).

Und nicht zuletzt werden im Lager eigene (Teil-) Fertigprodukte aufbewahrt. Schließlich lassen sich Produktion und Vertrieb nur in seltenen Fällen nahtlos und zu 100 Prozent aufeinander abstimmen.

Gute Gründe für eine umfangreiche Bevorratung gibt es also genug.

Nachteile großer Lager

Umfangreiche Lagerhaltung bringt aber auch eine Menge Probleme und Nachteile mit sich. Denken Sie nur an ...

• Kapitalbindung: Lagervorräte müssen bezahlt werden, lange bevor sie für Umsatz sorgen.
• Finanzierungskosten: Lagerbestände sind durch Eigen- oder Fremdkapital finanziert. Das geht zulasten der Liquidität und erhöht die Zinsbelastung (oder senkt den Zinsertrag an anderer Stelle).
• Allgemeine Lager-Betriebskosten (z. B. Personal-, Raum- und Ausstattungskosten, s. u.),
• Verlust durch Unordnung, Diebstahl, Verderb oder Zerstörung. Nicht alle Vorräte fließen tatsächlich in die Produktion ein: „Ein bisschen Schwund ist immer!“
• Wirtschaftliche oder technische Veralterung: Vorhandene Vorräte aus der Vergangenheit eignen sich nicht mehr für die aktuelle Produktion oder künftige Kundenansprüche.
• Entsorgung unbrauchbarer Lagerbestände.

Statt der erhofften Preis- und Geschwindigkeitsvorteile können ältere Lagerbestände zur Belastung werden. Die machen zusätzliche Arbeit und verursachen Mehrkosten (z. B. für die Entsorgung).

Lagerkosten: Mehr als nur Materialkosten!

Bei den Lagerkosten fallen vielen Unternehmern vor allem die Ausgaben für die eigentlichen Vorräte ein. Dabei verursachen die unter Umständen nur den kleineren Teil des finanziellen Aufwands. Denken Sie nur an ...

• Gebäudekosten des Lagers (z. B. Miete oder auch Bau- und Finanzierungskosten),
• Ausstattung mit Maschinen, Einrichtungsgegenständen und Sicherheitstechnik,
• Energie- und andere Versorgungskosten (wie Öl, Gas, Strom, Wasser)
• Reinigungs-, Betriebs-, Erhaltungs- und Entsorgungskosten,
• Löhne und Gehälter des Lagerpersonals und – nicht zu vergessen:
• die Verzinsung des eingesetzten Kapitals, das durch die Lagerbestände gebunden ist.

Neben den guten Gründen für eine umfangreiche Bevorratung gibt es also auch reichlich Argumente für die Begrenzung oder gar den Abbau der Lagerhaltung. Weniger ist oft mehr. So lautet das Lager-Grundprinzip des vorsichtigen Kaufmanns: So wenig Vorräte wie möglich, so viele Vorräte wie nötig.

Praxistipps: Beschaffung und Lagerhaltung optimieren

1. Gründliche Bestandsaufnahme: Erfassen und analysieren Sie Ihre materialwirtschaftlichen Abläufe. Angefangen bei der Beschaffung über die Lagerhaltung, Arbeitsvorbereitung und Produktion bis hin zum Vertrieb und dem Rechnungswesen.
   
   
2. Aktuelle Lagerbestände erfassen und entrümpeln.
   
   
3. Aktuelle Lagerkosten ermitteln:

• Welchen Wert hat Ihr aktueller Lagerbestand?
• Wie lange dauert der Lagerumschlag?
• Wie teuer ist die Kapitalbindung?
• Wie hoch ist der Anteil von Schwund, Verderb und sonstigen Verlusten?
• Wie hoch sind die allgemeinen Lagerkosten (Raum-, Personal- und Betriebskosten)?
  
