Einfach, sicher und interaktiv: Personalmanagement mit orgaMAX ERP

Für alle wichtigen Aufgaben bei der Personalarbeit stellt orgaMAX neuerdings die passenden HR-Tools bereit: Mit orgaMAX Personal lassen sich unter anderem ...

• digitale Personalakten komfortabel erfassen und datenschutzkonform speichern,
• die Arbeitszeiten Ihrer Belegschaft einfach und rechtssicher erfassen,
• Urlaubs- und andere Abwesenheitszeiten interaktiv beantragen und freigeben,
• die Lohnbuchhaltung auch ohne Fachkenntnisse vorbereiten,
• Mitarbeiter-Auslagen über die Gehaltsabrechnung erstatten,
• Einarbeitungs- und andere Personal-Workflows organisieren und
• professionelle Personal-Dokumente erstellen und verwalten.
  
  

Besonders praktisch: Da alle Mitarbeiter einen eigenen Zugang zur Software haben, können Ihre Angestellten Ihnen einen Großteil der Dateneingabe und laufenden Aktualisierungen abnehmen – Arbeitszeiterfassung inklusive!

Praxistipp: orgaMAX Personal kann wahlweise als Stand-alone-Software oder neben anderen orgaMAX-Versionen genutzt werden. Im weiteren Beitrag erfahren Sie, wie Anwender von orgaMAX ERP das Personal-Modul freischalten und nutzen.

Personal-Funktionen aktivieren

Die gute Nachricht: Sämtliche Personal-Funktionen können Sie 14 Tage lang kosten- und risikolos in Ihrem betrieblichen Alltag ausprobieren.

Um die Testphase zu aktivieren ...

• klicken Sie auf der Übersichtsseite unter der zu Ihrem Betrieb passenden Version von orgaMAX Personal auf den Button „Jetzt 14 Tage kostenlos testen“,
• geben am rechten Fensterrand Ihre E-Mail-Adresse ein,
• klicken auf den Button „Jetzt durchstarten“,
• wählen ein Passwort und bestätigen es per Mausklick auf „Weiter“,
  
  

• geben in den beiden folgenden Schritten die Kontakt- und Adressdaten Ihres Unternehmens ein,
• bestätigen im vierten Schritt den rechtlich verpflichtenden „Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung“ (AVV) und
• schließen per Mausklick auf „Fertig“ den Registrierungsprozess ab:
  
  

Keine Sorge: Mit dem AVV und allen anderen Angaben gehen Sie keine Verpflichtungen ein! Wie bei orgaMAX üblich, endet die Testphase bei Nichtgefallen automatisch. Sollten Sie wider Erwarten nicht überzeugt sein, brauchen Sie nichts weiter zu tun.

Zurück zur Registrierung: Nachdem Sie Ihren orgaMAX-Account über den per E-Mail verschickten „Bestätigungslink“ per „Aktivierungscode“ bestätigt und freigeschaltet haben, landen Sie im übergeordneten orgaMAX Dashboard:

orgaMAX-„Dashboard“ als Startbasis

Indem Sie in der Navigationsleiste am linken Seitenrand auf das „Personal“-Icon klicken, öffnet sich ein zweites Browser-Fenster, über das Sie anschließend Zugriff auf sämtliche Personal-Funktionen haben.

Bevor der Inhaber bzw. Administrator seine „private“ Arbeitsumgebung nutzen kann, sind die übergeordneten Angaben auf Unternehmensebene erforderlich.

Exkurs: Ersteinrichtungs-Assistent

Die Personal-Voreinstellungen erledigen Sie Schritt für Schritt mithilfe eines interaktiven Ersteinrichtungs-Assistenten. Viele Angaben sind optional und können bei Bedarf später nachgeholt werden. Um den Assistenten zu aktivieren, klicken Sie am unteren rechten Seitenrand auf das Fragezeichensymbol:

Daraufhin öffnet sich ein Kontextmenü, über das Sie sich durch den Einrichtungs-Prozess führen lassen können. Unverzichtbar sind zu Beginn nur die folgenden Aufgaben:

• Firmenstammdaten prüfen und ergänzen,
• Mitarbeiter-Vertragsdaten eintragen sowie
• bisheriger Urlaubs-Status aller Mitarbeiter nachtragen.

