Abmahnung: Sinn und Funktion aus Arbeitgebersicht

Abmahnungen sind ein Schuss vor den Bug: damit macht der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer deutlich, dass dieser gegen seine Pflichten verstoßen hat. Abmahnungen können eine Vorstufe zur Kündigung sein. Bei Fehlern können Arbeitnehmer sie allerdings zu Fall bringen.

Abmahnung im Arbeitsrecht: mehr als eine Rüge

Dass Abmahnungen die Reaktion auf Fehlverhalten darstellen, ist allgemein bekannt. Eine Abmahnung ist allerdings mehr als eine Zurechtweisung. Sie hat eine vertragsrechtliche Funktion. Im Arbeitsrecht setzt sie ein Arbeitsverhältnis voraus, denn sie bezieht sich auf den Arbeitsvertrag zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Eine Abmahnung im arbeitsrechtlichen Sinn muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

• Sie muss ein bestimmtes Fehlverhalten konkret benennen, idealerweise mit Ort und Uhrzeit, und explizit darauf hinweisen, dass der Arbeitnehmer mit dem Vorkommnis gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen hat.

• Die Abmahnung muss die Aufforderung enthalten, das Verhalten in Zukunft zu unterlassen.

• Schließlich muss die Abmahnung klar zum Ausdruck bringen, dass der Arbeitgeber Wiederholungen oder die Fortführung dieses Verhaltens nicht dulden wird und in diesem Fall die Kündigung im Raum steht.

Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann eine Abmahnung die Rolle spielen, die sie im Arbeitsrecht oft hat: eine spätere Kündigung zu rechtfertigen.

Keine Kündigung ohne Abmahnung? Das stimmt so nicht

Es gibt Mythen, die sich unter Beschäftigten zäh halten. „Keine Kündigung ohne vorherige Abmahnung“ ist so eine verbreitete, aber irrige Ansicht. Manchmal heißt es sogar „Vor dem Kündigen sind drei Abmahnungen nötig“.

Beides ist falsch. Nicht in jedem Fall setzt eine verhaltensbedingte Kündigung eine Abmahnung voraus. Bei ausreichend schwerem Fehlverhalten kann die Trennung direkt erfolgen, unter Umständen sogar ohne Kündigungsfrist. Auch bei einer Verdachtskündigung kommt es nicht auf eine vorherige Abmahnung an, sondern auf den Vertrauensverlust. Ausführliche Informationen liefert „Basiswissen Kündigung: Arbeitsrechts-Basics für Arbeitgeber“.

Die Abmahnung als Schritt auf dem Weg zur Trennung

Trotzdem enthalten die genannten Behauptungen einen wahren Kern: In vielen Fällen verlangen Arbeitsgerichte eine vorherige Abmahnung, damit eine verhaltensbedingte Kündigung wirksam wird. Bei leichten Verstößen kann dafür eine mehrfache Abmahnung erforderlich sein. Sie sollte sich dabei auf das Verhalten beziehen, das später zur Kündigung führt. Außerdem darf zwischen der Abmahnung und der Wiederholung des Fehlverhaltens keine unangemessen lange Zeit liegen.

Es gibt kein festes, allgemeines Kriterium zur Abgrenzung der Fälle, in denen zuerst abgemahnt werden muss. Es gilt der arbeitsrechtliche Grundsatz des milderen Mittels. Sind als Reaktion im Einzelfall verschiedene Sanktionen angemessen, haben Vorgesetzte die mildeste davon zu wählen. Deshalb ist keine Kündigung zulässig, wenn als Reaktion eine Abmahnung ausreicht – wohlgemerkt aus Sicht des Arbeitsgerichts.

Man kann es jedoch auch umgekehrt sehen: Bei wiederholten Pflichtverstößen ermöglicht eine Abmahnung die spätere Trennung, selbst wenn diese zunächst nicht möglich gewesen wäre. Abmahnungen sind kein Zaubermittel, um die spätere Kündigung unangreifbar zu machen. Oft stärken sie jedoch die Rechtsposition des Arbeitgebers in einem möglichen Kündigungsschutzprozess erheblich.

Abgemahnt: ein Beispiel

Ein Arbeitnehmer wird abgemahnt, weil er eine Maschine entgegen den Anweisungen nicht überwacht hat und es deshalb zu Produktionsfehlern kam:

Abmahnung

Sehr geehrter Herr XY,

Sie haben am 01. März 2026 gegen 09:30 Uhr die Werkhalle 1 verlassen und versäumt, die Fräsmaschine zu überwachen. Das führte zu unbrauchbaren Werkstücken und Schäden an der Maschine selbst. Sie waren zuvor durch Schichtleiter YX ausdrücklich darauf hingewiesen worden, dass der Fräsprozess stets vor Ort zu überwachen ist.

Mit Ihrem Verhalten haben Sie gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen. Wir fordern Sie auf, Ihre Pflichten in Zukunft zu erfüllen, und weisen darauf hin, dass wir weitere solche Pflichtverletzungen nicht dulden werden. Sollte es erneut zu solchen oder ähnlichen Verstößen kommen, müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Sanktionen einschließlich der Kündigung des Arbeitsvertrags rechnen.

Hinweis: Diese Abmahnung wird zu Ihrer Personalakte genommen.

Mit freundlichen Grüßen

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Arbeitgeber (Unterschrift, Ort, Datum)


Als der Arbeitnehmer einen Monat später erneut die Überwachung versäumt, kündigt ihm der Arbeitgeber verhaltensbedingt. Die Kündigungsschutzklage vor dem Arbeitsgericht scheitert: Der Mitarbeiter wusste, was er zu tun hatte, und dank der Abmahnung musste ihm klar sein, dass ihm bei einer Wiederholung die Kündigung drohte.

