Werkstudenten: Beschäftigung von Studenten aus Arbeitgeber-Sicht

Durch den Einsatz von Studenten können Arbeitgeber einiges an Lohnnebenkosten sparen. Allerdings sollten sie genau hinschauen, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Werkstudenten: Wer Studierende beschäftigt, kann Sozialversicherungsbeiträge sparen

Viele Studentinnen und Studenten wollen sich etwas zum Studium hinzuverdienen. Wenn es sich um Werkstudenten handelt, ist ihre Beschäftigung auch aus Arbeitgebersicht interessant, denn dann fallen nur die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung und zur gesetzlichen Unfallversicherung an.

• Werkstudenten bleiben über die studentische Kranken- und Pflegeversicherung versichert. Deshalb fallen von ihrem Lohn oder Gehalt keine Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge an. 
• Außerdem müssen keine Beiträge zur Arbeitslosenversicherung entrichtet werden.

Der Arbeitgeber spart sich so die Arbeitgeberbeiträge, der Student oder die Studentin hat einen höheren Nettolohn.

Allerdings ist nicht jeder Student, der gleichzeitig arbeitet, ein Werkstudent. Dieser Status ist an bestimmte Voraussetzungen gebunden. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass diese Voraussetzungen nicht vorlagen, drohen teure Beitragsnachzahlungen.

Keine Besonderheiten bei der Steuer und im Arbeitsrecht

Bei der Lohnsteuer gibt es für Werkstudenten keine Besonderheiten. Sie wird regulär berechnet. Werkstudenten haben außerdem alle regulären Arbeitnehmer-Rechte, zum Beispiel Anspruch auf den gesetzlichen Jahresurlaub, auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder auf Mutterschutz.

Werkstudenten sind keine Praktikanten

Um Begriffsverwirrungen zu vermeiden: Mit Werkstudenten sind keine studentischen Praktikanten gemeint, die ein vorgeschriebenes oder freiwilliges betriebliches Praktikum absolvieren. Der Begriff bezieht sich auch nicht auf die betrieblichen Phasen eines dualen Studiums, genauso wenig wie auf Studenten, die nebenbei mit einem Werkvertrag selbstständig tätig sind.

Werkstudenten sind vielmehr Teilzeit-Beschäftigte, für die bei der Sozialversicherung Besonderheiten gelten.

Wer kann Werkstudent sein?

• Werkstudenten müssen an einer Hochschule oder Universität immatrikuliert sein und in Vollzeit studieren.
• Wer ein duales Studium absolviert, Sprach- oder Vorbereitungskurse durchläuft, an einem Studienkolleg ist oder ein Urlaubssemester nimmt, kann kein Werkstudent sein.
• Das gleiche gilt für Teilzeitstudierende, wenn der Zeitaufwand nicht mehr als die Hälfte eines Vollzeitstudiums beträgt, etwa während eines Zusatz- oder Ergänzungsstudiums.
• Ein Promotionsstudium nach Abschluss des Masterstudiengangs oder nach dem Staatsexamen berechtigt nicht dazu, als Werkstudent zu arbeiten.
• Langzeitstudierende mit mehr als 25 Semester verlieren das Werkstudentenprivileg normalerweise ebenfalls.

Worin die Tätigkeit eines Werkstudenten besteht, ist gleichgültig. Zwischen den Arbeitsinhalten und den Studieninhalten muss kein Zusammenhang bestehen.

Eine Frage der Arbeitszeit

Eingeschrieben sein genügt nicht. Bei Werkstudenten muss das Studium die Hauptsache, die Beschäftigung Nebensache sein. Anders ausgedrückt: Die „Zeit und Arbeitskraft“ von Werkstudenten muss „über­wie­gend durch ihr Stu­di­um be­an­sprucht“ werden. So hat es das Bundessozialgericht formuliert.

Deshalb darf der Werkstudentenjob nicht zu viel Arbeitszeit umfassen.

• Arbeitszeiten von bis zu 20 Stunden pro Woche sind kein Problem. Das hat das Bundessozialgericht so festgelegt (BSG, 11.2003 - B 12 KR 24/03 R).
• In der vorlesungsfreien Zeit darf die Grenze von 20 Wochenstunden überschritten werden. Während der Semesterferien kann ein Werkstudent sogar Vollzeit arbeiten.
• Fallen Arbeitsstunden, die über die 20-Stunden-Grenze hinausgehen, in die Abendstunden, die Nacht oder auf Wochenenden, kann das auch während des Semesters zulässig sein. Dann gilt aber eine besondere Voraussetzung: die Tätigkeit muss auf maximal 26 Wochen beschränkt sein. Entsprechend darf es innerhalb einer 12-Monatsfrist (nicht des Kalenderjahrs) maximal 182 Kalendertage geben, die in Wochen mit Überschreitung der 20-Wochenstunden-Grenze fallen. In diesem Fall zählen auch Zeiten in den Semesterferien zu der 182-Tage-Grenze dazu.
  
  

Womöglich liegt ein Minijob oder eine kurzfristige Beschäftigung vor?

• Wenn der Lohn nicht über der Geringfügigkeitsgrenze liegt, derzeit sind das 520 Euro monatlich, handelt es sich um eine geringfügige Beschäftigung. Der Studierende zahlt auch in diesem Fall keine Beiträge zur Sozialversicherung, wenn er sich von der Rentenversicherung befreien lässt. Der Arbeitgeber zahlt eine Krankenversicherungspauschale von 13 Prozent und eine Rentenversicherungspauschale von 15 Prozent.
• Solange die Beschäftigung auf drei Monate oder 70 Arbeitstag im Kalenderjahr begrenzt ist, liegt eine kurzfristige Beschäftigung vor. Diese ist sozialversicherungsfrei: Weder der Arbeitgeber noch der Studierende müssen Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung entrichten. Die Höhe des Einkommens ist dafür gleichgültig.

Arbeitgeber haben kein Wahlrecht: Wenn das Entgelt des Studenten unter der Geringfügigkeitsgrenze liegt, oder seine Beschäftigungszeit von vornherein auf weniger als 70 Arbeitstage/drei Monate begrenzt ist, muss er als Minijobber bzw. als kurzfristige Aushilfe sozialversichert werden.

Mindestlohn gilt auch für Werkstudenten

Wie in fast allen Beschäftigungsverhältnissen muss auch an Werkstudenten der Mindestlohn bezahlt werden. Er beträgt derzeit 12 Euro pro Arbeitsstunde und wird sich zum 01. Januar 2024 erhöhen.

Zu den wenigen Ausnahmen von der Mindestlohnpflicht gehören Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung. Deshalb kann Werkstudenten ohne Berufsabschluss bis zur Volljährigkeit auch weniger gezahlt werden.