Die gute Nachricht: Die meisten Schritte sind selbsterklärend. Der Assistent zeigt Ihnen ganz genau, an welcher Stelle Angaben erforderlich sind. Auf diese Weise lernen Sie ganz nebenbei auch die Navigationsstruktur der Software kennen!

Mitarbeiter-Perspektive: Persönliche Daten, Auswertungen und Anträge

Dort kann er oder sie ...

• im Bereich (1) „Stammdaten“ Angaben zu den persönlichen Daten sowie den Bank- und Steuerdaten machen,
• unter (2) „Auswertungen“ später Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder auch Sozialversicherungsmeldungen einsehen,
• im Abschnitt (3) „Urlaub/Abwesenheit“ Urlaubs- und andere Abwesenheitsanträge stellen,
• unter (4) „Auslagen“ Belege über betriebliche Ausgaben hochladen und die zugehörigen Erstattungsanträge stellen und
• im Bereich (5) „Zeiterfassung“ schließlich eine Historie aller eingetragenen Arbeitsstunden einsehen sowie zusätzliche Arbeitszeiten eingeben und unter „Einstellungen“ passende Standard-Wochenarbeitstage festlegen:
  
  

Die meisten Eingabe-Dialoge, Auswertungen und Anträge auf Mitarbeiter-Ebene sind intuitiv nutzbar. Damit das Zusammenspiel zwischen Belegschaft und Personalverantwortlichen klappt, sind allerdings einige Voreinstellungen durch den Kontoinhaber oder Administrator erforderlich:

Personaler-Perspektive: Unternehmens-Daten und -Auswertungen

Dreh- und Angelpunkt der Programmfunktionen ist die „Mitarbeiter“-Verwaltung in der „Unternehmens“-Ansicht von orgaMAX Personal. Dort gibt es die folgenden sieben Arbeitsbereiche:

• Unter (1) „Mitarbeiter“ finden Sie die Liste aller Beschäftigten mit sämtlichen Kontakt-, Organisations-, Bank- und Steuerdaten, die persönlichen Arbeitnehmer-Dokumente (von „A“ wie Arbeitsvertag bis „Z“ wie Zeugnis) sowie individuelle Lohn- und andere Abrechnungen, Statistiken und Organigramme.
• Im Bereich (2) „Lohn- und Gehaltsabrechnung“ legen Sie die Lohnarten und weitere Abrechnungs-Grundlagen Ihres Unternehmens fest, starten die aktuellen Lohnabrechnungen und -auszahlungen und übermitteln die vorbereiteten Buchhaltungsdaten per DATEV-Schnittstelle an Ihr Lohnbüro oder Ihren Steuerberater.
• Im Abschnitt (3) „Unternehmen“ tragen Sie Ihre Unternehmensstammdaten ein. Außerdem machen Sie hier bei Bedarf differenzierte Angaben zur Unternehmensstruktur (z. B. Standorte und Abteilungen, aber auch Kostenstellen, Kostenträger und Abrechnungsgruppen), legen die Lese- und Schreibrechte bestimmter Belegschaftsgruppen („Profile“) und einzelner Benutzer fest, ordnen Ihren Mitarbeitern im „Inventarium“ bestimmte Fahrzeuge, Computer, Smartphones, Werkzeuge, Schlüssel und andere Vermögensbestandteile zu, hinterlegen Dokumentenvorlagen und definieren Arbeitszeitmodelle, Kostenkategorien und / oder Reisekosten-Pauschalen.
• Unter (4) „Auslagen“ behalten Sie den Überblick über die von einzelnen Mitarbeitern eingereichten, bislang unverarbeiteten sowie verarbeiteten (= genehmigten) Auslagen-Erstattungen.
• Im Arbeitsbereich (5) „Urlaub/Abwesenheit“ sehen Sie nicht nur auf einen Blick, welche Betriebsangehörigen wann in Urlaub, Mutterschutz, Elternzeit oder krank sind bzw. sein werden: Sie können hier auch mögliche Abwesenheitsarten und sogar Richtlinien für die Beantragung und Bewilligung von Abwesenheitszeiten festlegen.
• Unter (6) „Workflows“ finden Sie eine Übersicht über die in orgaMAX Personal standardmäßig bereitgestellten Prozesse (z. B. Ablauf der Beantragung und Bewilligung von Urlaubsanträgen und die damit Verbundenen Aufgaben und Benachrichtigungen). Workflows starten automatisch, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt. So lassen sich wiederkehrende betriebliche Aufgaben wie die Einarbeitung oder Beurteilungen von Mitarbeitern oder auch Sicherheits- und Datenschutzbelehrungen standardisieren und optimieren. Sie können sowohl vorhandene Workflows anpassen als auch zusätzliche einrichten.
• Mithilfe der (7) „Zeiterfassung“ dokumentieren Sie die Arbeits-, Pausen- und Abwesenheitszeiten Ihrer Belegschaft. Die Arbeitszeit-Ermittlung erfolgt dabei wahlweise per interaktiver Browser-„Stoppuhr“, eigenhändiger Dateneingabe durch die Belegschaft oder durch die automatisierte Übernahme vertraglich vereinbarter Sollzeiten.

