Ab Juli 2025: Meldepflicht für elektronische Kassen

Unternehmen und Selbstständige, die ein elektronisches Kassensystem betreiben, müssen dem Finanzamt dazu bald Mitteilung machen. Die Meldepflicht betrifft auch Änderungen an oder die Außerbetriebnahme von Kassen, die Meldungen erfolgen digital. Wer Kassensoftware und Kassenbundles von orgaMAX nutzt, verfügt über eine bequeme Übermittlungsmöglichkeit. Lesen Sie in kompakter Form, was mit der Kassen-Meldepflicht auf Sie zukommt.

Kassenmeldungen: Ab Juli 2025 werden sie Pflicht

Ab Juli 2025 wird es nach einigen Verzögerungen ernst: Dann kommt die Mitteilungspflicht für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Sie gilt für alle Betriebsstätten, in denen eine solche Kasse im Einsatz ist. Die Finanzverwaltung möchte auf digitalem Weg über diese Kassen informiert werden.

• Die Meldepflicht beginnt mit dem 1. Juli 2025. Da die Frist für die Mitteilung einen Monat beträgt, muss jede Kasse, die zu diesem Zeitpunkt verwendet wird, spätestens am Juli 2025 gemeldet werden.
• Eine Mitteilung wird zu jedem elektronischen Kassensystem verlangt, das irgendwann vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen wurde. Ausgenommen sind Kassen, die dann bereits wieder außer Betrieb sind.
• Ab dem 1. Juli 2025 müssen alle neu angeschaffte Kassensysteme innerhalb eines Monats gemeldet werden. Meldungen sind außerdem vorgeschrieben, wenn ein Kassensystem wieder außer Dienst gestellt wird, beim Austausch der technischen Sicherungseinrichtung (TSE) oder der Kassen-Hardware sowie dann, wenn eine Kasse zukünftig in einer anderen Betriebsstätte zum Einsatz kommt.

Die Schnittstelle zur Übermittlung der digitalen Mitteilungen soll bereits ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung stehen, sechs Monate vor dem Start der Mitteilungspflicht. Wer möchte, kann mit seinen Kassenmitteilungen bereits im ersten Halbjahr des nächsten Jahres beginnen.

Wo findet man die Vorschriften zur Kassen-Mitteilungspflicht?

Der „Beginn der Mitteilungsverpflichtung“ wurde in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. Juni 2024 mitgeteilt. Gesetzliche Grundlage ist die Abgabenordnung (§ 146a Abs. 4 AO). Verwaltungsanweisungen zu diesem Paragrafen stehen im Anwendungserlass zur AO (Anmerkungen zu § 146a AO , Punkt 9.1 bis 9.32).

Die Kassen-Mitteilungsvorschrift wurde ursprünglich bereits 2020 eingeführt, zusammen mit der seit 2021 vorgeschriebenen Technischen Sicherheitseinrichtung und der Bon-Ausgabepflicht für Kassensysteme. Doch die benötigte Infrastruktur ließ auf sich warten. Details zur digitalen Schnittstelle (DSFinV-K) hat das Bundeszentralamt für Steuern veröffentlicht.

Kassen-Mitteilungspflicht: diese Angaben werden abgefragt

Bei jeder Mitteilung wird ein kompletter Datensatz abgefragt, und zwar jeweils zu sämtlichen Kassensystemen einer Betriebsstätte. Dazu gehört:

• der Namen des oder der Selbstständigen oder des Unternehmens, die die Kasse betreiben, sowie ihre Steuernummer
• die Zertifizierungs-ID (wird vom BSI vergeben) und Seriennummer der TSE
• die „Art des elektronischen Aufzeichnungssystems“ beziehungsweise des Kassensystems, dazu wird die Schnittstelle eine Auswahlmöglichkeit anbieten
• die Anzahl der Kassensysteme an der jeweiligen Betriebsstätte insgesamt; ist eine TSE für mehrere Kassen zuständig, muss jedes Gerät mitgeteilt werden
• die Seriennummer der Kasse oder der Kassen; Kasse und TSE haben jeweils eigene Seriennummern, die nicht verwechselt werden dürfen
• das Datum der Inbetriebnahme und gegebenenfalls der Außerbetriebnahme eines Kassensystems am betreffenden Standort

