Arbeitgeber müssen Bescheinigungen und Erklärungen ihrer Arbeitnehmer aufbewahren, wenn sie für die Sozialversicherung relevant sind. Grundsätzlich müssen solche Dokumente digitalisiert werden. Die Aufbewahrung als Papier ist nur mit einer Befreiung durch die Deutsche Rentenversicherung zulässig – und diese Befreiungen enden spätestens 2026. Ein Drama ist das nicht: Personalverwaltungs-Software mit digitaler Personalakte ist ohnehin die bessere Lösung.
Übergangsfrist rückt näher: Digitalisierungspflicht für viele Begleitunterlagen zur Lohnabrechnung
Schon seit dem 01. Januar 2022 besteht Digitalisierungspflicht für Begleitunterlagen von Lohnkonten. Davon betroffen sind eine ganze Reihe von Erklärungen und Nachweisen zu einzelnen Arbeitnehmern, die für die Sozialversicherung relevant sind. Zu diesen Unterlagen gehören zum Beispiel Dokumente zu Kindern im Ausland oder zum Verzicht auf die Rentenversicherung.
Arbeitgeber müssen solche Begleitunterlagen zum Lohnkonto grundsätzlich elektronisch bereitstellen, wenn Betriebsprüfer oder Einzugsstellen danach fragen. Ausgenommen sind nur Unterlagen aus der Zeit bis 2021. Rechtsgrundlage ist die Beitragsverfahrensverordnung (§§ 8, 9 BVV).
Befreiungsantrag: Die Schonfrist endet 2026
Das Gesetz räumt Arbeitgebern die Möglichkeit ein, einen Aufschub von der Digitalisierungspflicht zu beantragen. Dafür muss ein Befreiungsantrag an das regional zuständige Büro des Prüfdienstes der Deutschen Rentenversicherung (DRV) gestellt werden.
Doch selbst ein erfolgreicher Antrag schiebt die Digitalisierung nur hinaus. Spätestens ab Januar 2027 müssen auch Nachzügler ein digitales Lohnkonto gemäß den BVV-Vorgaben einrichten. Dann endet die Befreiungsmöglichkeit.
Personalverwaltung samt digitaler Personalakte: orgaMAX Personal
Die digitale Verwaltung von Mitarbeiter-Unterlagen anzugehen, ist nicht nur wegen der zeitlich begrenzten Befreiung sinnvoll. Es gibt kaum einen guten Grund, Dokumente, Erklärungen und Nachweise zu einzelnen Arbeitnehmern weiterhin in Papierform aufzubewahren. Digitale Unterlagen erleichtern die Arbeit und beschleunigen die Personalverwaltung.
Ein optimales Werkzeug für diese Aufgabe ist orgaMAX Personal. Mit der Software verwalten Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übersichtlich an einem zentralen Ort. Sie können alle relevanten Dokumente zu einzelnen Arbeitnehmern ablegen. Auch beim Einholen von Unterschriften und Freigaben werden Sie vom Programm unterstützt.
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Welche Unterlagen sind von der Digitalisierungspflicht betroffen?
- 8 Abs. 2 BVV listet auf, welche Dokumente „dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung“ zu stellen sind und welche er „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“ hat. Allerdings verweist die Liste in vielen Fällen nur auf andere Vorschriften und ist kaum zum schnellen Nachschlagen geeignet.
Unter anderem geht es um die Dokumentationspflicht in folgenden Konstellationen:
- Ausländische Arbeitnehmer legen Belege zur Staatsbürgerschaft vor.
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Kindern weisen ihre „Elterneigenschaft“ nach.
- Für Mitarbeiter auf Geschäftsreise oder Arbeitseinsatz im Ausland wurde eine A1-Bescheinigung über den Sozialversicherungsschutz in Deutschland beantragt.
- Minijobber verzichten schriftlich auf das Abführen von Rentenversicherungsbeiträgen, machen Angaben zu weiteren Minijobs und informieren den Arbeitgeber über ihren Krankenversicherungsschutz.
- Kurzfristig Beschäftigte machen Angaben über weitere kurzfristige Jobs und über ihre Krankenversicherung.
- Werkstudenten weisen ihren Status mit Semesterbescheinigungen nach.
- Privat Krankenversicherte erklären schriftlich, dass sie trotz Erhöhung der Versicherungspflichtgrenze über ihr Gehalt hinaus oder trotz eines Wechsels in Teilzeit in der PKV bleiben wollen.
- Altersvollrentner legen ihren Rentenbescheid vor, damit der Arbeitgeber für sie keine Rentenversicherungsbeiträge abführt.
- Arbeitnehmer verzichten in einer förmlichen Erklärung freiwillig auf Lohn oder Gehalt, etwa während einer Unternehmenskrise oder aufgrund einer Gehaltsumwandlung.