Auf diese Weise erfüllen Sie nicht nur die zuletzt verschärften gesetzlichen Bestimmungen: Falls erforderlich, ist auf dieser Grundlage sogar eine minutengenaue Lohn- und Gehaltsabrechnung möglich!

Erste Schritte: Arbeitszeiterfassung

Um die grundlegenden Funktionen von orgaMAX Personal nutzen zu können, müssen die Personalverantwortlichen im Arbeitsbereich „Mitarbeiter > Übersicht“ die Mitarbeiter-Datensätze zunächst überprüfen und ergänzen.

Mitarbeiter-Vertragsdaten ergänzen

Unverzichtbar für das Erfassen von Arbeitszeiten sind insbesondere die Angaben im Abschnitt „Vertrag“. Hier legen Sie Schritt für Schritt die folgenden Rahmendaten fest:

• „Vertragsart“ (z. B. „Angestellter“, „Werkstudent“, „Minijob“, „Auszubildender“ oder „Praktikant“),
• „Arbeitszeit“ (z. B. "Vollzeit" oder „Teilzeit“)
• „Stellenbeschreibung“
• Vertrags-„Laufzeit“ („Unbefristet“ oder „Befristet“ – Letzteres mit Angabe des Vertragsendes) sowie
• Zeitpunkt des „Vertragsstarts“ und ggf. des „Vertragsendes“:
  
  

Nachdem Sie auf den „Speichern“-Button geklickt haben, erscheint Teil 2 der Vertragsdaten-Erfassung. Hier definieren Sie die ...

• „Wöchentliche Arbeitszeit“,
• Anzahl der standardmäßigen täglichen Arbeitsstunden,
• die „Urlaubstage pro Jahr“,
• die Dauer einer eventuellen „Probezeit“ sowie die
• „Kündigungsfrist nach Probezeit“:
  
  

Per Mausklick auf „Speichern“ sichern Sie auch Teil 2 der Vertragsdaten-Erfassung und bestimmen im folgenden dritten und letzten Schritt noch ...

• das jährliche Urlaubs-„Budget“,
• die Art und Höhe der Lohn- und Gehalts-„Zahlungen“ (z. B. Festgehalt, Zeitlohn, Ausbildungsvergütung oder Minijob) sowie
• eventuelle einmalige oder wiederkehrende „Bonus“-Zahlungen:
  
  

Arbeitszeiten erfassen durch Mitarbeiter

Die anschließende Dokumentation der Arbeitszeiten ist je nach betrieblichem Bedarf auf unterschiedlichen Wegen möglich. Die minutengenaue manuelle Arbeitszeiterfassung sieht so aus:

• Einzelne Mitarbeiter loggen sich mit ihren Zugangsdaten in orgaMAX Personal ein,
• klicken bei Arbeitsbeginn am rechten unteren Seitenrand auf den Stoppuhr-Button („Timer starten“) und
• stoppen den Timer bei Pausen sowie am Ende des Arbeitstages per Mausklick an derselben Stelle:
  
  

Das war’s auch schon.

Arbeitszeiten korrigieren oder nachtragen

Manuell erfasste Arbeitszeiten können einzelne Mitarbeiter unter (1) „Zeiterfassung“ wahlweise ...

