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Arbeitsrecht: Ein Einwurf-Einschreiben ist bei Kündigungen riskant

Geschrieben von orgaMAX Redaktionsteam | 11.03.26 08:45

Es hat sich noch nicht überall herumgesprochen: Zur Zustellung einer Kündigung oder anderer wichtiger arbeitsrechtlicher Dokumente ist ein Einschreiben nicht geeignet. Die Adressatin oder der Adressat kann den Erhalt trotz Auslieferungsbeleg bestreiten. Dieser Beitrag gibt Tipps zum nachweisbaren Zugang wichtiger arbeitsrechtlicher Unterlagen.

Ohne nachweisbaren Zugang keine wirksame Kündigung

Es muss nicht ein angreifbarer Kündigungsgrund sein. Eine Kündigung kann auch an rein formellen Fehlern scheitern. Ein solcher Stolperstein ist der fehlende Nachweis des Zugangs.

  • Die Kündigung wird nur wirksam, wenn das Unternehmen glaubhaft machen kann, dass der oder die Betreffende sie tatsächlich erhalten hat.

  • Das ist vor allem dann ein Problem, wenn der oder die Betreffende krankheitsbedingt oder aufgrund einer Freistellung zuhause ist.

  • Grundsätzlich genügt es, wenn das Kündigungsschreiben im richtigen Briefkasten gelandet ist.

  • Aber auch das muss glaubhaft gemacht werden können. Sonst kann der Arbeitgeber einer Kündigungsschutzklage wenig entgegensetzen.

  • Die Zustellung per Post ist problematisch, selbst als Einwurf-Einschreiben. Das haben Gerichtsentscheidungen aus dem letzten Jahr ergeben.

  • Auch ein Einschreiben-Rückschein ist kein sicherer Zustellungsweg.

Kündigen nur in Schriftform

In jedem Fall gilt: Die Kündigungserklärung muss schriftlich erfolgen, mit eigenhändiger Unterschrift. Wenn Arbeitgeber den Arbeitsvertrag mündlich, per E-Mail oder per WhatsApp-Nachricht kündigen, bleibt dies arbeitsrechtlich gesehen wirkungslos.

Viele weitere Hinweise finden Sie in den Ratgebern:

 

Riskant: Briefpost und Einwurf-Einschreiben

Wird die Kündigung mit normaler Briefpost übermittelt, hat der Arbeitgeber keinen Beleg dafür, dass dieser Brief seinen Weg zur Mitarbeiterin oder zum Mitarbeiter gefunden hat. Daran ändert auch eine Sendungsverfolgung nichts, selbst wenn sie mit „Sendung wurde zugestellt“ endet. Das ist kein Nachweis dafür, dass das Schreiben wirklich im richtigen Briefkasten beziehungsweise in den richtigen Händen gelandet ist.

Alternativ kann das Dokument als Einwurf-Einschreiben verschickt werden. Dann scannt der Zusteller den Strichcode und unterschreibt auf seinem Scanner – in der Regel mit einem unleserlichen Krakel. Damit bestätigt er, dass der Name der Empfängerin oder des Empfängers auf dem Briefkasten stand und er die Sendung dort eingeworfen hat.

Diese Informationen kann der Absender, d. h. der Arbeitgeber, als „Auslieferungsbeleg“ 15 Monate lang digital herunterladen. Danach wird sie gelöscht. Doch den Arbeitsgerichten reichen solche Belege für Einlieferung und Auslieferung des Einschreibens nicht aus.

LAG Hamburg: Einwurf-Einschreiben ist keine verlässliche Zustellung

Dem Landesarbeitsgericht Hamburg war die Zusteller-Bestätigung durch Scannen und Unterschrift beim Einwurf-Einschreiben zu fehleranfällig (LAG Hamburg, 14.07.2025 - 4 SLa 26/24). Es sah eine zu große Abhängigkeit von der „Gewissenhaftigkeit des jeweiligen Zustellers“ und die mögliche Ablenkung durch „Umgebungsfaktoren“ wie vielen Briefkästen oder vielen anderen Sendungen. Am fehlenden „Anscheinsbeweis für tatsächlichen Zugang“ scheiterte die krankheitsbedingte Kündigung eines Arbeitnehmers, obwohl sonst alle Voraussetzungen vorgelegen hätten. Der Mann hatte sich über Jahre hinweg laufend für einige Tage krankgemeldet.

Der Fall ist noch nicht rechtskräftig. Jetzt soll das Bundesarbeitsgericht entscheiden. Allerdings ist zweifelhaft, ob der Arbeitgeber dort mehr Glück haben wird. Auch das BAG hat bereits eine per Einwurf-Einschreiben verschickte Kündigung verworfen. Ihm reichte der Sendungsstatus „zugestellt“ nicht als Beleg für den Zugang (BAG, 30.01.2025 - 2 AZR 68/24). Ein Auslieferungsbeleg war in diesem Fall nicht vorgelegt worden.

