Es gibt inzwischen viele verschiedene Anforderungen an Selbstständige und Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem einsetzen. Dieser Überblick in Form einer Kassen-Checkliste liefert Ihnen einen schnellen Überblick über die wichtigsten Vorschriften zur Registrierkasse. So verliert selbst eine unangekündigte Kassennachschau des Finanzamts ihren Schrecken.
Hat jedes Kassensystem eine TSE und liefert korrekte Bons?
Dass elektronische Kassen eine Technische Sicherungseinrichtung (TSE) enthalten und jeder Kassenvorgang durch einen Beleg registriert wird, ist schon länger vorgeschrieben. Jedem Kunden muss direkt beim Kauf ein Kassenbon angeboten werden. Digitale Kassenbelege sind zulässig, die Kundin oder der Kunde dürfen allerdings auf Papier bestehen. Ein digitales Kassensystem sollte jeden einzelnen Geschäftsvorgang – also zum Beispiel jeden Verkauf, aber auch jedes Storno und jede Gutschrift – erfassen und von der TSE signieren lassen.
Enthalten die Kassenbons alle Pflichtangaben?
Das sind neben Name und Adresse des Unternehmens das Datum samt Uhrzeit und Angaben zu den berechneten Waren oder Dienstleistungen (Menge bzw. Umfang sowie Art) und eine fortlaufende Transaktionsnummer. Zahlbeträge sollten nach Zahlungsart angegeben sein, neben dem Netto- und Bruttopreis sollte der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag genannt werden, bei Umsatzsteuerbefreiung ist ein entsprechenden Hinweis vorgeschrieben. Dazu kommen als technische Angaben die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls, der Zählwert des Signaturzählers, genaue Zeitangaben zur Transaktionsverarbeitung und ein Prüfwert, der der Signatur der Transaktion durch die TSE entspricht.
Die Angaben können statt im Klartext auch als QR-Code erfolgen, das macht besonders bei den technischen Daten Sinn.
Wird jede elektronische Kasse bei Inbetriebnahme oder Änderungen gemeldet?
Seit 2025 gilt die Meldepflicht für digitale Kassensysteme. Ob die Kasse aus eigenen Geräten besteht oder rein als Software auf einem Rechner läuft, ist für die Meldepflicht gleichgültig.
Wenn eine neue Registrierkasse oder eine Kassensoftware neu in Betrieb genommen oder ausrangiert werden, ist das innerhalb eines Monats elektronisch an die Finanzverwaltung zu melden. Das Gleiche gilt bei einer Änderung der Technischen Sicherungseinrichtung (TSE), einem Austausch wesentlicher Bauteile oder beim Umzug der Kasse an einen anderen Standort.
Enthält das System keine Schnittstelle für die direkte Meldung, kann man sie mit der Steuerplattform ELSTER übermitteln. Weitere Details verrät der Beitrag „Meldepflicht für elektronische Kassen“.
Werden neben Verkäufen auch Einlagen und Entnahmen festgehalten?
Wenn die Kasse mit Bargeld aufstockt oder Geld daraus entnommen wird, dann muss das unbedingt und sofort protokolliert werden. Schlampiger Umgang mit Bargeldbewegungen sind neben Diebstahl oder Wechselgeld-Fehlern eine der Hauptursachen für falsche Kassenbestände und können sich gerade bei Einzelselbstständigen ohne Personal recht schnell ergeben.
Werden alle Stornos gebucht oder erfasst?
Ein elektronisches Kassensystem, das Stornierungen ohne entsprechend Stornobuchungen zulässt, ist aus Sicht des Finanzamts mangelhaft. Der Fehler wird besonders brisant, wenn tatsächlich Stornos ohne Protokollierung vorgenommen oder Buchungen ohne Protokollierung geändert werden. Das Finanzamt muss solche Vorwürfe aber gar nicht untermauern, um die Einnahmen zu schätzen. Dafür genügt grundsätzlich bereits die Möglichkeit nicht dokumentierter Stornierungen. Das hat der Bundesfinanzhof entschieden (BFH, 29.07.2025, X R 23-24/21).
Gibt es eine tägliche Kassenzählung? Ist die Kasse jederzeit sturzfähig?