Die Liste ist nicht abschließend! Im Zweifel tun Sie als Arbeitgeber gut daran, die Digitalisierungspflicht großzügig auszulegen und lieber mehr als weniger Dokumente elektronisch vorzuhalten.
Anforderungen an digitalisierte Dateien
Es ist nicht damit getan, die Unterlagen, die auf Papier eingereicht werden, einzuscannen oder zu fotografieren und dann irgendwie abzuspeichern. Die Sozialversicherungsträger stellen eine ganze Reihe an Anforderungen.
- So muss jedes Dokument in einer eigenen Datei erfasst werden. Als Dateiformate sind neben .pdf (ohne Skripte oder Formularfelder) nur bestimmte Grafikformate zugelassen (.bmp, .tiff, .jpg und .png). Office-Formate wie .xlsx oder .docx sind nicht erlaubt.
- Auch die Länge der Dateinamen ist begrenzt: maximal zulässig sind 64 Zeichen. Zudem werden sprechende Dateinamen verlangt, aus denen sich neben Art und Inhalt des Dokuments auch der Zeitraum und die Person ergeben, auf die es sich bezieht. Ein Beispiel wäre „semesterbescheinigung_barbara-beispiel_ws2023-2024.pdf“. Alternativ können Sie diese Angaben den Dokumentdateien in einer Tabelle oder in einem Textkommentar zuordnen. Hauptsache, ein Betriebsprüfer muss nicht jede Datei einzeln öffnen, um ihren Inhalt herauszufinden.
Dokumente mit vorgeschriebener Schriftform
Für bestimmte Unterlagen ist die Schriftform vorgeschrieben: Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Dazu gehören Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Arbeitnehmererklärungen zum Lohn- oder Gehaltsverzicht und Erklärungen von Beschäftigten, die trotz Erreichens der Altersgrenze weiter Rentenversicherungsbeiträge einzahlen möchten.
In diesen Fällen besteht bei der Digitalisierung eine weitere Anforderung. Diese Dokumente müssen trotz Umwandlung in ein elektronisches Format zusätzlich auf Papier aufbewahrt werden. Vermeiden lässt sich das nur durch eine „fortgeschrittene digitale Signatur“, wenn der Arbeitgeber die Digitalisierung besorgt, oder eine „qualifizierte digitale Signatur“, wenn der Mitarbeiter sie bereits in elektronischer Form einreicht.
Die fortgeschrittene digitale Signatur erfordert PKI-Technologie, beispielsweise PGP oder eine andere Signatur-Software. Eine qualifizierte digitale Signatur setzt zusätzlich eine anerkannte Form der Identitätsüberprüfung voraus.
Zuständig sind Sie, der Arbeitgeber: Ihre Mitarbeiter sind nicht verpflichtet, Ihnen wichtige Dokumente in digitaler Form zu übermitteln oder Erklärungen mit qualifizierter elektronischer Signatur auszustellen. Grundsätzlich ist es Ihre Aufgabe als Arbeitgeber, für die digitalisierten Dokumente in der erforderlichen Form zu sorgen.
Archivierung gemäß GoBD
Die digitalen Dokumente müssen nach den Grundsätzen der GoBD archiviert werden.
Das bedeutet zum Beispiel, dass alle Veränderungen an den Dateien automatisch festgehalten werden, damit das digitale Archiv revisionssicher ist. Außerdem sollte ein Betriebsprüfer die Logik der Ablage nachvollziehen können. Die Systematik muss sachgerecht sein.
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- Was es mit den GoBD auf sich hat, erfahren Sie im Praxisleitfaden GoBD im Überblick – GoBD-konform arbeiten.
Weitere Informationen zur Digitalisierungspflicht von Lohn-Begleitunterlagen
- Die gesetzlichen Vorgaben stehen in § 8 und 9 BVV, vor allem in § 8 Abs. 2 und in § 9 Abs. 5 BVV.
- Etwas konkreter wird das Gemeinsame Rundschreiben der Sozialversicherungen vom 18.03.2022 zur Digitalisierungspflicht, das die DRV zum Download bereitstellt (PDF, 849 KB).
Bei den „Daten der Finanzbuchhaltung“ läuft die Befreiung 2026 ebenfalls aus
Bei einer „elektronisch unterstützten Betriebsprüfung“ durch die Deutsche Rentenversicherung müssen Arbeitgeber vom Prüfer angeforderte „Daten der Finanzbuchhaltung“ ebenfalls in elektronischer Form bereitstellen. Diese Pflicht bei der „euBP“ besteht seit Jahresbeginn 2025.
Auch davon können Arbeitgeber sich auf Antrag befreien lassen – aber auch diese Befreiungen enden mit Ablauf des Jahres 2026. Mehr zum Thema steht im Beitrag „Ab 2025 Pflicht: euBP mit Daten der Finanzbuchhaltung“.
Lektüretipps
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