Übermittlung per Elster oder ein Programm mit Elster-Schnittstelle

Zur Übermittlung der Kassenmitteilungen an die Finanzverwaltung kann ab 2025 die Steuer-Plattform Elster.de genutzt werden. Die Bestätigung der Abgabe der Mitteilung sollte man als Nachweis aufbewahren, sie erfolgt ebenfalls digital.

Einfacher haben es Selbstständige und Unternehmen, die eine Kassensoftware mit Zugriff auf die Elster-API nutzen. Die Elster-Programmierschnittstelle kann für die Übermittlung verwendet werden, wenn die Software sie einbindet und eine solche Übermittlungsfunktion anbietet.

Mit orgaMAX Kasse werden Kassenmitteilungen einfach

Bei orgaMAX Kasse oder dem orgaMAX Kassenbundle ist dies der Fall: Die Elster-Schnittstelle macht ihren Anwendern das Leben auch bei den Kassen-Mitteilungen einfacher. Die Steuerung der Cloud-basierten TSE, die der orgaMAX-Partners fiskaltrust entwickelt, wird die Abgabe dieser Meldungen ermöglichen. Die zu übermittelnden Stammdaten hält das Programm bereits vor. Sie können die orgaMAX-Kassenlösungen jetzt sofort kostenlos testen!

Hinweis: Auch für Taxameter gilt die Mitteilungspflicht – aber erst nach Ablauf der Gnadenfrist

Zu den „elektronischen Aufzeichnungssystemen“ im Sinne der Abgabenordnung, für die ab nächstem Jahr Mitteilungen vorgeschrieben sind, gehören auch Wegstreckenzähler und EU-Taxameter. Auch sie dürfen grundsätzlich nur noch mit einer TSE betrieben werden. Allerdings gilt noch bis Ende 2025 eine Nichtbeanstandungsregel für fehlende technische Sicherheitseinrichtungen. Das bedeutet: Wer keinen Taxameter mit TSE hat, wird vorerst nicht sanktioniert. Sobald die TSE nachgerüstet wird, muss man auch zum Taxameter Mitteilungen in digitaler Form erstatten. Weitere Details stehen in dem bereits erwähnten BMF-Schreiben.

Weitere Kassen-Tipps im orgaMAX-Blog

• Die Verknüpfung von Kasse und Buchhaltungssoftware ist naheliegend – und ein echter Effizienz-Turbo. Die Vorteile schildert der Blogbeitrag „Effizienter arbeiten: Deshalb lohnt sich eine Kassenverknüpfung zu Ihrer Bürosoftware“.
• Wer muss ein Kassenbuch führen, und was muss darin aufgezeichnet sein? Die Antworten liefern die Artikel “Alle Bargeldgeschäfte im Griff mit der Kassenbuch Software“ und “Kassenbuch führen: Was Unternehmer wissen sollten“.
• Die Datenschnittstelle für digitale Kassen gehört zu den APIs, die Buchhaltungsprogramme unterstützen müssen, damit die Steuerverwaltung ihren Daten „Beweiskraft“ zubilligt. Mehr dazu steht im Beitrag „Die digitalen Schnittstellen der Finanzverwaltung und die „Beweiskraft der Buchführung“.
• Die mechanische Registrierkasse mit Klingelgeräusch beim Öffnen der Kassenlade ist zwar Vergangenheit. Eine offene Kasse ohne Einzelbuchungen ist aber unter bestimmten Voraussetzungen weiter zulässig: “Offene Kasse ohne Einzelbuchung: Wann ist das erlaubt?“.

Lektüretipps

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