Praxishinweise zur Abmahnung

• Wofür kann man eine Abmahnung aussprechen?
  Voraussetzung ist ein Verstoß gegen Pflichten, die sich direkt oder indirekt aus dem Arbeitsvertrag ergeben. Dieser Verstoß kann beispielsweise im Nichteinhalten der Arbeitszeiten bestehen, in Betrügereien, in unangemessenem Verhalten gegenüber Kunden oder anderen Betriebsangehörigen sowie darin, dass gegen Anweisungen des Arbeitgebers verstoßen wird. Auch das Ignorieren von Sicherheitsvorschriften, das Ausplaudern von Geschäftsgeheimnissen und vorsätzliche Nichtleistung sind abmahnfähig. Um Lappalien sollte es sich bei dem Verhalten jedenfalls nicht handeln.

• Wer kann eine Abmahnung aussprechen?
  Dazu ist der Arbeitgeber selbst befugt, außerdem Personen, die den Arbeitgeber vertreten dürfen oder dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt sind. Informelle Hierarchien genügen nicht. Ein Kollege ohne Prokura und ohne klar übertragene Personalverantwortung kann die anderen Mitglieder des Teams nicht wirksam abmahnen, selbst wenn er im Arbeitsalltag die Arbeiten oft koordiniert.

• Innerhalb welcher Frist muss man abmahnen?
  Es gibt keine Fristvorgabe. Grundsätzlich kann ein Vorfall selbst nach längerer Zeit abgemahnt werden. Allerdings ist ein zeitnahes Aussprechen sinnvoll. Wartet man damit, kann der Arbeitnehmer argumentieren, dass sein Verhalten bislang doch geduldet wurde.

• Muss die Abmahnung schriftlich erfolgen?
  Das ist nicht vorgeschrieben. Eine mündliche Abmahnung führt später jedoch oft zu Beweisproblemen. Im Zweifel kommt es auf die genaue Formulierung an, damit es sich um eine formelle Abmahnung und nicht nur um eine Rüge oder einen Verweis handelt. Auch bei einer Abmahnung per E-Mail ist der Zugang in der Regel schwer beweisbar. Die E-Mail könnte ungelesen gelöscht worden oder im Spam-Ordner gelandet sein.

• Muss man den Zugang der Abmahnung nachweisen?
  Damit der Arbeitgeber sich später auf die Abmahnung berufen kann, sollte er nachweisen können, dass sie der betreffenden Person zugegangen ist. Ein bewährter Weg ist eine Empfangsbestätigung („zur Kenntnis genommen: Unterschrift“) auf der Kopie, die zur Personalakte genommen wird. Auch das Überreichen vor Zeugen mit gleichzeitiger Belehrung über den Inhalt erfüllt den Zweck. Bei einer Zusendung per Post lassen sich sowohl der Zugang als auch der Inhalt leicht bestreiten, selbst bei einem Einschreiben.

• Wie können Arbeitnehmer gegen eine Abmahnung vorgehen?
  Zum einen können abgemahnte Mitarbeiter darauf bestehen, dass gemeinsam mit der Abmahnung eine Gegendarstellung zur Personalakte genommen wird. Das gilt selbst dann, wenn der Arbeitgeber diese Gegendarstellung für faktisch falsch hält. Daneben können Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht auf Rücknahme der Abmahnung klagen.

• Wie und wann können Arbeitgeber eine Abmahnung zurücknehmen?
  Das ist grundsätzlich jederzeit möglich. Eine Begründung ist nicht notwendig. Die Abmahnung sollte aus der Personalakte entfernt werden, und dem oder der Betroffenen die Rücknahme der Abmahnung schriftlich mitgeteilt werden.

• Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
  Abmahnungen werden zumindest bei weniger schweren Pflichtverletzungen oft nach etwa drei Jahren aus der Personalakte entfernt, wenn es keine neuen Vorkommnisse gab. Ohnehin verlieren sie auch im Hinblick auf die Kündigung mit der Zeit an Wert. Eine zehn Jahre alte Abmahnung wegen Zuspätkommens rechtfertigt selbst bei einer erneuten Verspätung keine verhaltensbedingte Kündigung mehr. Einen Anspruch auf Entfernung berechtigter Abmahnungen nach Ablauf einer bestimmten Zeit haben Arbeitnehmer jedoch nicht.

• Kann der Arbeitnehmer den Arbeitgeber abmahnen?
  Das ist arbeitsrechtlich sehr wohl möglich, auch wenn es in der Praxis seltener vorkommt als der umgekehrte Fall. Arbeitnehmer können ihren Arbeitgeber beispielsweise bei verzögerter Lohnzahlung oder bei nicht eingehaltenen Sicherheitsvorschriften abmahnen.

Entscheidend ist die Zukunftsperspektive

Die Frage, ob eine Abmahnung möglich ist und in korrekter Form ausgesprochen wurde, ist zwar formell entscheidend. Aus Sicht der Personalführung ist jedoch ein anderer Punkt von Bedeutung: Welchen Zweck hat die Abmahnung auf längere Sicht gesehen?

Zum Abstellen unerwünschten Verhaltens sind andere Mittel oft wirksamer, zum Beispiel eindringliche Personalgespräche unter vier Augen. Eine Abmahnung führt oft eher dazu, dass die betreffende Person die Vorgesetzten als Gegner wahrnimmt, innerlich bereits kündigt und auf Konflikt schaltet.

So gesehen machen Abmahnungen vor allem Sinn, wenn eine Kündigung vorbereitet werden soll. Um Einsicht zu erzeugen, taugen sie erfahrungsgemäß nur begrenzt.

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