Angesichts der mehr als unsicheren Anerkennung vor Gericht ist ein Einwurf-Einschreiben für die Zustellung einer Kündigung nicht mehr sinnvoll.

Einschreiben-Rückschein: ebenfalls problematisch

Etwas mehr Sicherheit scheint die Zustellung per Einschreiben-Rückschein zu bieten. In dem Fall wird die Sendung gegen Unterschrift direkt übergeben. Allerdings muss der Zusteller oder die Zustellerin dafür die betreffende Person zuhause antreffen. Alternativ kann er die Sendung auch an in der Wohnung anwesende Angehörige übergeben.

  • Zunächst einmal sagt der Rückschein nichts darüber aus, was für ein Schreiben im Umschlag war.

  • Selbst wenn der Zusteller eine „empfangsberechtigte Person“ antrifft, muss die den Brief auch entgegennehmen. Dazu ist sie nicht verpflichtet.

  • Ansonsten wird nur eine Benachrichtigung eingeworfen. Die Sendung holt der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin dann irgendwann ab – oder auch nicht.

  • Außerdem kann eine verzögerte Abholung die Kündigungsfrist durchkreuzen. Die wird nämlich ab dem Zugang der Kündigungserklärung berechnet. Wenn die Zeit bis zum in Kündigungstermin dann nicht mehr vier Wochen beträgt, obwohl eine Kündigungsfrist von einem Monat gilt, ist die Trennung nicht mehr wirksam.

  • Im Fall einer außerordentlichen, fristlosen Kündigung bleiben für die Zustellung nur zwei Wochen Zeit. Dann ist das Risiko einer späten Abholung besonders virulent.

Auch beim Einschreiben mit Rückschein gibt es genug Möglichkeiten, die den Zugang verhindern können.

Am verlässlichsten: Übergabe vor Zeugen, Zustellung durch Boten oder durch den Gerichtsvollzieher

Damit bleiben zwei einigermaßen verlässliche Methoden. Mit ihnen lässt sich selbst in problematischen Fällen in der Regel glaubhaft machen, dass eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer ein wichtiges Dokument erhalten hat.

  • Wenn sich die Person, die gekündigt werden soll, im Unternehmen aufhält, kann das Schreiben direkt übergeben werden.

    Im Idealfall lässt sich der oder die Betreffende dazu bewegen, die Entgegennahme des Dokuments mit einer Unterschrift zu bestätigen. Dazu kann ein Zusatz auf der Kopie dienen, die für die Arbeitnehmerakte aufbewahrt wird („Ohne Anerkenntnis zur Kenntnis genommen: ___________“).

    Ansonsten sollte die Übergabe vor Zeugen geschehen, und diese sollten auch den Inhalt bezeugen können. Es ist sinnvoll, dafür Personen zu wählen, die ohnehin die Personalinformationen kennen, etwa zwei HR-Mitarbeiterinnen. Damit bleibt der Arbeitnehmerdatenschutz gewahrt.

  • Eine weitere Möglichkeit ist die Zustellung durch einen Boten. Der kann die Kündigung direkt übergeben, falls der Adressat oder die Adressatin dazu bereit ist. Alternativ genügt es, sie in einen Briefkasten einzuwerfen, auf dem der Name der oder des Betreffenden steht. Wichtig ist, dass der Bote Datum und Uhrzeit notiert und bei Bedarf die Zustellung oder Aushändigung bestätigen wird. Allerdings kann bei dieser Variante noch immer der Inhalt des Schreibens bestritten werden. Deshalb sollte es möglichst vor Zeugen in den Umschlag gesteckt werden.

  • In schwierigen Fällen können Arbeitgeber außerdem den Gerichtsvollzieher mit der persönlichen Zustellung beauftragen. Dazu ist ein Antrag an die Verteilstelle bei dem Amtsgericht erforderlich, das für die Wohnadresse der oder des Beschäftigten zuständig ist. Diese Methode kostet einen niedrigen zweistelligen Euro-Betrag und dauert ein bis zwei Wochen. Der Vorteil: Ein fehlender Zugang ist dann kein Problem mehr. Wenn der Gerichtsvollzieher die oder den Beschäftigten nicht antrifft, wird das Schriftstück „niedergelegt“. Damit gilt es ebenfalls als zugestellt.

Ein Zustellungsnachweis ist auch bei anderen Dokumenten erforderlich

Dasselbe Problem wie mit dem Zugang der Kündigung besteht auch bei anderen arbeitsrechtlich relevanten Dokumenten, etwa einer Abmahnung, der Einladungen zu einer Anhörung im Rahmen einer Verdachtskündigung oder einer Aufforderung zur Teilnahme am betrieblichen Eingliederungsmanagement. Auch in diesen Fällen kann der nachweisliche Zugang über die Rechtsposition des Arbeitgebers entscheiden.

 

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