Kassensturzfähigkeit bedeutet: Wenn der gesamte Kassenbestand an Bargeld gezählt wird, muss er zum Kassenbuch oder den Kassenberichten passen. Bei einer Registrierkasse muss der Bargeldbestand also mit dem Z-Bon am Tagesende bzw. einem zwischendurch gezogenen X-Bon übereinstimmen. Bei einer offenen Ladenkasse muss das Bargeld dem Kassenbuch oder den Kassenberichten entsprechen.
Zu einer ordnungsgemäßen Kassenführung gehört in jedem Fall eine tägliche Kassenzählung mit entsprechender Dokumentation.
Bei einer offenen Bargeld-Kasse ohne Einzelbuchungen: gibt es fortlaufende Kassenberichte?
Wenn Selbstständige oder Unternehmen nicht buchführungspflichtig sind, dürfen sie eine offene Ladenkasse als Barkasse führen, falls sie „Waren von geringerem Wert an eine unbestimmte Vielzahl“ von Kundinnen und Kunden verkaufen. Ein typisches Beispiel ist der Verkauf auf Märkten.
Die Betriebe sind in diesem Fall nicht verpflichtet, jeden einzelnen Verkauf in einem Kassenbuch zu vermerken. Vorgeschrieben sind allerdings tägliche Kassenberichte: Jeden Abend muss der Kassenbestand gezählt und dokumentiert werden, so dass sich zusammen mit dem Anfangsbestand und möglichen Entnahmen die Tageseinnahmen errechnen lassen.
Weitere Informationen liefert „Offene Kasse ohne Einzelbuchung: Wann ist das erlaubt?“.
Bei Buchführungspflicht: Gibt es ein Kassenbuch?
Für Unternehmen und Selbstständige, die zu doppelter Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind, gilt generell die Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs. Im Kassenbuch wird jeder Kassenvorgang bzw. Geschäftsvorfall verzeichnet, mit Datum, kurzem Buchungstext, fortlaufender Belegnummer, dem Betrag, Umsatzsteuersatz und -betrag sowie dem laufenden Kassenbestand. Bei einer digitalen Kasse ist das aufgrund der Vorschriften kein Problem. Bei einer offenen Ladenkasse bedeutet die Kassenbuchpflicht großen Aufwand. Ausführliche Hinweise finden Sie in „Kassenbuch führen: Was Unternehmer wissen sollten“.
Eine Buchführungspflicht ergibt sich vor allem aus der Eintragung ins Handelsregister oder einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro bzw. einem Gewinn ab 80.000 Euro. Eingetragene Kaufleute und Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) müssen damit in jedem Fall ein Kassenbuch führen.
Werden alle Aufzeichnungen revisionssicher archiviert? Gibt es eine Verfahrensdokumentation?
Betriebsprüfer des Finanzamts haben Kassensysteme besonders im Auge. Der korrekte Umgang betrifft nicht nur den Umgang mit der Kasse selbst. Die Buchführungsdaten, die sich daraus ergeben, müssen wie andere Geschäftsaufzeichnungen in digitaler Form, aber unveränderlich und damit revisionssicher archiviert Außerdem sollten die Grundsätze zum Umgang mit der Kasse, aber auch mit den Kassendaten, in der Verfahrensdokumentation des Unternehmens festgehalten werden.
Ist der Betrieb auf eine Kassennachschau durch das Finanzamt vorbereitet?
Wenn die Kassenvorschriften alle umgesetzt werden, können Selbstständige und Unternehmen einer möglichen Kassennachschau gelassen entgegensehen. Diese besondere Form der Steuerprüfung ist zu den üblichen Geschäftszeiten jederzeit und ohne besondere Ankündigung möglich. Wenn das Finanzamt dabei Mängel entdeckt, kann es direkt eine umfassende Außenprüfung vornehmen. Bei Beanstandungen von Kassensystemen und -aufzeichnungen drohen sehr schnell die Schätzung von Umsatz und Gewinn und damit unerfreuliche Steuernachforderungen. Vermutet das Finanzamt gezielte Unregelmäßigkeiten, droht sogar ein Ermittlungsverfahren wegen Steuerhinterziehung.
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