• über das (2) Stiftsymbol bearbeiten (nachträglich korrigieren) und / oder
• per Mausklick auf (3) „Hinzufügen“ um weitere Arbeitszeiten ergänzen und
• abschließend jeweils (4) „Speichern“:
  
  

Standard-Arbeitszeiten festlegen

Alternativ zur manuellen Arbeitszeiterfassung besteht die Möglichkeit, pauschale Arbeitszeiten festzulegen und aktivieren. Dazu ...

• wechseln Sie in den Arbeitsbereich (1) „Zeiterfassung > Einstellungen“,
• klicken auf den Button (2) „Hinzufügen“,
• wählen den (3) „Arbeitstag“ aus,
• schalten die pauschale Zeiterfassung mit der (4) Option „Aktiviert?“ ein,
• tragen die (5) Arbeits- und Pausenzeiten des betreffenden Wochentags ein und
• schließen die Einstellungen per Mausklick auf (6) „Speichern“ ab:
  
  

Sofern die täglichen Arbeits- und Pausenzeiten aktiviert sind, werden sie in der Zeiterfassung berücksichtigt, ohne dass manuelle Zeitmessungen per Start und Stopp des Timers erforderlich sind.

Arbeitszeiten erfassen, korrigieren und genehmigen

Vorgesetzte können die Aufzeichnungen ihrer Belegschaft einfach und komfortabel prüfen, falls erforderlich korrigieren oder ergänzen und schließlich genehmigen. Dazu wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Zeiterfassung > Mitarbeiter“ ...

... und öffnen die Aufzeichnungen des betreffenden Mitarbeiters. In dieser Übersicht können Sie

• ganze Arbeitstage einzelner Mitarbeiter manuell nachtragen (per Mausklick auf den blauen Button (1) „Hinzufügen“) und
• die von Mitarbeitern für bestimmte Arbeitstage bereits erfassten Arbeitszeiten manuell löschen, korrigieren oder ergänzen (per Mausklick auf das (2) Stift-Symbol am rechten Zeilenrand):
  
  

Beim Korrigieren vorhandener Einträge wiederum haben Sie die Wahl ...

• im Feld (3) „Korrektur“ einen pauschalen zeitlichen Zuschlag vorzunehmen,
• per Mausklick auf (4) „Hinzufügen“ einen zusätzlichen Zeitraum für diesen Arbeitstag einzutragen und / oder
• die vom Mitarbeiter erfassten (5) Start- und Endzeiten von Hand zu korrigieren.

Mit „Speichern“ übernehmen Sie die geänderten Daten in die Arbeitszeit-Aufzeichnungen des Mitarbeiters.

Praxistipp: Im Bereich „Zeiterfassung > Einstellungen“ haben Sie zudem die Möglichkeit, einen „Automatischen Pausenabzug“ nach einer bestimmten Anzahl von Arbeitsstunden festzulegen:

Das erspart Ihrer Belegschaft die Mühe, bei der pauschalen Arbeitszeitermittlung für jeden einzelnen Wochentag separate Pausenabzüge zu berücksichtigen.

Arbeitszeiten genehmigen

Bevor die durch Mitarbeiter oder Vorgesetzte erfassten Arbeitszeiten in Gehaltsabrechnungen einfließen, müssen sie durch Personalverantwortliche genehmigt werden. Auch das geschieht im Arbeitsbereich „Zeiterfassung > Mitarbeiter“. Um Arbeitszeiten zu genehmigen ...

• öffnen Sie die Aufzeichnungen des betreffenden Mitarbeiters,
• wählen Start- und Enddatum des Prüfzeitraums,
• markieren die freizugebenden Einträge und
• klicken auf den grünen Button „Genehmigen“:
  
  

Anschließend können die geprüften und freigegebenen Arbeitszeit-Daten per Mausklick auf den „Exportieren“-Button als Excel- oder CSV-Datei heruntergeladen und ans Lohnbüro oder den Steuerberater weitergeleitet werden.

Ausblick: Sie können orgaMAX Personal nutzen, um Ihre Personalabrechnungen komplett inhouse zu erstellen. Das erledigen Sie im Arbeitsbereich „Lohn- und Gehaltsabrechnungen“:

Was bei der Freigabe von Gehaltszahlungen, Lohnauswertungen und Lohnarten-Definitionen zu beachten ist, erfahren Sie im einem nächsten Praxistipp. Darin erläutern wir auch den interaktiven Prozess der betrieblichen Urlaubsplanung: Bleiben Sie dran – es lohnt sich!