Ab 2025 Pflicht: euBP mit Daten der Finanzbuchhaltung

orgaMAX Blog_Headerbild875x350_euBP Schon seit letztem Jahr sind Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnabrechnungsdaten bei einer DRV-Betriebsprüfung elektronisch bereitzustellen. Ab Jahresbeginn 2025 gilt das auch für die Daten der Finanzbuchhaltung. Arbeitgeber können allerdings beantragen, dass bis Ende 2026 auf die elektronische Übermittlung verzichtet wird. Dazu sollten Sie umgehend aktiv werden.

„Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“: euBP ist Pflicht

Die Deutsche Rentenversicherung führt regelmäßig Prüfungen bei Arbeitgebern durch. Sie kontrolliert dabei, ob die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abgeführt wurden. Diese DRV-Betriebsprüfungen finden grundsätzlich alle vier Jahre statt.

Schon seit Jahresbeginn 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, den Betriebsprüfern der Deutschen Rentenversicherung die erforderlichen Lohnabrechnungsdaten in digitaler Form bereitzustellen. Für die Übermittlung gilt der XML-Standard eXTra. Das wird als „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ oder kurz euBP bezeichnet. Bisher betrifft dies zum Beispiel Beitragsnachweise, SV-Meldungen, Abrechnungen und Korrekturabrechnungen, Arbeits- und Fehlzeiten sowie die Stammdaten der Beschäftigten.

Nur Lohnabrechnungsprogramme, die den Export und die Übermittlung der Abrechnungsinformationen für angekündigte Prüfzeiträume im erforderlichen Format unterstützen, werden von den Sozialversicherungsträgern als systemgeprüft akzeptiert und von der „Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung“ (ITSG) zertifiziert.

Die Daten müssen vor dem Prüftermin bereitgestellt werden. Genau genommen ist die euBP eine Ergänzung und kein Ersatz für die konventionelle Betriebsprüfung vor Ort. Diese kann allerdings entfallen, wenn die euBP keine Veranlassung für weitere Kontrollen erkennen lässt.

Anmerkung: Begleitende Entgeltunterlagen

Schon seit 2022 gilt auch für diverse Unterlagen, die zum Lohnkonto genommen werden, eine Digitalisierungspflicht. Das betrifft beispielsweise die Erklärungen zur Rentenversicherungspflicht bei Minijobbern oder Semesterbescheinigungen von Werkstudenten. Auch solche Dokumente müssen dem Prüfer im Regelfall auf Nachfrage digital bereitgestellt werden. Weitere Informationen liefert unser Beitrag „Für Arbeitgeber: Mitarbeiter-Unterlagen müssen digitalisiert werden“.

Ab 2025 sind auch die Daten der Finanzbuchhaltung betroffen

Ab 1. Januar 2025 umfasst die digitale Übermittlungspflicht nun eine weitere Art von Daten: die zum Prüfungszeitraum gehörigen „Daten der Finanzbuchhaltung“. Sie müssen vor einer Betriebsprüfung ebenfalls digital zur Verfügung gestellt werden. Gefordert wird die Übermittlung der Summen und Salden von Sachkonten und Kreditoren-Konten.

Den Mindestumfang der Sachkonten-Buchungen, die für die euBP zu übermitteln sind, zählt ein Dokument der DRV auf. Zu der Liste gehören beispielsweise eine Kasse und Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt. Außerdem umfasst sie Bauleistungen, die Zahlungen an Versorgungskassen, Geschenke sowie diverse Aufwandskonten rund um Geschäfts-Kfz oder Reisekosten, um nur einige Beispiele zu nennen. Prüfer können darüber hinaus die Buchungen oder Salden weiterer Konten anfordern.

Die Übermittlung dieser Daten setzt voraus, dass das Lohnabrechnungsprogramm ein Modul zur Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung enthält. Alternativ kann auch eine systemgeprüfte Schnittstelle oder eine systemgeprüfte Finanzbuchhaltungs-Software verwendet werden.

Bis Ende 2026 auf Antrag möglich: Konventionelle Lieferung der euBP-Daten

Bisher schon konnten Arbeitgeber durch einen formlosen Antrag an die Deutsche Rentenversicherung beziehungsweise ihren Rentenversicherungsträger aus der Pflicht zur elektronischen Datenübermittlung ausscheren. Ansprechpartner ist das zuständige Prüfbüro. Besondere Voraussetzungen wurden nicht festgelegt. In der Regel stimmt die DRV den Anträgen deshalb zu. Dann können die Daten zum Beispiel auf einem Datenträger oder sogar auf Papier übermittelt werden. Die Befreiung gilt allerdings längstens bis zum Ende des Jahres 2026.

Wenn die Ausnahme bewilligt ist, betrifft sie neben den Lohnabrechnungsdaten auch die Daten der Finanzbuchhaltung. Unternehmen, die keine Möglichkeit sehen, ab 2025 die Salden und Summen ihrer Sach- und Debitorenkonten mit einem systemgeprüften Programm digital zu übermitteln, können sich mit einem Befreiungsantrag bis zum 31. Dezember 2026 Luft verschaffen.