  

4. Alternativen zur internen Lagerhaltung auf Artikelebene prüfen. Denkbare Möglichkeiten:

• Kompletter Verzicht auf Bevorratung bei unkritischen Beständen (z. B. Büromaterial)?
• Verzicht auf Bevorratung durch Just-in-time-Produktion in Zusammenarbeit mit zuverlässigen Express-Lieferanten?
• Bei Zukaufprodukten: Verzicht auf Lagerhaltung durch Übertragung der Auslieferung durch Großhändler (= Streckengeschäft oder auch „Dropshipping“)?
• Einrichtung von Puffer-Abruflagern bei Lieferanten?
  
  

5. Lagerrisiko verringern (vor allem bei besonders teuren und / oder leicht verderblichen Lagerbeständen): Prüfen Sie Möglichkeiten, durch Rückverfolgung von Serien- oder Chargennummern für mehr Transparenz in Ihrem Lager zu sorgen.
   
   
6. Interne Warenwirtschafts-Abläufe optimieren: Engere Verzahnung der Lagerverwaltung mit Beschaffung, Vertrieb, Auftragsverwaltung, Arbeitsvorbereitung und Produktionssteuerung.
   
   
7. Verbliebene Lagerhaltung optimieren: Bedarfsgerechte Einrichtung von Lagern und Lagerplätzen, Erhöhung der Lagertransparenz durch Nutzung von Serien- und Chargennummern etc.

Tipp: Mit einer modernen Bürosoftware können Sie die Anforderungen an eine sparsame und zielführende Lagerhaltung mit überschaubarem Aufwand umsetzen. So lässt sich zum Beispiel orgaMAX durch das Zusatzmodul Lagerverwaltung im Handumdrehen zu einem professionellen Warenwirtschaftssystem machen:

Ausführlichere Informationen zur orgaMAX-Lagerverwaltung finden Sie auf unserer Website und im aktuellen Handbuch (ab Seite 407)

Checkliste: Diese Lagerfunktionen sollten Sie bei der Auswahl einer Bürosoftware beachten

Moderne Büroprogramme können um Material- und Lagerhaltungskosten erweitert werden. Bei der Auswahl der passenden Software sollten Sie insbesondere auf die folgenden Funktionen achten:

• Unterstützung mehrerer Lagerorte und verschiedener Lagerplätze,
• Unterstützung verschiedener Bewirtschaftungsarten (z. B. Lagerbestands-Steuerung, Kundenauftrags-Steuerung),
• Berücksichtigung von Mindest-, Melde- und Höchstbeständen,
• automatisches Anlegen von Bestellvorschlägen bei Unterschreitung vorgegebener Artikel-Mindestmengen,
• enge Verzahnung von Lieferanten-, Artikel- und Lagerverwaltung,
• Anbindung der Lagerverwaltung an Bestellwesen, Auftragsverwaltung und Produktionssteuerung,
• bequemes Buchen von Wareneingängen und Warenausgängen, insbesondere einfache, scannerbasierte Ein-, Um- oder Auslagerung,
• laufende Überwachung von Lagerbeständen und Lagerbewegungen,
• automatische Dokumentation von Lagerbewegungen,
• einfache Kommissionierung und Lieferschein-Erstellung,
• nahtlose Rückverfolgung von Artikeln mithilfe einer Serien- und Chargennummern-Verwaltung,
• Berücksichtigung der durchschnittlichen Wiederbeschaffungs-Dauer einzelner Artikel und ganzer Artikel-Bundles bei der Auftragsverwaltung, Arbeitsvorbereitung und Produktionsplanung,
• mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme beim Erstellen von Inventurlisten,
• einfache Lagerkorrekturen nach festgestellten Inventur-Differenzen,
• Anbindung des Warenwirtschafts-Moduls an E-Commerce-Funktionen und an das elektronische Kassensystem (Registrierkasse),
• standardisierte und individuelle Auswertungen von Lagerkosten und Ermittlung von Lagerkennziffern.